Elemente teoretice specifice subsistemului informatic pentru contabilitatea financiara

1.1. Proiectarea sistemelor informatice prin metoda MERISE

Metoda Merise este una din cele mai elaborate si mai riguroase metode de abordare a sistemului informational si in plus, dispune si de programul AMC* Designer specializat in generarea automata a arhitecturii unui sistem informational financiar-bancar.

Dezavantajul acestei metode consta in aceea ca implica o formalizare destul de complexa, care in cazul aplicatiilor sau sistemelor informatice mai simple, mai ales daca nu dispunem de programul AMC* Designer, nu este justificata.

Avind in vedere ca in cazul cazul sistemelor informatice financiar-bancare si nu numai, metoda MERISE este aproape inevitabila (deoarece avem de a face cu posturi de lucru multiple, cand trebuie sa existe sincronizari ale actiunilor unor actori, cand se urmaresc timpi de raspuns, sau aspecte speciale legate de securitatea datelor),   am inclus o scurta sinteza asupra a ceea ce trebuie sa faca analistul de sistem in cadrul etapelor metodei MERISE.

1.1.1 Modelarea globala (MG)

a) Descrieri si definitii

- studierea cadrului legislativ in care-si desfasoara activitatea unitatea studiata;

- descrierea functiilor/domeniilor specifice unitatii studiate;

- definirea activitatilor, subactivitatilor si operatiilor incluse in fiecare domeniu. In conceptia Merise, o unitate este structurata pe functii, domenii, activitati, subactivitati/procese, operatii complexe si operatii simple. De exemplu. functia servicii financiar-bancare, domeniul credite bancare, activitatea acordare credite bancare, procesul analiza solicitarii si rambursarii creditelor bancare, se poate descompune in operatii complexe (analiza cererii de credit, analiza deciziei de creditare pe termen scurt, inregistrarea creditelor acordate, rambursarea creditului si inregistrarea rambursarii creditului), iar fiecare din aceste operatii complexe se poate descompune in operatii elementare, conform machetei de mai jos:

Tabelul 1.1. folosit pentru descrierea structurii unitatilor ce sunt supuse informatizarii

Solutia globala pentru realizarea si administrarea unui SI trebuie sa tina seama de factori endogeni si exogeni in raport cu activitatea unitatii economice, de considerente financiare, umane, organizationale, conjuncturale, informationale, manageriale si ca urmare, cel putin teoretic, ar trebui sa existe si un model matematic de optimizare a acesteia.

b) Comunicatiile din SI

- descrierea sistemului de organizare: definirea de ansamblu a comunicatiilor la nivelul structurii de organizare;

- definirea solutiilor globale si previzibile de organizare a comunicatiilor de date si de prelucrari (comunicatii locale sau dupa caz comunicatii on-line cu alte unitati);

- specificarea generala a comunicatiilor viitoare (instalare de workstations sau implementarea unei retele);

c) Viziunea asupra datelor

- definirea obiectivelor manageriale si functionale ale sistemului;

- definirea intrarilor si iesirilor in concordanta cu obiectivele stabilite.

Se poate intocmi un tabel cu rubricile:

activitate, obiective manageriale, obiective functionale, iesiri solicitate si intrari necesare;

d) Viziunea asupra prelucrarilor

- definirea subsistemelor informatice si aplicatiilor informatice;

- descrierea conexiunilor dintre subsisteme /aplicatii in scopul asigurarii functionalitatii sistemului realizat.

Modelarea conceptuala (MC)

Modelarea conceptuala se mai numeste studiu de detaliu sau conceptual.

Ea prezinta specificatii functionale care sa asigure acordul intre cerintele utilizatorului si solutiile ce se vor adopta. Nu face referiri la tehnica de calcul, organizarea datelor sau prelucrarea acestora. MC asigura o solutie stabila careia ii vor corespunde una sau mai multe solutii concrete organizationale, logice si fizice elaborate in etapele viitoare.

a) Descrieri si definitii la nivel conceptual

- stabilirea functiilor/domeniilor sau activitatilor informatizabile autonome; in cadrul acestora se identifica un sistem de conducere, unul informational si unul operant;

- stabilirea intrarilor sistemului pe tipuri: off-line (documente de intrare) si on-line; se vor intocmi tabele cu documente avand structura: cod document, denumire, frecventa, ce informatii contine (casete de editare texte); pentru fiecare document se va intocmi macheta, precum si un tabel ale carui coloane sunt chiar denumirile campurilor avand specificate pe randul urmator tipul campului si dimensiunea;

- stabilirea iesirilor (rapoarte, grafice, indicatori sintetici, iesiri catre alte sisteme). Pentru fiecare raport sau grafic se va prezenta macheta si dispozitivul de iesire, iar unde este cazul si algoritmii de calcul precum si reguli de disciplina informationala concretizate in specificatii legate de modul practic de utilizare a unui raport (functia, activitatea, compartimentul beneficiar, numarul de exemplare, frecventa, termen, dispozitiv periferic de iesire, etc.);

sistemul de codificare (tabel cu coduri sau dupa caz, formule pentru coduri); coduri standard.

b) Modelul conceptual de comunicatii (MCC)

Foloseste concepte specifice ca: actori, fluxuri, diagrame de flux, matrice de flux, diagrama conceptuala de flux.

