Sistemul de documente implicate in organizarea evidentei cheltuielilor din activitatea curenta

Sistemul de documente implicate in organizarea evidentei cheltuielilor din activitatea curenta

Solutia pentru ca o operatie economico-financiara patrimoniala care apare zi de zi in activitatea agentiloe economici sa poata fi introdusa in procesul de prelucrare contabila o constituie atestarea sa prealabila pe baza unui document justificativ intocmit si pus in circulatie dupa reguli foarte stricte.

Atestarea documentara a operatiilor economice este o cerinta minim necesara in orice miscare patrimoniala, cu atat mai mult cand este vorba de valori materiale, financiare, judiciare sau banesti.

In acest sens, "Legea contabilitatii" prevede ca" orice operatie patrimoniala se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un inscris ce sta la baza inregistrarilor contabile dobandind prin aceasta calitatea de document justificativ"

Existenta acestor documente angajeaza deopotriva raspunderea persoanelor care l-au intocmit, vizat si aprobat, ori inregistrat in contabilitate dupa, caz.

Intrucat documentele contabile sunt numeroase si au character complex se impune delimitarea lor in functie de rolul pe care-l indeplinesc in cadrul sistemului de contabilitate si anume:

documente justificative;

documente de evidenta contabila;

documente de sinteza si raportare.

Documentele contabile, indifferent de categoria din care fac parte, in functie de importanta si frecventa utilizarii lor pot fi:

documente tipizate (marea majoritate a documentelor justificative si integral cele de evidenta contabila si cele de sinteza si raportare) sunt folosite pentru operatii de aceeasi natura si au un character obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale, fiind stabilite de catre directia de resort din cadrul Ministerului de Finante;

documente netipizate( situatii de determinare a costurilor efective, de fundamentare a indicatorilor bugetului de venituri si cheltuieli) se folosesc in mod ocazional, iar continutul si forma lor se stabilesc la nivelul fiecarui agent economic.

A.     Documentele justificative pot fi la randul lor de mai multe feluri:

documente primare;

Acestea sunt intocmite la locul si in momentul producerii evenimentului patrimonial pe care il copiaza pe o macheta specifica fiecarui gen de operatie.

documente centralizatoare;

Acestea sunt obtinute prin sortarea pe operatiuni a documentelor primare, cumularea si centralizarea datelor din documentele primare pentru usurarea prelucrarii lor ulterioare in contabilitate.

Documentele primare stau la baza intregului system al documentatiei contabile. In acest sens trebuie mentionate anumite conditii pe care acestea trebuie sa le indeplineasca:

orice document trebuie sa contina urmatoarele elemente:

denumirea documentului(factura, chitanta, bon, etc.);

denumirea unitatii care a intocmit documentul;

numarul de ordine al documentului;

data si locul intocmirii;

felul operatiei cu indicarea elementelor cantitative si calitative;

valoarea in moneda;

Analiza: Programarea strategica a unei afaceri Referat: Grupul Aquila - distributie active, transportul international si intern si a serviciilor logistice

semnatura persoanei care a intomit documentul;

semnatura persoanei care primeste documentul;

semnatura de autorizare.

pentru toate categoriile de documente exista obligatia arhivarii acestora, in limita unor termene stabilite de lege;

trebuie respectata metodologia de intocmire si circulatie a documentelor primare si introducerea lor in procesul de prelucrare contabila.

In principiu, inregistrarea in contabilitate a operatiilor ecnomice se face document cu document primar, dar sip e baza documentelor centralizate care sistematizeaza datele din documentele primare, al caror continut se refera la operatii de aceeasi natura si cu referire la aceeasi perioada de gestiune.

Documentele centralizatoare trebuie sa contina urmatoarele elemente:

felul, numarul si data documentului primar;

sumele corespunzatoare operatiilor effectuate;

gruparea pe conturi sintetice si analitice ce intra in corepondenta;

semnaturile pentru intocmire si verificare.

Exemple de documente justificative, implicate in organizarea evidentei veniturilor si cheltuielilor din activitatea curenta a oricarui agent economic, pot gi numeroase.

Dintre acestea amintim cateva care au aceeasi semnificatie pentru toti agentii economici, astfel:

Factura reprezinta un document primar ce consemneaza realizarea unui venit (atunci cand agentul economic intocmeste acest document ce atesta livrarea unor produse sau executarea unor lucrari sau prestarea unor servicii), cat si a unor cheltuieli (atunci cand agentul economic primeste acest document de la furnizorii sai). In facturile primate de la furnizori pot fi consemnate cheltuieli sub forma unor consumuri( energie electrica, apa, combustibili, etc.) sau livrarea unor produse care prin valorificarea ulterioara pot conduce la realizarea unor cheltuieli legate de procesul economic de valorificare al produselor.

