Evaluarea functionarilor publici

EVALUAREA FUNCTIONARILOR PUBLICI

a)    

Evaluarea performantelor individuale ale personalului care isi desfasoara activitatea in autoritatile si institutiile publice este o activitate deosebit de importanta a managerilor capitalului uman.

Activitatea de evaluare a performantelor individuale cuprinde mai multe etape: evaluarea activitatii, in functie de gradul de indeplinire a obiectivelor individuale si a criteriilor de performanta si acordarea calificativelor, stabilirea obiectivelor, stabilirea nevoilor de perfectionare, interviul de evaluare si daca este nevoie contestarea.

Pentru realizarea evaluarii, evaluatorii, care de regula sunt conducatorii compartimentelor, dispun de mai multe instrumente, dintre care amintim dosarul profesional si fisa postului.

Evaluarea performantelor profesionale individuale se face avand ca scop: avansarea in grade de salarizare; retrogradarea in grade de salarizare; promovarea intr-o functie superioara si eliberarea din functia publica

Aspecte generale

Evaluarea performantelor inseamna un sistem de raportare, de regula anual, asupra unui functionar public, cu privire la modul in care acesta si-a indeplinit atributiile. Aceasta vizeaza doua componente principale ale activitatii:

1. Gradul de indeplinire a obiectivelor stabilite. Obiectivele sunt in mod normal stabilite la inceputul anu-lui, insa pot fi revizuite trimestrial. Numarul de obiective nu este fix. De regula acesta se situeaza intre trei si cinci.

2. Standardele de performanta atinse. Standardele de performanta nu sunt definite in lege; ele se pot deduce din fisa postului si din obiectivele stabilite.

In activitatea de evaluare a performantelor individuale intervin mai multe persoane:

Indrumatorul, care este o persoana cu o functie publica superioara, de regula din cadrul aceluiasi compartiment cu functionarul public debutant, desemnata de conducatorul autoritatii sau institutiei publice pentru a indruma si superviza activitatea functionarului public debutant, pe intreaga durata a perioadei de stagiu.

Evaluatorul, care este persoana ce are responsabilitatea completarii raportului de evaluare a performantelor profesionale individuale ale unui functionar public (sau raportul de evaluare al unui functionar debutant). Evaluatorul este in mod normal conducatorul compartimentului in care functionarul public isi desfasoara activitatea sau (pentru functionarii publici de conducere), superiorul ierarhic al functionarului public de conducere. In cazurile in care acest fapt nu este posibil, evaluatorul este un inalt functionar public. Un inalt functionar public actioneaza ca evaluator pentru functionarii publici de conducere din subordine si pentru functionarii publici de executie din compartimentele care nu sunt coordonate de un functionar public de conducere.

Calitatea de evaluator o poate avea si demnitarul, pentru functionarii publici care sunt in subordinea directa a lui. (De exemplu evaluatorul secretarului unei unitati administrativ-teritoriale este primarul, pe baza propunerii consiliului local).

Contrasemnatarul, care este de regula functionarul public ierarhic superior evaluatorului, verifica raportul si semneaza daca este de acord. Contrasemnatarul poate modifica, la nevoie, calificativele acordate, numai daca aprecierile consemnate nu corespund realitatii sau daca intre evaluator si functionarul public evaluat exista diferente de opinie care nu au putut fi solutionate de comun acord.

Perioada de evaluare este stabilita prin Hotararea Guvernului nr.1209/2003 si trebuie respectata cu strictete.

