PREZENTAREA ELEMENTELOR UNUI SISTEM DE MANAGEMENT AL MEDIULUI

In prezentul capitol se vor prezenta principalele elemente ale unui sistem de management al mediului, vazute prin prisma unei organizatii, care doreste sa introduca pentru prima oara un sistem de management al mediului ( SMM ) care sa fie dezvoltat si consolidat in cadrul propriului sistem de management general.

Un astfel de SMM este compatibil cu conceptul de ,,dezvoltare durabila“ si poate fi adaptat oricarui cadru organizatoric, social sau cultural.

Orice manager care se hotaraste sa introduca sau sa dezvolte un SMM trebuie sa respecte un numar minim de principii fara a se limita insa numai la acestea. Cele mai importante sunt:

considerarea managementului de mediu drept una din prioritatile majore ale organizatiei;

stabilirea si mentinerea comunicarii cu partile interesate, interne sau externe;

determinarea cerintelor legale si a aspectelor de mediu asociate activitatilor, produselor sau serviciilor organizatiei;

stabilirea angajamentului conducerii si a personalului privind protectia mediului pe toata durata ciclului de viata al produsului sau procesului;

stabilirea unui proces care sa permita atingerea nivelului de performanta fixat;

asigurarea de resurse suficiente si corespunzatoare, inclusiv instruirea, pentru a atinge nivelurile de performanta fixate in mod continuu;

evaluarea performantei de mediu comparativ cu politica de mediu a organizatiei si imbunatatirea acestora daca este necesar;

stabilirea unui proces de management care sa permita auditarea si analiza SMM pentru identificarea oportunitatilor de imbunatatire a sistemului si a performantei de mediu rezultate;

incurajarea contractantilor si a furnizorilor in vederea stabilirii unui SMM.

Prezentul sistem de management care face obiectul standardelor ISO 14000 poate fi aplicat oricarei organizatii, indiferent de marime, dar el poate fi perfect aplicat si in cadrul intreprinderilor mici si mijlocii (IMM) a caror importanta in cadrul mediilor de afaceri si in mod deosebit pentru tara noastra este unanim recunoscuta.

1. Avantajele unui sistem de management al mediului.

Printre consecintele si beneficiile aplicarii unui SMM eficient putem enumera:

asigurarea consumatorilor privind angajamentul pentru introducerea unui management de mediu care se poate demonstra;

mentinerea unor bune relatii cu publicul si autoritatile locale;

satisfacerea criteriilor investitorilor si imbunatatirea accesului la capital;

obtinerea asigurarilor la un pret rezonabil;

imbunatatirea imaginii si cresterea actiunilor pe piata;

respectarea criteriilor de certificare ale vanzatorului;

imbunatatirea controlului asupra cheltuielilor;

limitarea incidentelor care implica responsabilitati;

demonstrarea unei preocupari rezonabile privind mediul;

conservarea materiilor prime si a energiei;

simplificarea demersurilor de obtinere a permiselor si autorizatiilor;

incurajarea dezvoltarii si a participarii la definirea solutiilor referitoare la mediu;

imbunatatirea relatiilor dintre industrie si autoritatile publice.

III. 3. Principiile de baza si elementele sistemului de management al mediului.

Elementele si indrumarile prezentate in acest capitol si care fac obiectul standardului ISO 14004, sunt aplicabile oricarei organizatii, indiferent de marime, tip sau nivel de maturitate, care este interesata in dezvoltarea, transpunerea in practica si/sau imbunatatirea unui sistem de management al mediului. Toate aceste imbunatatiri sunt destinate a fi utilizate pe baza de voluntariat ca un instrument de management intern si nu pentru a fi utilizate drept criterii de certificare, acreditare, inregistrare sau demonstrare catre alte parti interesate a faptului ca in cadrul organizatiei in cauza se aplica un SMM. Acestea din urma au facut obiectul capitolului II, respectiv al standardului ISO14001.

Modelul preconizat pentru sistemul de managemant al mediului are la baza o conceptie a unei organizatii care doreste sa subscrie la urmatoarele principii de baza:

Principiul 1 - Angajament si politica.

Principiul 2 - Planificare.

Principiul 3 - Transpunerea in practica (Implementarea)

Principiul 4 - Masurarea si evaluarea.

Principiul 5 - Analiza si imbunatatire.

3.1. Principiul 1- Angajament si politica

Conform acestui prim principiu se recomanda ca organizatia sa-si defineasca politica de mediu si sa-si asume angajamentul pentru introducerea unui SMM propriu.

Se recomanda ca organizatia sa inceapa cu acele masuri ce aduc un beneficiu evident, iar pe masura ce organizatia va castiga experienta si SMM-ul va incepe sa prinda contur, ea va putea introduce proceduri, programe si tehnologii care sa-i permita imbunatatirea performantei de mediu.

Pentru fiecare etapa a dezvoltarii sau imbunatatirii unui SMM este necesara implicarea conducerii la varf a organizatiei.

• Analiza initiala de mediu

Situatia curenta a unei organizatii din punct de vedere al protectiei mediului poate fi stabilita printr-o analiza initiala care poate include:

identificarea cerintelor legale si a diferitelor reglementari;

identificarea aspectelor de mediu ale propriilor activitati, produse sau servicii pentru a le determina pe cele care au sau pot avea un impact semnificativ asupra mediului si care implica responsabilitati;

evaluarea performantei comparativ cu criteriile relevante, interne sau externe, cu reglementarile, codurile de buna practica, principiile si liniile directoare;

practicile si procedurile existente in domeniul managementului de mediu:

identificarea politicilor si a procedurilor existente in activitatile de aprovizionare si de contractare;

reactia in urma investigarii incidentelor precedente legate de neconformitati;

oportunitatile de imbunatatire a competitivitatii;

punctele de vedere ale partilor interesate;

functiile sau activitatile altor sisteme de organizare care pot imbunatati sau impiedica obtinerea performantei de mediu.

