Matricea cadrului logic - ghid de constructie pas cu pas a matricei logice

Ghid

1. INTRODUCERE

GHID DE CONSTRUCTIE PAS CU PAS A MATRICEI LOGICE

3. Lista de Verificare a Design-ului Proiectului

1. INTRODUCERE

Matricea logica este un instrument care ajuta la conceperea, implementarea si evaluarea unui proiect. Aceasta inseamna ca este folosita pe tot ciclul proiectului.

Matricea logica este un instrument simplu care te ajuta :

* sa-ti organizezi gandirea;

* sa legi activitatile si investitia de rezultatele asteptate;

* sa fixezi indicatori de performanta;

* sa aloci responsabilitati;

* sa comunici informatii despre proiect concis si clar.

Avantajele Matricei Logice

Principalele avantaje ale Matricei Logice sunt:

* Asigura o formulare a tuturor componentelor cheie ale proiectului sau programului .

Avand toate componentele proiectului sau programului intr-un mod sistematic, concis si coerent poti lamuri si demonstra logica dupa care sunt asteptate sa lucreze proiectele si programele. Schema logica permite de asemenea separarea obiectivelor pe diferite nivele ierarhice si in acelasi timp asigura ca intrarile si iesirile nu sunt confundate unele cu altele sau cu obiectivele.

* Este usor de invatat si folosit.

Instruirea efectiva despre conceptele de baza ale abordarii matricei logice poate fi facuta in cateva zile. Daca aceasta este urmata de un proces de consultanta si instruire care sa ajute la eliminarea dificultatilor, se poate instrui o echipa de proiect intr-o perioada scurta de timp.

* Timpul si efortul managerului de proiect sunt reduse.

Odata invatata, poate economisi mult timp. Multe echipe de proiect se plang adesea de lipsa de timp si de faptul ca lucreaza contra cronometru. De aceea orice economie de timp este de mare importanta pentru managementul proiectului.

* Se poate folosi pentru procesele de conceptie si evaluare interne dar si in exterior in lucrul cu consultantii care lucreaza la dezvoltarea organizatiei.

Matricea Logica poate fi folosita intern pentru a ajuta procesele de conceptie si evaluare a proiectelor. De asemenea poate fi folosita in lucrul cu consultantii externi care pot fi implicati in procesele de conceptie si evaluare. In plus Matricea Logica incurajeaza o abordare multi-disciplinara pentru conceptia si supravegherea proiectului.

* Anticipa implementarea.

Matricea Logica ajuta la definirea clara a activitatilor cu un scop precis. Aceasta abordare faciliteaza o mai buna comunicare a factorilor de decizie, a managerilor si a altor parti implicate in proiect. De asemenea folosirea Matricei Logice, cu urmarire sistematica, asigura continuitatea in cazul in care cineva din personalul initial al proiectului a plecat sau a fost inlocuit.

* Ea fixeaza un cadru pentru activitatile de monitorizare si evaluare planificate, iar rezultatele actuale pot fi comparate.

Avand obiective si indicatori de succes bine definiti inainte de inceperea proiectului, aceasta abordare ajuta la fixarea unui cadru bine definit pentru evaluare. Matricea Logica ajuta la identificarea principalilor factori de succes ai proiectului.

Limitarile Matricei Logice

Acestea se refera la :

* Ea nu constituie un inlocuitor pentru alte analize tehnice, economice, sociale si de mediu. Nu poate inlocui folosirea personalului calificat cu experienta.

* Poate apare o anume rigiditate in managementul proiectului atunci cand obiectivele si factorii externi specificati in faza de conceptie sunt prea accentuati.

* Cere lucru in echipa cu capabilitati de conducere si facilitare pentru a fi cea mai eficienta.

* Procesul cere talent de facilitator pentru a asigura participarea reala si adecvata a tuturor factorilor interesati.

Finantatori care utilizeaza MCL

Majoritatea agentiilor de asistenta bilaterala si institutiile multilaterale folosesc in interiorul lor Matricea Logica. Marea lor majoritate asteapta acum ca proiectele ce le sunt transmise sa fie elaborate conform Matricei Logice.

