Fazele proiectului

Fazele proiectului

I. Conceptie

II. Planificare

III. Implementare

IV. Incheiere

I. Conceptia proiectului

Analiza nevoilor si a problemei

Analiza SWOT

Grupul tinta al proiectului

Beneficiarii proiectului

Definirea scopului proiectului

Definirea obiectivelor proiectului

Definirea activitatilor

Conceptia proiectului

Etape:

1. Identificarea si analiza nevoilor carora se adreseaza proiectul (problema ce trebuie rezolvata).

2. Justificarea problemei (privind mai ales importanta si urgenta rezolvarii ei).

3. Definirea solutiei vizate, a scopului si obiectivelor proiectului.

4. Definirea activitatilor majore si estimarea costurilor si resurselor umane si materiale necesare si a celor disponibile.

5. Prezentarea propunerii de proiect finantatorului (comisiei de evaluare).

Analiza nevoilor

Orice proiect incepe cu o idee. Inainte de a demara orice actiune, managerul de proiect impreuna cu echipa sa, va trebui sa se opreasca pentru o verificare a situatiei. Doua elemente esentiale trebuie evaluate: nevoile si mediul.

Analiza nevoilor se bazeaza pe principiul ca proiectul nu este "lucru de dragul lucrului", ci vizeaza atingerea unui scop.

Problema avuta in vedere poate reprezenta o situatie sau un complex de situatii care afecteaza anumiti oameni, anumite grupuri sau intreaga societate, la un moment dat si intr-un anumit loc

Atentie la definirea problemei!!!

In munca de identificare a problemei, echipa unui proiect confunda frecvent problema reala fie cu efectele sale.

Intrebari pentru determinarea unei probleme reale si rezolvabile:

- De ce este aceasta o problema?

- Cine este afectat de aceasta?

- A cui problema este?

-Care este impactul problemei asupra beneficiarilor organizatiei? Asupra relatiilor organizatie-beneficiari? Cand se manifesta efectele negative ale acesteia?

- Este urgenta rezolvarea ei si de ce?

- Este problema rezolvabila cu resursele disponibile?

- Ce s-ar intampla daca problema nu este rezolvata?

- In ce stadiu se va afla problema dupa terminarea proiectului?

- Putem rezolva noi, ca organizatie, aceasta problema?

Intrebari referitor la posibilitatile proiectului propus de a rezolva problema:

- Cine sunt componentii/membrii grupurilor-tinta?

- Este oare nevoie de acest proiect? Reflecta el nevoile reale ale comunitatii?

-Este comunitatea de acord ca aceasta problema este reala? Doreste oare comunitatea

acest proiect? Care ar fi solutiile lor?

- Care ar fi oportunitatile proiectului? Ce are el nou, inovator?

- Ce anume (situatie, stare de fapt) va schimba proiectul?

Utilizati in determinarea problemei statistici, analize, studii privind grupul tinta sau realuzati voi insiva astfel de studii.

O analiza clara a problemei duce la o identificare clara a scopului proiectului, iar solutiile propuse vor rezolva problema.

Analiza SWOT

Punctele Tari - descriu atributele pozitive, tangibile si intangibile care tin de organizatie, proiect.

Punctele tari cuprind atat elemente intangibile, de exemplu legate de echipa (organizatiei, proiectului) - cunostintele in domeniu, educatia, experienta, contactele, reputatia, capacitatea membrilor, precum si elemente tangibile legate de sursele financiare disponibile, echipamente, canale de comunicare, materiale cu drepturi de autor etc., care apartin organizatiei.

Punctele forte capteaza aspectele interne pozitive si adauga valoare sau ofera un avantaj in fata organizatiilor concurente. Iata cateva exemple de criterii care pot fi avute in vedere in momentul identificarii punctelor tari:

- Avantajele unei propuneri?

- Capacitate?

- Avantaje fata de concurenta?

- Resurse, echipamente, oameni?