In toate cazurile de mai sus se recomanda luarea in considerare a tuturor conditiilor de exploatare, inclusiv a incidentelor si a situatiilor de urgenta ce pot apare. Se recomanda ca procesul si rezultatele analizei initiale de mediu sa fie consemnate in documente corespunzatoare, sa se faca in conditiile unei bune documentari si sa conduca la identificarea oportunitatilor de dezvoltare a unui SMM. Mai jos se prezinta cateva recomandari si sfaturi practice legate de analiza initiala de mediu.

O prima etapa importanta este de a stabili lista domeniilor ce trebuie analizate. Aceasta poate include activitati, operatii specifice sau un anumit loc al organizatiei.

Cateva tehnici curente pentru efectuarea unei analize includ:

chestionare;

interviuri;

liste de verificari;

masurari si examinari directe;

analiza inregistrarilor;

rapoarte.

Organizatiile, inclusiv intreprinderile mici si mijlocii (IMM) pot consulta un numar de surse exterioare cum sunt:

agentii guvernamentale in legatura cu legile si permisele;

biblioteci sau baze de date locale sau regionale;

alte organizatii pentru schimb de informatii;

asociatii industriale;

principalele organizatii de protectie a consumatorilor;

fabricanti ai echipamentelor utilizate;

relatii de afaceri (de exemplu cu cei care transporta si elimina deseurile);

asistenta profesionala.

• Politica de mediu

Responsabilitatea pentru stabilirea politicii de mediu ii revine in mod normal conducerii la cel mai inalt nivel a organizatiei. Conducerea organizatiei este raspunzatoare de aplicarea politicii si de punerea la dispozitie a datelor care vor permite formularea sau modificarea acesteia.

Se recomanda ca politica de mediu sa tina seama de urmatoarele puncte:

misiunea organizatiei, viziunea, valorile si convingerile sale esentiale;

cerintele partilor interesate si comunicarea cu acestea;

imbunatatirea continua;

prevenirea poluarii;

principiile fundamentale;

coordonarea cu alte politici organizationale (de exemplu in domeniul calitatii, sanatatii si securitatii muncii);

conditiile locale sau regionale specifice; si

conformitatea cu regulamente, legi si alte criterii relevante referitoare la mediu la care organizatia a subscris.

Totodata la definirea unei politici de mediu trebuie luate in considerare cateva probleme cum ar fi:

1.     Organizatia are o politica de mediu corespunzatoare activitatilor, produselor si serviciilor sale?

2.     Aceasta politica reflecta valorile si principiile fundamentale ale organizatiei?

3.     Aceasta politica a fost aprobata de conducerea la cel mai inalt nivel si a fost numita o persoana investita cu autoritatea necesara pentru supravegherea si aplicarea acestei politici?

4.     Aceasta politica conduce la fixarea de obiective si tinte in domeniul mediului?

5.     Implica ea supravegherea tehnologiilor si a practicilor de management ale organizatiei?

6.     Care sunt angajamentele incluse in politica de mediu, de exemplu, cele care sustin principiul imbunatatirii continue, prevenirea poluarii, monitorizarea organizatiei, indeplinirea sau depasirea cerintelor legale, luarea in considerare a asteptarilor partilor interesate?

Iata cateva exemple de angajamente ce pot fi incluse in politica de mediu pe langa reglementarile specifice din domeniul mediului:

diminuarea oricarui impact negativ semnificativ asupra mediului a noilor activitati prin utilizarea procedurilor integrate de management al mediului si al planificarii;

punerea la punct a procedurilor de evaluare a performantei de mediu si a indicatorilor asociati;

concretizarea conceptului privind ciclul de viata;

crearea produselor astfel incat sa se diminueze impactul lor asupra mediului in productie, utilizare si eliminare;

prevenirea poluarii, reducerea deseurilor si a consumului de resurse (materiale, combustibili si energie) si angajarea, atunci cand este posibil, mai curand in recuperare si reciclare decat in eliminare;

educare si instruire;

impartasirea experientei castigate in domeniul mediului;

implicarea partilor interesate si stabilirea unei bune comunicari cu acestea;

munca pentru o dezvoltare durabila;

incurajarea furnizorilor si contractantilor in adoptarea unui SMM.

3.2 Principiul 2 - Planificarea

Conform acestui principiu se recomanda ca o organizatie sa stabileasca un plan care sa permita satisfacerea politicii sale de mediu. Elementele unui sistem de management de mediu legate de planificare includ:

identificarea aspectelor de mediu si evaluarea impacturilor asociate;

cerintele legale;

politica de mediu;

criteriile interne de performanta;

obiectivele si tintele de mediu;

planurile de mediu si programul de management.

• Identificarea aspectelor de mediu si evaluarea impactului asupra mediului

Identificarea aspectelor de mediu presupune un proces continuu care determina impactul trecut, prezent si viitor asupra mediului ( benefic sau nociv) al activitatilor unei organizatii. Acest proces include si identificarea conditiilor impuse de regulamente, legislatie si afacerile care influenteaza organizatia. De asemenea, el poate include identificarea impactului asupra sanatatii si securitatii persoanelor, precum si evaluarea riscurilor pentru mediu.

Iata cateva probleme de luat in consideratie la identificarea aspectelor de mediu si la evaluarea impacturilor asupra mediului:

1.     Care sunt aspectele de mediu ale activitatilor, produselor si serviciilor organizatiei?

2.     Activitatile, produsele sau serviciile organizatiei provoaca impacturi negative importante asupra mediului?

3.     Organizatia are o procedura pentru evaluarea impacturilor proiectelor noi asupra mediului?

4.     Amplasarea organizatiei necesita luarea in considerare in mod deosebit a aspectelor de mediu, de exemplu zonele de mediu sensibile?

5.     Cum influenteaza modificarile deliberate sau dezvoltarea activitatii, produselor si serviciilor aspectele de mediu si impacturile asociate?