Agentiile bilaterale care folosesc aceasta abordare sunt: USAID, GTZ, DFID, NORAD, DANIDA, SIDA, FINNIDA, JICA.

Institutiile multilaterale care folosesc aceasta abordare sunt: EU, UNDP, FAO, IFAD ADB.

GHID DE CONSTRUCTIE PAS CU PAS A MATRICEI LOGICE

Utilizati urmatoarele etape la elaborarea conceptiei unui proiect folosind Matricea Logica. De-a lungul procesului urmati tot timpul principiul de lucru pornind de la general la particular.

Pasul 1: Defineste Obiectivul General la care contribuie proiectul

Obiectivul General este cel pe care doresti sa-l realizezi cu ajutorul proiectului, adesea in combinatie cu altii. De obicei se refera la un program sau la un sector. De exemplu poti avea un program care are ca Obiectiv General cresterea veniturilor familiilor fermierilor. Acesta se poate indeplini partial printr-un proiect cu Obiectivul de crestere a productiei agricole. Foarte adesea un grup de proiecte au acelasi Obiectiv General.

Pasul 2: Defineste Obiectivul Specific de indeplinit de catre proiect

Aceasta se refera la finalitatea imediata a proiectul. El rezuma impactul pe care crezi ca-l va avea proiectul. Ar putea descrie cum se va schimba lumea (situatia) ca urmare a obtinerii rezultatelor proiectului.

Obiectivul specific descrie adesea o schimbare in comportamentul beneficiarilor proiectului.

In mod normal ar trebui sa avem un singur Obiectiv specific pentru un proiect. Motivul este unul foarte practic. Experienta a demonstrat ca este mai usor sa pui accentul pe rezultate avand un singur Obiectiv. Daca ai mai multe Obiective efortul proiectului se difuzeaza si conceptia este mai slaba.

Desi Obiectivul specific descrie motivele pentru care se obtin rezultatele el este in afara controlului echipei de proiect. Poti face raspunzatoare o echipa de proiect de obtinerea anumitor rezultate, dar nu pentru ceea ce vor face oamenii sau institutiile cu acele rezultate. Aceasta inseamna ca trebuie insistat ca echipa de proiect sa obtina anumite Rezultate care sa ajute la realizarea impactului dorit, dar ca nu poti sa-i faci raspunzatori de realizarea acelui impact.

Poti concepe un proiect cu Obiectivul de a imbunatati productia agricola. Poti concepe ca va sprijini taranii cu noi resurse (credite,seminte, unelte, etc.) si capabilitati. Desi echipa poate obtine toate aceste rezultate plnificate, ea nu poate fi considerata raspunzatoare daca taranii vor hotari sa faca ceva complet diferit.

Pasul 3: Defineste Rezultatele pentru indeplinirea Obiectivului

Rezultatele descriu CE dorim sa livreze proiectul. Ele sunt descrise de obicei in termenii de referinta (TOR) ai proiectului. Daca asiguri resursele necesare, poti face echipa de proiect direct raspunzatoare de obtinerea acestor rezultate.

Pasul 4: Defineste Activitatile necesare pentru obtinerea Rezultatelor

Activitatile definesc CUM va lucra echipa la proiect. La modul general ar trebui sa descri pe scurt intre 3 si 7 activitati care trebui realizate pentru a indeplini fiecare Rezultat propus pentru indeplinirea obiectivului. Asigura suficiente detalii pentru a defini strategia de realizare a fiecarei Activitati, si pentru a asigura baza pentru analiza proiectului (Grafic de lucru, graficul activitatilor, grafic Gantt).

Document online: Elemente teoretice specifice subsistemului informatic pentru contabilitatea financiara Document online: Definitia bilantului contabil, functia de generalizare a datelor, functia de cunoastere a mersului activitatii economico financiare

Pasul 5: Verifica Logica Verticala cu testul Daca-Atunci

Aminteste-ti ca managementul proiectului presupune realizarea mai multor activitati. Trebuie sa incluzi aceste Activitati in Matricea Logica. Prevede un program cu sedintele periodice, evenimentelor de monitorizat si evaluat. Unele echipe de proiect subliniaza aceste Activitati prin includerea lor in Iesiri denumite "Sistemul de Management al Proiectului Instalat si Operational".