Perioada evaluata este cuprinsa intre data de 1 decembrie a anului anterior evaluarii si 1 decembrie a anului in curs. Exista prevederi pentru realizarea unei evaluari pentru alte perioade decat cele stabilite de lege, in cazul in care functionarul public isi modifica, inceteaza sau suspenda raportul de serviciu pentru un motiv sau altul. De asemenea, se realizeaza evaluarea in cursul anului atunci cand evaluatorul isi inceteaza, modifica sau suspenda raportul de serviciu. Evaluarea se va realiza in perioada 1 - 31 decembrie, care urmeaza perioadei de evaluare. In consecinta, evaluatorii si contra-semnatarii trebuie sa planifice aceasta activitate. In medie, un raport de evaluare poate dura aproximativ doua ore. Interviul de evaluare (obligatoriu) poate dura intre o ora si o ora si jumatate. Si acesta are nevoie de o planificare prealabila. Activitatea contrasemnatarului trebuie incheiata in perioada limita de 30 de zile, dar nu mai tarziu de 31 decembrie.

Procesul de evaluare are o serie de etape:

● Evaluarea activitatii in functie de gradul de indeplinire a obiectivelor individuale. Activitatea, structurata pe fiecare obiectiv, va fi notata pe o scala ascendenta, de la 1 la 5. Ulterior se va calcula o medie aritmetica a notelor obtinute pentru fiecare obiectiv.

● Criteriile de performanta sunt apoi notate in mod similar, fiecare, de la 1 la 5, nota exprimand aprecierea indeplinirii criteriului de performanta in realizarea obiectivelor individuale stabilite.

● Se calculeaza apoi media aritmetica. Media aritmetica a celor doua medii obtinute va reprezenta media finala. Punctajele corespund unor calificative.

● Raportul de evaluare. Formularul de evaluare necesita completarea de catre evaluator a unor sectiuni in forma narativa. Acestea sunt:

- rezultate deosebite;

- dificultati obiective;

- alte observatii.

Celelalte sectiuni ale raportului sunt:

- obiective pentru perioada urmatoare;

- necesitatile de instruire;

- comentariile functionarului public evaluat.

Personalul care-si desfasoara activitatea in autoritatile si institutiile administratiei publice este format in marea majoritate din functionari publici. Din aceasta cauza, in cele ce urmeaza ne vom opri la evaluarea performantelor acestei categorii de personal.

Stabilirea obiectivelor individuale

Obiective individuale trebuie stabilite in baza atributiilor prevazute in fisa postului. Stabilirea obiectivelor nu trebuie sa fie un mod mascat de a extinde sfera atributiilor din fisa postului. Ele trebuie sa derive din obiectivele compartimentului in care isi desfasoara activitatea functionarul.

Actul normativ nu mentioneaza exact numarul de obiective ce pot fi stabilite. Modelul raportului de evaluare rezerva spatiu pentru prezentarea a patru obiective, insa acest numar nu este strict obligatoriu. Numarul obiectivelor poate fi mai mic sau, in cazuri rare, mai mare. Decizia privind numarul de obiective si exprimarea acestora se va pastra intotdeauna in limita atributiilor stabilite in fisa postului. Obiectivele se pot schimba daca apar modificari in continutul fisei postului. De asemenea, ele se pot schimba (in limitele impuse de fisa postului) atunci cand autoritatea sau institutia publica isi modifica obiectivele, ele pot fi revizuite trimestrial. In acest caz modificarile se consemneaza intr-un document semnat si datat de evaluator si de functionarul care urmeaza sa fie evaluat. Documentul va fi anexat la raportul de evaluare.

Obiectivul individual trebuie sa fie:

- specific activitatilor care presupun exercitarea prerogativelor;

- cuantificabil, o definire clara a obiectivului face posibila aproape intotdeauna alocarea unei valori numerice obiectivului stabilit;

- prevazut cu un termen de realizare. Evident, termenul de realizare nu trebuie sa depaseasca urmatoarea perioada pentru care se face evaluarea, ceea ce necesita o oarecare ingeniozitate din partea evaluatorului, intrucat este foarte probabil ca obiectivele sa ramana aceleasi de la o perioada evaluata la alta. In acest caz se vor stabili termene intermediare;

- realist, sa poata fi adus la indeplinire in termenele de realizare prevazute si cu resursele alocate. Se recomanda specificarea resurselor care pot fi utilizate pentru diferite elemente ale activitatii (resurse de personal, capital si venituri);

- flexibil, sa poata fi revizuit in functie de modificarile intervenite in prioritatile autoritatii sau institutiei publice, insa trebuie mentionat ca nici o schimbare nu poate depasi sfera atributiilor stabilite in fisa postului. In caz contrar, ar trebui operate schimbari in fisa postului.

