Raspunsul automat la mesajele primite in timp ce sunteti absent de la birou

Ascundere totala

Cand nu sunteti la computer si nu va verificati posta electronica, aveti posibilitatea sa configurati Microsoft Office Outlook 2007 sa trimita un raspuns automat unei persoane sau tuturor celor care va trimit mesaje.

1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out of Office Assistant)

Cand utilizati Outlook cu un cont Exchange 2007, aveti acces la noua functie Asistent Absent de la birou (Out of Office Assistant) si la o interfata utilizator imbunatatita. Caracteristicile noi includ:

Trimiterea raspunsurilor automate catre persoane care nu sunt in firma dvs Raspunsurile automate Absent de la birou (Out of Office) pot fi particularizate pentru destinatari atat din cadrul firmei, cat si din afara ei. De exemplu, este posibil sa doriti sa trimiteti un mesaj mai general in afara firmei  — poate unul care sa nu listeze nume, numere de telefon sau adrese de posta electronica alternative de contact.

Pasi:

In meniul Tools, selectati Out of Office Assistant.

Selectati I am curently out of  the Office.

In casuta AutoReply only once to each sender with the followingtext scrieti mesajul pe care doriti sa il primeasca in mod automat persoanele care va scriu mail-uri cat timp sunteti absent de la birou.

2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou

Daca nu veti verifica posta electronica cat timp nu sunteti la birou, utilizati asistentul Absent de la birou cu reguli pentru gestionarea automata a mesajelor primite, specificand ce actiuni sa efectueze Outlook in legatura cu acestea. De exemplu, aveti posibilitatea sa creati reguli pentru a muta sau copia automat mesajele in alte directoare, pentru a sterge mesajele, a trimite raspunsuri particularizate, etc.

In cazul in care creati reguli, este important sa intelegeti cum se aplica in Outlook.

Regulile se aplica in ordinea in care apar in lista de reguli, de sus in jos.

Daca selectati mai mult de o conditie in caseta de dialog These rules will be applied to incoming messages while you are out of the office, regula se va aplica numai mesajelor care indeplinesc toate conditiile. De exemplu, daca specificati Cristina Potra drept expeditor (conditie) si „Intalnire marketing” (conditie) in caseta Subject, regula se va aplica numai mesajelor care indeplinesc ambele conditii.

Daca setati mai multe criterii pentru o singura conditie, regula se aplica oricarui mesaj care indeplineste cel putin un criteriu pentru conditia respectiva. De exemplu, daca specificati „Cristina Potra; Ioan Crisiarcu” in caseta From, regula se aplica atat mesajelor de la Cristina Potra cat si celor de la Ioan Crisiarcu.

In meniul Tools, selectati Out of Office Assistant

Selectati Add Rule.

Document online: Internet prin satelit tehnologie one way Proiect: Internetul - O lume fara frontiere

Sub When a message arrives that meets the following conditions, specificati conditiile pe care mesajul trebuie sa le indeplineasca pentru a se aplica regula.

Pentru a specifica mai multe conditii, selectati Advanced, alegeti optiunile, apoi selectati OK.

Pentru a specifica faptul ca aceasta regula se aplica ultima, bifati caseta de selectare Do not process subsequent rules.

Sub Perform these actions, selectati actiunile dorite. Se pot selecta mai multe actiuni.

 observatie 

Daca specificati ca este necesar ca un mesaj sa fie sters, regulile care urmeaza regulii de stergere in lista de reguli din caseta de dialog Out of Office Assistant nu vor afecta mesajul.

3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

In meniul Tools, selectati Out of Office Assistant.

Modificarea unei anumite reguli

Selectati Rules, alegeti o regula, apoi selectati Edit Rule.

Efectuati modificarile pentru conditiile si actiunile regulii.

Modificarea ordinii in care regulile sunt aplicate mesajelor de intrare

Sub These rules will be applied to incoming messages while you are out of the office, alegeti regula pe care doriti sa o mutati mai sus sau mai jos in lista.

Selectati Move Up sau Move Down.

Stergerea unei reguli

Sub These rules will be applied to incoming messages while you are out of the office, alegeti regula pe care doriti sa o stergeti.

Selectati Delete Rule.

4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

Pentru a activa sau dezactiva regulile absent de la birou, in meniul Tools, selectati Out of Office Assistant.

Selectati Rules

In coloana Status, bifati sau debifati caseta de selectare de langa regula pe care doriti sa o activati sau sa o dezactivati.

5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la birou

Ascundere totala

Este posibil ca o parte din continutul acestui termen sa nu se aplice pentru unele limbi.

Daca doriti sa activati sau sa dezactivati temporar o regula din asistentul Absent de la birou, nu trebuie sa stergeti regula. Efectuati urmatoarele actiuni pentru a modifica temporar starea regulii:

• In meniul Tools, selectati Out of Office Assistant. Comanda Asistent Absent de la birou apare numai daca utilizați un cont Exchange.
• Selectati butonul Rules in partea de jos a casetei de dialog.
• Sub These rules will be applied to incoming messages while you are out of of the office, in coloana Status, bifati sau debifati caseta de selectare de langa regula pe care doriti sa o activati sau sa o dezactivati.