- Experienta, cunostinte, date, informatii?

- Resurse financiare? Locatia?

- Aspecte inovative?

- Calitatea proiectelor derulate, experienta?

- Acreditari, recunoasteri, certificari?

- Sistemul de comunicare din interiorul

organizatiei?

- Cultura organizationala?

- Conducere, management?

- Filosofia si valorile organizatiei?

Punctele Slabe factori care sunt aflati sub controlul organizatiei / echipei de proiect si care impiedica obtinerea sau mentinerea unui nivel de calitate competitiv. Pentru a le putea identifica mai usor puteti raspunde la intrebarea "Ce zone trebuie imbunatatite?"

Punctele slabe pot include: lipsa de experienta, resursele limitate, lipsa de acces la tehnologie sau capacitate, portofoliu de proiecte limitat sau inexistent etc.

Iata mai jos cateva criterii care pot fi avute in vedere in identificarea punctelor slabe:

- Dezavantajele unei propuneri?

- Lipsa capacitatii?

- Lipsa avantajelor fata de concurenta?

- Reputatia?

- Lipsa resurselor financiare?

- Propriile puncte sensibile ale organizatiei?

- Termene limita, resurse limitate?

- Lipsa unui flux de numerar acceptabil?

- Efectele asupra activitatilor principale ale

organizatiei?

- Experienta anterioara in domeniu lipsa

sau irelevanta?

- Angajamentul scazut al membrilor?

- Acreditari, certificari lipsa?

- Conducere defectuoasa?

- Lipsa unor canale clare de comunicare?

- Cultura organizationala nepotrivita?

Oportunitati evalueaza factorii atractivi externi care reprezinta elemente de care organizatia / echipa de proiect poate profita. Acestia sunt factorii externi organizatiei / proiectului.

Oportunitatile pot fi rezultatul cresterii pietei, schimbului in stilul de viata, rezolvarea problemelor asociate cu situatii curente, o perceptie pozitiva asupra organizatiei voastre din partea sectorului neguvernamental, legislatie favorabila, existenta surselor externe de finantare etc. Daca este relevant, plasati perioade de timp in jurul oportunitatilor. Reprezinta o oportunitate constanta sau este ceva de moment? Cat de importanta este sincronizarea voastra?

Iata mai jos cateva criterii care pot fi avute in vedere in identificarea oportunitatilor:

- Dezvoltarea sectorului?

- Lipsa unor organizatii concurente?

- Tendintele actuale benefice?

- Dezvoltarea tehnologica?

- Influente globale?

- Legislatie favorabila (de ex. Legea

Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii

sponsorizarii)?

- Surse de finantare pentru domeniul vizat?

Amenintari

Ce factori reprezinta potentiale amenintari pentru voi? Amenintarile includ factori in afara controlului vostru care ar putea sa va puna strategia de dezvoltare, implementarea proiectului etc. si chiar si organizatia intr-o pozitie de risc. Acestia sunt factori externi - nu aveti nici un control asupra lor, dar pe care-i puteti anticipa daca aveti un plan de urgenta care sa se ocupe prevenirea si rezolvarea acestor probleme.

O amenintare este o provocare creata de o tendinta nefavorabila. Concurenta, organizatiile care isi desfasoara activitatea in acelasi domeniu - existente sau potentiale - sunt mereu o amenintare. Alte amenintari ar putea include cresterea intolerabila a preturilor de catre furnizori, reglementari guvernamentale, caderi economice, efect negativ al media, retragerea

de pe piata a unui finantator extern etc. Ce situatii ar putea sa ameninte eforturile voastre?

Cu cat identificati mai bine amenintarile potentiale, cu atat mai mult puteti sa va pozitionati si sa planificati proactiv pentru a le raspunde.

Iata mai jos cateva criterii care pot fi avute in vedere in momentul identificarii amenintarilor:

- Efecte politice?

- Efecte legislative?

