Sistemul de management si componentele sale

Managementul organizatiei, abordat sistemic, este cunoscut mai mult ca sistem de management, respectiv ansamblu de elemente de natura metodologica, decizionala, informationala, organizatorica, psihosociologica, motivationala etc. si relatiile dintre acestea, astfel conturate incat sa permita realizarea obiectivelor.

Practic, sistemul de management se regaseste la nivelul urmatoarelor patru subsisteme sau componente majore:

metodologica

decizionala

informationala

organizatorica

Cateva consideratii referitoare la acestea credem ca sunt necesare.

1. Metodologic, organizatia si managementul sau sunt abordate prin prisma instrumentarului managerial utilizabil in derularea proceselor de management si a elementelor metodologice (metodologiilor) de proiectare, reproiectare si intretinere a functionarii managementului si subsistemelor sale.

Instrumentarul managerial este constituit din sisteme, metode si tehnici de management la care apeleaza managerii pentru exercitarea previziunii, organizarii, coordonarii, antrenarii si control-evaluarii. Cele mai importante sunt:

sisteme de management

managementul pe baza centrelor de profit

managementul prin obiective

managementul prin bugete

managementul prin proiecte

managementul pe baza de produs

managementul prin exceptii

sistemul cost-ora-productie (SCOP)

metode generale de management

diagnosticarea

delegarea

sedinta

tabloul de bord

metode si tehnici specifice de management

decizionale

de management prin costuri

de stimulare a creativitatii

de analiza si proiectare a sistemului organizatoric si informational

de eficientizare a muncii managerilor etc.

Metodologiile de proiectare, reproiectare si intretinere a functionarii managementului si componentelor sale se refera la:

metodologia globala de proiectare, reproiectare si intretinere a functionarii managementului organizatiei

metodologii specifice, la nivel de componente (subsisteme), axate pe proiectarea, reproiectarea si intretinerea functionarii acestora.

2. Decizional, managementul se regaseste in decizii si mecanisme de fundamentare, adoptare si aplicare al acestora.

Deciziile sunt optiuni ale managerilor - alese din mai multe posibile - ce influenteaza comportamentul decizional si operational al altor persoane (al cel unei alte persoane).

Sa nu uitam ca decizia este conditia succesului economic, comercial si managerial al organizatiei si, in acelasi timp, "produsul managerial" cel mai important al celor care conduc.

Procesele decizionale si elementele de conditionare

Lucrare: Definitia si fizica culorilor - valuarea prin culoare Referat: Proiect la gestiunea financiara a intreprinderii

Decizia de management este produsul unor procese decizionale, mai simple sau mai complexe, marcate de existenta:

decidentului individual (manageri amplasati in diverse pozitii ierarhice) sau de grup (organisme participative de management sau grupe de manageri constituite ad-hoc pentru rezolvarea decizionala a unor probleme complexe)

obiectivului sau obiectivelor decizionale (de pilda, asigurarea unei anumite dinamici indicatorilor economico-financiari)

multimii variantelor decizionale, constituita din modalitati diverse de realizare a obiectivelor decizionale

multimii criteriilor decizionale, in care se includ puncte de vedere ale decidentului, niveluri corespunzatoare diferitelor variante si/sau stari ale conditiilor obiective

multimii consecintelor decizionale, ce cuprinde rezultatele economice ale fiecarei variante decizionale, influentata de un anumit criteriu decizional

mediului ambiant, constituit din ansamblul factorilor exogeni organizatiei, ce se manifesta in mai multe stari ale conditiilor obiective.

3. Informational, managementul inseamna date, informatii, fluxuri si circuite informationale, proceduri informationale, mijloace de tratare a informatiilor ce contribuie nemijlocit la fundamentarea, adoptarea si aplicarea deciziilor.

Componentele sistemului informational

Asa cum a rezultat si din definitia de mai sus, componentele sistemului informational se refera la:

date

informatii

fluxuri informationale

circuite informationale

proceduri informationale

mijloace de tratare a informatiilor

Data este reprezentarea cifrica sau letrica a unui fenomen, proces, activitate, actiune etc.

Informatia este o data ce a fost supusa unui proces de prelucrare si aduce un plus de cunoastere pentru destinatar, furnizandu-i elemente noi, valorificabile in exercitarea sarcinilor si realizarea obiectivelor ce-i revin.

Fluxurile informationale sunt trasee parcurse de informatii de la emitator la destinatar, in timp ce circuitele informationale evidentiaza drumul informatiilor de la "nastere" la distrugere sau arhivare.

Deosebirea fundamentala dintre acestea este data de lungime, cantitate de informatii vehiculata, cost al transmiterii.

Procedurile informationale cuprind elemente referitoare la modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor, operatiile de efectuat si succesiunea lor si se precizeaza suportii informationali, formulele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Doua categorii de mijloace de tratare a informatiilor caracterizeaza organizatiile in perioada actuala:

manuale (stilou, creion, calculator de birou, masina de dactilografiat etc.), cu viteza redusa de tratare, cost scazut si posibilitatea aparitiei a numeroase greseli.

automatizate (calculatoare), cu viteza de prelucrare extrem de ridicata, costuri, de asemenea, ridicate, memorie interna puternica, siguranta in calcule si cu personal de specialitate (operatori, analisti, programatori etc.).