6.     Cat sunt de importante sau severe impacturile potentiale asupra mediului datorate unei disfunctii a procesului?

7.     De cate ori trebuie sa se produca o anume situatie pentru a avea un impact asupra mediului?

8.     Care sunt aspectele de mediu semnificative tinand cont de impacturi, probabilitate, gravitate si frecventa?

9.     Impacturile importante asupra mediului sunt locale, regionale sau globale?

Legat de identificarea aspectelor de mediu si evaluarea impactului asupra mediului se impun cateva recomandari si sfaturi practice. Astfel, va trebui sa avem in vedere faptul ca:

Relatia dintre aspectele de mediu si impacturile asupra mediului este o relatie cauza-efect.

Un aspect de mediu se refera la un element al activitatii, produsului sau serviciului unei organizatii care ar putea avea un impact benefic sau nociv asupra mediului. De exmplu, ar putea implica o deversare, o emisie, un consum sau o reutilizare a unui material, sau o poluare sonora.

Un impact se refera la modificarea care se produce asupra mediului ca rezultat al unui anumit aspect.

Exemple de impacturi sunt: poluarea sau contaminarea apei, sau epuizarea unei resurse naturale.

Identificarea aspectelor de mediu si evaluarea impacturilor asupra mediului asociate acestor aspecte este un proces care poate fi tratat in patru etape.

Etapa 1 -- Alegerea unei activitati, produs sau serviciu

Se recomanda ca alegerea activitatii, produsului sau serviciului sa fie facuta in mare masura pentru a acoperi un domeniu important a carui impact sa fie semnificativ si intr-o masura mai mica, pentru a fi mai bine cunoscut.

Etapa 2 -- Identificarea aspectelor de mediu ale activitatii, produsului sau serviciului

Identificarea unui mare numar de aspecte de mediu care pot fi asociate activitatii, produsului sau serviciului ales.

Etapa 3 -- Identificarea impactului asupra mediului

Identificarea unui numar cat mai mare de aspecte al caror impact asupra mediului este real sau potential, benefic sau nociv.

Exemple pentru cele trei etape sunt prezentate in continuare:

Etapa 4 -- Evaluarea importantei impactului

Importanta impactului asupra mediului poate varia de la o organizatie la alta. Cuantificarea poate ajuta evaluarea importantei acestuia.

Evaluarea importantei impactului poate fi facilitata daca se vor lua in considerare:

Efectele asupra mediului:

marimea impactului;

severitatea impactului;

probabilitatea de aparitie;

durata impactului.

Efectele economice:

existenta eventuala a prevederilor legale si a reglementarilor si costurile aferente aplicarii lor;

dificultatea modificarii impactului;

costul modificarii impactului;

efectul modificarii asupra altor activitati si procedee;

preocupari ale partilor interesate;

efectul asupra imaginii publice a organizatiei.

Prevederi legale si alte cerinte

Se recomanda ca organizatia sa stabileasca, sa aplice si mentina proceduri pentru identificarea, accesul si cunoasterea cerintelor legale si a altor cerinte la care aceasta a subscris si care se refera in mod direct la aspectele de mediu ale activitatilor, produselor sau serviciilor sale.

Cateva probleme de luat in consideratie privind prevederile legale si alte cerinte:

1.     Cum identifica organizatia si cum poate avea acces la prevederile legale si alte cerinte relevante?

2.     Cum urmareste organizatia prevederile legale si alte cerinte?

3.     Cum urmareste organizatia modificarile prevederior legale si a altor cerinte?

4.     Cum comunica organizatia personalului informatiile relevante asupra prevederilor legale si a altor cerinte?

Sfaturi practice -- Prevederi legale si alte cerinte

Pentru a mentine conformitatea cu reglementarile din domeniu, se recomanda ca organizatia sa identifice si sa inteleaga dispozitiile legale care sunt aplicabile activitatilor, produselor sau serviciilor sale. Aceste reglementari se pot prezenta sub mai multe forme:

reglementari specifice activitatii ( de exemplu, permise de exploatare a locului);

reglementari specifice produselor sau serviciilor organizatiei;

reglementari specifice industriei din care face parte organizatia;

legi privind mediul in general; si

autorizatii, licente si permise.

Pentru identificarea reglementarilor din domeniul mediului si a modificarilor aduse acestora pot fi consultate mai multe surse:

toate nivelurile guvernamentale;

asociatiile sau grupurile industriale;

bazele de date comerciale; si

serviciile profesionale.

Pentru a facilita urmarirea dispozitiilor legale, organizatia poate stabili si actualiza o lista cu toate legile si reglementarile referitoare la activitatile, produsele sau serviciile sale.

• Criterii interne de performanta

Atunci cand standardele externe nu raspund necesitatilor organizatiei sau atunci cand ele nu exista se recomanda sa se stabileasca si sa se aplice prioritati si criterii interne de performanta. Atat criteriile interne de performanta, cat si standardele externe ajuta organizatia sa-si defineasca propriile obiective si tinte de mediu. Iata cateva exemple de domenii in care o organizatie poate defini criterii interne de performanta:

sisteme de management;

responsabilitatile angajatilor;

achizitionarea, gestiunea bunurilor si cedarea activelor;

furnizori;

contractanti;

gestionarea produselor;

comunicari privind mediul;

relatii impuse de reglementari;

pregatire pentru situatii de urgenta si capacitate de raspuns la incidente de mediu;

constientizare si instruire in probleme de mediu;

masurari si imbunatatiri de mediu;

diminuarea riscului legat de procesele specifice organizatiei;

prevenirea poluarii si conservarea resurselor;

proiecte esentiale;

schimbarea procedeelor;

gestionarea substantelor periculoase;

gestionarea deseurilor;

gestionarea apei ( de exemplu, ape uzate, de ploaie sau subterane);

gestionarea calitatii aerului;

gestionarea energiei; si

transporturi.

