Regulile de functionare ale conturilor

Regulile de functionare ale conturilor

Intrucat conturile reprezinta posturi bilantiere, inseamna ca aria bilantului se poate desfasura pe conturi, adica existentele din bilant se pot transpune in conturi.

Transpunerea se efectueaza dupa procedeul inscrierii pozitionale, adica:

existentele din stanga bilantului, deci din Activ, se transpun in stanga conturilor, adica in debit

existentele din dreapta bilantului, deci din Pasiv, se transpun in dreapta conturilor, adica in credit

Am obtinut o prima regula: cu existentele din bilant, conturile corespunzatoare activului se debiteaza, iar conturile corespunzatoare pasivului se crediteaza.

Schematic, aceasta regula apare astfel:

Conturi de Activ Conturi de Pasiv

Debit Credit Debit Credit

Existente                                                                 Existente

Logica elemenatara impune sa inscriem toate cresterile in aceeasi parte a contului in care s-au transpus existantele. De aici deducem cea de-a doua regula: cu cresterile generale de operatiile efectuate, conturile corespunzatoare activului se debiteaza, iar conturile corespunzatoare pasivului se crediteaza.

Schematic, aceasta regula, reunita cu prima, apare astfel:

Conturi de Activ                                   Conturi de Pasiv

Debit Credit Debit Credit

Existente                                                                 Existente

Cresteri                                                                   Cresteri

In ceea ce priveste micsorarile, ele sunt de sens invers fata de cresteri. In acest caz ele vor trebui inscrise in cont in partea opusa partii in care s-au inscris existentele si cresterile. De aici deducem cea de-a treia regula: cu micsorarile generate de operatiile efectuate, conturile corespunzatoare activului se crediteaza, iar conturile corspunzatoare pasivului se debiteaza.

Schematic aceasta regula, reunita cu primele doua, apare astfel:

Conturi de Activ                                   Conturi de Pasiv

Debit Credit Debit Credit

Existente         Micsorari Micsorari Existente

Cresteri                                                                   Cresteri

Se observa ca toate conturile de activ incep sa functionaze prin debitare, iar cele de pasiv prin creditare, iar soldul lor este debitor si, respectiv, creditor.

Regulile partiale de mai sus permit formularea a doua reguli generale de functionare a conturilor, una pentru conturile de activ si cealalta pentru conturile de pasiv.

1. Reguli referitoare la conturile de Activ:

incep sa functioneze prin debitare (se inscrie o suma in debitul contului) si se debiteaza atat cu existentele initiale de Active (toate elementele din bilant care le-am tratat in cadrul Activelor), preluate din Activul bilantului initial cat si cu cresterile de Active si cheltuieli determinate de operatiile economice ce sunt consemnate in baza unor documente justificative

ele se crediteaza cu miscrorarile de Active si cheltuieli, ce sunt determinate de operatiile economice, consemnate in baza unor documente justificative

la sfarsitul perioadei de gestiune conturile de Activ pot prezenta numai un sold debitor ce reprezinta existente de Active la un moment dat

2. Regulile referitoare la conturile de Pasiv (functioneaza invers fata de Activ)

incep sa functineze prin creditare, si se crediteaza atat prin existentele initiale de Pasive (capital social, rezerve, TVA, ipozit pe profit), preluate din Pasivul bilantului initial, cat si cu creterile de Pasive si venituri determinate de operatiile economice ce sunt consemnate in baza unor documente justificative

ele se debiteaza cu miscrorarile de Pasive si venituri ce sunt determinate de operatiile economice consemnate in baza unor documente justificative

la sfarsitul perioadei de gestiune conturile de Pasive prezinta un sold creditor ce reflecta existentele de Pasive la un moment dat

Structura pentru conturile de venituri si cheltuieli

Reguli:

conturile de venituri functioneaza dupa regulile conturilor de Pasiv , dar ele nu prezinta nici sume initiale (Si)si nici sume finale (Sf)

conturile de cheltuieli functioneaza dupa regulile conturilor de Activ, dar nu prezinta nici sume Si si nici Sf

conturile bifunctionale sunt acele conturi care pot functiona atat dupa regulile conturilor de Activ cat si dupa regulile da Pasiv. Aceste conturi incep sa functioneze fie prin debitare , fie prin creditare, prezentand la sfarsitul perioadei de gestiune un singur sold, debitor sau creditor.

conturi monofunctionale: aceste conturi functioneaza dupa regulile conturilor de Activ daca prezinta la finalul perioadei un sold de debitor ce va fi trecut in Activul bilantului. In acelasi timp, daca aceste conturi functioneaza dupa regulile conturilor de Pasiv ele vor prezenta la sfarsitul perioadei un sold creditor ce va fi trecut in Pasivuul bilantului.