Diagramele de flux materializeaza actorii, legati intre ei cu sageti pe care sunt trecute simbolurile documentelor, iar langa simboluri se trece in paranteza numarul curent al operatiei in tabelul ce insoteste diagrama. Acest tabel contine rubricile: nr. de ordine, actorul, descrierea actiunii acestuia (fluxului realizat), documente/situatii folosite. In diagrama de flux numele actorului se trece in simboluri reprezentate prin cercuri, hexagoane sau patrate.

Matricele de flux contin actorii, atat pe orizontala cat si pe verticala, iar la intersectie se trec simbolurile documentelor care ii leaga ( de ex. BC bilant contabil, sau SS situatia stocurilor si cheltuielilor). Pe diagonala principala sunt marcate fluxurile interne. Celelalte sunt fluxuri externe.

Diagramele conceptuale de flux seamana cu diagramele de flux, dar pe sageti nu contin simboluri de documente, ci numarul pasului din compunerea algoritmului referitor la circuitul informational reprezentat de diagrama. Un astfel de algoritm este in fapt reflectarea unor prevederi legale sau tehnice referitoare la modul de desfasurare a activitatii analizate. Pasul descrie in cuvinte cine si ce trebuie sa faca.

c) Modelul conceptual de prelucrare (MCP)

Se bazeaza pe conceptele: actori, evenimente/rezultat/mesaje, operatie, sincronizare, procese, reguli de verificare, reguli de sintaxa, reguli de functionare. Pentru fiecare concept exista simboluri, iar dintr-un ansamblu de actori, evenimente/rezultat/mesaje, operatie, sincronizare poate rezulta o operatie complexa, care poate fi reprezentata cu un simbol general ca in figura 1.1. ^[1] Deoarece procesele sunt ansambluri structurate de operatii complexe, ele pot fi reprezentate prin lanturi formate din astfel de simboluri, pe baza faptului ca rezultatele emise de la o operatie vor fi evenimente de intrare pentru urmatoarea operatie.

EVENIMENTE DE INTRARE

[nume actor] [ nume tip de [nume tip de

eveniment] eveniment]

[expresie

sincronizare logica]

[nume de operatie complexa]

Operatie - elementara - 1

OPERATIA .

.

Operatie - elementara - N

[Ecuatia de [Ecuatia de

emisie R1] emisie Rn]

[nume actor [nume tip de [nume tip de [nume tip de

rezultat] rezultat] rezultat]

REZULTATE EMISE Figura 1.1. Simbol folosit pentru reprezentarea

operatiilor complexe

MCD se poate determina prin trei variante: iesiri-intrari, intrari-iesiri si varianta mixta.

Subetapa MCD, incepe cu analiza documentelor de intrare si de iesire, extragerea de operanzi primari (pe baza algoritmilor de calcul) si intocmirea bazei de atribute.

In continuare se intocmeste matricea dependentelor si apoi se poate intocmi MCD ca in figura 1.2.

regula, de un tabel de descriere a MCD cu o rubrica numita Descrierea tipurilor de entitati si alta numita Descrierea tipurilor de relatii; prima este divizata in Tipul de entitate si Tipul de proprietate, natura, lungime, iar a doua in Tipul de relatie, Cardinalitate si Colectia. Practic MCP se va intocmi dupa MCD.

MCD se aseamana cu diagramele entitate-relatie (vezi figura de mai jos) si sunt insotite de

entitati

CLIENTI tip relatie CONTRACT

cheie primara 1, incheie 1,1 cheie primara

lista atribute: valoare credit lista atribute:

de ex. adresa procent dobanda

1,n tip atribut entitate

tip relatie                       RAMBURSARI

achita 1,1 numar OP# cheie primara

suma data OP tip atribut

tip atribut

cardinalitate minima si maxima

Figura 1.2. Exemplu de diagrama MCD

1.1.3. Modelarea organizationala (MO)

MO vizeaza repartitia organizationala a sistemului informational (arhitectura si localizarea fizica a retelei de calculatoare, solutia bazei de date) prin prisma departamentelor, serviciilor si posturilor de lucru. Nu are in vedere particularitati tehnice. Trebuie sa indeplineasca criterii economice, organizatorice si de ordin social.