• Obiective si tinte de mediu

Pentru realizarea politicii de mediu a unei organizatii, se recomanda sa se stabileasca o serie de obiective. Aceste obiective reprezinta telurile generale si nivelul de performanta privind mediul pe care organizatia si le-a propus in cadrul politicii sale de mediu. La stabilirea acestor obiective, se recomanda ca organizatia sa ia in considerare atat constatarile obtinute in analiza initiala de mediu, cat si aspectele identificate si impactul asupra mediului asociat acestor aspecte.

Tintele de mediu pot fi detaliate si fixate pentru atingerea acestor obiective, impreuna cu cadrul de timp preconizat. Se recomanda ca aceste tinte sa fie precizate, cuantificabile si masurabile.

Dupa ce se fixeaza tintele si obiectivele, se recomanda ca organizatia sa stabileasca indicatori masurabili ai performantei de mediu. Acesti indicatori pot fi utilizati ca baza pentru un sistem de evaluare a performantei de mediu si pot furniza o informatie privind sistemele operationale si de management de mediu.

Obiectivele si tintele de mediu pot fi aplicate in general in toate sectoarele unei organizatii, sau pot fi limitate la anumite locuri sau activitati specifice. Se recomanda ca obiectivele si tintele sa fie definite de niveluri corespunzatoare.ale conducerii. Obiectivele si tintele trebuie analizate si revizuite periodic avandu-se in vedere consideratiile facute de diferite parti interesate.

La stabilirea obiectivelor si tintelor de mediu vor trebui luate in consideratie cateva probleme cum ar fi:

1.   Cum reflecta obiectivele si tintele de mediu atat politica de mediu cat si impacturile importante asupra mediului asociate activitatilor, produselor sau serviciilor organizatiei?

2    Cum participa personalul responsabil cu realizarea obiectivelor si tintelor de mediu, la dezvoltarea lor?

3    Sunt luate in considerare punctele de vedere ale partilor interesate?

4    Ce indicatori masurabili specifici au fost stabiliti pentru obiective si tinte?

5    Obiectivele si tintele au fost analizate si revizuite cu regularitate pentru a reflecta imbunatatirile dorite in domeniul performantei de mediu?

Odata clarificate problemele formulate mai sus vor trebui avute in vedere cateva recomandari privind stabilirea obiectivelor si tintelor de mediu.

Astfel, obiectivele pot include angajamentul de:

reducere a cantitatilor de deseuri produse si prevenirea epuizarii resurselor;

reducere sau eliminare a deseurilor poluante din mediu;

concepere a produselor astfel incat sa se reduca la minimum impactul lor asupra mediului in procesul de productie, utilizare si eliminare;

controlul impactului asupra mediului produs de sursele de materii prime;

limitare a oricarui impact negativ important asupra mediului al activitatilor noi;

a promova actiuni de constientizare a angajatilor si a colectivitatii cu privire la problemele de mediu.

Progresele obtinute in atingerea unui obiectiv pot fi masurate in general, utilizand indicatori ai performantei de mediu cum sunt :

cantitatea de materii prime sau de energie utilizata ;

cantitatea de emisii, cum este CO₂ ;

cantitatea de deseuri produse, raportata la cantitatea de produs finit;

eficienta utilizarii materialelor si energiei;

numarul incidentelor de mediu (de exemplu,abateri de la limite);

numarul accidentelor de mediu ( de exemplu, degajari neintentionate);

procent de deseuri reciclate;

procent de materiale reciclate, utilizate la ambalaje;

numar de kilometri efectuati de vehicule, pe unitatea de productie;

cantitati ale unor poluanti specifici, de exemplu, NO_x, SO₂, CO, HC, Pb, CFCs;

investitia in protectia mediului;

numarul de reclamatii;

suprafata de teren trasformata in habitat natural.

Un exemplu integrat:

Obiectiv: reducerea consumului de energie necesara in fabricatie.

Tinta: scaderea cu zece procente a consumului de energie fata de anul precedent.

Indicator: cantitatea de combustibil si de electricitate utilizata pe unitatea de productie.

Programe de management de mediu

In cadrul actiunii de planificare, se recomanda ca organizatia sa elaboreze un program de management de mediu care sa cuprinda toate obiectivele sale de mediu.

Programele de management de mediu, trebuie sa stabileasca grafice, resurse si responsabilitati pentru atingerea obiectivelor si tintelor de mediu ale organizatiei.

In cadrul furnizat de planificarea managementului de mediu, un program de management de mediu identifica actiunile specifice, in ordinea prioritatii lor in organizatie. Aceste actiuni se refera la procedee specifice, proiecte, produse, servicii, locuri sau instalatii specifice.

Programele de management de mediu ajuta organizatia sa-si imbunatateasca performanta de mediu. Ele ar trebui sa fie dinamice si analizate cu regularitate pentru a reflecta schimbarile in obiectivele si tintele organizatiei.

Cateva probleme avute in vedere la stabilirea programelor de management de mediu:

1.       Care este procesul prin care organizatia realizeaza programele de management de mediu?

2.       Procesul de planificare a managementului de mediu implica toate partile responsabile?

3.       Exista un procedeu pentru analizarea periodica a programului?

4.       Cum trateaza acest program problemele legate de resurse, responsabilitati, indeplinirea la timp si prioritati?

5.       Cum raspund programele de management de mediu la politica de mediu si la activitatile de planificare generala?

6.       Sunt urmarite si revizuite programele de management de mediu?

Un exemplu privind cuprinsul si procesul de dezvoltare a unui program de management de mediu se prezinta in continuare:

3.3 Principiul 3. - Transpunerea in practica (implementarea)

Pentru transpunerea efectiva in practica a sistemului de management de mediu se recomanda ca organizatia sa-si dezvolte capacitatile si mecanismele de sustinere necesare indeplinirii politicii de mediu, a obiectivelor si a tintelor sale

• Generalitati

Pentru multe organizatii, transpunerea in practica a managementului de mediu se poate aborda in etape si ar trebui sa se bazeze pe nivelul de cunoastere si constientizare de catre personalul acestora a cerintelor, aspectelor, asteptarilor si beneficiilor in privinta mediului si pe disponibilitatea resurselor.

