Abstract

Success with any Information Systems (IS) tool or method requires understanding certain basic concepts. Decision-makers receive and analyze information using many different media, including traditional print, group and interpersonal exchanges, and computer-based tools. Decision Support Systems (DSS) has different usage and performance characteristics from operational systems. DSS users need data that accurately describes the organization, is accessible and internally consistent, and is organized for access and download to analysis tools on the personal computer. This paper attempts to categorize computerized information systems and technologies that inform and support decision-makers.

n contextul socio-economic actual, caracterizat printr-o concurenta acerba, dinamica mediului in care isi desfasoara activitatea agentii economici impune o eficienta sporita in procesul de adoptare a deciziilor. Dezvoltarea de noi piete  necesita cunostinte din diverse medii in care acestea sa poata evolua, precum si cunostinte privind domeniile legislativ, juridic, fiscal, politic etc. Aceste surse de informatii alimenteaza prin orice canale posibile toate nivelurile intreprinderii. Informatiile astfel obtinute trebuie sa fie prelucrate pentru a extrage ceea ce este esential pentru o buna evolutie a firmei. Multitudinea factorilor care influenteaza activitatea firmei releva importanta utilizarii unor sisteme informationale care sa asigure suportul necesar adoptarii deciziilor.

Conform definitiei lui Devlin din lucrarea Data Warehouse from Architecture to Implementation (1997), datele reprezinta 'ceea ce componentele sistemelor informationale creaza, stocheaza si furnizeaza'. Datele care au fost prelucrate prin adaugarea sau crearea de noi semnificatii ori cunostinte utile devin informatie. Scopul informatiei il reprezinta diminuarea incertitudinii, iar calitatea acesteia este apreciata din perspectiva urmatorilor factori:

relevanta - o informatie este relevanta daca aceasta poate fi utilizata (de exemplu, pretul actiunilor unui operator de telefonie la bursa este extrem de relevant pentru adoptarea unei decizii referitoare la cumpararea sau vanzarea de actiuni, in schimb este irelevant pentru lansarea unei comenzi de aprovizionare cu materii prime);

corectitudinea - o informatie este corecta daca este fundamentata pe date reale;

acuratetea - masoara gradul de apropiere fata de valoarea reala;

precizia - reprezinta acuratetea maxima cu care poate fi reprezentata o informatie;

completitudinea - se refera la incorporarea tuturor elementelor necesare pentru fundamentarea deciziei, precum si la faptul ca fiecare dintre acestea trebuie sa se bazeze pe factorii relevanti;

sincronizarea in timp - presupune analizarea urmatoarelor aspecte:

momentul cand este necesara informatia;

momentul cand informatia devine disponibila;

utilizabilitatea - reflecta usurinta in exploatarea informatiei pentru scopul prevazut;

accesibilitatea - se refera la timpul necesar obtinerii informatiei, cu un nivel acceptabil de efort, din locul in care utilizatorul se asteapta sa o regaseasca pe aceasta;

consistenta - indica faptul ca toate elementele care intra in componenta unei informatii se bazeaza pe aceleasi presupuneri, perioade de timp etc.;

conformitatea cu asteptarile - masoara ecartul intre caracteristicile informatiei obtinute si caracteristicile previzionate;

costul - reprezinta resursele cheltuite de organizatie in scopul obtinerii informatiei.

Cunostintele se refera la fapte cunoscute si intelese. Acestea se pot clasifica in structurate, nestructurate, explicite sau implicite. Daca cunostintele sunt organizate si usor de partajat, atunci ele se se numesc cunostinte structurate. Ceea ce stim ca stim reprezinta cunostinte explicite; cunostintele care sunt nestructurate si intelese sunt cunostinte implicite. Pentru a transforma cunostintele implicite in cunostinte explicite trebuie sa aiba loc un proces de selectie si prelucrare.