- Efecte ale mediului?

- Lipsa surselor de finantare?

- Cererea?

- Dezvoltarea economica?

- Competitie in domeniul vizat foarte puternica?

Este important sa puteti argumenta pe baza Analizei SWOT de ce este organizatia dvs. competenta in rezolvarea problemei.

Grupul tinta

Este categoria carora va adresati. De exemplu - studentii UVVG.

Beneficiarii directi: 30 de studenti participanti

Beneficiari indirecti: 100 de persoane (studenti, profesori, parinti, tineri) ↔ efectul multiplicator.

Definirea scopului proiectului

Scopul proiectului este practic solutia pentru problema identificata sau, altfel spus, este situatia la care dorim sa ajungem in urma implementarii proiectului (evident, o situatie mai buna pentru beneficiarii proiectului). Cea mai simpla modalitate de enuntare a unui scop este pozitivarea,

"inversarea" problemei.

amelborP → Scop

Scopul nu trebuie schimbat pe parcursul derularii proiectului, intrucat acest fapt inseamna practic ca e vorba de un alt proiect.

Definirea obiectivelor proiectului

Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului. Obiectivele sunt pasii ce trebuie facuti pentru a ne apropia de scop.

Obiectivele trebuie sa fie formulate SMART

S - specific (specific = este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum este rezultatul la nivelul beneficiarilor?)

M - measurable (masurabil = sunt rezultatele masurabile?),

A - achievable (tangibil /abordabil = este un obiectiv care poate fi in general atins si care ne apropie de atingerea scopului? Poate organizatia sa il atinga?)

R - realistic (realist = are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat?)

T - timely (incadrat in timp = exista un termen-limita?).

Trebuie acordata o mare atentie cand se enunta obiectivele pentru a nu se confunda cu activitatile. Acestea din urma sunt pasii ce trebuie facuti pentru indeplinirea obiectivelor.

Definirea activitatilor

Obiectivele sunt aduse la indeplinire prin derularea unui set de activitati specifice. Fiecare activitate are urmatoarele caracteristici principale:

− rol bine determinat;

− consuma resurse fizice si umane in timp bine determinat;

− un moment de inceput si un moment de incheiere.

II. Planificarea proiectului

Planificarea activitatilor

Diagrama Gantt

Rezultatele unui proiect

Planificarea resurselor umane

Planificarea financiara a proiectului (bugetul de proiect)

Planificarea este esentiala in viata unui proiect raspunzand la urmatoarele intrebari:

. Ce trebuie facut?

. Cand trebuie facut?

. Unde trebuie facut?

. De catre cine trebuie facut?

. Cum trebuie facut?

. Cu ce resurse trebuie facut?

Planificarea activitatilor

Procesul de planificare a activitatilor presupune parcurgerea urmatorilor pasi:

1. Pentru fiecare obiectiv al proiectului, decideti activitatile pe care le implica.

2. Lista tuturor activitatilor proiectului. Elaborati o singura lista pentru toate activitatile planificate.

3. Impartiti activitatile in sub-activitati si sarcini realizabile. Cei care planifica trebuie sa imparta activitatile doar pana la un nivel la care au destule informatii pentru a deduce resursele necesare.

4. Pentru fiecare activitate, estimati durata si resursele necesare. Pentru aceasta e bine sa utilizati o foaie separata pentru fiecare activitate.

5. Clarificati relatia dintre obiective si activitati. Acum ordonati activitatile in succesiunea lor logica. Unele activitati pot avea loc in paralel. Activitatea depinde de inceperea sau incheierea altei activitati?

6. E momentul sa evaluati dependenta activitatilor de resurse. Unele activitati care, teoretic, pot avea loc concomitent, in realitate nu vor putea deoarece necesita aceeasi resursa (umana sau materiala). Acestea vor trebui reordonate in succesiune.