Asigurarea mijloacelor

- Resurse umane, materiale si financiare

In alocarea resurselor, organizatiile pot dezvolta proceduri pentru urmarirea beneficiilor si a costurilor activitatilor de mediu. Pot fi incluse si aspecte cum sunt cele legate de costul controlului poluarii, de deseuri si de eliminare a acestora.

Este bine de avut in vedere cateva probleme privind resursele umane, materiale si financiare:

1.       Cum identifica si aloca organizatia resursele umane, materiale si financiare necesare pentru atingerea obiectivelor si scopurilor sale de mediu, inclusiv cele pentru noile proiecte ?

2.       Cum urmareste organizatia costurile si beneficiile activitatilor de mediu ?

Un caz aparte il constituie intreprinderile mici si mijlocii. Structura de organizare si resursele de care dispun intreprinderile mici si mijlocii pot impune anumite limite la transpunerea in practica a SMM. Pentru a face fata acestor constrangeri intreprinderile mici si mijlocii ar trebui pe cat posibil sa dezvolte o strategie de cooperare cu :

organizatiile reprezentand clienti mari, in scopul transferului de tehnologii si know-how;

alte intreprinderi mici si mijlocii din lantul de aprovizionare sau din bazele locale pentru definirea si rezolvarea problemelor comune, participarea la transferul know-how, facilitarea progresului tehnic, utilizarea in comun a unor facilitati si servicii, stabilirea unei modalitati de a studia SMM, angajarea unor activitati de consultanta in comun;

organizatii de standardizare, asociatii ale intreprinderilor mici si mijlocii, camere de comert, pentru programele de instruire;

universitati si alte centre de cercetare pentru sprijinirea productiei si inovatiilor.

- Integrarea si armonizarea smm in sistemul de management existent

Pentru un management eficient al problemelor de mediu, se recomanda ca elementele SMM sa fie concepute si realizate astfel incat acestea sa fie integrate si armonizate in mod efectiv in elementele sistemului de management existent.

Elementele sistemului de management general care pot sa faca obiectul armonizarii si integrarii SMM sunt:

politicile de organizare;

alocarea resurselor;

controlul operational si documentarea;

sistemele de sustinere si de informare;

formarea si dezvoltarea;

organizarea si structura responsabilitatilor;

sistemele de apreciere si recompensa;

sistemele de masurare si monitorizare;

comunicarea si raportarea.

Cateva probleme care trebuie luate in considerare in procesul de integrare si armonizare sunt:

1.      Cum a fost integrat sistemul de management al mediului in procesul de management general al intreprinderii?

2.      Care este procesul pentru echilibrarea si rezolvarea conflictelor intre mediu si alte obiective de afaceri si prioritati?

- Raspunderi si responsabilitati

Se recomanda ca responsabilitatea pentru realizarea si eficienta SMM sa fie atribuita unei (unor) persoane sau functie(i) cu suficienta autoritate, competenta si resurse.

Conducerea operationala trebuie sa defineasca responsabilitatile in mod clar si sa-si asume la randul ei responsabilitatea si raspunderea pentru implementarea efectiva a SMM si obtinerea performantei de mediu dorite. Angajatii de la toate nivelurile sunt raspunzatori pentru indeplinirea responsabilitatilor lor in obtinerea performantei de mediu si sustinerea sistemului de management general de mediu.

Iata cateva probleme care trebuie luate in considerare la atribuirea raspunderilor si responsabilitatilor:

1.         Care sunt responsabilitatile si raspunderile personalului care gestioneaza, realizeaza si verifica activitatile ce afecteaza mediul si daca acestea sunt definite si au o baza de documentare ?

2.         Care este relatia dintre responsabilitatea in domeniul mediului si performanta individuala si daca aceasta este analizata periodic ?

3.         Cum se realizeaza responsabilitatea si raspunderea personalului? In acest sens:

se obtine o formare, resurse si personal suficient pentru implementare ?

se initiaza actiuni pentru asigurarea conformitatii cu politica de mediu?

se anticipeaza, identifica si inregistreaza toate problemele de mediu?

se initiaza, recomanda sau ofera solutii pentru aceste probleme?

se verifica implementarea unor asemenea solutii ?

se controleaza activitatile viitoare pana cand orice deficienta sau conditie nesatisfacatoare a fost corectata?

se obtine o instruire corespunzatoare pentru a actiona in situatii de urgenta?

sunt cunoscute consecintele unei neconformitati?

sunt cunoscute raspunderile ce decurg in acest caz?

se incurajeaza actiunile si initiativele voluntare?

Ceea ce urmeaza este un posibil exemplu de diferite responsabilitati de mediu.

- Constientizare si motivatie privind mediul

Conducerea la cel mai inalt nivel are un rol cheie in realizarea constientizarii si motivatiei angajatilor, prin explicarea valorilor de mediu si transmiterea, comunicarea catre intregul personal a angajamentului propriu asumat prin politica de mediu. Acesta devine angajamentul fiecarei persoane, care, in contextul participarii la valorile de mediu, transforma un sistem de management de mediu existent pe hartie intr-un proces real.

Motivatia pentru imbunatatirea continua a SMM poate fi sporita atunci cand angajatilor li se recunoaste meritul in realizarea obiectivelor si atingerea tintelor si sunt incurajati sa exprime sugestii care pot conduce la imbunatatirea performantei de mediu.

Pentru a evalua eficienta unor astfel de actiuni ar trebui sa raspundem la urmatoarele intrebari cum ar fi:

1.      Cum a stabilit, sustinut si transmis conducerea la varf,catre salariati, angajamentul organizatiei privind politica de mediu?

2.      In ce masura angajatii inteleg, accepta valorile si importanta ocrotirii mediului si participa la solutionarea problemelor de mediu ale organizatiei?