Decizia este alegerea unei variante dintr-un set de posibilitati. Inainte de realizarea unei clasificari a deciziilor este mai potrivita o prezentare a tipologiilor acestora, si anume: decizii bazate pe negocieri, decizii bazate pe strategii si decizii bazate pe activitati.

In 1967, Delbecq, in lucrarea The Management of Decision-Making within the Firm: Three Strategies for Three Types of Decision-Making propune impartirea deciziilor, bazata pe notiunea de negociere, in trei categorii:

decizii de rutina - decidentului ii sunt bine definite atat obiectivele care trebuie atinse, cat si metodele, tehnicile sau strategiile care exista pentru realizarea acestora;

decizii creative - in acest caz sunt necesare abordari inedite pentru a putea manipula complexitatea proceselor decizionale, deciziile adoptate putand fi luate prin analogie cu decizii semistructurate;

decizii negociate - intre obiectivele care trebuie atinse exista conflicte sau chiar incompatibilitati. In acest caz, cel mai adesea, adoptarea deciziei este efectuata de catre un grup.

Tot in anul 1967, Thompson, in lucrarea Organizations in Action propune urmatoarea clasificare, bazata pe stategia adoptata in luarea deciziilor:

strategii bazate pe calcule - optiunile pentru rezultatele posibile sunt puternice, iar relatiile dintre acestea si efectele care le vor genera au un nivel mare de certitudine;

strategii bazate pe rationamente - optiunile pentru rezultatele posibile sunt puternice, dar relatiile dintre acestea si efectele care le vor genera au un grad ridicat de incertitudine;

strategii bazate pe compromisuri - optiunile pentru rezultatele posibile sunt neclare, foarte putin definite, iar relatiile dintre acestea si efectele care le vor genera au un grad ridicat de certitudine;

strategii bazate pe inspiratie - optiunile pentru rezultatele posibile sunt neclare, foarte putin definite, iar relatiile dintre acestea si efectele care le vor genera au un grad ridicat de incertitudine.

In lucrarea The Nature of Managerial Work (1973), Mintzberg propune urmatoarea clasificare, bazata pe tipul activitatii caruia ii este cel mai adesea asociata decizia:

activitati antreprenoriale - deciziile se caracterizeaza printr-un nivel ridicat de incertitudine si se refera la perioade scurte de timp;

activitati adaptive - deciziile se caracterizeaza tot printr-un nivel ridicat de incertitudine si se refera la perioade medii de timp;

activitati de planificare - deciziile se caracterizeaza printr-un nivel ridicat de risc si se refera la perioade lungi de timp.

O clasificare a deciziilor le imparte pe acestea in: structurate, semistructurate si nestructurate. In cazul situatiilor decizionale pentru care solutiile tehnice sunt deja disponibile putem vorbi de deciziile structurate. Daca unele aspecte ale problemei sunt structurate, iar altele sunt nestructurate deciziile sunt semistructurate. Daca contextul in care trebuie adoptata decizia este complex (elementele structurale ale deciziei sunt nedefinite, insuficient definite sau necunoscute) si nu exista solutii standard pentru rezolvarea problemei, atunci deciziile se numesc nestructurate.

Din punct de vedere al procesului decizional organizatia poate fi structurata pe trei niveluri: operational, tactic si strategic.

Figura 1   Nivelurile decizionale intr-o organizatie

La baza acestei ierarhii se afla nivelul operational, aici fiind adoptate deciziile care afecteaza activitatea curenta a organizatiei. Imediat urmator este nivelul tactic, acolo unde  sunt adoptate deciziile care privesc administrarea interna a organizatiei. Nivelul superior al ierarhiei este nivelul strategic, locul unde sunt stabilite strategiile viitoare privind atingerea obiectivelor organizatiei.

