Informatia - componenta vitala a sistemului informational

Informatia - componenta vitala a sistemului informational

Informatia este ceea ce se comunica, o noutate, o stire, evenimente ce urmeaza a fi transmise intr-un anumit scop, sau frecventa semnalelor unei surse supuse observatiei. Informatiile reprezinta elemente noi in raport cu alte cunostinte prealabile. Ele prezinta interes pentru primitor, sporindu-i gradul de cunoastere despre fenomenele si procesele ce formeaza mediul inconjurator. Expresiile concrete, suportul, pe baza carora se obtin informatiile, poarta denumirea de date. Datele sunt reprezentate prin diferite cuvinte, cifre, sunete, semnale, imagini, culori, propozitii etc. La randul lor, datele isi au suportul material intr-o serie de mijloace sau tehnici, care se numesc purtatori de date. Ei au calitatea de a conserva, stoca si restitui datele.

Factorii de calitate ai informatiei

Informatia prezinta interes numai daca este utilizata. Masura in care informatia poate fi utilizata depinde - printre alti factori - si de calitatea ei. O informatie de calitate trebuie sa fie:

consistenta, adica sa fie suficient de cuprinzatoare, astfel incat sa poata furniza cat mai multe cunostinte;

relevanta, adica sa poata releva acele cunostinte care ne lipsesc pentru luarea unei decizii;

exacta, daca informatia este exacta, continutul ei va reflecta situatia reala a fenomenului si va influenta, de asemenea, luarea deciziei;

oportuna, adica sa existe un decalaj corespunzator intre momentul primirii informatiei si momentul in care este necesara luarea deciziei. Informatia este un produs perisabil;

accesibila, modul de prezentare al informatiei joaca de multe ori un rol deosebit;

sa  nu fie costisitoare.

Informatii diferite pentru scopuri diferite

Clasificarea informatiilor economice se poate face din mai multe puncte de vedere, din care mentionam:

1. Locul (sistemul) unde iau nastere:

informatii externe;

informatii interne.

2. Sensul de circulatie al informatiei respective in raport cu sistemele intre care vehiculeaza:

informatii de intrare;

informatii de iesire (considerate astfel de sistemul care le genereaza sau le furnizeaza altui sistem).

3. Sfera economica la care se refera informatia sau de unde a aparut:

la nivel macroeconomic (ramura, economie nationala);

la nivel microeconomic (sectie, intreprindere).

4. Vehicularea informatiei intre treptele organizatorice:

informatii descendente;

informatii ascendente (emana de la organele de executie si se adreseaza celor care conduc sistemul).

Eseu: Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor Document online: UCM RESITA - piata tinta - strategii de intrare pe piata

5. Situarea in timp fata de procesul analizat:

informatii active, de comanda (dirijare) si reglare, obtinute in timpul procesului si care se utilizeaza pentru influentarea (corectarea) imediata a acestuia (controlul productiei, proceselor, stocurilor, aprovizionarii si desfacerii);

informatii pasive sau istorice, generate de procese incheiate si care se folosesc in analiza activitatii trecute precum si ca baza pentru pregatirea viitoare a sistemului.

Continutul si importanta informatiei costurilor

Sursa principala de furnizare a acestor informatii o constituie calculatia costurilor. Eficienta diferitelor metode de calculatie a costurilor rezida in primul rand in capacitatea lor de a furniza in mod operativ toate informatiile necesare conducerii intreprinderii asupra costurilor, in vederea optimizarii deciziilor de orientare a activitatii intreprinderii. In literatura de specialitate, calculatia costurilor este unanim considerata ca fiind cea mai importanta cale de formare si masurare a costurilor. Cu ajutorul calculului ea vehiculeaza un volum important de date pe care le transforma - prin prelucrare - in costuri. In cadrul modelului de calculatie a costurilor, datele referindu-se la elementele de costuri exprimate cifric, in prima etapa a colectarii contin o cantitate insemnata de semnale privitoare la diverse elemente de costuri.