Structura Matricei Logice este bazata pe conceptul Cauza si Efect. Daca se intampla ceva sau se obtine ceva, atuci altceva va rezulta. Prin definitie, fiecare proiect descris de o Matrice Logica se bazeaza pe efectul logic Daca/Atunci sau Cauza-Efect

Intr-o Matrice Logica bine planificata, la nivelele cele mai de jos ale ei poti spune ca daca au fost facute anumite Activitati atunci este de asteptat obtinerea anumitor Rezultate. Aceeasi relatie logica ar trebui sa fie intre rezultate si Obiectiv, si intre Obiectiv si Obiectivul General.

Ca un exemplu, se poate spune ca daca reusesti sa asiguri taranii cu seminte imbunatatite atunci se va indeplini Obiectivul de crestere a productiei.

Cu cat se reuseste realizarea unei legaturi cauza-efect mai puternica intre obiectivele de la diferite nivele, cu atat mai buna va fi conceptia proiectului.

Matricea Logica de obliga sa explici aceasta logica. Ea nu asigura insa o buna conceptie datorita faptului ca valabilitatea efectului cauza-efect depinde de calitatea si experienta echipei de conceptie a proiectului.

Pasul 6: Defineste Supozitiile corespunzatoare fiecarui nivel

Desi exista o legatura logica intre afirmatiile cuprinse in coloana Sumar (Rezumat), totusi exista posibilitatea ca alti factori sa rupa aceste legaturi. Supozitiile sunt afirmatii despre factori incerti care ar putea rupe legatura dintre obiectivele de la diferite nivele. Acestia ar putea fi factori externi pe care nu-i poti controla in proiect sau aceia pe care ai decis sa nu-i controlezi. Aceasta este logica externa a proiectului.

Supozitiile pot descrie conditii naturale importante, cum ar fi ploi cu debite de 20 l/m.p. intre lunile Mai si Octombrie. Pot fi factori umani cum ar fi lipsa grevelor pe perioada inceperii proiectului, aprobarea bugetului la timp, dorinta fermierilor de a incerca metode noi, dorinta fermierilor de a utiliza un nou mecanism de credit. Pot fi de asemenea factori externi cum ar fi factorii economici, de exemplu, stabilitatea preturilor pentru culturile vegetale. Pot fi legati de alte proiecte care se executa in legatura cu acest proiect, de ex. Valabilitatea proiectului Bancii Mondiale in domeniu, sau finalizarea programul Natiunilor Unite in domeniu inainte de inceperea proiectului.

Daca cauza si efectul sunt conceptul central de design al unui proiect bun, conditiile necesare si suficiente sunt corolarul. Conditiile necesare descriu relatia tip cauza si efect dintre Activitate-la-Rezultat, Rezultat-la-Obiectiv si Obiectiv-la-Obiectiv general pentru realizarea obiectivelor proiectului. Aceasta este logica interna dar nu defineste conditiile diferite de la fiecare nivel pentru realizarea nivelului imediat superior.

Aceste alte conditii sunt supozitiile. Aceasta este logica externa. Obiectivele (conditiile necesare) plus supozitiile (conditiile suficiente) ne dau o idee mai clara despre design-ul (conceptia) proiectului.

In ciuda faptului ca ei nu sunt responsabili de Supozitii, membrii echipei de proiect super-performante petrec mult timp incercand sa influenteze probabilitatea ca supozitiile proiectului lor sa fie adevarate. 

Importanta clarificarii Supozitiilor

Supozitiile sunt conditiile externe asupra carora proiectul alege sa nu exercite sau sa nu detina controlul, dar de care depinde indeplinirea obiectivelor.

In Sumar afirmatiie sunt trecute dupa logica Daca/Atunci ca o conditie pentru legaturile dintre nivele. Supozitiile completeaza logica matricei cu Daca/SI/Atunci. Ele se refera la conditiile care sunt necesare sa sustina legatura cauza/efect intre nivele. Ele mai sunt cunoscute ca fiind conditii suficiente.