Conform lui R. N. Anthony, in functie de nivelul la care sunt adoptate, deciziile pot fi clasificate in: strategice, tactice si operationale. O decizie strategica afecteaza o mare parte sau intreaga organizatie pentru o perioada indelungata de timp, o decizie tactica afecteaza o parte a organizatiei pentru o perioada scurta de timp, iar o decizie operationala influenteaza o mica parte din organizatie si impactul in timp cauzat de adoptarea acesteia este redus.

Factorii care influenteaza procesul decizional intr-o organizatie sunt: structura de grup, rolurile de grup, procesele de grup, stilul de grup si normele de grup.

In 1977, in lucrarea The New Science of Management Decisions, Simon descria procesul de construire a deciziilor ca fiind compus din urmatoarele etape:

Informarea (Intelligence)

Conceptia (Design)

Alegerea (Choice)

Proiect: Cum sa treci de capcanele proiectelor SAPARD - un proiect de valoare mica Proiect: Compania Aplast - produsele companiei Aplast

Implementarea si evaluarea (Implementation & Evaluation)

In etapa de informare are loc un proces de colectare, procesare, clasificare si prezentare a datelor referitoare la situatia decizionala aparuta. Mintzberg, in lucrarea The Nature of Managerial Work (1973), dezvoltand teoria lui Simon, a impartit aceasta etapa in patru subetape:

identificarea problemei - in aceasta etapa are loc determinarea scopurilor si obiectivelor organizatiei, precum si a existentei problemei, a caracteristicilor si intensitatii acesteia, etapa finalizandu-se cu definirea problemei;

clasificarea problemei - consta in incadrarea problemei intr-o categorie;

descompunerea problemei in subprobleme - este necesara datorita faptului ca problemele complexe si putin structurate pot fi descompuse in subprobleme mai bine structurate;

atribuirea problemei - consta in stabilirea factorilor care i-au declansat aparitia si in evaluarea posibilitatilor de rezolvare a acesteia de catre organizatie.

Figura 2   Etapele procesul adoptarii deciziei

In etapa de conceptie se realizeaza punerea in evidenta a diferitelor cai de actiune pentru rezolvarea problemei, fiecare dintre acestea implicand un set de actiuni ce trebuie declansate. Datele obtinute in faza de informare sunt folosite acum atat pentru construirea, testarea si validarea modelelor, cat si pentru testarea fezabilitatii solutiilor preconizate. Mintzberg propune pentru aceasta etapa urmatoarele subetape:

formularea modelului - presupune conceptualizarea si abstractizarea problemei;

determinarea unui set de criterii de evaluare a modelului - implica realizarea unui minimal de conditii care trebuie sa fie satisfacut de catre solutia aleasa;

stabilirea mai multor variante - este un proces care implica creativitate si cautare, putandu-se intinde pe o perioada mai lunga de timp, fiind, in general, destul de costisitor;

previzionarea rezultatelor modelului (pentru fiecare varianta in parte) - se realizeaza in functie de nivelul cunostintelor decidentului referitor la rezultatele prognozate; acest nivel se subdivide in trei subniveluri: certitudine (se presupune ca sunt cunoscute toate informatiile necesare pentru a putea determina rezultatul obtinut in urma actiunilor intreprinse), risc (se considera cunoscute probabilitatile de realizare ale rezultatelor care se pot obtine in urma actiunilor intreprinse) si incertitudine (se considera cunoscute rezultatele care se pot obtine in urma actiunilor intreprinse, fara a cunoaste nimic referitor la probabilitatile de realizare ale acestora);

comensurarea rezultatelor - presupune analizarea acestora folosind aceleasi criterii de evaluare.

In etapa de alegere, are loc optarea pentru una dintre variantele stabilite in faza de conceptie. Conform lui Mintzberg, si aceasta etapa se poate subimparti in:

solutionarea definitiva a modelului - consta in efectuarea ultimelor modificari referitoare la acesta;

analiza de senzitivitate - implica studierea efectului modificarii anumitor parametri de intrare asupra rezultatelor obtinute;

selectarea celei mai bune variante - poate conduce la obtinerea unei solutii optime sau optimale in functie de modelele, metodele, algoritmii etc., utilizati la rezolvarea problemei;

stabilirea planului de implementare - trebuie sa se realizeze tinand cont de starea actuala a sistemului.