MO raspunde la intrebarile cine?, unde?, cand?. Din MO trebuie sa rezulte:

- organizarea previzibila diferentiata pe departamente/servicii/posturi de lucru privite ca centre de activitate;

- circulatia informatiilor intre aceste centre de activitate;

- sarcinile si cronologia ce vor fi realizate la nivelul fiecarui post de lucru.

a) Modelarea organizationala a prelucrarilor (MOP)

MOP are ca sursa evenimentele si rezultatele-mesaje provenite din MCP si asigura transformarea evenimentelor in subtipuri de evenimente si a rezultatelor-mesaj in subtipuri de rezultate-mesaj. Se utilizeaza conceptele de post de lucru, sarcina, evenimentul si rezultatul-mesaj, sincronizarea, resursele, faza, proceduri organizationale, reprezentare grafica a MOP, concepte aditionale si constructia MOP. Resursele se pot grupa in:

factorul uman;

resurse organizationale: departamente, servicii sau ghisee;

resurse informatice si/sau de telecomunicatii: videoterminale, imprimante, colectii de date, proceduri automate, faxuri/modemuri;

resurse de timp: termenele, succesiunea fazelor si a sarcinilor.

Sarcina este un ansamblu de activitati elementare avand acelasi scop. Operatiei complexe din MCP ii corespunde in MOP faza. In MCP operatiile complexe se descompun in operatii elementare, iar acestora le corespunde in MOP, sarcina.

Sarcinile sunt caracterizate prin: post de lucru (unde li se asociaza resurse umane si informatice), grad de automatizare (manual, conversational/interactiv si automatizat), timp de raspuns si mod de functionare (unitar, de tip lot). Sincronizarile vizeaza operatii de tip logic cu evenimente: ex. verificare data ordin de plata + stampila + semnatura autorizata.

Procedura organizationala (PO) vizeaza un ansamblu logic si legal de evenimente tip, apelul evenimentelor initiale ale procedurii, sincronizarile si obtinerea tuturor rezultatelor tip. MOP se materializeaza intr-un tabel continand coloanele: frecventa (Z, d, l, etc.), actori/posturi de lucru sau regrupari de actori si tipul serviciului. Cu exceptia ultimei coloane si a celei dintai, in celelalte coloane este reprezentata grafic cronologia PO, a fazelor si sarcinilor specifice, folosindu-se in acest scop simboluri de tipul celui de mai jos, care pe un rand dat se pune o singura data, in coloana care deruleaza sarcina ce urmeaza in cadrul procedurii. Simbolurile se leaga intre ele cu sageti ce marcheaza continuitatea procedurii.

Daca este cazul, acest tabel poate fi precedat de un alt tabel unde in loc de reprezentari grafice pe actori, se trateaza activitatea pe faze, sarcini aferente, actor implicat, frecventa si tipul serviciilor.

b) Modelarea organizationala a comunicatiilor (MOC) trebuie sa evidentieze:

- locul si rolul fiecarui actor (departament, serviciu, ghiseu, posturi de lucru) sub aspectul legaturilor informationale;

- numarul de aparitii ale fiecarui actor (de ex. un ghiseu apare in 5 exemplare identice);

- resursele necesare fiecarui actor (umane, informatice, linii de comunicatie, timp, secventa si resurse organizatorice: tip actor, numar maxim de aparitii, resursele utilizate, fazele si sarcinile realizate de el). Initial se intocmeste un tabel cu rubricile: numar curent, tip actor, descriere actor (ex. agent economic, ghiseu, clientela, contabilitate clienti), faze realizate (ex. distribuire extrase cont), sarcini (ex. verificare sold curent pe cod client), frecventa (A, L, Z, etc.), tipul fazei. In final MOC rezulta prin inlantiurea simbolurilor de tipul celui de mai jos (si care seamana cu un tabel), completat cate unul pentru fiecare actor, evidentiindu-se legaturile dintre actori cu sageti, eventual de tip frant ( ).

Tabelul 1.2. Simbol folosit pentru reprezentarea resurselor organizatorice:

c) Modelarea organizationala a datelor (MOD) Se pleaca de la MCD si se urmareste:

- alegerea proprietatilor ce vor fi memorate;

- specificarea volumului informatiilor memorate;

- repartitia organizationala a datelor prin tipuri de unitati organizationale; se specifica fiecare proprietate si entitate memorata.

MOD se defineste la nivel global derivat din MCD, dar si la nivel local pentru fiecare tip de unitate organizationala. Merise ofera metode pentru calculul cardinalitatii medii (m) si a volumului datelor, cu care se calculeaza in final coeficientul de participare (P) ca raport al numarului maxim de realizari pe fiecare din cele doua entitati aflate in relatie. Valorile simbolurilor m si P apar scrise pe liniile de legatura din diagramele de tip DER., in timp ce cardinalitatile minime si maxime apar sub aceste linii.