7. Stabiliti termene pentru fiecare sarcina. Fiecare sarcina trebuie sa aiba o data de incepere, o durata si o data de incheiere. Apoi agenda trebuie urmata cat mai indeaproape.

8. Alcatuiti agenda activitatilor principale. Dupa ce ati specificat termenele sarcinilor individuale, urmatorul pas este sa planificati termenele pentru intreaga activitate principala.

9. Utilizati repere. Reperele sunt evenimente cheie care ofera o masura a progresului proiectului si obiective catre care sa se indrepte echipa proiectului.

10. Definiti expertiza in cadrul echipei. Nivelul si tipul expertizei necesare trebuie hotarate separat pentru fiecare sarcina.

11. Alocati sarcini in cadrul echipei. Distribuiti responsabilitati in consultare cu membrii echipei. Fiecare sarcina este atribuita unui individ care si-o asuma ca un scop pe termen scurt.

Diagrama Gantt

Diagramele cu bare sau diagramele Gantt (dupa creatorul acestora, Henry Gantt, care le-a inventat in perioada primului razboi mondial) reprezinta o modalitate uzuala de reprezentare a unui program de activitati si presupun enumerarea activitatilor pe o pagina, de sus in jos, si, utilizand o scara temporala, desenarea unei bare orizontale pentru fiecare activitate - fiecare bara reprezentand durata de realizare a activitatii respective.

Axa orizontala a diagramei este scala timpului.

Axa verticala este cea a activitatilor care pot scrise fie "Activitatea A", "Activitatea 1" sau cu denumirea ei (ex. "formarea echipei de proiect").

Avantajul digramelor Gantt consta in simplitatea si claritatea in transmiterea informatiilor referitoare la programarea activitatilor catre persoanele implicate intr-un proiect. Totusi, continutul mesajului pe care il da o diagrama Gantt simpla este destul de limitat.

Rezultatele unui proiect

Rezultatele reprezinta ceea ce obtinem efectiv in urma derularii unui proiect. Ele sunt direct legate de obiective. De exemplu, daca unul dintre obiectivele proiectului este: "Informarea a 200 de familii nevoiase cu privire la serviciile oferite de centru, timp de o luna", rezultatul proiectului va fi: "200 de familii nevoiase informate cu privire la".

Planificarea resurselor umane

Pentru selectarea unei echipe eficiente sunt necesari cativa pasi:

1. descrie activitatile elementare pentru fiecare obiectiv al proiectului;

2. transforma activitatile in sarcini de realizat si competente necesare;

3. transforma sarcinile in responsabilitati;

4. pe baza responsabilitatilor ce trebuie acoperite si a competentelor necesare realizeaza fise de post pentru membrii echipei. Numarul de membri ai echipei va depinde de varietatea sarcinilor si de celelalte resurse disponibile (bani, echipament, spatiu, etc.).

5. selectarea membrilor echipei. Desi uneori membrii echipei sunt deja alesi de catre organizatie, este important ca managerul de proiect sa nu aiba numai responsabilitatea realizarii proiectului, ci si autoritatea de a decide cu cine va lucra pentru aceasta.

Planificarea financiara a proiectului (bugetul de proiect)

Bugetul ofera o imagine clara, de ansamblu asupra resurselor financiare necesare in implementarea planului de lucru. Bugetul joaca un rol important in intregul proces de management. Un buget slab conceput va crea probabil multe probleme in faza de implementare a proiectului. Pentru a construi un buget, trebuie sa prevedem ce resurse va necesita proiectul, cantitatea fiecarui articol de buget, data la care va fi necesar si cat va costa - incluzand efectele inflatiei asupra preturilor. Este important sa realizam un buget pe activitati pentru a urmari cheltuielile in mod sistematic, atunci cand ele au fost efectuate.

Etape in realizarea bugetului:

1. planifica activitatile proiectului

2. estimeaza cheltuielile pentru fiecare activitate

3. estimeaza posibilele surse de venit

4. realizeaza o planificare in timp a cheltuielilor si veniturilor

Atentie!!!