Fiecare functionar va avea stabilit un numar de obiective individuale pentru fiecare perioada de evaluare. Evaluatorii vor avea in vedere faptul ca obiectivele individuale trebuie stabilite prin raportare la obiectivele compartimentului in care functionarul isi desfasoara activitatea, respectiv la strategia autoritatii/institutiei publice. Obiectivele se stabilesc in raportul de evaluare intocmit in perioada 1-31 decembrie din anul pentru care se evalueaza performantele profesionale individuale, pentru anul care urmeaza. In timpul anului se pot adauga obiective noi sau modifica cele vechi. Potrivit legii, aceasta revizuire nu se poate face mai des decat o data pe trimestru. Modificarile aduse vor fi consemnate intr-un document, semnat si datat de evaluator si de persoana ce va fi evaluata, care va fi anexat raportului de evaluare precedent.

Proceduri de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici

Evaluarea performantelor se face, de regula, anual avand ca rezultat acordarea calificativelor 'foarte bun', 'bun' 'satisfacator' sau 'nesatisfacator'. Trebuie facuta legatura intre evaluare si:

- promovarea intr-o functie publica superioara;

- avansarea in gradele de salarizare;

- eliberarea din functia publica in cazul unor calificative nesatisfacatoare.

Reglementarile specifice referitoare la procesul de evaluare a performantelor profesionale sunt cuprinse in Hotararea Guvernului nr.1209/2003, privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici.

Normele in vigoare prevad faptul ca evaluarea are loc anual. In unele situatii, acest lucru nu este posibil. Functionarul public poate ocupa numai o parte a anului o functie publica, sau evaluatorul se poate schimba dupa numai cateva luni de exercitare a functiei sale. In aceste imprejurari raporturile de evaluare vor fi facute pentru perioade mai scurte de un an.

Procedura de evaluare are ca scop:

- avansarea in gradele de salarizare;

- retrogradarea in gradele de salarizare;

- promovarea intr-o functie publica superioara;

- eliberarea din functia publica;

- stabilirea cerintelor de formare profesionala a

functionarilor publici.

Procesul de evaluare a performantelor profesionale individuale permite autoritatii sau institutiei publice sa ajunga la o concluzie in ceea ce priveste modul in care functionarul public si-a desfasurat activitatea in raport cu obiectivele strategice si de alta natura pe care institutia publica le-a fixat.

Evaluarea performantei se aplica fiecarui functionar public, fara exceptie. Singura derogare este aceea ca functionarul public trebuie sa fi desfasurat o activitate de cel putin 6 luni in functii publice pentru a putea fi evaluat

Fisa postului, impreuna cu obiectivele individuale stabilite, alcatuiesc un punct de referinta esential in procesul de evaluare si totodata reprezinta 50% din calificativul obtinut la evaluarea performantelor profesionale individuale

Evaluarea se realizeaza prin raportarea criteriilor de performanta la gradul de indeplinire a obiectivelor individuale prevazute pentru perioada evaluata. Evaluarea trebuie sa aiba in vedere in ce masura au fost realizate obiectivele specifice care au fost stabilite si sa abordeze subiectul standardelor de performanta pentru aspectele individuale ale performantei.