3.      In ce masura valorile de mediu acceptate servesc la motivarea actiunilor responsabile privind ocrotirea mediul?

4.      Cum recunoaste si apreciaza realizarile angajatilor sai in domeniul mediului?

- Cunostinte, competente si instruire

Cunostintele si competentele necesare realizarii obiectivelor de mediu ar trebui identificate si evidentiate. Acestea ar trebui luate in considerare la alegerea, recrutarea, instruirea, dezvoltarea competentelor si formarea continua a personalului.

Instruirea corespunzatoare, adecvata realizarii politicilor, obiectivelor si tintelor de mediu, ar trebui asigurata pentru intregul personal din organizatie.

Un program de instruire tipic cuprinde urmatoarele elemente:

identificarea necesitatilor de instruire a angajatilor;

elaborarea unui plan de instruire care raspunde necesitatilor concrete;

verificarea conformitatii programului de instruire cu cerintele organizationale sau reglementare;

instruirea grupurilor de angajati propusi;

asigurarea documentatiei necesare;

evaluarea modului in care s-au insusit cunostintele in cadrul activitatii de instruire. In acest caz trebuie raspuns la urmatoarele intrebari privind cunostintele, competenta si eficienta activitatii de instruire:

1.     Cum identifica organizatia necesitatile de instruire ?

2.     Cum sunt analizate necesitatile de instruire pentru functii specifice ?

3.     Instruirea este dezvoltata, analizata si modificata daca este necesar ?

4.     Cum este asigurata documentatia necesara si urmarita instruirea ?

Iata cateva exemple ale tipurilor de instruiri pe probleme de mediu care pot fi asigurate de organizatie:

• Actiuni de sprijinire in vederea punerii in practica a unui SMM

- Comunicare si raportare

Comunicaea presupune stabilirea proceselor de raportare interna si atunci cand se doreste , externa, privind activitatile organizatiei legate de mediu pentru:

a demonstra angajamentul conducerii in rezolvarea problemelor de mediu;

a trata problemele referitoare la aspectele de mediu ale activitatilor, produselor si serviciilor organizatiei;

a constientiza importanta politicii, obiectivelor, tintelor si programelor de mediu ale organizatiei;

a informa partile interesate interne sau din exterior cu privire la sistemul de management de mediu al organizatiei si la performanta sa de mediu, atunci cand este cazul.

Rezultatele monitorizarii SMM, auditurilor si analizelor efectuate de conducere trebuie aduse la cunostinta celor care sunt responsabili pentru atingerea unei anumite performante privind protectia mediului.

Cateva probleme de luat in consideratie privind comunicarea si raportarea:

1.     Care este mecanismul de receptare si de raspuns la preocuparile angajatilor ?

2.     Care este mecanismul de receptare si de raspuns la preocuparile altor parti interesate ?

3.     Care este mecanismul de comunicare a politicii si a performantei de mediu al organizatiei ?

4.     Cum sunt comunicate rezultatele auditurilor si analizelor SMM tuturor persoanelor interesate din organizatie ?

5.     Care este mecanismul prin care se face accesibil publicului politica de mediu ?

6.     Comunicarea interna este adecvata sustinerii imbunatatirii continue a problemelor de mediu ?

Pentru o mai buna intelegere si aplicare se prezinta cateva exemple si sfaturi practice:

a) Elemente care pot fi incluse in rapoarte:

profilul organizatiei;

politica, obiectivele si tintele de mediu;

procesul de management de mediu (incluzand implicarea partilor interesate si cunoasterea personalului );

evaluarea performantei de mediu (incluzand emisiile, conservarea resurselor, conformitatea, serviciile care insotesc produsele si riscurile);

oportunitati de imbunatatire;

informatii suplimentare, cum sunt glosarele;

prezentarea continutului.

b) Este important de retinut, atat pentru comunicare si raportare interna, cat si externa, urmatoarele:

sa se incurajeze comunicarea reciproca;

informatia sa fie inteleasa si explicata in mod corespunzator;

informatia sa fie verificabila;

organizatia sa prezinte o imagine exacta a performantei sale;

informatia sa fie prezentata intr-o forma coerenta (de exemplu, unitati similare de masura care sa permita compararea diferitelor marimi in timp).

c) O organizatie poate comunica informatia legata de mediu in diferite moduri:

in exterior, printr-un raport anual, prezentari reglementate,rapoarte publice de stat, publicatii ale asociatiilor din industrie, mas-media, publicitate;

organizarea de zile deschise, publicarea numerelor de telefon unde pot fi adresate reclamatiile si problemele;

in interior, prin buletine informative, publicatii interne, reuniuni si mesaje trimise prin posta electronica.

- Activitatea de documentare si evidenta documentelor

Se recomanda ca procesele si procedurile operationale sa fie definite si sa dispuna de documentatia corespunzatoare si atunci cand este necesar actualizata. Organizatia ar trebui sa identifice si defineasca in mod clar diferitele tipuri de documente care stabilesc si specifica procedurile operationale si de control eficiente.

Existenta bazei de documente pentru SMM ajuta la constientizarea angajatilor asupra a ceea ce este necesar de facut pentru realizarea obiectivelor de mediu ale organizatiei si permite evaluarea sistemului si a performantei de mediu.

Natura documentatiei poate varia in functie de marimea si complexitatea organizatiei. In cazul in care elementele SMM sunt integrate intr-un sistem de management general al organizatiei, documentatia referitoare la mediu ar trebui integrata in documentatia existenta. Pentru facilitarea utilizarii acesteia, organizatia poate lua in considerare realizarea si mentinerea unui sumar al documentatiei existente utilizabile pentru:

a confrunta politica, obiectivele si tintele de mediu;

a descrie mijloacele de realizare a obiectivelor si tintelor de mediu;

a evidentia rolurile cheie, responsabilitatile si procedurile;

a indica accesul la documentatia conexa si a descrie si alte elemente ale sistemului de management de mediu al organizatiei, acolo unde este cazul;

a demonstra ca elementele sistemului de management de mediu care sunt adecvate organizatiei sunt implementate.

Un astfel de document rezumativ poate servi ca referinta la transpunerea in practica si mentinerea sistemului de management de mediu al organizatiei.

