Metoda de cercetare in stiinta administratiei - concepte si metode de cercetare aplicate in administratia publica

1. Concepte si metode de cercetare aplicate in administratia publica

Metoda sau metodologia inseamna un mod organizat, sistematizat de gandire si activitate si implica o directie susceptibila de a fi definita si urmata cu regularitate in operatiunile mintale. Metodologia, in general, reflecta complexitatea vietii sociale pe care omul cauta sa o cunoasca mai bine, iar continutul sau este independent de obiectul cercetarii. Ansamblul metodologic se afla intr-o continua evolutie, pe masura amplificarii domeniului de investigare si de cunoastere. Metodologia este unitara, si urmareste un obiectiv dublu: cunoasterea si actiunea.

Alaturi de metodologia cunoasterii exista o metodologie a actiunii. In aceasta conceptie, metodologia constituie folosirea coerenta a diferitelor mijloace, in vederea obtinerii unui rezultat. Prin prisma acestui continut dual, metodologia se gaseste implicata in actiunea dinamica si contribuie la cercetarea eficientei. Finalitatea sa consta in a contribui la o mai buna cu-noastere pentru a actiona mai bine.

Metodologia cunoasterii in administratia consta dintr-un ansamblu de mijloace si proceduri utile, pentru a studia si intelege faptul si fenomenul administrativ. A aplica metodologia cunoasterii la obiectul de cercetare alcatuit de administratie, inseamna a constitui un sistem coerent de investi-gare, care asigura posibilitatea de a percepe si intelege realitatea administrativa din oricare domeniu.

A percepe, a sesiza cu ajutorul gandirii, obiectul administratiei inseamna delimitarea domeniului de investigare si descoperirea elementelor sale constitutive. Metodologia cunoasterii faciliteaza intelegerea realitatii administrative si implicit definirea obiectului cercetat.

Insasi notiunea de metoda in administratia publica apare ca rezultatul unui proces de teoretizare si generalizare. Temeiul generalizarii il constituie activitatea specifica domeniului administrativ, referitoare la rezolvarea problemelor concrete. Din punct de vedere metodologic, in administratia publica  se pot distinge metode de cercetare a administratiei si metode de organizare a acesteia. In demersul sau, cercetatorul care studiaza administratia publica trebuie sa aiba in vedere doua probleme:

delimitarea domeniului de studiu;

stabilirea tehnicilor de investigare pe care le va utiliza.

In privinta delimitarii domeniului de cercetare, studiile consacrate administratiei pot fi impartite in doua categorii si anume: partiale si globale.

In cadrul studiilor partiale intra monografiile de diferite tipuri care abordeaza: un serviciu, un grup de servicii sau o directie administrativa, un corp de functionari publici, administratia urbana sau cea rurala, administratia locala, etc.

In categoria studiilor globale (de ansamblu)se includ lucrari cu caracter general, tratandu-se in mod sistematic, ansamblul problemelor administratiei.

La randul lor tehnicile de investigare in administratie ca stiinta sociala, sunt similare celor intalnite la stiintele umaniste. Dintre asemenea tehnici si metode, cele mai importante sunt:

cercetarea documentara, care se bazeaza pe studierea unor documente administrative, precum statistici, acte normative, organigrame, ce permit o vedere clara si o intelegere rapida a unui serviciu administrativ. Analiza acestor elemente de studiu se poate face, atat dupa o metoda de interpretare clasica (in care intra interpretarea sociologica sau psihologica), cat si dupa metoda cantitativa, care permite formularea unor reguli sau principii;

cercetarea directa, care poate fi extinsa atunci cand vizeaza un organ administrativ al statului, studiat prin sistemul esantionului reprezentativ. De asemenea, se poate utiliza cercetarea directa intensiva care presupune convorbiri cu functionarii publici;

utilizarea chestionarelor si anchetelor. Aceasta metoda consta in formularea unei serii de intrebari concrete, lipsite de echivoc (pentru a nu genera interpretari diferite) si colectarea raspunsurilor de la persoane reprezentative din colectivitatea interogata. Ancheta se concretizeaza intr-un chestionar statistic si priveste situatii care nu se pot exprima in unitati de masura, iar aprecierea rezultatelor trebuie sa rezulte doar din prelucrarea materialului adunat.