dupa sfera de cuprindere conturile pot fi sintetice sau analitice. Conturile sintetice sunt cele care reflecta mijloace, surse, procese si aspecte in unitatea lor adica pe categorii mari, omogene (ex: 301 materii prime, sau 302 materiale consumabile). Conturile analitice sunt cele care reflecta partile componente ale mijloacelor surselor proceselor si aspectelor (ex: 302 materiale consumabile [cod sintetic de gradul 1] poate fi defalcat pe conturi analitice, adica 3022 - combustibil ce poate fi desfasurat [cod sintetic de gradul al 2-lea] pe conturi analitice, cum ar fi benzina premium, motorina sau orice fel combustibil)

Corespondenta conturilor si dubla inregistrare in contabilitate

Corespondenta conturilor semnifica legatura dintre doua sau mai multe conturi prin intermediul carora se inregistreaza o operatie economica sau financiara.

Dubla inregistrare = reflectarea concomitenta cu aceeasi suma a unei operatii economice atat in debitul unui cont cat si in creditul altui cont, deci in doua conturi diferite si in partile opuse ale acestora, constituie un principiu fundamental al metodei contabilitatii.

Situatii:

unul sau mai multe conturi care se debiteaza au corespondent un cont care se crediteaza

unul sau mai multe conturi care se crediteaza au corespondent un cont care se debiteaza

DEBITARE = inscrierea unei sume in debitul unui cont

CREDITARE = inscrierea unei sume in creditul unui cont

Exemplu: receptia de materii prime

50.000

A B

Bunuri economice datorii (furnizori)

(receptia de materii prime)

Contabil aceasta operatiune poate fi reprezentata si astfel :

A B

301 "Materii prime" 401 "Furnizori"

Debit Credit Debit Credit

50.000                                                                           50.000

ANALIZA CONTABILA A OPERATIILOR ECONIMICE SI CONTABILE

Definitie: Analiza contabila este lucrarea de cercetare efectuata epentru determinarea contului care se va debita si a contului corespondent care se va credita cu prilejul inregistrarii unei operatii economice sau financiare.

Analiza contabila se desfasoara pe 4 etape:

Aplicatia 1 - se receptioneaza materii prime aprovizionate conform facturii primite de 5.000 lei, plata ulterioara

Analiza contabila

301 "Materii prime" = 401 "Furnizori" (5.000lei)

In conturi, operatia economica apare inscrisa astfel:

301 "Materii prime" 401 "Furnizori"

Debit Credit Debit Credit

SOLD                                                                              SOLD

5.000                                                                             5.000

NOTA: Se scrie "SOLD" la inceputul fiecarui teu, fiindca se considera ca deja sunt inregistrate anterior si alte operatiuni.

Aplicatia 2 - se achita c/v Fa privind materiile prime aprovizionate, conf. Extras de cont. 5.000 lei.

Analiza contabila schematica:

In teuri operatia apare inscrisa astfel:

512 "Conturi la banci" 401 "Furnizori"

Debit Credit Debit Credit

SOLD                5.000 5.000 SOLD

Aplicatia 3 - se obtine un credit bancar pe termen scurt conform Extrasului de cont(EC) si Extrasurile contului de credite (ECC), 30.000 lei.

Analiza contabila schematica:

In teuri operatia apare inscrisa astfel:

512 "Conturi la banci" 519 "Credite bancare pe t.s."

Debit Credit Debit Credit

SOLD                                                      SOLD

30.000                                                                           30.000

Aplicatia 4 - se ramburseaza bancii creditul bancar pe termen scurt obtinut anterior, conform Extrasului de cont(EC) si Extrasurile contului de credite (ECC), 30.000 lei.

Analiza contabila schematica:

In teuri operatia apare inscrisa astfel:

512 "Conturi la banci" 519 "Credite bancare pe t.s."

Debit Credit Debit Credit

SOLD                30.000 30.000 SOLD

FORMULA CONTABILA

Orice operatie economico-financiara se inregistreaza pe doua conturi corespondente dispuse separat, unul debitor, iar celalalt creditor. Daca intre aceste doua contrui se trece semnul "=" obtinem o egalitate ce poarta denumirea de "formula contabila"

Titlul contului debitor se scrie in partea stanga iar titlul contului creditor se scrie in partea dreapta.

Clasificarea formulelor contabile

Exista formule contabile simple, mixte si compuse.