Prin definitie, echipa de proiect nu este responsabila de supozitii. Acestea se afla in afara controlului lor. Echipa este responsabila de producerea Rezultatelor. Cand supozitiile esueaza sau se schimba, acest acord de management nu se mai aplica. Echipa de proiect agreeaza sa monitorizeze schimbarile supozitiilor, iar intr-un caz ca acesta supozitiile trebuie sa fie cat mai specifice cu putinta. Aceasta ar putea insemna plasarea indicatorilor pe supozitii astfel incat sa poata fi identificate mai usor, dar echipa de proiect nu este responsabila de producerea lor.

Puteti determina supozitiile prin intrebarea, "Ce conditii trebuie sa existe in plus fata de obiectivul meu (la niveluri de Activitate, Rezultat, Obiectiv sau Obiectiv general) pentru a ajunge la nivelul urmator?" In exemplul nostru exista supozitia ca va cadea suficienta ploaie. Fara aceasta ploaie, noile seminte nu vor da productia mare pe care o asteptam.

Daca doriti sa masurati gradul de incertitudine, trebuie sa cunoasteti probabilitatea ca aceasta supozitie sa fie adevarata. Daca 20 l/m.p. de ploaie in timpul sezonului de plantare este cerinta minima pentru productiile de recolta proiectate, si aceasta s-a intamplat numai in trei ani din ultimii zece, probabilitatea ca aceasta supozitie sa fie adevarata pentru acest proiect este mica (30% probabilitate).

Nu putem avea niciodata siguranta 100% ca Rezultatele proiectului vor cauza Obiectivul sau ca Obiectivul va cauza Obiectivul general. Lucrand cu proiecte facem supozitii despre gradul de incertitudine dintre aceste niveluri de obiective. Cu cat incertitudinea este mai mica cu atat design-ul (conceptia) proiectului este mai puternic. Orice manager de proiect experimentat va fi de acord ca supozitiile ucigase, si anume acelea care se vor dovedi fatale unui proiect, pot deraia un proiect la fel de des precum rezultatele slabe obtinute.

Pasul 7: Definirea Indicatorilor de Verificare a Obiectivelor (IVO) pentru Obiective generale, Obiective, Rezultate, si apoi pentru Activitati.

Principiul de baza al coloanei IVO este acela ca "daca il poti masura atunci il poti conduce". Indicatorii demonstreaza rezultate. Ca masuri de performanta, ele ne spun cum sa recunoastem indeplinirea cu succes a obiectivelor. Ele nu sunt conditii necesare pentru atingerea acelor rezultate. Nu exista o relatie cauza si efect. Dar ele definesc in detalii masurabile nivelurile de performanta cerute de obiective in coloana Rezumat

Testul necesar si suficient: IVO-urile ne spun nu numai care realizare este necesara, ci si care ar fi performanta suficienta pentru a asigura ca putem atinge obiectivele nivelului urmator. Din acest motiv este mai bine sa incepem la sfarsit, si anume sa incepem cu un obiectiv de la un nivel mai inalt si sa lucram in descrestere prin lantul cauzal. Obiectiv general, apoi Obiectiv, apoi, Rezultate, apoi Activitati.

Cantitate, Calitate si Timp (CCT): In mod normal vom exprima Indicatorii in termeni de Cantitate, Calitate si Timp (si cateodata loc si cost). Operatia de a pune numere si date pe indicatoare se numeste "Targeting". Desi se afirma adesea ca obiectivele de la niveluri mai mari nu sunt masurabile, aceasta nu este adevarat. Putem alege sa nu punem "targets" pe ele, dar putem da tuturor Obiectivelor generale, Obiectivelor si Rezultatelor indicatoare masurabile.

Cati Indicatori? Cu cat mai putini cu atat mai bine. Folositi numai numarul de indicatoari ceruti pentru a clarifica ce trebuie indeplinit pentru a satisface obiectivul formulat in coloana de Rezumat .

Cum se construieste un IVO? Incepeti cu indicatorul de baza. Asigurati-va ca este Cuantificabil in sistemul numeric si apoi adaugati Calitatea si apoi dimensiunile de Timp.