Astfel, in prima etapa a modelului de calculatie a costurilor, vom intalni semnale de costuri - care se supun prelucrarii in conditiile sintactice. In treapta a doua a modelului de calculatie a costurilor, dupa prelucrarea semnalelor de costuri, in interpretarea lor semantica, obtinem stiri asupra costurilor, iar a treia etapa, dupa orientarea conform scopului urmarit in calculatie, de natura pragmatica, obtinem informatii asupra costurilor.       Schematic, aparitia succesiva a semnalelor, stirilor si informatiilor in cadrul modelului de calculatie costurilor se prezinta a astfel:

					Etapa III

Stiri

Date cifrice de natura costurilor

Semnale

Etapa I

Fluxul preluarii si transformarii datelor

Fig.6. Schema formarii informatiei costurilor

Atat semnalele, cat si stirile costurilor, desi sunt suficient de concludente, prezinta o importanta deosebita pentru cunoasterea operativa a evolutiei costurilor. Mai mare importanta prezinta insa stirea asupra depasirii consumului specific al materialului, care este mai complexa decat semnalul, prin faptul ca este rezultatul intreprinderii. Ea ne arata nivelul depasirii consumului specific. Cele mai complexe elemente le furnizeaza informatiile care ne arata fenomenul in complexitatea lui.

Ansamblul informatiilor obtinute in domeniul costurilor constituie informatia costurilor, care prezinta o importanta deosebita pentru urmarirea, controlul si orientarea activitatii intreprinderii. Informatiile asupra costurilor trebuie sa fie puse la dispozitia conducerii intreprinderii in termene cat mai scurte. Ele trebuie sa fie exacte si sa aiba o semnificatie reala.

Pentru evitarea informatiilor de ordin secundar, care ingreuneaza activitatea conducerii intreprinderii, se procedeaza la filtrarea intregului volum de informatii, astfel incat fiecarui nivel organizatoric sa-i parvina numai informatiile strict necesare. La baza filtrarii informatiilor pot sta diferite criterii, dintre care mentionam:

importanta anumitor elemente sau categorii de costuri considerate reprezentative;

gradul de variatie a nivelului costului anumitor produse, urmarit zilnic, saptamanal sau lunar. In acest caz, informatiile se refera - in primul rand - la cazurile exceptionale, care prezinta cel mai mare interes;

periodicitatea raportarii, tinand seama de posibilitatea gruparii informatiilor asupra costurilor pe anumite intervale mai scurte sau mai lungi de timp;

posibilitatea pregatirii informatiilor, in functie de sistemul de grupare adecvat.

Informatiile asupra costurilor pot fi privite tridimensional, si anume:  

din punct de vedere al purtatorului de informatie, se disting informatii verbale, informatii scrise si informatii ilustrate;

din punct de vedere al gradului de concentrare al informatiei, se disting informatii simple sau singulare, referitoare la un aspect, informatii compuse (mai multe elemente sau factori de influenta ai nivelului costurilor) si informatii concentrate puternic (costul produsului).

Schematic, privirea tridimensionala a informatiei asupra costurilor este prezentata astfel:

Forma tridimensionala a informatiei costurilor

Continutul complex si variat al informatiei costurilor face ca aceasta sa constituie instrumentul cel mai important pus la dispozitia conducerii intreprinderii pentru cunoasterea factorilor de influenta si a implicatiilor acestora asupra nivelului costului produsului. Dar importanta informatiei costurilor nu rezida numai din capacitatea ei de a furniza informatii, ci - indeosebi - din continutul informatiilor care constituie elemente valoroase de control, de analiza si de fundamentare a deciziilor necesare orientarii activitatii curente si de viitor a intreprinderii.

Sursele informatiei costurilor

Multe din sursele informatiei costurilor sunt originare din afara functiei contabile. Alaturi de factori si documente care insotesc operatiunile cu materiale achizitionate, consumate, transferate intre departamente, economistul contabil cere rapoarte ale studiilor de timp, inregistrari ale timpului actual, fisele materialelor si listele sarcinilor operative si de plan.

Studiile de capacitate, cerintele utilajelor, statisticile cu privire la spatii, capacitatile masinilor si puterea consumata constituie surse suplimentare de date cerute.

Dependenta economistului contabil de informatii furnizate de persoane externe necesita surse de date corecte, pertinente si furnizate in timp util. Contabilitatea costurilor colecteaza si prelucreaza astfel de date canalizand doar faptele esentiale pentru management.

Daca aceste date cu privire la cost depind de informatia transparenta, corecta si in timp util de la toate nivelele organizatiei, contabilitatea costurilor devine o conglomeratie cooperanta implicand toate departamentele organizatiei.