Urmatoarele aspecte trebuie avute in vedere:

1.     Cum sunt identificate, documentate, comunicate si analizate procedurile de management de mediu ?

2.     Organizatia are un procedeu pentru dezvoltarea si mentinerea documentatiei SMM ?

3.     Cum este integrata documentatia SMM in documentatia existenta, acolo unde este cazul ?

4.     Cum au acces angajatii la baza de documente a SMM ,necesara desfasurarii activitatilor lor profesionale Toata documentatia ar trebui sa fie datata (inclusiv datele revizuirilor), usor de identificat, organizata si pastrata o peroada de timp specificata. Se recomanda ca organizatia sa se asigure ca :

documentele pot fi identificate dupa numele organizatiei, departamentului, functiei, activitatii si/sau persoanei de contactat;

documentele sunt analizate periodic, revizuite daca este necesar si aprobate de persoane autorizate inainte de aparitia lor;

versiunile curente ale documentelor importante sunt disponibile in toate locurile unde se efectueaza operatii esentiale pentru functionarea eficienta a sistemului;

documentele necorespunzatoare sunt retrase rapid din toate punctele de difuzare si punctele de utilizare.

- Controlul activitatilor si operatiilor desfasurate in cadrul smm

Transpunerea in practica a SMM presupune stabilirea si mentinerea unor proceduri de control pentru a te asigura ca politica, obiectivele si tintele de mediu sunt indeplinite. Atunci cand se elaboreaza sau se modifica aceste proceduri de control, se recomanda ca organizatia sa ia in considerare acele operatiuni si activitati care au un impact semnificativ asupra mediului. Astfel de operatiuni si activitati pot include:

proiectarea si ingineria activitatilor de cercetare si dezvoltare;

aprovizionarea;

contractarea;

manipularea si depozitarea materiilor prime;

procese de productie si de intretinere;

laboratoare;

depozitarea produselor;

transport;

marketing, publicitate;

service-ul pentru clienti;

achizitia, construirea sau modificarea cladirilor sau instalatiilor.

Aceste activiti pot fi impartite in trei categorii:

activitati pentru prevenirea poluarii si conservarea resurselor naturale in cadrul noilor proiecte importante, a schimbarilor unor procese si gestionarii resurselor, a proprietatii (achizitii, cesionari si gestiunea proprietatii) sau a unor produse si ambalaje;

activitati curente de management destinate sa asigure conformitatea cu cerintele interne si externe ale organizatiei si sa garanteze eficacitatea si eficienta lor;

activitati strategice de management care sa anticipeze si sa raspunda la schimbarile cerintelor de mediu.  

- Pregatirea pentru situatii de urgenta si a capacitatii de raspuns

Se recomanda ca un element important al activitatii de implementare a SMM, elaborarea unor planuri si proceduri pentru situatii de urgenta care sa asigure capacitatea de raspuns corespunzatoare in cazul aparitiei unor incidente neprevazute sau accidentale.

In acest sens organizatia trebuie sa elaboreze si sa mentina proceduri care sa trateze incidentele de mediu si situatiile de urgenta posibile. Procedurile operationale si controlul ar trebui sa tina seama, acolo unde este cazul de:

emisiile accidentale in atmosfera;

deversarile accidentale in apa sau pe sol;

efectele specifice determinate de evacuarile accidentale asupra mediului si ecosistemului.

Se recomanda ca procedurile sa ia in considerare incidentele ivite sau posibile ca urmare a:

conditiilor anormale de functionare;

accidentelor sau situatiilor de urgenta potentiale.

Astfel de planuri de urgenta includ:

modul de organizare in caz de urgenta si stabilirea responsabilitatilor;

lista a personalului de baza;

detalii privind serviciile de urgenta(de exemplu: pompieri, salubritate);

planuri de comunicare interna si externa;

actiuni intreprinse in diferite situatii de urgenta;

informatii privind materialele si substantele periculoase, incluzand impactul potential al fiecareia asupra mediului si masurile care se iau in cazul emisiei accidentale;

planuri de instruire si verificare a eficientei acestora.

3.3 Principiul 4 - Masurare si evaluare

Conform acestui principiu, se recomanda ca o organizatie sa masoare, sa monitorizeze si sa evalueze performanta pe care o realizeaza din punct de vedere al ocrotirii mediului. Masurarea, monitorizarea si evaluarea sunt activitati cheie a unui SMM, care asigura ca organizatia functioneaza in conformitate cu programul de management de mediu stabilit.

• Masurare si monitorizare

Se recomanda sa existe un sistem de masurare si monitorizare a performantei reale fata de obiectivele si tintele de mediu ale organizatiei in domeniile sistemului de management si a proceselor operationale. Acesta include evaluarea conformitatii cu legislatia si reglementarile de mediu existente. Rezultatele trebuie analizate si utilizate pentru determinarea domeniilor in care s-a inregistrat un succes si identificarea activitatilor care necesita actiuni corective si imbunatatiri.

Identificarea indicatorilor corespunzatori si semnificativi pentru performanta de mediu a organizatiei ar trebui sa fie un proces permanent. Se recomanda ca astfel de indicatori sa fie obiectivi, verificabili si reproductibili. Indicatorii ar trebui sa fie relevanti pentru activitatile organizatiei, coerenti cu politica sa de mediu, practici, eficienti din punct de vedere al costului si fezabili tehnologic.

In vederea realizarii unor masuratori si monitorizari corespunzatoare trebuie sa avem in vedere urmatoarele aspecte:

1.      Cum este monitorizata curent performanta de mediu ?

2.       Cum au fost stabiliti indicatorii specifici ai performantei de mediu in functie de obiectivele si tintele de mediu ale organizatiei si care sunt acestia?

3         Ce procese de control se aplica pentru etalonarea regulata, masurarea esantioanelor si monitorizarea echipamentelor si sistemelor ?