(Cantitate + Calitate + timp = CCT)

Un exemplu:

Pasul 1: Indicatorul de Baza: Productiile de orez ale micilor fermieri au crescut

Pasul 2: Adauga Cantitatea: Productiile de orez ale micilor fermieri au crescut cu X banite

Pasul 3: Adauga calitatea: Productiile de orez (de o calitate asemanatoare recoltei din 1997) ale micilor fermieri (care detin 3 hectare sau mai putin) au crescut cu X banite.

Pasul 4: Adauga Timp: Productiile de orez (de o calitate asemanatoare recoltei din 1997) ale micilor fermieri (care detin 3 hectare sau mai putin) au crescut cu X banite pana la sfarsitul recoltei anului 1998.

Indicatorii nivelului Obiectiv general

Indicatorii nivelului Obiectiv general descriu adesea obiectivele de program sau sector spre care acest proiect si alte cateva sunt directionate. Din acest motiv, Indicatorii nivelului Obiectiv general pot include "dimensiuni" dincolo de scopul acestui proiect, cum ar fi cresterea venitului micului fermier, care poate creste prin rezultatele combinate din cateva proiecte. Recoltele imbunatatite de orez ar putea fi o conditie necesara; dar politica de preturi, subventiile guvernamentale etc. pot fi de asemenea o cerinta pentru a atinge niveluri de venituri stabilite la nivelul Obiectivului general.

Indicatorii nivelului Obiectiv specific

Scopul proiectului este motivul principal pentru care se executa proiectul. Este motivul pentru care producem Rezultatele. Dar obiectivul defineste deseori schimbarea in comportament a beneficiarilor proiectului sau schimbarea in modul de functionare a institutiilor ca rezultat al Rezultatelor proiectului. Ceea ce face definirea IVO-urilor la nivelul Obiectivului dificila si complexa. Cu toate acestea Sfarsitul Starii Proiectului (SSP), sau IVO-urile pentru Obiectiv, cer dimensiuni (CCT) precum cer Rezultatele. Cu cat se obtine o claritate mai mare in definirea nivelului Obiective cu atat se obtine mai usor definirea nivelului Rezultate. De asemenea cand se face o evaluare cost/eficienta a design-ului proiectului, ne uitam la relatia dintre (SSP) si costuri in loc de simpla relatie dintre Rezultate si costuri. Este recomandabil sa adoptati un singur Obiectiv in coloana de Rezumat

Indicatorii nivelului Rezultate Rezultatele. Cu cat se obtine o claritate mai mare in definirea nivelului Obiective cu atat se obtine mai usor definirea nivelului Rezultate.

Prin definitie, acesti indicatori stabilesc termenii de referinta pentru proiect. Daca o echipa de proiect sau un contractor este responsabil(a) pentru toate Rezultatele, atunci aceste indicatoare definesc livrarile pentru care contractorul trebuie sa dea socoteala.

Indicatorii nivelului de Activitate

IVO-urile la nivelul Activitate sunt de obicei Intrarile (Resursele si Mijloacele necesare) si Bugetul. Deseori acestea vor arata ca un buget al performantei, de vreme ce costurile pot fi legate direct de activitati. Unele agentii introduc costurile bugetare folosind categorii standard precum Marfuri, Servicii Tehnice, Instruire, etc. Exprimarea bugetului este de obicei un rezumat al resurselor descrise in detaliu intr-un document anexat. Costul necesar definit in aceste IVO-uri sunt folosite pentru a analiza eficienta costului proiectului prin compararea bugetului cu SSP.

Pasul 8: Definirea Mijloacelor de Verificare (MV)

Daca decideti ca este necesar un sondaj, atunci puteti adauga cativa pasi de actiune pe Lista de Activitati. Daca aceasta costa bani, trebuie sa adaugati aceste costuri in buget.

In Mijloacele de Verificare (MV) descrieti sursele de informatii care vor demonstra ce a fost indeplinit. Daca obiectivul dvs. este "Venitul fermierului a crescut cu X% in 19.", de unde veti lua informatia pentru a demonstra ca acest lucru a avut loc? Regula este ca Indicatorii pe care-i alegeti pentru masurarea obiectivelor dvs. sa fie verificabili prin anumite mijloace. Daca nu sunt, trebuie sa gasiti un alt indicator.