Perioada prevazuta pentru a fi evaluata este de la 1 decembrie a anului anterior evaluarii si 1decembrie a anului in curs. Procesul de evaluare trebuie finalizat in perioada 1 - 31 decembrie. Perioada de evaluare trebuie inteleasa ca perioada de derulare a tuturor activitatilor in vederea evaluarii. Astfel, aceasta nu include numai elaborarea raportului de evaluare, ci si desfasurarea interviului de evaluare si activitatea de contrasemnare. Procedurile de contestatie nu sunt considerate ca facand parte in mod normal din procesul de evaluare si astfel timpul necesar acestora va fi calculat separat de perioada de evaluare.

Perioadele de evaluare exceptionale sunt prevazute de art. 3 alin. (3) si (4), din Metodologia de evaluare. Prima situatie se refera la cazurile in care raportul de serviciu al functionarului public inceteaza, se modifica sau este suspendat in timpul unei perioade evaluate. In aceste situatii, functionarul public este evaluat pentru perioada derulata pana la data incetarii, modificarii sau suspendarii raportului de serviciu. A doua situatie se refera la cazul in care raporturile de serviciu ale functionarului public, care are calitatea de evaluator, inceteaza, se suspenda sau se modifica. In acest caz, procedura de evaluare se declanseaza si trebuie parcursa intr-o perioada de 15 zile de la incetarea, modificarea sau suspendarea raporturilor de serviciu. Calificativul acordat in cazul acestei evaluari provizorii se va lua in considerare la rezultatul final al evaluarii anuale. A treia situatie in care perioada evaluata se modifica intervine atunci cand functionarul public este promovat intr-o categorie superioara, in urma dobandirii unei diplome de studii de nivel superior. In acest caz, evaluarea se face la momentul promovarii.

In afara de exceptiile prevazute mai sus, legislatia stabileste perioada minima pentru care poate fi efectuata evaluarea. Pentru a fi realizata evaluarea anuala a per-formantelor, functionarul public trebuie sa fi desfasurat o activitate de cel putin 6 luni in functia publica respectiva

Sunt trei etape principale ale procesului de evaluare a performantei si anume: completarea raportului de evaluare de catre evaluator; interviul de evaluare; contrasem-narea raportului de evaluare.

Evaluatorul are ca sarcina evaluarea performantelor. Evaluarea realizata de evaluator trebuie sa fie obiectiva, in sensul ca trebuie sa se bazeze pe cunoasterea reala a activitatii desfasurate de functionarul public evaluat si a calitatii acesteia. La evaluare trebuie sa se ia in considerare intreaga activitate desfasurata pe parcursul perioadei evaluate si nu doar momentele de varf, momentele cele mai slabe sau perioada recenta. Conducatorii compartimentelor trebuie sa monitorizeze personalul avut in subordine pe tot parcursul anului. O buna metoda este ca cel ce face evaluarea sa noteze periodic evolutia persoanelor pe care le conduce. Aceste mentiuni nu trebuie sa fie foarte elaborate sau oficiale, ele servesc doar ca instrumente pentru reimprospatarea memoriei in momentul completarii raportului de evaluare si ajuta evaluatorul sa se asigure ca toate detaliile au fost luate in considerare.

Principalele indatoriri ale evaluatorului sunt urma-toarele:

● Analiza modului in care au fost indeplinite obiectivele individuale. Aceste obiective sunt cele specificate in cadrul raportului anterior de evaluare, dar este posibil sa fi fost modificate sau extinse pe parcursul perioadei evaluate, conform procedurilor referitoare la revizuirea obiectivelor.

● Evaluarea standardelor generale de performanta. Acestea reprezinta standarde corelate cu fisa postului, dat fiind ca au fost puse in aplicare pe parcursul perioadei de evaluare.

● Stabilirea calificativului final al evaluarii.

● Completarea casetei de comentarii prin consemnarea detaliata a informatiilor privind:

- orice rezultate deosebite obtinute de functionarul public pe parcursul perioadei evaluate. Termenul 'deosebit' implica atingerea unui nivel de performanta mult peste nivelul mediu si in mod continuu, fara nici un fel de greseala.