Prin centralizarea facturilor ce atesta livrari din unitate catre alti agenti economici ordonate in functie de: numarul si data inscrierii pe factura se poate obtine din acest gen de operatii la sfarsitul perioadei de gestiune( luna).

Prin centralizarea facturilor ce atesta consumurile inregistrate de unitate intr-o perioada de gestiune( luna) se poate obtine totalul consumurilor defalcate pe fiacre fel de consum in parte.

Prin centralizarea facturilor ce atesta intrari de bunuri in unitate intr-o perioada de gestiune( luna) se poate obtine totalul acestora pe fiecare categorie de bunuri( pentru uz intern, adica consum propriu sau cu destinatia valorificarii catre clienti). Pentru aceste bunuri se intocmesc note de receptie ce atesta intrarea in gestiune, iar pentru iesirea din gestiune, dupa caz, sau facturi pentru cele livrate catre clienti.

2. Chitanta fiscala are aceleasi atributii ca si factura cu mentiunea ca pe langa livrarea sau primirea de bunuri, lucrari sau servicii, acestea atesta si plata contravalorii acestora.
3. Bonul de consum reprezinta documentul primar pe baza caruia, in cadrul magaziei de materiale, sunt scoase din gestiune spre consum materialele necesare unitatii. Aceste bonuri de consum se centralizeaza pe feluri de consumuri, in ordine cronologica in cadrul unei perioade de gestiune( luna).

B.     Documente de evidenta contabila( registre de contabilitate)

Au in general caracter obligatariu pentru unitatile patrimoniale si asigura inregistrarea cronologica si sitematica a operatiilor consemnate in documentele justificative.

Ele se prezinta sub forma unor register sau goi volante si liste informatice legate sub forma de registru, cu un continut si o forma adecvata scopului pentru care au fost elaborate.

Principalele registre mentionate in legea contabilitatii si in regulamentul contabil sunt urmatoarele:

registrul-jurnal;

registrul-inventar;

registrul-cartea mare.

Registrul-jurnal reprezinta un document cu regim special. Acesta este numerotat, legat si stampilat de catre unitatea patrimoniala care urmeaza sa-l utilizeze dupa care se inregistreaza la organelle fiscale, putand fi ca proba in litigii.

Registrul-jurnal se intocmeste intr-un singur exemplar pentru fiecare operatie ce se inregistreaza. In acest registru trebuie consemnate urmatoarele elemente:

numarul current al fiecarei operatii inregistrate( de la 01 ianuarie pana la 31 decembrie al fiecarui an);

felul si numarul documentului justificativ in care este inscrisa operatia ce se inregistreaza;

explicatii in legatura cu operatia in cauza;

simbolurile conturilor debitoare si creditoare si sumele pentru fiecare din acestea.

Registrul-inventar reprezinta un document cu regim special. Si acest registru trebuie numerotat, legat si stampilat in cadrul unitatii patrimoniale ce urmeaza sa utilizeze acest registru, dupa care se inregistreaza la organele fiscale.

Acest registru se intocmeste annual in vederea stabilirii rezultatelor inventarierii patrimoniului. Se intocmeste intr-un singur exemplar si contine elementele patrimoniale inventariate si grupate duoa natural or.

Registrul cartea-mare reprezinta un document de evidenta contabila care asigura, pentru sfarsitul fiecarei luni si cumulate de la inceputul anului, sistemarizarea datelor contabilitatii, atat pentru debitul cat si pentru creditul fiecarui cont sintetic.

Contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate si constituie baza intocmirii balantei de verificare.

Formularul propriu-zis al registrului cartea-mare poate fi inlocuit cu fisele de cont pentru operatii diverse.

Registrele de contabilitate, asa cum prevede regulamentul contabil, se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia pe care o au, completandu-se in mod ordonat pentru a permite in orice moment identificarea si controlul operatiilor patrimoniale efectuate.

C.     Documente de sinteza si raportare( situatii financiar-contabile)

Sunt intocmite in scopul furnizarii de informatii utile celor care iau decizii economice.

In categoria documentelor de sinteza si raportare sunt incluse:

bilantul contabil;

contul de profit si pierdere;

anexa la bilant;

raportul de gestiune.