In etapa de implementare si evaluare are loc punerea in practica a variantei alese, urmata de observarea si comensurarea rezultatelor obtinute. Aceasta etapa necesita o abordare plina de tact deoarece orice sistem are un anumit grad de inertie fata de modificarile care se realizeaza asupra sa.

Sisteme informationale pentru asistarea deciziei

Se poate afirma ca sistemul informational reprezinta inima unei organizatii, acesta colectand, procesand, stocand, analizand si furnizand informatii in scopul atingerii obiectivelor propuse. In literatura de specialitate sunt prezentate doua modalitati de evaluare a sistemelor informationale: eficacitatea si eficienta. Eficacitatea este gradul de indeplinire al obiectivelor propuse (de exemplu: un anumit nivel al productiei), iar eficienta reprezinta gradul de utilizare al resurselor pentru obtinerea rezultatelor (de exemplu: costul atingerii unui anumit nivel al productiei). Peter Drucker a dat urmatoarele interpretari acestor doi termeni:

Effectiveness is doing the right thing.                      - Eficacitatea este sa faci ceea ce trebuie.

Effeciency is doing the thing right.               - Eficienta este sa faci cum trebuie.

In decursul timpului au fost formulate mai multe definitii ale sistemelor informationale pentru asistarea deciziei (SIAD). Dupa cum afirma si Davies in  Applied Decision Support, daca 'ii vom cere unei persoane sa defineasca conceptul de SIAD, raspunsul oferit va depinde in mare masura de cel caruia ii este adresata aceasta intrebare'.

In 1970, in lucrarea Models and Managers: The Concept of a Decision Calculus, Little definea
SIAD-ul ca fiind 'set de proceduri bazate pe modele pentru prelucrarea datelor si efectuarea de rationamente in scopul asistarii decidentului in procesul adoptarii deciziei'. Conform acestuia, un astfel de sistem trebuia sa fie simplu, robust, adaptiv, usor de controlat, manevrat si sa ofere o interfata simpla si prietenoasa cu utilizatorul.

Conform opiniei expimate de Keen si Scott Morton in lucrarea Decision Support System: An Organizational Perspective (1978), un SIAD 'implica utilizarea unui computer in scopul: asistarii decidentilor in procesul adoptarii deciziilor semistructurate; asigurarii suportului rationamentului de decizie; sporirii mai mult a eficacitatii decat a eficientei luarii deciziei'.

In lucrarea Building Effective Decision Support Systems (1982), Sprague si Carlson definesc
SIAD-ul ca fiind 'un sistem computerizat interactiv care ajuta decidentii in utilizarea datelor si modelelor in scopul rezolvarii unor probleme gresit structurate, semistructurate sau nestructurate'.

In 1992, Kanter, la randul sau, afirma in lucrarea intitulata Managing with Information, ca 'un SIAD este utilizat in cazul problemelor mai putin structurate, acolo unde arta manageriala se imbina cu stiinta'.

In lucrarea Management Information System (1992), Kroenke defineste SIAD-ul ca fiind 'un set de instrumente, date, modele si alte resurse pe care decidentii le utilizeaza pentru a intelege, evalua si rezolva probleme nestructurate'.

O'Brien, in lucrarea Management Information System (1999), afirma ca SIAD reprezinta un 'sistem care furnizeaza informatii interactive in scopul sprijinirii decidentilor in timpul procesului adoptarii deciziilor'.

Trecand in revista punctele de vedere prezentate anterior, se detaseaza urmatoarea concluzie: un SIAD reprezinta un sistem informational care incorporeaza date si modele, utilizat in scopul sprijinirii, nu inlocuirii, factorului uman in procesul adoptarii deciziei, atunci cand deciziile care urmeaza sa fie luate sunt semistructurate sau nestructurate.