Este important sa concepeti in mod realist bugetul. Cand definiti bugetul pentru finatator e important ca sa nu fie nici prea mic - va veti confrunta cu probleme referitor la surse financiare in plus fata de cele estimate, nici prea mare - veti fi putin credibili in fata finatatorului.

III. Implementarea proiectului

Implementarea proiectului este de fapt ducerea la indeplinire a celor planificate.

Cele mai mari provocari ale managementului proiectului, in faza de implementare, sunt:

- Respectarea obiectivelor proiectului;

- Coordonarea si organizarea;

- Luarea deciziilor;

- Monitorizarea si evaluarea;

- Mentinerea contactelor cu partenerii;

- Delegarea responsabilitatilor;

- Formarea echipei, managementul resurselor umane;

- Situatii neprevazute

IV.  Controlul proiectului

1. Controlul timpului
2. Controlul resurselor umane
3. Controlul costurilor

Controlul timpului

Primul lucru care se observa la o problema sunt efectele sale. Problemele de implementare ce tin de timp se manifesta prin:

- nerespectarea termenelor pentru actiuni,

- prea multe sarcini "aproape gata",

- prea multe "actiuni prioritare" pe lista,

- numar crescut de intalniri cu caracter extraordinar intre membrii echipei,

- utilizarea de resurse suplimentare pentru a sprijini sectoarele critice.

Efectele principale ale nerespectarii planificarii in timp se concretizeaza in cresterea costurilor sau reducerea performantei proiectului. Aceste probleme pot fi rezolvate prin:

- monitorizare minutioasa si evaluare

- actionand la timpul potrivit

- negociere, cand e cazul

- acordarea de suficienta libertate de actiune managerului de proiect

- sprijin pentru proiect din partea restului organizatiei

Controlul resurselor umane

Problemele legate de resursele umane sunt adesea cel mai greu de rezolvat. Ca si problemele de timp, acestea pot fi mult reduse printr-o planificare bine gandita si flexibila la schimbari, mai degraba decat superficiala si rigida, insotita de planuri de rezerva si selectarea unei forte de munca flexibile.

Iata cateva probleme tipice si cum se pot evita sau rezolva:

1. Membri echipei de proiect care muncesc prea mult peste programul initial agreat sau care nu mai ajung sa-si termine treburile. Aceasta poate fi fie o problema de planificare (nu au fost bine alese responsabilitatile, numarul de ore de munca sau ocupantul postului).

2. Membri echipei de proiect care mai au si alta munca. Pentru acestia este importanta planificarea in timp a utilizarii lor in cadrul proiectului, punerea de acord privind programul lor de lucru, respectarea cat mai mult posibil a planificarii in timp a activitatilor si monitorizarea permanenta a proiectului pentru a putea prevedea cat mai din timp schimbarile, lasandu-le suficient timp pentru reconsiderarea programului cu celelalte obligatii pe care le au.

3. Membri echipei de proiect care parasesc echipa. Dezvoltarea de bune relatii si un bun sistem de comunicare in cadrul echipei cresc sansele ca acestia sa-si anunte in timp util plecarea si deci veti avea mai mult timp pentru a le gasi un inlocuitor

4. Persoane care devin brusc indisponibile (boala, probleme personale). Poate fi evitata prin alegerea unei echipe flexibile si dezvoltarea de planuri de rezerva pentru asemenea cazuri.

Controlul costurilor

Folosirea corecta a banilor si respectarea bugetului alocat sunt responsabilitati majore ale managementului de proiect.

Aceasta presupune trei cerinte de baza:

a).bugetul initial a fost bine gandit. Inca o data planificarea riguroasa este esentiala. Un buget prost intocmit este un slab instrument de control

b).bugetul este in continuu monitorizat pe parcursul proiectului. Monitorizarea bugetului va permite sa tineti o evidenta la zi a acestuia, sa puteti prevedea si controla fluxul banilor si sa luati la timp masuri pentru a evita depasirea bugetului.

c).nivelul de responsabilitate si limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toti membrii echipei.

