Etapele realizarii sistemelor informatice

Realizarea unui SI este o operatie complexa in care de cele mai multe ori sunt implicate mai multe persoane ce folosesc diferite resurse (calculatoare, materiale consumabile, timp), ceea ce in final conduce la costuri de productie ridicate.

Din practica de multi ani, s-au cristalizat cateva metodologii standard, din care o sa vedem o sinteza, model care a fost adoptat si de ICI (Institutul Central de Informatica).

Teoretic procesul de proiectare de desfasoara secvential pe etape, practic au loc reveniri la etape anterioare, in functie de problemele aparute.

ETAPELE :

1. Analiza domeniului de informatizat
2. Proiectarea SI 

Proiectarea de ansamblu

Proiectarea de detaliu

3. Elaborarea programelor
4. Implementarea SI
5. Exploatarea si intretinerea

In urma fiecarei etape se finalizeaza o documentatie care va sta la baza activitatii din etapele urmatoare. Alaturi de documentatia interna, folosita de realizatorii SI pentru comunicarea in interiorul echipei se mai eleboreaza o documentatie care va insoti sistemul dupa darea lui in exploatare, grupata in :

Manual de prezentare

Manual de utilizare/exploatare

Manual tehnic al sistemului

E1.Analiza domeniului de informatizat

Se incepe cu un studiu preliminar, prin care se determina oportunitatea realizarii unui SI si se continua numai daca este eficient economic.

Dupa enuntarea temei de lucru, trebuie sa determinam care sunt problemele de rezolvat, care este aria de activitati pe care trebuie sa le acopere noul sistem, ceea ce se realizeaza in subtape :

S11-Anliza sistemului informational existent

Mijloace de investigare a sistemului informational existent :

Studiul legislatiei

Orice activitate se desfasoara intr-un cadru legislativ materializat prin legi, hotarari de guvern, instructiuni de aplicare, decizii ale Consiliilor locale, hotarari AGA, ordine, decizii . .

Studiul legislatiei conduce la identificarea acelor parti din sistemul informational caresunt supuse prin modificari mai dese prin acte normative (ex. impozit salarii), pentru care se vor prevdea metode de schimbare a valorilor, fara sa fie necesara modificarea aplicatiei.

Tehnica documentarii

Cu ajutorul ei se culeg si se prelucreaza informatiile cu caracter teoretic si practic privind sistemul studiat. Se porneste de la studiul documentelor cu caracter normativ care reglementeaza existenta si functionarea sistemului respectiv :

T    Regulamentul de Organizare si Functionare,

T    Regulamentul de ordine interna,

T    Acte normative,

T    Organigrama firmei, in care se disting :

o       Nivelul conducerii strategice (AGA, CA, Dir. general)

o       Nivelul conducerii tactice (directori: comercial, tehnic, economic, pe functiuni)

o       Nivelul compartimentelor functionale  (servicii si birouri) care asigura conducerea operativa,

o       Nivelul compartimentelor de productie (sectii, ateliere) care realizeaza functia de productie.

Metoda analizei diagnostic ofera informatii asupra sistemului existent si mai ales si mai ales domeniul de probleme care se cer rezolvate dpdv informational si informatic. Diagnosticul consta in evidentierea anomaliilor manifestate in organizarea si functionarea sistemului si stabilirirea remediilor corespunzatoare. Concluziile, coroborate cu rezultatele documentarii, constituie baza cunoasterii sistemului si a posibilitatilor de perfectionare a lui.

Metoda anchetelor se foloseste la culegerea informatiilor cantitative si calitative pe domenii de probleme, folosind urmatoarele tehnici:

T    Tehnica chestionarului presupune utilizarea chestionarelor ca instrument de culegere a informatiilor referitoare la obiectivele analizei, realizarea sa are loc in mai multi pasi:

o       Pregatire – se delimiteaza cu exactitate obiectivele chestionarii.

o       Intocmire – de stabilesc: numarul intrebatilor (15-20) si tipul intrebarilor (inchise, in care se bifeaza raspunsuri prestabilite sau deschise, in care subiectul isi formuleaza raspunsul). Se formuleaza intrebari simple, clare, intr-o succesiune logica si se introduc intrebari de control.

o       Verificare –se culeg datele din chestionare (eventual se perfectioneaza chestionarele).

T    Tehnica interviului urmareste obtinerea rapida de informatii recente, complete, semnificative, obtinute de la locul producerii lor.