Culegerea de informatii prin metoda chestionarii pe teren, se deosebeste de anchete prin faptul ca raspunsurile definitive la un anumit grup de intrebari nu mai sunt formulate direct de persoanele intrebate, ci de persoana care chestioneaza.

REFERAT: Interguvernamentalismul - neofunctionalismul - se caracterizeaza prin REFERAT: RUSIA si spatiul heartland - problema Rimland-ului

metoda cazurilor, care este specifica administratiei publice si se utilizeaza cu precadere in SUA si Franta. Cazurile concrete se pot referi, fie la o problema generala (elaborarea unei lucrari sau a unui plan de urbanism), fie la o problema speciala (revocarea unui functionar). Cazul poate fi studiat si dezbatut intr-o institutie universitara sau intr-un organism insarcinat cu formarea si perfectionarea functionarilor. Studiul permite, fie descoperirea unor solutii de imbunatatire a organizarii administrative, fie formularea de propuneri privind remedierea deficientelor si identificarea tendintelor generale;

metoda statistica,  de cercetare a faptelor, se caracterizeaza prin studierea cantitatii fenomenelor. Ea se utilizeaza acolo unde fenomenele pot fi apreciate cantitativ, iar valoarea metodei este determinata de comensurabilitatea cifrelor care permite determinarea proportiilor dintre fenomenele, in prealabil, evaluate.

2.Metode de organizare utilizate in sfera administratiei publice

In plan  organizatoric, in metodologia de cercetare in administratia publica ca si a celei private se pot distinge doua faze:

a) stabilirea obiectivelor ce urmeaza a fi indeplinite, care se cuprind intr-un plan de activitate al institutiei respective;

b) realizarea activitatilor corespunzatoare acestui plan, prin actiunea functiei de control din procesul de administrare.

Intocmirea unui plan de activitate este indispensabila in orice institutie administrativa. Continutul planului trebuie sa fie in concordanta cu obiectivele de indeplinit si resursele disponibile. Planul se intocmeste pentru a stabili o ierarhie a obiectivelor si a coordona activitatea in interiorul unei institutii, in vederea atingerii unui scop comun. Desi se bazeaza pe folosirea la maximum a posibilitatilor existente,  alcatuirea planului trebuie sa tina seama si de necesitatea constituirii unei rezerve. Experienta a demonstrat ca intocmirea de planuri, fara conceperea de rezerve, duce la aparitia unor deficiente la nivelul compartimentelor functionale, care pot paraliza intreaga activitate a institutiei.

Este de dorit ca planul sa fie complet, iar fiecare actiune sa aiba un termen precis de realizare, precum si resursele necesare.

In vederea  realizarii obiectivelor prevazute in planul de activitate al institutiei administrative, se utilizeaza anumite metode de organizare, care contribuie, totodata, la sporirea eficientei activitatii in acest sector. Asemenea metode sunt:

1. Metoda utilizarii de formulare adecvate activitatii institutiilor din administratie. In acest fel, se asigura organului administrativ numai datele strict necesare pentru rezolvarea problemei respective si se realizeaza solutionarea simpla si rapida a cererilor. Folosirea formularelor tipizate este rationala si se impune, deoarece evita repetarea aceluiasi text si nu incarca activitatea administratiei cu examinarea unor date inutile. Utilizandu-se asemenea imprimate, se completeaza numai datele minime, pentru a reflecta in documentul administrativ, ce urmeaza a fi emis, particularitatile individuale ale cazului (numele si domiciliul solicitantului etc.).

In ansamblu, extinderea folosirii formularelor in administratia publica amplifica eficienta acestei activitati si imbunatateste raporturile dintre ea si colectivitatile umane. In viitor, pe masura introducerii tehnicii de calcul moderne in administratia publica, se impune intrebuintarea unor chestionare si formulare cu un continut standardizat.