Dam mai jos un exemplu de MOD la nivel global.

MOD local se poate reprezenta grafic pe cel global, delimitand zonele fiecarui compartiment beneficiar cu linii intrerupte (a se vedea cadrele punctate - pentru serv financiar si ghiseu si cele cu liniute pentru serviciul clientela; al treilea, nemarcat pe desen, destinat serviciului credite, ia totul, mai putin relatia 'incheie'). Se poate reprezenta si tabelar, intr-un tabel cu rubricile: MOD locale, Tipuri de entitati, (care este defalcat pe tipuri de entitati) si Tipuri de relatii (care este defalcat pe tipuri de relatii). In acest tabel, daca o entitate sau o relatie apartine unui MOD local, la intersectie se pune o steluta.

BANCA CLIENTI

1,n lucreaza 1,1 1,n

cif # nr. cont cif #

denumire sold denumire

adresa adresa .

capital social 1,n

forma propr.

1,1 ramburseaza incheie

suma valoare contract

obiect plata 0,n 1,1 clauze

pPLATI

Contract credit

nr_do #1,1 nr_co #

data_dp data_co

. . .

Figura 1.4. Exemplu de MOD local

Pentru exemplul de mai sus, tabelul va contine in prima coloana cate un rand pentru MOD local serviciul clientela, MOD local serviciul credite si MOD local serviciul financiar si ghiseu. Coloana a doua va fi defalcata pe rubricile Banca, Clienti, Contracte si Plati, iar coloana a treia va fi defalcata pe lucreaza, ramburseaza si incheie. Toate relatiile MOD locale sunt definite in functie de tipurile de entitati, proprietati si relatii din MOD global, de structura informationala a iesirilor sistemului si de compartimentele beneficiare ale acestor iesiri. Dupa elaborarea MOD global, aceste elemente sunt amplasate intr-un tabel cu campurile: tip atribut, MOD global divizat in entitati si relatii implicate in MOD global, iesiri + compartimente. Ultima coloana din acest tabel este divizata pe iesiri, sub care se specifica serviciul care beneficiaza de iesirea respectiva. Daca un atribut se regaseste intr-o coloana, atunci intersectia acelui atribut cu coloana respectiva se marcheaza cu steluta.

Estimarea securitatii datelor defineste restrictiile: nici un fel de acces, creare (C), citire (R), modificare (M) si stergere (D). Exista securitate intraunitati, ce defineste accesibilitatea unui anumit tip de utilizator si securitate inter-unitati ce definste datele specifice partajate si protejate. Unitatile organizationale pot avea acces la datele partajabile de urmatoarele tipuri: creare sau stergere, partajabile la consultare, actualizare, fara restrictii de acces. Practic se definesc pentru fiecare (UO) date particulare si date protejate ca in figura de mai jos.

U0 - serv. clientela U - serv. credite

D1 Dpc1 Dpc2 D

(date (date

particulare) Da Da particulare)

Figura 1.3. Simbol pentru definirea datelor particulare si a celor protejate

Modalitatile de acces se pot reprezenta si tabular ca in tabelul urmator:

Analiza: Programarea strategica a unei afaceri Referat: Grupul Aquila - distributie active, transportul international si intern si a serviciilor logistice

Tabelul 1.2. folosit pentru reprezentarea modalitatilor de acces

d) Descrieri si definitii organizationale

i. Verificarea coerentei date - prelucrari: se foloseste o grila de coerenta globala prin care se poate confrunta MCD cu MOD si MOP. Practic se verifica daca sarcinile descrise in MOP dispun de datele corecte si necesare, adica se verifica modul in care tipurile de entitati si de relatii din MCD sunt utilizate in functionarea sarcinilor MOP.

O astfel de grila este reprezentata mai jos unde, pentru actiunile elementare utilizabile in verificarea coerentei MCD/MOD + MOP se folosesc urmatoarele prescurtari:

MAN - manual, CRE - creare, CIT - citire, MOD - modificare si ST - stergere:

Tabelul 1.3. Grila folosita pentru verificarea coerentei MCD/MOD + MOP

ii. Modelarea mesajelor. Mesajele sunt ansambluri structurate de date, formate la interfata cu evenimentele declansate in MOD. De ex. evenimentul contract client contine odata mesajele: cif client, denumire, adresa si data cererii, dar de mai multe ori tip credit, obiect credit, valoare credit, clauze credit, termen de recuperare.

iii. Regulile de prelucrare (RP) exprima algoritmii si conditiile utilizate in derularea sarcinilor din MOP. Ele sunt expresii aritmetice si logice integrate intr-o structura de calcul asociata unei sarcini, ca in tabelul de mai jos:

Tabelul 1.4. folosit pentru reprezentarea structurii regulilor de prelucrare

4. Modelarea logica

a) Descrieri si definitii (se fac referiri la urmatoarele aspecte):

1. Intocmirea dictionarului atributelor (un tabel de forma urmatoare)

Tabelul 1.5. Structura dictionarului atributelor

Observatie: la nr. crt. 1 tabelul de mai sus contine si un exemplu.

b) Modelul logic de comunicatie (MLC)

2. Precizari referitoare la reteaua de calculatoare (daca este cazul): topologie, configuratie, soft utilizat, etc.

c) Modelul logic de date (MLD)

3. Transformarea diagramelor entitate-relatie in relatii

4. Ordinea de prelucrare a bazei de date si ordinea de obtinere a rapoartelor

d) Modelul logic al prelucrarilor (MLP)

5. Structurarea sistemului, subsistemelor si unitatilor functionale (valabil numai la sisteme informatice).

6. Modelul logic al prelucrarilor, un tabel cu structura: activitatea, faze, actiuni (sarcini), actor, frecventa (Z, d, l, etc.) si tipul activitatii (A - automat, sau M - manual). Astfel unei activitati A, pot sa-i corespunda de ex. 4 faze (A1, A2, A3 si A4). In acest tabel fiecare faza va ocupa un rand, dar fara a diviza prin linii orizontale si coloana atribuita activitatii A. Cu alte cuvinte coloana intaia continua nedivizata pana ce se trece la activitatea B, s.a.m.d. Pentru fiecare faza coloana Actiuni, poate cuprinde (una sub alta, cu linioara) mai multe actiuni. MLP-ul se poate reprezenta si grafic.

Pentru aceasta se pleaca de la MOP folosindu-se in continuare simbolul grafic destinat reprezentarii activitatilor, dar sarcinile nu mai apar una sub alta ci sunt deplasate pe orizontala, in dreptul actorului care trebuie sa le execute.           

7. In continuare, in documentatie vor fi incluse machetele documentelor de intrare, (daca au fost reproiectate) organigrama unitatilor functionale (daca au fost identificate mai multe unitati functionale), machetele formularelor si rapoartelor, eventual a meniurilor (toate asamblate in asa fel incat sa se constituie in dialoguri si interfete, specifice fiecarui actor din institutia beneficiara) precum si un tabel cu algoritmii folositi in diferite calcule.

5. Modelarea fizica

a)     Descrieri si definitii. Se fac referiri la urmatoarele aspecte:

- proiectarea strategiilor de prelucrare distribuita: modalitatile in care utilizatorul poate sa dispuna de date si facilitati de prelucrare distribuite in retea. In detaliu aceste modalitati vor fi prezentate in MFC (punctul b)

- proiectarea fisierelor fizice si a bazelor de date: aceasta vizeaza descrierea modului in care datele vor fi stocate si accesate in/din memoriile secundare si cum se va asigura controlul lor pentru a se oferi o securitate maxima. Concret solutia va fi dezvoltata la punctul c (MFD).

- proiectarea structurii sistemului si a programelor: sunt descrise programele si modulele acestora urmarindu-se ca ele sa fie in concordanta cu diagramele fluxurilor de date sau cu MLP (depinde de metoda de abordare a sistemelor informationale folosita) si cu celelalte piese ale documentatiei realizate in etapele anterioare;

In legatura cu proiectarea fizica trebuie avut in vedere ca daca in fazele precedente s-au cautat raspunsuri la intrebarea 'Ce trebuie sa facem?' acum trebuie sa raspundem la intrebarea 'Cum vom face ce ne-am propus in etapele anterioare?'.

Fiind ultima faza inainte de implementare, proiectarea fizica este ultima sansa de punere de acord a solutiilor noastre cu cerintele utilizatorului dar si cu realitatea in care va functiona sistemul.

b)      Modelul fizic de comunicatie (MFC)

Generarea concreta a unui model fizic de comunicatie (MFC) presupune realizarea in principiu a urmatoarelor elemente specifice:

interconectarea topologiilor de tip LAN specificate in MLC;

securitatea LAN:

servicii de securitate:

controlul accesului

autentificarea

confidentialitatea datelor

integritatea datelor

nonrepudierea.