Alegerea subiectilor se face dintre persoanele care ocupa pozitii medii in ierarhia structurii organizatorice.

o       Pregatire consta in insusirea de catre analist a terminologiei utilizate in domeniul studiat, formularea intrebarilor, intocmirea planului interviului (semistructurat- directionarea intrebarilor spre un anumit obiectiv sau structurat-se asteapta raspunsuri concise), cunoasterea intervievatilor, alegerea momentului interviului.

o       Desfasurare presupune mentinerea discutiilor in in limitele enuntului problemei, acordarea unor momente de gandire, formularea de intrebari ajutatoare, insistarea asupra aspectelor neclare.

o       Culegerea si prelucrare informatiilor  se realizeaza prin consemnarea imediata a raspunsurilor in raportul de interviu.

Analistul trebuie sa arate ca va tine cont de respusuri in activitatea viitoare, sa aleaga locul interviului in apropierea locului de munca a intervievatului pentru a-i da acestuia posibilitatea de a se folosi de documentatii, iar momentul desfasurarii atunci cand intervievatul are timp.

T    Tehnica observarii directe

Analiza activitatii - asigura cunoasterea nemijlocita a sistemului informational existent si se realizeaza prin sondaje, cronometrari, analiza posturilor. Cu ajutorul lor se releva stari de fapt si posibilitati de ameliorare a functionarii sistemului.

Analiza de protocol - combina caracteristicile interviului cu cele ale analizei activitatii prin observarea si intervievarea executantului in timpul desfasurarii activitatii.

Metoda diagramelor de flux informational

Pentru determinarea caracteristicilor sistemului de conducere se utilizeaza metoda diagramelor de flux a documentelor si a momentelor de completare a lor.

Cu ajutorul unui numar restrans de simboluri se pune in evidenta continutul activitatilor, identificabile pe compartimente de munca, si legaturile dintre acestea.

Consemnarea continutului operatiei, a executantului si a termenului de executie

Document purtator de date

Disc magnetic continand colectii de date

Procedura manuala de tratare a datelor

Procedura automata de tratare a datelor

Test de decizie si control

Sens de circulatie a unui document

Diagrame globale – gruparea operatiilor dupa criterii de omogenitate, identitate, complementaritate si redarea succesiunii lor in sistem.

Diagrame orizontale de flux – se bazeaza pe urmatoarele conventii de reprezentare :

-un document se reprezinta pe aceiasi linie orizontala de la aparitie pana la arhivare,

-operatiile se grupeaza pe compartimente in scopul reflectarii continutului activitatii desfasurate si a legaturilor dintre compartimente. 

Diagrame verticale – un acelasi documentse urmareste pe aceiasi linie verticala.

Metoda evidentei economice – reprezinta un ansamblu sistemic de procedee si tehnici de urmarire, oglindire si control a fenomenelor si proceselor care au loc in domeniul activitatii economice. Orice operatie de flux real al valorilor materiale si banesti trebuie sa se gaseasca consemnata in documentele de evidenta economica (tehnico-operativa, contabila, statistica).

S12- Analiza critica a sistemului informational existent

Sintetizeaza concluziile etapei anterioare, determinarea neajunsurilor si punctelor slabe ale sisemului actual, propune solutii.

Prezentarea generala a unitatii va avea ca surse de date statutul unitatii, monografii, studii de marketing, dari de seama, rapoarte.

Structructura organizatorica se reprezinta prin organigrame de tip ierarhic in care se porneste de la consiliul de administratie si ajunge pana la locurile de munca.

Structutra functionala se pune in evidenta analizand locul pe care il ocupa compartimentul analizat fata de celelate compatimente participante la activitate si releatia cu ele.

Documentele  sunt purtatoare de informatii de baza, ele se trec intr-un formular numit Inventarul documentelor.

Grila informatiilor va contine informatiile esentiale (pe vericala) si mentionarea documentelor pe care apar (pe orizontala).

Circuitele informationale se pun in evidenta prin : scheme globale, scheme bloc, scheme logice, diagrame C, flow-chart(graf operational cu ajutorul caruia se obtin flxuri informationale pas cu pas).

S13 - Elaborarea uneia sau mai multor solutii de principiu pentru automatizarea domeniului respectiv (Directii de perfectionare)

Cerintele sistemului informational vor oferi suportul material pentru a realiza noul sistem informatic.

Restrictii – conditii ce trebuie respectate in proiectarea noului sistem, care pot fi impuse de :

-structura organizatorica,

-legislatie.

Necesitati

-materiale : calculatoare, software de baza, consumabile.

-forta de munca : analisti, programatori, utilizatori finali. 

Limitele – reprezinta granitele pana la care se intinde sistemul (termene, parametri, costuri).