Pe de alta parte, folosirea de formulare cu un continut neadecvat sau  situatii pe care acestea nu le prevad, nu mai este rationala. Astfel, formularul poate sa devina un instrument eronat de lucru, deoarece el estompeaza particularitatile cazului concret. De asemenea, nerespectarea unor limite rationale, in utilizarea imprimatelor duce la instrainarea de problemele cetateanului si la pericolul unei activitati mecanice care nu tine seama de situatia reala, la irosirea resurselor umane.

2. Metoda colectarii datelor necesare pentru solutionarea cererilor. Activitatea de rezolvare a unei cereri coincide cu circuitul lucrarii respective intre compartimentele administrative de specialitate, care se cere a fi conceput pe baze rationale. Prin circuitul rational al unei lucrari se intelege utilizarea unei metode adecvate prin care sa se asigure obtinerea tuturor datelor necesare unei solutionari concrete, cu un consum minim de efort si de timp, atat pentru administratie cat si pentru solicitant.

In statul de drept, timpul cetateanului este la fel de pretios ca acela al functionarului public, urmarindu-se folosirea rationala a tuturor resurselor umane ale societatii. In acest scop, in administratia publica se pot utiliza doua modalitati de organizare a circuitului lucrarilor . In una dintre acestea, solicitantul care isi inregistreaza cererea este obligat sa anexeze documentele necesare rezolvarii cazului sau. In cealalta, solicitantul depune numai cererea, iar documentele necesare solutionarii sunt colectate de catre lucratorii din administratie.

Asadar, in prima metoda, solicitantul este cel care pregateste dosarul, prezentand documentele necesare, astfel incat institutia publica sa poata solutiona cazul pe baza actelor anexate, (aproape) fara nici un fel de investigatii suplimentare. Desi metoda pare comoda si simpla pentru ambele parti, ea genereaza si incoveniente. Astfel, cu exceptia actelor de stare civila care trebuie procurate de solicitant, de obicei, rezolvarea problemei necesita colaborarea mai multor organe administrative diferite.

De exemplu, pentru a se elibera o autorizatie de constructie a unui imobil, este necesar un aviz de la serviciul arhitecturii asupra proiectului, de la organele sanitare, de la ROMTELECOM, ELECTRICA, DISTRIGAZ, etc. asupra respectarii diferitelor cerinte. Or, daca obligatia de a colecta toate avizele revine solicitantului, el pierde mult timp, deoarece fiecare institutie analizeaza de la inceput cazul, inainte de a-si da avizul. Normal ar fi ca, problema sa fie analizata prin colaborare si numai cu privire la aspectele tehnice, particulare, necesare la completarea dosarului respectiv.

De multe ori, din considerente de supraasigurare, i se cer solicitantului multe acte inutile, de exemplu o serie de adeverinte care confirma datele deja existente in actele dosarului.

Ca urmare, apare rationala doar cea de-a doua varianta, a rezolvarii din oficiu de catre organul administrativ. In acest caz, solicitantul supune cererea spre solutionare institutiei publice competente, anexand un minimum de documente. De exemplu, la cererea pentru obtinerea unei autorizatii de constructie, se anexeaza planul acesteia, iar toate documentele utile rezolvarii ei, sunt colectate de institutia administrativa care ia decizia finala. Pentru aceasta, strangerea documentelor nu reprezinta un volum prea mare de activitate.

In practica, cererea solicitantului si documentele personale se trimit spre avizare tuturor organelor interesate si printr-o simpla rezolutie, pe aceasta cerere, se acorda avizul necesar. Astfel, se realizeaza economii materiale si de timp, deoarece analiza proiectului se face in ansamblu, complet si pe loc, atunci cand institutia publica intocmeste un referat sau acorda avizul sau de specialitate.

Realizarea unui circuit rational al lucrarilor se fundamenteaza pe studierea unor probleme de organizare si tehnica administrativa. In acest scop, este necesar sa se defineasca etapele solutionarii lucrarilor, care sunt:

intrarea lucrarii, care reprezinta momentul in care o institutie administrativa primeste o problema spre rezolvare. Dupa primire, lucrarea trebuie imediat si neconditionat inregistrata, prin atribuirea unui numar de ordine de catre compartimentul competent al institutiei respective;

solutionarea lucrarii, care ia forme concrete adecvate problemei de rezolvat si are loc pe durata de timp dintre intrarea lucrarii si transmiterea deciziei administrative catre persoana interesata.