Atentie!

In proiectele cu finantare din afara organizatiei este nevoie ca orice modificare sa fie adusa la cunostinta finantatorului inainte de implementarea sa. Acordul acestuia este obligatoriu. Modificarea va fi cuprinsa intr-un act aditional la contractul de finantare.

Daca nu se respecta contractul de finatare sau cererea de finantare se poate intampla ca finantatorul sa solicite rambursarea integrala sau partiala a sumei alocate, ori sistarea decontarilor, platilor.

Monitorizarea

Monitorizarea este procesul de colectare sistematica si analizare a informatiilor cu privire la activitatile proiectului. Monitorizarea ne ajuta sa efectuam o verificare regulata a ceea ce facem in mod curent; informatiile pot reprezenta indicatori atat cantitativi, cat si calitativi. Daca nu colectam datele pe parcursul desfasurarii proiectului cum vom aprecia la sfarsit daca este bine sau nu ce anume am facut?

Ce monitorizam?

resursele investite in proiect: umane, materiale, financiare, informationale, de timp

activitatile: respectarea planificarii si a standardelor cantitative si calitative pentru fiecare din ele.

procesul de luare a deciziilor:

ce decizii sunt luate

cine este implicat in luarea deciziilor

cine nu este implicat in luarea deciziilor

rezultatele

Etape ale monitorizarii:

- colectarea permanenta a informatiilor (ceea ce se intampla in timp ce se intampla)

- punerea laolalta a informatiilor si datelor pentru a vedea ce s-a realizat pana la un moment dat

- evaluarea masurii in care obiectivele au fost atinse sau problema rezolvata

- tragerea concluziilor si folosirea experientei pentru viitor

A monitoriza inseamna a cerceta ceea ce se intampla in timp ce se intampla.

Colectarea datelor pentru monitorizare

Avem la dispozitie urmatoarele surse de informatii pentru monitorizare:

- Statistici: raspund la intrebarile cat de mult? cati / cate?

- Informatiile calitative: raspund la intrebarile ce am facut? ce efecte a avut ceea ce am facut?

- Jurnalele: raspund la intrebarile cine a facut? ce? si cand?

- Observatiile: raspund la intrebarile ce vad ? si ce aud?

- Interviuri si chestionare

IV. Incheierea si evaluarea

La terminarea proiectului e momentul sa raspundem la intrebarea: A fost sau nu acesta un succes? Nu este suficient ca suntem toti multumiti (sau bucurosi ca s-a terminat!), e nevoie de o apreciere obiectiva a reusitei proiectului. Aceasta se realizeaza prin evaluare.

Un proiect cu adevarat de succes este realizat in timpul prevazut, cu resursele alocate si la nivelul de performanta dorit.

Evaluarea va trebui sa raspunda la toate aceste elemente. Evaluarea reprezinta emiterea de judecati privind progresul inregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse.

Ce evaluam?

Evaluarea se concentreaza asupra a patru aspecte principale (resurse investite, activitati desfasurate, rezultate obtinute, impactul realizat) si trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari:

- in ce masura proiectul si-a atins obiectivele si daca nu, de ce nu?

- in ce masura activitatile au fost indeplinite?

- in ce masura munca a fost bine facuta?

- in ce masura resursele au fost utilizate in mod eficient?

- care a fost impactul proiectului? Ce a schimbat proiectul?

- ce ati invatat pe parcursul proiectului?

- cum veti utiliza experienta dobandita prin proiect pentru proiectele viitoare?

Planul de evaluare trebuie sa cuprinda informatii despre modul in care vor fi culese informatiile privind progresul proiectului (monitorizarea) si felul in care se va aprecia masura in care au fost atinse obiectivele si rezultatele preconizate.