- orice fel de dificultati obiective intampinate de functionarul public pe parcursul perioadei evaluate. Aceasta prevedere ar trebui interpretata ca face referire la probleme ce au avut un efect observabil, semnificativ si negativ asupra performantei, sau asupra oricarui aspect al acesteia. Cauza aparitiei efectului negativ trebuie sa fie una precisa si trebuie sa fie clar corelata cu respectivul functionar public, chiar daca si alti functionari publici ar fi putut fi afectati de aceasta imprejurare.

- orice alte observatii considerate a fi relevante. Aceasta prevedere este una atotcuprinzatoare; ea ar trebui utilizata pentru a clarifica, daca este necesar, puncte sau note efectuate in cadrul altor sectiuni din raportul de evaluare. In special ar trebui utilizata pentru a scoate in evidenta orice fel de variatie in cadrul fluxului performantei.

● Stabilirea obiectivelor si termenelor limita individuale pentru urmatoarea perioada de evaluare.

● Stabilirea necesitatilor de instruire pentru urmatoarea perioada de evaluare. Pentru aceasta este nevoie ca evaluatorul sa analizeze, impreuna cu functionarul public evaluat, nevoia ca acesta sa urmeze anumite cursuri de instruire. Formularul se refera la programe de perfectionare/instruire dar acestea nu trebuie interpretate literal. Aici poate fi luata in considerare si instruirea informala, oferita de un coleg cu mai multa experienta sau de superiorul acestuia si derulata la locul de munca, in paralel cu activitatea de zi cu zi.

Performanta in functie de obiectivele individuale trebuie judecata prin intermediul unei analize a modului in care au fost indeplinite aceste obiective si in particular, a gradului in care functionarul public a atins standardele de performanta stabilite in ceea ce priveste cantitatea si calitatea activitatii si respectarea termenelor limita.

Etapele obtinerii calificativului final de evaluare au urmatorul mecanism de baza

● Performanta aferenta fiecarui obiectiv este evaluata pe o scala crescatoare de la 1 la 5. Notele nu sunt insotite, fiecare, de o descriere stricta, dar se poate face o paralela intre acestea si descrierea calificativelor finale. In ordine ascendenta, aceste calificative sunt urmatoarele - 'nesatisfacator', 'satisfacator', 'bun' si 'foarte bun'. Notele ar trebui corelate cu aceasta gama de calificative.

- nesatisfacator: trebuie interpretat ca fiind sub standardul asteptat din partea unui functionar public. Obtinerea acestui calificativ atrage de altfel eliberarea din functia publica. Activitatea ar fi in mod continuu sub standard. Daca exista circumstante atenuante, acestea pot fi specificate in partea descriptiva a formularului de evaluare. Functionarul public are de asemenea posibilitatea de a nota in formular circumstantele atenuante, in sectiunea aferenta acestuia.

- satisfacator: e posibil sa fi existat anumite aspecte ale performantei care au fost calificate ca nesatisfacatoare, iar altele cu o nota mai mare de 2, dar standardul general a fost nota 2. Partea de comentarii din cadrul formularului poate fi utilizata pentru detalierea oricarei variatii de acest gen. Trebuie sa se tina seama de faptul ca nota 2 trebuie interpretata ca nivelul mediu de indeplinire a activitatii functionarilor publici si reprezinta un nivel satisfacator de activitate.

- bun: trebuie interpretat ca fiind standardul net superior standardului satisfacator, de nota 2, obtinut de un functionar public. Activitatea ar trebui sa fie in mod sustinut peste standardul de nota 2, dar se va fi observat o anumita inconsistenta in evolutia performantei. In general, totusi, nu vor fi existat cote sustinute de inalta performanta.

- foarte bun : trebuie interpretat ca reprezentand un nivel de performanta peste nivelul standard continuu si sustinut, atins de catre un functionar public si care a obtinut calificativul 'bun'. Esenta acestei note corespunde unor rezultate de inalt nivel. Nu trebuie sa fi existat fluctuatii in cadrul performantei.