Cea simpla este formata dintrun singur cont debitor si un singur cont creditor (toate ex. prezentate pana acum intra la simple)

Formula contabila mixta este cea formata din doua sau mai multe contrui debitoare si un singur cont creditor sau invers, dintr-un singur cont debitor si doua sau mai multe conturi creditoare. (ex: aprovizionarea pe baza de factura dupa cum urmeaza: materii prime 3.000, obiecte de inventar 1.000 lei, total cont 4.000 lei).

Formula contabila mixta este:

% = 401 "Furnizori" 4.000

3.000 301 "Materii prime"

1.000 303 "Obiecte de inventar"

Formula contabila compusa este cea formata din doua sau mai multe conturi debitoare si doua sau mai multe conturi creditoare.

De pilda, presupunand ca s-au cumparat materii prime de 4.000 lei si obiecte de inventar de 2.000 lei, pentru care s-au platit 5.000 lei prin banca si 1.000 lei in numerar, formula contabila compusa este:

= %

4.000 301 "Materii prime" 512 "Conturi la banci" 5.000

2.000 303 "Obiecte de inventar" 531"Casa" 1.000

Semnul "%" amplasat in stanga sau in dreapta semnului "=", pe coloana a doua sau mai multori conturi corespondente, inseamna "conturile se urmeaza" sau "urmatoarele conturi"

FORMULA CONTABILA(continuare)

Inregistrarea formulelor contabile are loc in Registrul Jurnal in mod cronologic.

Componentele formulei contabie sunt:

-data operatiei

-egalitatea dintre conturile corespondente

-explicatia operatiei

-sumele corespunzatoare conturilor

Formula contabila cu toate componentele sale apare astfel in Registrul Jurnal

Coloana de sume debitoare Data: 10 martie Coloana de sume crediroare

30.000             301 "Materii prime"=401 "Furnizori" 30.000

Factura nr. din

De la SC. SA

Dupa scopul de intocmire exista:

formule contabile pentru inregistrari curente, pentru operatii ce apar zi de zi, ele fiind intocmite corect conform normelor si intructiunilor de aplicare a plaului de conturi

formule contabile de stornare sau de corectare ce pot fi de stornare in negru sau in rosu:

a) Formula contabila de stornare in negru: consta in inversarea formulei contabile anterioare, eronate si intocmirea in final a formulei contabile corecte.

Exemplu:

- formula contabila anterioara grasita

441 "Impozit pe profit" = 5121 "Conturi la banci in lei"      55.000

- se inverseava formula contabila intocmita eronat

5121 "Conturi la banci in lei" = 441 "Impozit pe profit" 55.000

- in final se intocmeste formula contabila corecta

444 "Impozitul pe salarii" = 5121 "Conturi la banci in lei" 55.000

b) Formula contabila de stornare in rosu: consta in intocmirea inca odata a inregistrarii anterioare eronate cu inregistrarea sumei in rosu (numai suma se trece in rosu) sau in lipsa culorii rosu se procedeaza cu inscrierea sumei in negru incadrate intr-un chenar.

Exemplu:

- formula contabila anterioara intocmita grasit

441 "Impozit pe profit" = 5121 "Conturi la banci in lei"      55.000

- formula contabila in rosu este

441 "Impozit pe profit" = 5121 "Conturi la banci in lei"      55.000

sau

55.000

- in final se intocmeste formula contabila corecta

444 "Impozitul pe salarii" = 5121 "Conturi la banci in lei" 55.000

PLANUL DE CONTURI

In baz Legii contabilitatii nr. 82/1991 repblicata, Ministerul Finantelor Publice a emis planul de conturi general si normele metodologice privind utilizarea acestuia. Planul de conturi general, cat si normele de utilizare sunt destinate tutror agentilor economici ce desfasoara activitai specifice si contine atat conturile necesare inregistrarii in contabilitate a operatiilor patrimoniale, functia si continutul fiecarui cont, precum si principalele operatii cuprinse intr-o monografie contabila.

Planul de conturi cuprinde 9 clase de conturi ce sunt simbolizate cu o cifra de la 1 la 9. Clasele de conturi cuprind grupele de conturi simbolizte cu 2 cifre. Grupele de conturi sunt alcatuite din conturi sintetice de gradul 1 ce sunt simbolizate cu 3 cifre si din conturi sintetice de gradul al 2 lea simbolizate cu 4 cifre.

Conturile din primele 7 clase sunt conturi obligatorii, iar cele din clasele 8 si 9, precum si dezvoltarea in analit a conturilor sintetice sunt facultative, ele putand fi completate si analizate de fiecare unitate patrimoniala in parte, in functie de specificul unitatii si de necesitatile proprii. In cadrul listei se utilizeaza clasificarea zecimala, adica planul de conturi contine 9 clase, fiecare clasa cel mult 9 grupe si fiecare grupa 1 sau mai multe conturi.

