Model de fisa a postului pentru managerul de achizitii din cadrul unui proiect de foarte mare anvergura

Model de fisa a postului pentru managerul de achizitii din cadrul unui proiect de foarte mare anvergura

Se subordoneaza in mod direct managerului de proiect si isi coordoneaza activitatea cu cea a altor manageri din echipa de proiect.

Presteaza un serviciu de procurare managerului de proiect. Aceasta activitate cuprinde subcontractarea, lansarea comenzilor de echipamente si materiale, urgentarea aprovizionarii, inspectia si expeditia livrarilor.

il reprezinta pe managerul de proiect in cadrul intalnirilor cu clientul-beneficiar, referitor la toate chestiunile de procurare.

Elaboreaza procedurile de procurare pentru proiect, de comun acord cu managerul de proiect, serviciul de procurare al organizatiei contractoare si clientul.

Asigura respectarea procedurilor de procurare din cadrul proiectului.

Supravegheaza direct activitatea responsabilului cu subcontractele de achizitii, a responsabilului cu achizitiile de aprovizionare, a sefului serviciului de urgentare si a inspectorului-sef de achizitii din cadrul proiectului.

Periodic, analizeaza si stabileste, de comun acord cu managerul de proiect si serviciul de procurare al organizatiei contractoare, necesarul de personal al departamentului de procurare din cadrul proiectului.

Pastreaza o legatura stransa cu serviciul de procurare al organizatiei contractoare, referitor la toate activitatile de procurare a resurselor pentru proiect.

Supervizeaza intocmirea urmatoarelor:

conditiile de contractare si subcontractare;

lista furnizorilor si subcontractorilor agreati;

procedurile detaliate de inspectie;

documentatia de expeditie si transport; si

toate celelalte documentatii necesare pentru procurarea resurselor proiectului.

Aproba impreuna cu clientul firmele ce urmeaza a fi invitate sa depuna oferte.

Participa la deschiderea ofertelor, acolo unde se aplica procedura de licitatie cu oferte in plic inchis.

Monitorizeaza si analizeaza permanent evolutia activitatilor de procurare si intocmeste rapoarte lunare de realizare. Participa la sedintele de analiza a evolutiei proiectului si prezinta rapoarte, de fiecare data cand se analizeaza situatia achizitiilor si a derularii subcontractelor.

Semneaza rezumatele ofertelor primite la licitatie, spre inaintare catre managerul de proiect si client, dupa ce a verificat ca s-au respectat procedurile corespunzatoare.

Supervizeaza incheierea tuturor angajamentelor de procurare, indiferent daca se fac prin scrisoare de intentie, comanda de achizitie, contract sau orice alta forma.

Verifica daca s-a facut in mod corect distribuirea catre client, managerul de proiect sau alte persoane desemnate in procedurile de achizitii ale proiectului, a numarului necesar de exemplare din comenzile de achizitii, documentele de corespondenta si alte documente relevante, inclusiv planse, specificatii tehnice, certificate de efectuare a probelor si incercarilor, manuale de operare si intretinere etc.

Obtine de la furnizori si subcontractori grafice de livrare sau executie compatibile cu programul proiectului.

Se ingrijeste ca negocierile avand ca obiect comenzile de aprovizionare si subcontractele sa se desfasoare asa cum trebuie si intervine personal, atunci cand sunt de o importanta critica pentru proiect.

Se ingrijeste ca solicitarile de informatii din partea serviciului de verificare a facturilor sa fie rezolvate prompt de personalul serviciului de procurare.