- mecanisme de securitate:

criptarea;

- semnatura digitala;

controlul acordului;

integritatea datelor;

integritatea unui camp sau a unei entitati de date;

integritatea unor campuri sau a unor siruri de unitati de date;

schimburi de autentificare;

controlul dirijarii: selectia fizica a cailor alternative;

notarea: asigura faptul ca proprietatile datelor communicate intre doua sau mai multe entitati sunt autentice sub aspectul integritatii, originii, timpului si destinatiei.

c)     Modelul fizic de date (MFD) are rolul de a evidentia urmatoarele elemente:

specificatorul asociat relatiei la nivel fizic (denumire tabel/relatie in viziunea beneficiarului si denumire tabel ca fisier, de ex. C:SICSVvalute dbf);

structura inregistrarii;

accesul si spatiul fizic specific relatiei;

constrangerile structurale referentiale interrelatii;

Tabelul urmator este un exemplu de descriere a relatiei "VALUTE"^[2]:

Tabelul 1.6. Exemplu de tabel utilizat pentru descrierea relatiilor

Se va intocmi cate un tabel ca cel de mai sus, pentru fiecare entitate.

Videoformatele de I/E

se intocmeste o lista cu videoformatele (formularele) dupa modelul urmator:

Tabelul 1.7. Model de tabel pentru lista cu videoformate (formulare)

se include macheta fiecarui formular specificat in tabelul de mai sus.

Meniuri de prelucrare

Se face precizarea ca meniul principal de prelucrare al aplicatiei pentru gestiunea cazarilor intr-un hotel este format din urmatoarele optiuni si suboptiuni descrise in ordinea utilizarii acestora: (urmeaza un tabel cu structura celui de mai jos):                 

In continuare in documentatie vor fi incluse machetele submeniurilor ce apar la alegerea unei optiuni de meniu si daca este cazul se coboara in jos pe arborele meniului pana la ultimul nivel

d)       Modelul fizic al prelucrarilor (MFP) are rolul de a ilustra identificatorii procedurilor, schemele de sistem, intrarile, iesirile si functiile asociate acestora. Pentru aceasta se intocmeste un tabel ca tbelul 1.8^[3]:

Tabelul 1.8. Exemplu de reprezentare a modelului fizic al prelucrarilor

1.2. Notiuni introductive de contabilitate financiara

Conform legii legii contabilitatii nr. 82/91, republicata in Monitorul Oficial nr. 48/14.01.2005, contabilitatea este instrumentul principal de cunoastere, gestiune si control al patrimoniului si rezultatelor obtinute. Ea trebuie sa asigure:

inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniului si rezultatelor obtinute, atat pentru necesitatile proprii ale firmei cat si in relatiile acesteia cu asociatii, actionarii, clientii, furnizorii, bancile, organele fiscale si alte persoane fizice si juridice;

controlul operatiunilor patrimoniale efectuate si al proceselor de prelucrare utilizate, precum si exactitatea datelor contabile furnizate;

furnizarea informatiilor necesare strabilirii patrimoniului national, precum si intocmirii balantelor financiare si a bilantului pe ansamblul economiei nationale.

La baza obiectului de studiu al contabilitatii se afla patrimoniul intreprinderii.

Patrimoniul reprezinta totalitatea bunurilor apartinand unei persoane fizice sau juridice, dobandite in cadrul relatiilor de drepturi si obligatii.

Bunurile economice pot exista sub forma;

bunurilor corporale: cladiri, utilaje, materii prime, marfuri, ambalaje, etc.;

bunuri necorporale: brevete, licente, marci de comert, creante (drepturi), etc.;

bunuri financiare: disponibilitati banesti, (in lei si valuta), efecte de comert, titluri de participare, titluri de plasament, etc.

serviciile si lucrarile de orice natura

Bunurile au valoare de utilitate si valoare de schimb.

Bunurile economice sunt formate din capital fix (masini, utilaje, cladiri, etc.) si capital circulant (materii prime, semifabricate, materiale, etc.). Dupa modul in care se dobandesc, se procura sau se finanteaza, bunurile au acoperire in capital propriu si capital strain (imprumutat).

Contabilitatea pune in balanta pe de o parte bunurile economice sau utilizarile (sub forma de active) si pe de alta parte modul de dobandire sau resursele (sub forma de pasive).

1.2.1. Active

Se disting urmatoarele categorii de active:

I. Active imobilizate (fixe):

o      imobilizari necorporale

o      imobilizari corporale sau mijloace fixe

o      imobilizari financiare.

II. Active circulante:

o      stocuri

o      alte active circulante

III. Active de regularizare si asimilate. Aici intra soldurile debitoare ale conturilor in care se inregistreaza: cheltuielile inregistrate in avans, decontari din operatiuni in curs de lamurire, diferente de conversie - activ, reprezentand diferentele nefavorabile de curs valutar intre valoarea de intrare (inregistrare) a creantelor si datoriilor, exprimate in devize si valoarea acestora la cursul ultimei zile a exercitiului (31 decembrie).