Pasul 9: Pregatirea Bugetului de Performanta

Ati vazut deja ca IVO-urile la nivelul Activitate sunt de obicei Intrarile si Bugetul. Acum trebuie sa pregatiti intreg Bugetul de Performanta. Legati costurile direct de activitati. Ati putea folosi categorii standard pentru a intampina cerintele agentiei pentru care lucrati. Bugetul de Performanta nu formeaza o parte din Matricea Logica, dar este un document esential care este atasat ei. Amintiti-va ca cerintele costului definite in Bugetul de Performanta vor fi folosite pentru a analiza eficienta costului proiectului prin compararea bugetului cu IVO-urile la nivelul de Obiectiv.

Pasul 10: Verifica Matricea Logica folosind Lista de Verificare a Design-ului Proiectului

Lucrati cu Lista de Verificare a Design-ului Proiectului ca un ajutor pentru a asigura ca proiectul intruneste toate cerintele unui Cadru Logic bine proiectat. Ar putea fi de folos sa tiparim Matricea Logica inainte de a revedea proiectul in lumina listei de verificare.

Atentie: Revedeti design-ul Matricei Logice in lumina experientei anterioare

Ar fi trebuit sa va ganditi la experienta dvs. anterioara de proiecte in timpul pregatirii Cadrului Logic. Acum este timpul sa faceti o verificare finala a acestuia.

Lista de Verificare a Design-ului Proiectului

Lista de Verificare a Design-ului Proiectului

Proiectul are un singur obiectiv.

Obiectivul nu este o reformulare a rezultatelor.

Obiectivul se afla in afara responsabilitatii de management a echipei de proiect.

4. Obietivul este clar exprimat.
5. Toate rezultatele sunt necesare pentru indeplinirea obiectivului.

Rezultatele sunt clar exprimate.

7. Rezultatele sunt exprimate sub forma de rezultate.

Activititatile definesc strategia actiunilor pentru indeplinirea fiecarui rezultat.

Obiectivul general este clar exprimat.

10. Relatia daca/atunci dintre obiectiv si obiectiv general este logica si nu omite pasii importanti.
11. Supozitiile la nivelul activitate nu includ nici o conditie pre-existenta. (Acestea sunt listate separat).

Rezultatele plus supozitiile la acest nivel produc conditiile necesare si suficiente pentru indeplinirea scopului.

Obiectivul plus supozitiile la acest nivel descriu conditiile critice pentru indeplinirea tintei.

Relatia dintre intrari/resurse si activitati este realista.

Relatia dintre activitati si rezultate este realista.

Relatia dintre rezultate si obiectiv este realista.

Logica pe verticala intre activitati, rezultate, obiectiv si obiectiv general este realista pe ansamblu.

Indicatorii la nivelul scop sunt independenti de rezultate. Ei nu sunt un rezumat al rezultatelor ci o masura a obiectivului.

Indicatorii obiectivului masoara ceea ce este important.

Indicatorii obiectivului au unitati de masurare a cantitatii, calitatii si a timpului.

Indicatorii rezultatelor sunt verificabili obiectiv in termeni de cantitate, calitate si timp.

Indicatorii nivelului tinta sunt verificabili obiectiv in termeni de cantitate, calitate si timp.

Intrarile descrise la nivelul activitate definesc resurse si costuri cerute pentru indeplinirea obiectivului.

Coloana Mijloacele de Verificare identifica locul unde informatiile pentru verificarea fiecarui indicator vor fi gasite.

Activitatile identifica orice actiune necesara pentru strangerea Mijloacelor de Verificare.

Rezultatele definesc responsabilitatea de management a proiectului.

Cand revedem Matricea Logica, putem defini planul de evaluare al proiectului.

Indicatorii obiectivului masoara impactul proiectului ce urmeaza a fi sustinut.

Strategia rezultatelor include o descriere a sistemelor de management al proiectului.

Mult succes in obtinerea finantarii nerambursabile!