Lungimea acestui interval de timp este influentata de:

a) numarul locurilor de oprire ale lucrarii, prin trecerea acesteia de la un functionar la altul;

b) timpul de asteptare, adica perioada in care documentatia completa este studiata in vederea adoptarii deciziei;

c) durata etapei operative de luare a deciziei, respectiv intervalul in care functionarul competent examineaza piesele dosarului si gandeste asupra variantelor posibile de solutionare si ia decizia.

Fundamentarea rationala a acestor etape se presupune respectarea unor conditii, si anume:

diminuarea locurilor de oprire a lucrarilor, eliminarea stationarilor inutile;

renuntarea la colectarea unor date inutile, de la alte compar-timente specializate; un loc de oprire nejustificata tergiverseaza solutionarea problemei si consuma timpul functionarilor cu lectura si gandirea asupra unei lucrari a carei rezolvare nu este de competenta lor.

diminuarea timpului de asteptare prin atribuirea dreptului de decizie chiar functionarului care a studiat efectiv lucrarea, urmand ca in cazuri complexe sa ceara sprijinul sefului sau direct.

3. Metoda repartizarii functionarilor si lucrarilor in institutia administrativa. Activitatea unei institutii administrative este condusa de seful acesteia, care raspunde de organizarea ei rationala si eficienta. Este eronata practica prin care seful urmeaza sa rezolve cat mai multe lucrari; el solutioneaza numai pe acelea care nu pot fi repartizate spre solutionare altor functionari.

Unii functionari lucreaza direct cu publicul, la ghisee, altii sunt implicati in pregatirea deciziilor administrative. In practica se constata o tendinta de a se repartiza un numar prea mare de functionari in comparti-mentele care lucreaza, fie direct cu seful institutiei, fie la pregatirea deciziilor. Astfel, este afectata calitatea activitatii desfasurate cu publicul, prin aparitia unei aglomerari de solicitanti care isi pierd timpul asteptand sa ajunga la ghiseu.

Desfasurarea in conditii normale a activitatii este determinata de modul de organizare si nu de excesul de personal. In limite rationale, durata stabilita pentru primirea solicitantilor poate sa fie mica, iar in restul timpului de lucru, trebuie sa se creeze conditii ca functionarul sa nu fie intrerupt de public. In practica, adesea aceste proceduri de organizare nu sunt respectate. Astfel, in timpul de primire al solicitantilor, seful compartimentului sau al institutiei convoaca vreo sedinta cu personalul, cheama un functionar pentru anumite consultatii sau pleaca din institutie, in loc sa acorde audiente.

De aceea, la repartizarea lucrarilor in institutiile administrative trebuie sa se aiba in vedere necesitatea de a asigura servirea directa si continua a solicitantilor. Este considerata judicioasa o structura administrativa care permite ca, in conditii normale de activitate, conducatorul sa dispuna de o anumita rezerva, pe care o poate folosi in cazuri de necesitate.

4. Metoda consfatuirilor. Aceasta metoda reprezinta, modalitati de coordonare a activitatii, si de popularizare, sau clarificare a anumitor probleme administrative.

Consfatuirile consuma o mare parte din timpul de lucru, mai ales al functionarilor de conducere. Uneori, conducatorii nu mai au timp pentru a transmite subordonatilor recomandarile facute la asemenea intruniri; or, functionarii necunoscand acele recomandari, isi declina competenta privind rezolvarea problemelor. Lucrarile asteapta sa fie rezolvate de conducatorul institutiei, in timp ce acesta participa la alte consfatuiri, ceea ce inseamna ca activitatea lui nu este bine organizata.

Numarul consfatuirilor trebuie sa fie rational. In limitele rationale, ele se dovedesc a fi utile in activitatea administratiei, facilitand realizarea unui acord rapid intre cei implicati. Consfatuirile simplifica rezolvarea problemelor si faciliteaza colaborarea organelor administrative si, ca urmare, rolul lor se amplifica. Ele dau rezultate eficiente daca sunt pregatite si organizate temeinic, cu un scop precis si clar stabilit.