1.2.2. Pasive

Se disting urmatoarele categorii de pasive:

I.       Capitaluri proprii

o      Capitalul individual sau social

Capital subscris si nevarsat (inca nepus la dispozitia societatii nou infiintate);

Capital subscris si varsat

Majorarea capitalului social

Reducerea capitalului social

o      Primele legate de capital

Primele de emisiune

Primele de fuziune;

Primele de aport

o      Diferentele de reevaluare

o      Rezervele

Rezerve legale

Rezervele statutare si alte rezerve

o      Rezultatul exercitiului

o      Rezultatul reportat

o      Fondurile

o      Subventiile pentru investitii (destinate unor lucrari de investitii)

o      Provizioanele reglementate

II.       Provizioanele pentru riscuri si cheltuieli. Ele se constituie pentru:

o      Litigii (de ex. se prevede posibilitatea pierderii unui proces)

o      Cheltuieli pentru reparatii capitale care se intind pe mai multi ani;

o      Garantii acordate clientilor (de exemplu pentru defectiuni care apar in perioada de garantie a unor bunuri);

o      Pierderi din operatiuni de schimb valutar

III.      Datoriile fata de terti

o      Imprumuturi si datorii asimilate;

o      Furnizori si conturi asimilate (plati inca neachitate catre furnizori);

o      Alte datorii:

Fata de personal;

Fata de organismele de asigurari sociale si protectie sociala;

Fata de bugetul de stat si bugetele locale;

Fata de asociati si alti diversi creditori.

IV.     Pasivele de regularizare

Rezultatele exercitiului financiar se exprima prin diferenta dintre venituri si cheltuieli.

1.2.3. Cheltuielile se deruleaza in trei etape: angajarea, plata si consumul (bunurilor cumparate). Exista

o      Cheltuieli de exploatare

o      Cheltuieli financiare:.

o      Cheltuieli exceptionale

1.2.4. Veniturile se creaza in trei etape: obtinerea, facturarea, incasarea. Exista:

o      Venituri din activitatea de exploatare

o      Venituri financiare

o      Venituri exceptionale

	Rezultatul = venituri + venituri - cheltuieli - cheltuieli curent din exploatare financiare in exploatare financiare

1.2.5. Principii si conventii contabile:

principiul prudentei (stabilirea patrimoniului real);

principiul permanentei metodelor (se aplica aceleasi principii, reguli si metode privind evaluarea si inregistrarea in contabilitate si prezentarea elementelor patrimoniale si a rezultatelor, asigurand compatibilitatea in timp a informatiei contabile);

principiul continuitatii activitatii;

principiul independentei exercitiului (delimitarea in timp a veniturilor si cheltuielilor aferente activitatii unitatii, pe masura angajarii acestora si trecerea lor la rezultatul exercitiului la care se refera);

principiul intangibilitatii bilantului de deschidere ( sa corespunda bilantului de inchidere a exercitiului precedent);

principiul necompensarii (nu se admit compensari intre activ si pasiv, sau intre veniturile si cheltuielile din contul de rezultate)

Functiile contabilitatii - functia de cunoastere si informare;

functia de analiza si control gestionar;       

functia de prevedere (prognoza);

functia probatorie in justitie.

Despre modul de utilizare a documentelor contabile se remarca modul in care se face

- Rectificarea greselilor in documente

- Verificarile documentelor justificative.

- Arhivarea documentelor justificative

1.3. Evaluarea patrimoniului

Aceasta consta in cuantificarea in expresie baneasca a existentei , miscarii si transformarii elementelor patrimoniale, in scopul reflectarii acestora in contabilitate.

Evaluarea presupune rezolvarea produsului dintre cantitate exprimata in unitati de masura si etalonul banesc. In legatura cu evaluarea patrimoniului sunt necesare cunostintele referitoare la Etalonul banesc care poate lua una din formele: costuri, preturi, tarife sau valori.

1.3.1. Contul si dubla inregistrare

Contul este un procedeu folosit in contabilitate pentru a se urmari in expresie valorica existenta si miscarea elementelor patrimoniale, efectul proceselor de exploatare, originea surselor de formare a capitalului si fondurilor, a drepturilor de creanta si a obligatiilor, precum si calculul elementelor financiare de sinteza a activitatii oricarui agent economic.

Conturile se deschid pentru toate elementele patrimoniale si in functie de continutul lor economic avem:

conturi deschise pentru active;

conturi deschise pentru pasive.

Un cont este structurat pe:

denumire sau titlu cont;

explicatia operatiunii economice inregistrate;

debitul si creditul contului ;

Aceste doua elemente se aplica debitului, creditului si soldului

soldul contului;

rulajul contului;   

total sume

Regulile de functionare a contului

Se porneste de la bilantul initial la cont, apoi:

conturile de activ preiau posturile din partea de activ a bilantului si reflecta existenta si miscarea mijloacelor patrimoniale sub aspectul componentei si al structurii lor material valorice;

conturile de pasiv preiau posturile din partea de pasiv a bilantului si reflecta existenta si miscarea patrimoniului sub aspectul provenientei si a surselor sale de constituire.