Cele 9 clase sint urmatoarele:

Clasa 1 - conturi de capitaluri (P)

Clasa 2 - conturi de imobilizari (P)

Clasa 3 - conturi de stocuri si productie in curs de executie (A)

Clasa 4 - conturi de terti (daca sunt conturi de datorii: P, daca sunt conturi de creanta: A)

Clasa 5 - conturi de trezorerie (majoritatea de P)

Clasa 6 - conturi de cheltuieli (P)

Clasa 7 - conturi de venituri - toate pana aici sunt conturi obligatorii

Clasa 8 - conturi speciale (in afara bilantului)

Ex: Presupunem ca un mijloc fix a fost imprumutat unei firme, insa unitatea care l-a primit il va trece in afara bilantului, el nu face parte din patrimoniul acestei firme.

Clasa 9 - conturi de gestiune

Ultima clasa cuprinde conturile privind gestiunea interna (gospodarirea interna) a unitatii patrimoniale.

Exemplu: Grupele continute de Clasa 3 - Conturi de stocuri si productia in curs de executie sunt:

30 Stocuri de materii prime si materiale

32 Obiecte de inventar

33 Productia in curs de executie

34 Produse

35 Stocuri aflate la terti

36 Animale

37 Marfuri

38 Ambalaje

39 Ajustari pentru deprecierea stocurilor si productiei in curs de executie

Grupa 30 Stocuri de materii si materiale cuprinde urmatoarele 5 conturi:

301 "Materii prime" (A)

302 "Materiale consumabile" (A)

303 "Matreiale de natura obiectelor de inventar" (A)

308 "Diferente de pret la materii prime si materiale" (A)

Toate aceste 4 conturi sunt conturi sintetice de gradul 1.

Contul 302 "Materiale consumabile" se desfasoara pe subconturile sintetice de gradul 2 (care sunt codificate cu patru cifre):

3021 "Materiale auxiliare" (A)

3022 "Combustibili" (A)

3023 "Materiale pentru ambalat" (A)

3024 "Piese de schimb" (A)

3025 "Seminte si matriale de plantat" (A)

3026 "Furaje" (A)

3028 "Alte matriale consumabile" (A)

Institutiile publice aplica un plan de conturi distinct, emis de Ministerul Finantelor Publice, la care se adauga si instructiunile specifice de aplicare ale acestuia.

REGISTRELE DE CONTABILITATE

Registrele reprezinta formulare cu ajutorul carora se realizeaza inregistrarea operatilor economice in conturi. Pe aceasta baza ele furnizaza informatii privind situatia si miscarea valorilor economice si a capitalului.

Registrele contabile sunt in nrumar de trei:

1. Registrul Jurnal

2. Registrul Cartea mare

3. Registrul Inventar

1.       Registrul Jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza operatii patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor, dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate. Operatiile de aceeasi natura privind acelasi loc de activitate, pot fi recapitulate intr-un document centralizator care sta la baza inregistrarii in Registrul Jurnal.

Registrul Jurnal poate fi prezentat sub forma unui Registru Jurnal General sau sub forma unor Registre Jurnal Auxiliare pentru operatiuni de aceeasi natura.

Principalele Registre Jurnale Auxiliare care pot fi utilizate sunt cele ptivind aprovizionarile, vanzarile, operatiunile de trezorerie sau operatiunile diverse, in functie de necesitatile unitatii patrimoniale.

Lunar totalurile Registrelor Jurnal Auxiliare se centralizeaza in Registrul Jurnal General. Inregistrarile operatiunilor patrimoniale in Registrul Jurnal cuprind elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, sume partiale si totale, explicatiile, conturile debitoare si creditoare corespunzatoare operatiilor efectuate.

Exemplu de Registru Jurnal:

2.       Registrul Cartea mare este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare de conturi corespondente, inregistrarile efectuate in Registrul Jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv, sontul initial, rulajele debitoare si creditoare, TSD si TSC, soldurile finale. Registrul Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Indiferent de natura, gradul de detaiere, registrul de cotabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora. Ele se prezinta in mod ordonat, fiind completate astfel incat sa permita, in orice moment, identificarea si controlul operatiilor patrimoniale efectuate.

Exemplu:

Cartea mare Simbol cont                Debit Pag.

(sah)               

Credit

Denumirea contului

3.       Regisrul inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele patrimoniale de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, fiind inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in Registrul Inventar, au ca baza de pornire, listele de inventariere, sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilant.

Fluxul contabil de prelucrare a datelor in contabilitate