Document online: Test grila management Document online: Managementul inovarii, spiritul de initiativa si de intreprinzator

Dupa notarea fiecarui obiectiv, se calculeaza media aritmetica - totalul notelor acordate impartit la numarul obiectivelor.

Fiecare standard de performanta relevant pentru evaluare trebuie sa fie notat pe o scala de la 1 la 5, intr-un mod similar celui aferent activitatii direct corelate cu obiectivele. Componentele standardelor de performanta se pot gasi in fisa postului iar acestea vor fi coroborate cu informatiile privind gradul de indeplinire a obiectivelor fixate. Fiecarei componente a standardelor de performanta i se atribuie o anumita pondere, potrivit notelor din raportul model de evaluare. Aceste note stabilesc ca: cel putin unul dintre standardele de performanta va fi considerat 'foarte important'; cel putin unul dintre standardele de performanta va fi considerat 'important'; cel putin unul dintre standardele de performanta va fi considerat 'mai putin important'.

Dupa notarea diferitelor standarde de performanta, se obtine media aritmetica pentru respectiva serie de note intr-un mod similar cu obtinerea mediei pentru notele acordate pentru gradul de indeplinire a obiectivelor.

Se obtine apoi o nota finala pentru evaluare sub forma unei medii intre cele doua note intermediare - cea acordata pentru indeplinirea obiectivelor si cea pentru indeplinirea standardelor de performanta.

Interviul de evaluare constituie o parte importanta si autonoma a procesului de evaluare.

In formularul raportului de evaluare exista o parte destinata comentariilor din partea evaluatorului. Aceasta cuprinde trei parti:

● Rezultate deosebite. Evaluatorul trebuie sa noteze si sa justifice orice fel de activitate considerata de acesta ca fiind deosebita. Din motive practice, acest lucru va constitui o cerinta obligatorie in cazurile in care unui anumit aspect legat de indeplinirea obiectivelor sau a criteriilor de performanta i-a fost acordata nota 5.

● Dificultati obiective intampinate pe parcursul perioadei de evaluare. Aceasta sectiune ar trebui tratata ca fiind obligatorie din motive practice. In cazul in care functionarul public intampina dificultati de orice fel pe parcursul perioadei de evaluare, evaluatorul trebuie sa le inregistreze si pe acestea.

● Alte observatii. Aceasta sectiune trebuie utilizata 'dupa caz', cu scopul de a sublinia orice aspect relevant pentru procesul de evaluare si care nu a fost mentionat in alte parti ale formularului.

Contrasemnatarul are o serie de drepturi si atributii specifice. Prin definitie, contrasemnatarul nu urmareste indeaproape activitatea desfasurata de functionarul public, asa cum o face evaluatorul, insa este important, totusi, ca el sa cunoasca unele aspecte specifice privind activitatea si standardul de performanta atins de functionarul public  evaluat. Contrasemnatarul are dreptul:

- de a modifica notele si comentariile efectuate, in cazul in care acestea se dovedesc a nu corespunde cu realitatea. Implicit, deciziile contrasemnatarului sunt complementare celor ale evaluatorului. Ele trebuie sa aiba tot o baza obiectiva. Contrasemnatarul nu poate acorda o nota sau face un comentariu daca acestea nu sunt justificate corespunzator. El are competenta de a schimba notele si comentariile numai in cazul in care cele ale evaluatorului nu au o baza reala sau exista divergente de opinie intre evaluator si functionarul public evaluat;

- de a solutiona prin decizie proprie orice divergente de opinie intre evaluator si functionarul public evaluat. Divergentele de opinie ar fi putut aparea pe parcursul interviului de evaluare si au fost detaliate in cadrul raportului de evaluare. Ca si in primul caz, decizia ce urmeaza a fi aplicata este in totalitate la latitudinea contrasemnatarului. Aceasta decizie poate face obiectul contestatiei la conducatorul autoritatii sau institutiei publice ori in instanta de contencios administrativ.