4. Organizatoric, orice entitate de genul organizatiei are, ca principale componente:

organizarea formala, reglementata de acte normative, dispozitii cu caracter intern etc., concretizata, la randul sau, in:

organizarea procesuala

organizarea structurala

organizarea informala, ce cuprinde grupurile informale si legaturile dintre acestea, ce permit realizarea unor interese personale. Componenta sa de baza este grupul informal, constituit din mai multe persoane, reunite sub conducerea unui lider informal si luand in considerare interesele comune, apartenenta organizatorica, vechimea in munca, nivelul pregatirii profesionale, raporturile afective etc.

Organizarea procesuala

Asigura delimitarea si dimensionarea sarcinilor, atributiilor, activitatilor, functiunile si corelarea lor cu componentele sistemului de obiective si componentele structurale (posturi, compartimente etc.)

Se manifesta, in principal, prin componentele procesuale.

Functiuni

Activitati

Atributii

Sarcinile

Organizarea structurala este un mod de aranjare a unor subdiviziuni organizatorice intr-o configuratie prestabilita, pentru realizarea obiectivelor.

Rezultatul organizarii structurale il constituie structura organizatorica, adica un grup de persoane, subdiviziuni organizatorice si relatiile dintre acestea, astfel concepute si dimensionate incat sa asigure realizarea obiectivelor in conditii de eficienta.

Componentele structurale importante sunt:

Postul

Cea mai simpla, dar si cea mai importanta componenta organizatorica, postul reprezinta un ansamblu de sarcini, responsabilitati si competente ce revin in mod curent unei persoane pentru realizarea obiectivelor individuale.

Corespondenta cantitativa dintre acestea asigura manifestarea "triunghiului de aur" al organizarii:

Fig. nr. 1 "Triunghiul de aur" al organizarii

Functia

Element de generalizare a posturilor, functia cuprinde mai multe posturi cu aceleasi caracteristici generale. In raport de natura proceselor de munca preponderent exercitate, functiile sunt:

de management

de executie

Compartimentul

Compartimentul este definit drept un grup de persoane (minimum 2) care, sub o conducere unica si, de regula, pe acelasi amplasament, exercita atributii omogene si/sau complementare ce asigura realizarea unor obiective specifice.

Functie de contributia la exercitarea proceselor de management sau executie, compartimentele se delimiteaza in functionale si operationale.

Ponderea ierarhica

Numarul de persoane conduse nemijlocit de un manager constituie ponderea ierarhica. Dimensiunile acesteia variaza in raport de tipul de compartiment in care activeaza managerul, precum si in functie de ipostaza in care se manifesta structura organizatorica (este mai redusa in compartimentele functionale, comparativ cu cele operationale). De asemenea, importanta si complexitatea posturilor de management si executie pot crea unele deosebiri semnificative in ceea ce priveste marimea ponderilor ierarhice.

Nivelul ierarhic

Structurile ierarhice sau ierarhic-functionale pot fi "stratificate" in mai multe niveluri ierarhice. Acestea reprezinta pozitii succesive ale posturilor de management si executie fata de cel mai important organism participativ de management (Adunarea generala a actionarilor la societatile comerciale, Consiliul de administratie la regiile autonome). Numarul de niveluri ierarhice da suplete structurii organizatorice, cu cat acesta este mai redus, cu atat structura este mai aplatisata, facilitandu-se circulatia normala a informatiilor.

Relatiile organizatorice

Relatiile organizatorice, definite ca raporturi intre posturi si compartimente, se regasesc in urmatoarele patru ipostaze:

a)      relatii de autoritate, ce se stabilesc intre posturi si compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite sau pe aceleasi niveluri ierarhice, functie de natura lor sunt:

de tip ierarhic sau de subordonare nemijlocita, ce apar si se manifesta intre posturi aflate pe niveluri ierarhice diferite (ex. relatiile organizatorice dintre managerul general si managerii executivi sau dintre conducatorul unui compartiment si componentii acestuia)

functionale, stabilite intre unele posturi sau compartimente si celelalte, primele furnizand indicatii metodologice cu privire la conceperea si derularea unor activitati, actiuni etc.

de stat-major, manifestate intre un post sau compartiment, cu rol deosebit in economia organizatiei si celelalte subdiviziuni organizatorice ale caror actiuni sunt subordonate realizarii obiectivelor componentei organizatorice de stat-major.

b)     relatii de cooperare, ce se stabilesc intre posturi sau compartimente amplasate pe acelasi nivel ierarhic, in legatura cu realizarea unor situatii informationale complexe sau derularea unor actiuni complexe (ex. raporturile dintre compartimentele de Bugete si Previzionare, in legatura cu elaborarea bugetelor);

c)      relatii de control, ce apar si se manifesta intre posturi sau compartimente cu sarcini (atributii) in domeniul controlului si celorlalte subdiviziuni organizatorice;

d)     relatii de reprezentare, stabilite intre conducerea de nivel superior a organizatiei si posturi de management ce reprezinta interesele acesteia in relatiile cu tertii (ex. relatiile dintre Consiliul de administratie si managerul general).

Toate acestea, impreuna cu componentele procesuale, sunt consemnate in documente organizatorice specifice, pe care, in contextul organizatiei moderne, le tratam ca instrumente manageriale variabile. In categoria unor asemenea instrumente se includ:

regulamentul de organizare si functionare

organigrama

descrierea de functie

fisa postului