4         Care este procesul de evaluare periodica a conformitatii cu prevederile legale si alte acorduri?

• Actiune preventiva si actiune corectiva

In urma activitatilor de masurare, monitorizare si auditare, precum si a altor analize asupra SMM care au la baza o serie de documente si la randul lor constituie o noua baza de documentatie, trebuie identificate o serie de actiuni cu caracter preventiv si corectiv. Conducerea organizatiei trebuie sa se asigure ca aceste actiuni preventive si corective se pun in aplicare si in acelasi timp este urmarita eficienta lor in mod continuu.

Gestionarea inregistrarilor si a informatiilor referitoare la SMM

Documentele constituie o dovada a functionarii continue a SMM si ar trebui sa cuprinda :

prevederi legale si alte reglementari;

autorizatii;

aspecte de mediu si impactul asociat acestora;

activitati de instruire in domeniul mediului;

activitati de inspectie, etalonare si intretinere;

datele si inregistrarile din activitatea de monitorizare;

detalii referitoare la neconformitati: incidente, reclamatii si actiuni intreprinse;

identificarea produselor: date privind componenta si caracteristicile acestora;

informatii privind furnizorii si contractantii;

auditurile de mediu si analizele efectuate de conducere.

In acest fel poate rezulta o gama complexa de documente si informatii. Gestionarea eficienta a acestor documente este esentiala pentru implementarea cu succes a SMM. Elementele principale ale unei bune gestionari a documentelor si informatiilor de mediu includ mijloacele de identificare, strangere, clasificare, completare, pastrare, intretinere, regasire, retinere si punere la dispozitie a informatiilor si documentelor reprezentative ale SMM.

Iata cateva probleme de luat in consideratie pentru gestionarea informatiilor si inregistrarilor:

1.     Care sunt informatiile legate de mediu de care are nevoie organizatia pentru o gestionare eficienta?

2.     Ce capacitate are organizatia de a identifica si urmari indicatorii cheie ai performantei de mediu precum si alte date necesare realizarii obiectivelor sale ?

3.     Cum asigura sistemul preconizat de gestionare a inregistrarilor (informatiilor) organizatiei accesul angajatilor la informatia de care au nevoie si cand au nevoie ?

• Auditurile SMM

Se recomanda ca auditurile SMM sa fie realizate periodic pentru a determina daca sistemul este conform masurilor planificate si este corect implementat si mentinut.

Auditurile SMM pot fi realizate de membri ai personalului organizatiei si/ sau de participanti externi alesi de organizatie. In toate cazurile, se recomanda ca persoana(persoanele) care efectueaza auditul sa o poate face in mod obiectiv si impartial si sa aiba instruirea corespunzatoare.

Frecventa auditurilor este determinata de natura activitatilor, in functie de aspectele si impactul potential asupra mediului. Se recomanda ca frecventa efectuarii auditurilor sa se stabileasca pe baza rezultatelor auditurilor precedente.

Se recomanda ca raportul auditului sa fie difuzat conform planului de audit.

3.3 Principiul 5 - Analiza si imbunatatirea continua

Se recomanda ca o organizatie sa analizeze si sa imbunatateasca continuu sistemul sau de management de mediu, avand ca obiectiv imbunatatirea performantei sale globale de mediu.

Analiza sistemului de management de mediu

Se recomanda ca la intervale adecvate, conducerea organizatiei sa analizeze SMM pentru a asigura continua lui adaptare si eficienta.

Analiza SMM ar trebui sa fie destul de cuprinzatoare pentru a aborda toate activitatile, produsele si serviciile organizatiei, incluzand impactul acestora asupra performantei financiare si a competitivitatii organizatiei.

Se recomanda ca analiza SMM sa cuprinda :

analiza a obiectivelor, tintelor si performantei de mediu;

constatarile auditurilor SMM;

evaluare a eficientei acestuia;

evaluare a oportunitatii politicii de mediu si a necesitatii schimbarilor din cadrul acesteia avand in vedere si modificarile aparute la nivelul legislatiei specifice;

modificarea asteptarilor si cerintelor partilor interesate;

modificari ale produselor sau activitatilor organizatiei;

descoperiri in stiinta si tehnologie;

invataminte obtinute din incidentele de mediu;

preferintele pietei;

raportarea si comunicarea.

Iata si cateva probleme care ar trebui luate in consideratie privind analiza SMM:

1.        Cum este analizat periodic SMM ?

2.        Cum sunt implicati angajatii in analiza SMM si in actiunile ce urmeaza a fi intreprinse ?

3.        Cum sunt luate in considerare punctele de vedere ale partilor interesate in analiza SMM.

• Imbunatatirea continua

Conceptul de imbunatatire continua face parte integranta din SMM. Acest lucru se obtine printr-o evaluare continua a performantei de mediu a SMM fata de politicile, obiectivele si tintele de mediu pentru a identifica oportunitatile de imbunatatire (a se vedea figura 1).

Se recomanda ca procesul imbunatatirii continue sa cuprinda urmatoarele actiuni:

identificarea zonelor in care sistemul de management de mediu poate fi imbunatatit conducand la imbunatatirea performantei de mediu;

determinarea cauzei sau cauzelor de fond ale neconformitatilor sau deficientelor;

elaborarea si implementarea unor planuri pentru actiuni preventive si corective care sa raspunda acestor cauze;

verificarea eficientei actiunilor preventive si corective;

asigurarea documentatiei necesare pentru orice actiune de imbunatatire a SMM;

realizarea compararii permanente cu obiectivele si tintele de mediu.

In acest sens, urmatoarele elemente ar trebui luate in consideratie:

1.     Care este procesul prin care organizatia identifica actiunile preventive si corective, precum si imbunatatirea continua ?

2.     Cum verifica organizatia daca actiunile preventive si corective precum si imbunatatirile sunt oportune si eficiente ?

Analiza efectuata de conducere trebuie sa abordeze eventualele necesitati de schimbare a politicii de mediu, a obiectivelor si altor elemente ale sistemului de management de mediu, ca urmare a rezultatelor auditurilor sistemului, modificarilor circumstantelor si in cadrul procesului de imbunatatire continua.