Dintre principalele caracteristici ale unui SIAD se pot aminti:

furnizeaza suport pentru asistarea deciziei in cazul problemelor nestructurate sau semistructurate;

sprijinul acordat in adoptarea deciziei este furnizat pentru toate categoriile de decidenti din cadrul unei organizatii;

scopul este de asistare a decidentului in rationamentele efectuate, nu de inlocuire a acestuia;

asistenta este furnizata in toate fazele procesului decizional;

asista atat decidentii individuali, cat si grupurile de decizie;

sunt flexibile, in sensul realizarii cu usurinta, de catre utilizator, a adaugarii, modificarii, stergerii etc. elementelor problemei analizate;

trebuie sa imbunatateasca mai mult eficacitatea decat eficienta procesului decizional;

decidentul trebuie sa aiba controlul in orice etapa a procesului decizional aferent problemei respective;

trebuie sa furnizeze asistenta pentru decizii independente, cat si interdependente;

sa se bazeze pe modele, date si cunostinte;

sa poata fi folosit si ca un instrument de invatare de catre decidentii mai putin experimentati;

interactiunea cu utilizatorul sa fie usoara, rapida si eficienta;

sa dispuna de facilitati sporite de modelare si analizare;

sa poata asista decidentul indiferent de stilul care trebuie folosit pentru adoptarea deciziei.

In literatura de specialitate exista mai multe clasificari ale SIAD-urilor. Astfel, conform opiniei exprimate de Alter in lucrarea 'Decision Support Systems: Current Practices and Continuing Challenges' (1980), se pot distinge sapte categorii de SIAD-uri: file drawer system, sisteme pentru analiza datelor, sisteme pentru analiza informatiilor, modele contabile, modele descriptive, sisteme de optimizare, sisteme de sugestionare. In tabelul 1 sunt expuse, pe scurt, principalele caracteristici ale fiecarui tip.

Figura 3 Tipuri de SIAD

In 1977, Donovan si Madnic, in lucrarea Institutional and Ad Hoc DSS and Their Effective Use, identifica doua tipuri de SIAD: institutionale si ad-hoc.

• SIAD institutional - opereaza cu decizii de natura recursiva, repetitiva, exemplul clasic fiind cel al unui SIAD pentru managementul unui portofoliu, acesta fiind utilizat de mai multe banci pentru a asista deciziile referitoare la investitiile de pe piata de valori mobiliare. Un astfel de SIAD rezolva probleme identice sau similare, fiind utilizat de mai multe ori, iar in urma analizarii rezultatelor obtinute are loc un proces de rafinare, imbunatatire a acestuia;
• SIAD ad-hoc - opereaza cu probleme specifice care sunt, in general, neanticipate sau nerecursive, implicand de cele mai multe ori probleme de previziuni strategice; acest tip de SIAD este utilizat de putine ori si de aceea trebuie efectuat, in prealabil, un studiu de fezabilitate pentru realizarea acestui tip de SIAD.

In lucrarea Organizational Strategies for Personal Computing in Decision Support Systems (1981) Hackathorn si Keen clasifica SIAD-urile, in functie de trei categorii:

• SIAD individuale - sunt dedicate decidentilor individuali;
• SIAD destinate grupurilor - sunt dedicate grupurilor de decidenti, acestia fiind implicati in activitati separate, dar puternic intercorelate. SIAD destinate grupurilor si SIAD de grup sunt doua notiuni distincte: in primul caz, fiecare membru al grupului adopta decizii, cu observarea impactului acestora asupra celorlalti membri, deciziile adoptate nefiind colective, de grup, in timp ce in al doilea caz, deciziile sunt adoptate la nivelul grupului, pe baza unui consens intre membrii acestuia;
• SIAD organizationale - sunt dedicate activitatilor organizationale situate, de cele mai multe ori, in locatii diferite, implicand alocarea unui volum mare de resurse.