Pentru a putea fi realizata, evaluarea necesita existenta unei etape intermediare, monitorizarea, si presupune stabilirea prealabila a unor indicatori si standarde de performanta.

Atentie!

1. Atat monitorizarea cat si evaluarea nu au obiect si sunt imposibil de facut in mod efectiv atunci cand proiectul nu are foarte bine clarificate si formulate obiectivele.

2. Schema de monitorizare si evaluare se stabileste inca din faza de planificare a proiectului (de ce se face, pentru cine, ce se monitorizeaza, de catre cine, cum, cand, ce se evalueaza, ce resurse sunt implicate in acest proces, cum vor fi folosite rezultatele), si ea trebuie inclusa atat in planificarea activitatilor cat si in buget.

Indicatorii

Indicatorii de performanta reprezinta unitatile de masura utilizate pentru evaluarea performantei prin prisma criteriilor stabilite. In functie de criteriul utilizat pentru evaluarea performantei, indicatorii pot fi:

. cantitativi

Masoara cantitatea (de servicii, de clienti, de timp, etc.) si sunt cei mai usor de masurat. De exemplu: nr. de persoane implicate, rata de utilizare a unui serviciu, nr. de ore pe zi pentru o anume activitate, nr. de zile pe an, etc.

. financiari

Masoara nu doar costurile directe (transport, cazare, salariul unui angajat, etc.) ci si cele indirecte (chirie, intretinere, administrare). De exemplu: costul pe unitate, etc.

. calitativi

Nu masoara cat de mult se face, ci cat de bine sau cat e bun este produsul sau serviciul.

. de proces

Se concentreaza pe cum se iau deciziile privind managementul proiectului (cine este implicat in luarea deciziilor si cum, cum se iau deciziile, cum se transmit celor interesati, etc.)

. de impact

Se concentreaza pe efectele produse prin activitatea proiectului si beneficiile obtinute.

Raportarea

catre organizatie

catre finatator

Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda:

1. obiectivele avute in vedere;

2. o scurta informare cu privire la necesitatea atingerii acelor obiective;

3. ce anume informatii si date au fost colectate si cum au fost ele colectate si analizate;

4. ce demonstreaza informatiile colectate;

5. cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat;

6. daca au fost atinse obiectivele fixate la inceput;

7. ce alte rezultate au fost atinse;

8. ce noi necesitati, din care ar rezulta noi obiective au aparut pe parcursul proiectului si ce anume isi propune institutia sa intreprinda in legatura cu ele;

9. ce recomandari se fac pentru viitor?

Inchiderea proiectului si acceptarea oficiala a rezultatelor acestuia

In aceasta etapa, managerul de proiect deruleaza urmatoarele activitati:

- obtine aprobarile pentru acceptarea rezultatelor finale;

- intocmeste si inainteaza rapoartele finale;

- informeaza partenerii in legatura cu inchiderea proiectului si cu rezultatele obtinute;

- se asigura ca se inchid conturile proiectului (in cazul in care au fost deschise conturi speciale pentru proiect);

- ajuta echipa de proiect sa se dizolve, ajuta fiecare membru in parte sa isi asume noi responsabilitati in organizatia respectiva;

- realizeaza o evaluare a proiectului pentru uz intern;

- evidentiaza performantele;

- anunta public inchiderea proiectului si rezultatele care au fost obtinute;

- subliniaza eventualele tinte care nu au fost atinse.

Criteriile de succes pentru orice proiect sunt, simultan, urmatoarele:

- respecta obiectivele cheie asumate initial;

- este finalizat la timp;

- este finalizat respectand limitele bugetului;

- este finalizat in conformitate cu standardele tehnice si cele de calitate;

- este finalizat in conformitate cu domeniul de activitate stabilit initial;

- este finalizat printr-o alocare judicioasa a resurselor,

- produsul final este acceptat de catre beneficiarii directi si indirecti, precum si de

finantator.