Conturile bifunctionale preiau regulile de functionare ale celor doua categorii de baza, ele fiind conturi cu functii rectificative de informare si control.

Regulile generale de functionare sunt urmatoarele:

CONTURILE DE ACTIV:

incep sa functioneze prin debitare cu existentele initiale, preluate din activul bilantului initial;

se mai debiteaza cu cresterile de active si cheltuieli;

se crediteaza cu micsorarile de active si cheltuieli;

pot prezenta numai sold debitor si reprezinta existentele de active la un moment dat.

CONTURILE DE PASIV:

incep sa functioneze prin creditare cu existentele initiale, preluate din pasivul bilantului initial;

se mai crediteaza cu cresterile de pasive si venituri;

se debiteaza cu micsorarile de pasive si venituri;

pot prezenta numai sold creditor si reprezinta existentele de pasive la un moment dat.

Conturile care se supun acestor reguli se numesc conturi monofunctionale.

Mai exista si conturi bifunctionale care incep sa functioneze fie prin debitare fie prin creditare si pot prezenta fie sold debitor, fie sold creditor.

Principiul de baza al contabilitatii il reprezinta dubla inregistrare care presupune inregistrarea oricarei operatii economice, in cel putin doua conturi, unul care se debiteaza si altul care se crediteaza, iar conturile se numesc conturi corespondente.

Analiza contabila este un proces care trebuie sa aiba loc ori de cate ori urmeza o inregistrare de operatii economice in conturi. Ea consta din:

cercetarea fiecarei operatii economice pe baza documentelor justificative, stabilirea influentei operatiei asupra patrimoniului in vederea deducerii conturilor care se debiteaza si a conturilor care se crediteaza, stabilindu-se astfel corespondenta conturilor;

intocmirea formulei contabile

Formula contabila asigura egalitatea valorica a sumelor inscrise in conturile corespondente si cuprinde: contul debitor (intodeauna in stanga) , semnul =, contul creditor si sumele inscrise.

In functie de numarul conturilor corespondente, formulele contabile pot fi:

simple;

formule contabile complexe (fie un cont debitor si doua sau mai multe conturi creditoare, fie doua sau mai multe conturi debitoare si un cont creditor);

formule contabile compuse (mai multe conturi debitoare si mai multe conturi creditoare).

Sistemul de conturi este format din ansamblul unitar de conturi utilizat pentru reflectarea existentelor si miscarilor elementelor patrimoniale.

Conturile din sistemul de conturi se pot clasifica dupa:

continutul economico-financiar al conturilor;

functia contabila a conturilor;

sfera de cuprindere a conturilor.

2. Planul de conturi

Este un tablou al tuturor conturilor, in cadrul caruia fiecare cont de diverse grade de cuprindere a elementelor patrimoniale, este delimitat printr-o denumire si un simbol cifric si este incadrat intr-o clasa si grupa, in raport de un anumit criteriu de clasificare.

Planurile de conturi sunt specifice unor sectoare de activitate cum ar fi:

agentii economici;

societatile bancare;

institutiile publice;

organizatiile obstesti.

Planul de conturi pentru agentii economici, aprobat prin H.G. nr. 704/1993 si modificat prin OMFP nr. 91/ OMFP nr. 306/2002 si OMFP nr. 1752/ din 17.11.2005 se numeste Plan de Conturi General. El este structurat pe noua clase de conturi, care la randul lor sunt impartite pe grupe de conturi, simbolizate cu doua cifre.

De exemplu clasa 1 - conturi de capitaluri contine grupele:

10 - capital si rezerve;

11 - fonduri;

12 - rezultatul exercitiului s.am.d pana la

16 - imprumuturi si datorii asimilate.

Grupele sunt impartite in conturi care se reprezinta prin simbolul cifric al contului si denumirea acestuia. Diferenta intre planurile de conturi intocmite pentru diferite sectoare de activitate se reflecta la nivelul codurilor din grupa. In cazul planului de conturi general (cel folosit in Sistemul Contabil al Agentilor Economici), simbolurile conturilor sunt formate din 3 sau 4 cifre.

Planurile de conturi au ca anexa o monografie contabila, in care sunt prezentate sub forma unor formule contabile , fara indicarea sumei, modalitatile de inregistrare contabila a principalelor operatii patrimoniale. In acest fel se asigura caracterul unitar al inregistrarilor contabile pe ansamblul economiei nationale si comparabilitatea informatiilor cuprinse in bilantul contabil.