Holsapple si Whinstons, in lucrarea Decision Support Systems: A Knowledge-based Approach (1996), grupeaza SIAD-urile astfel:

• SIAD orientate pe text - in majoritatea cazurilor informatiile sunt stocate in format text, fiind necesar ca acestea sa fie accesate de utilizator, iar cantitatea de informatie care trebuie explorata de catre decident creste exponential;
• SIAD orientate pe baze de date - in acest caz datele sunt organizate in structuri (relationale, orientate obiect etc.); acest tip de SIAD ofera un puternic suport in ceea ce priveste capacitatea de interogare si de raportare;
• SIAD orientate pe algoritmi de cautare in spatiul solutiilor - contin algoritmi de rezolvare a anumitor tipuri de probleme (de exemplu: programare liniara, programare dinamica etc.), algoritmi care sunt incorporati in SIAD;
• SIAD orientate pe tabele - reprezinta, dupa unii cercetatori, un caz particular de SIAD orientate pe algoritmi de cautare in spatiul solutiilor, in aceasta categorie putand fi incluse produsele Microsoft Excel si Lotus 1-2-3;
• SIAD orientate pe reguli - sunt, in majoritatea cazurilor, asimilabile sistemelor expert;
• SIAD hibrid - reprezinta o combinatie intre doua sau mai multe dintre tipurile de SIAD prezentate anterior.

Bibliografie

ALTER, S. L., Decision Support Systems: Current Practices and Continuing Challenges, Addison - Wesley, 1980;

DAVIES, M. W., Applied Decision Support, Prentice-Hall, 1980;

DELBECQ, A. L., The Management of Decision-Making within the Firm: Three Strategies for Three Types of Decision-Making, Academy of Management Journal, 1967;

DONOVAN, J. J., MADNICK, S. E., Institutional and Ad Hoc DSS and Their Effective Use, Database, Vol. 8, No. 3, 1977;

Devlin, B., Data Warehouse from Architecture to Implementation, Addison Wesley Longman, (1997);

HACKATHORN, R. D., KEEN, P. G., Organizational Strategies for Personal Computing in Decision Support Systems , MIS Quarterly, 1981;

HOLSAPPLE, C. W., WHINSTON, A. B., Decision Support Systems: A Knowledge-based Approach, West Publishing Company, 1996;

KANTER, J., Managing with Information, Prentice-Hall, 1992;

KEEN, P., SCOTT MORTON, M., Decision Support System: An Organizational Perspective, Addison - Wesley, 1978;

KROENKE, D. M., Management Information System, Mitchell McGraw-Hill, 1992;

LITTLE, J. D. C., Models and Managers: The Concept of a Decision Calculus, Management Science, Vol. 16, No. 8, 1970;

MALLACH, E. G., Decision Support and Data WareHouse Systems, Irwin McGraw - Hill, 2000;

MARAKAS, G. M., Decision Support Systems in the 21^st Century, Prentice - Hall, 1999;

MARCH, J. G., Systèmes d'information et prise de décision: des liens ambigus

MINTZBERG, H., The Nature of Managerial Work, Prentice Hall, 1973;

O'BRIEN, J., Management Information System, Irwin McGraw - Hill, 1999;

SIMON, H., The New Science of Management Decisions, Prentice Hall, 1977;

SPRAGUE, R. H., CARLSON, E. D., Building Effective Decision Support Systems, Prentice - Hall 1982;

THOMPSON, J. D., Organizations in Action, Irwin McGraw - Hill, 1967;

TURBAN, E., ARONSON, J. E., Decision Support Systems and Intelligent Systems, Prentice - Hall, 1998;

ZAHARIE, D si colectiv, Sisteme informatice de asistare a deciziei, Dual Tech, 2001

Surse Internet