Documentatia etapei de analiza va contine :

-o prezentare generala a domeniului

-o descriere a activitatilor desfasurate

-descrierea sistemului informational

-studiu asupra conditiilor in care urmeaza sa fie implementat

-studiu asupra cadrului juric

-directiile de perfectionare

Proiectarea SI

In aceasta etapa este conceput SI, sunt stabilite elementele sale, structura lor si modul lor de realizare. Datorita complexitatii, etapa este impartita la randul ei in doua, subetape (problema este abordata descendent, de la complex la particular):

Intai  se vor specifica doar caracteristicile generale ale viitorului sistem (Proiectarea de ansamblu), fara a intra in detalii, apoi se va trece la proiectarea detaliata a fiecarei componente (Proiectarea de detaliu).

Proiectarea de ansamblu se finalizeaza cu construirea unei imagini globale asupra SI, concretizata intr-o schema numita Schema de ansamblu a SI.

Stabilirea obiectivelor SI- La analiza s-au determinat neajunsurile sistemului informational existent. Noul sistem informational al SI, va trebui sa elimine cel putin partial, aceste neajunsuri. Pe baza documentatiei realizate in etapa de analiza, se stabilesc obiectivele SI, cerintele la care trebuie sa raspunda.

Obiectivele se pot detalia astfel: de conducere, informationale, tehnologice,informatice

Descompunerea sistemului in vederea stabilirii structurii sale de ansamblu. Aceasta structura se obtine prin descompunerea viitorului sistem dupa diferite criterii: domeniul acoperit de diferite module, grupurile de activitati informatizate, functiunile diferitelor module, grupele de operatii de executat.

Stabilirea iesirilor SI. Este vorba despre rezultatele care vor fi furnizate, adica ceea ce se poate cere si obtine de la SI. Ele se stabilesc pe baza cerintelor la care trebuie sa raspunda viitorul SI.

Clasificare:

-Lista la imprimanta (situatii financiar contabile)-periodice

-Vizualizare pe ecran (situatii informative)-operative

-text

-grafic

Determinarea datelor de intrare. Multimea datelor de intrare cuprinde totalitatea datelor ce trebuie culese de sistem de la utilizator sau de la alte surse externe, luate o singura data, necesare obtinerii datelor de iesire solicitate. Pentru fiecare data de iesire se stabileste formula, algoritmul pe baza careia ea se calculeaza. Se studiaza apoi datele care intervin in aceasta formula, pentru care la randul lor se determina algoritmul de calcul. Procesul continua pana cand datele implicate in algoritm sunt dintre acelea care pot fi culese din domeniul datelor de intrare.

Alegerea modelelor de organizare a datelor, a algoritmilor si tehnicilor de prelucrare (la nivel global, fara detalierea lor)

Stabilirea la nivel global a colectiilor de date. Din subetapele anterioare sunt cunoscute datele de intrare si modul lor de prelucrare in vederea obtinerii datelor finale, prin urmare pot fi stabilite colectiile de date necesare: cele pentru memorarea datelor primare, cele pt. tranzactii, temporare, colectiile pt. datele sintetice .

Construirea schemei de ansamblu a SI

Colectiile de date sunt stabilite dupa ce sunt cunoscute datele de intrare, datele de iesire si algoritmii de prelucrare folositi. Ele pot fi clasificate dupa mai multe criterii:

Dupa gradul de actualizare:

cvasi constante, a caror actualizare se face relativ rar (nomenclatoare);

variabile, a caror actualizare se face des.

Dupa gradul de prelucrare:

primare, datele sunt memorate asa cum sunt introduse, fara prelucrari suplimentare,

intermediare, datele acestor colectii se obtin prin aplicarea unor prelucrari asupra datelor primare,

sintetice, aceste date reprezinta sinteze ale celor antrioare, fiind folosite pentru obtinerea unor situatii generale,

cu caracter istoric, folosite pentru a tine evidentaistoria( prelucrarilor executate de-a lungul timpului.

Dupa timpul de viata:

temporare, care sunt construite dinamic in timpul exploatarii sistemului si sunt apoi sterse,

permanente, care traiesc mai mult timp si folosesc la memorarea datelor intre sesiunile de lucru.

SCHEMA DE ANSAMBLU

SI

INTRARI
PROGRAME DE PRELUARE DATE	PR. INCARCARE DATE PERS
Baza de date	PERS   STAT PL   PONTAJ   SECTII
PROGRAME DE PRELUCRARE CALCULE VIZ LISTE	CALCUL STAT PL   Listare SP   PR. LISTARE/VIZUALIZARE DATE PERS
IESIRI	L PERS   VIZUALIZARE PERSOANAL