Contrasemnatarului i se cere ca, dupa ce a efectuat orice fel de modificari necesare in formular si a notat orice fel de comentarii pe care le-a considerat adecvate, sa semneze si sa dateze formularul. In cazul in care formularul a fost modificat in totalitate sau completat trebuie adus la cunostinta functionarului public. Nu este stabilita nici o limita de timp pentru acest lucru, cu exceptia faptului ca cerinta generala este aceea ca activitatea de evaluare sa fie finalizata (in mod normal) pana la data de 31 decembrie.

Functionarul public are dreptul de a contesta calificativul acordat in urma evaluarii performantelor, atunci cand il considera neconform cu realitatea. In cazul secretarului de comuna, oras sau sector al municipiului Bucuresti, contestatia se face direct la instanta de contencios administrativ. Pentru alte cazuri, contestatia se va inainta conducatorului autoritatii sau institutiei publice. Functionarul public trebuie sa depuna contestatia in termen de 5 zile lucratoare de la aducerea la cunostinta de catre contrasemnatar a calificativului obtinut. Nu se prevede nici o forma specifica in care trebuie facuta contestatia, dar se presupune ca aceasta va fi formulata in scris. Continutul contestatiei este la latitudinea functionarului public. El are posibilitatea sa obtina consultanta si indrumari din partea sindicatului sau a altor surse, dupa cum doreste. Toate cheltuielile implicate de acest proces de consultanta vor fi suportate de functionarul public respectiv.

Contestatia inaintata conducatorului autoritatii sau institutiei publice trebuie solutionata in termen de 15 zile calendaristice de la expirarea termenului de depunere a contestatiei, rezultatul acesteia trebuie comunicat contesta-tarului in termen de 5 zile calendaristice de la solutionare. In cazul in care contestatarul este in continuare nemultumit de modul de solutionare a contestatiei de catre conducatorul autoritatii sau institutiei publice, acesta are dreptul sa se adreseze instantei de contencios administrativ.

Proceduri de evaluare a performantelor  inaltilor functionari publici

Procedurile si reglementarile de evaluare a perfor-mantelor inaltilor functionari publici sunt stabilite in Legea nr. 188/1999 si Hotararea Guvernului nr. 1209/2003.

Procesul de evaluare a performantei inaltilor functionari publici are ca element distinctiv comisia de evaluare, care inlocuieste evaluatorul functionarilor publici in general. Comisia evalueaza performantele profesionale individuale ale inaltilor functionari publici pe baza a doua rapoarte: unul intocmit de inaltul functionar public, iar celalalt de catre conducatorul autoritatii sau institutiei publice in care inaltul functionar public isi desfasoara activitatea.

Comisia de evaluare este compusa din 5 membri (un presedinte si 4 membri). Membrii comisiei de evaluare vor fi numiti prin decizia primului ministru la propunerea ministrului administratiei si internelor. Pentru a face parte din comisia de evaluare a inaltilor functionari publici nu se prevad alte conditii in afara de reputatia deosebita in domeniul administratiei publice.

Nu sunt prevazute reguli specifice in ceea ce priveste desfasurarea lucrarilor comisiei. Membrii co-misiei pot lucra fie prin corespondenta, fie in intalnire directa. Este totusi de presupus ca membrii comisiei se vor reuni inainte de finalizarea rapoartelor de evaluare.

Raportul inaltului functionar public este redactat in forma narativa. Legea nu prevede nici un format standard pentru elaborarea acestuia, insa exista trei aspecte care trebuie tratate

● Modul si gradul de indeplinire a obiectivelor stabilite de catre conducatorul autoritatii sau institutiei publice.

● Modul de indeplinire a obiectivelor si a perfor-mantelor obtinute de structurile conduse. Aici trebuie avute in vedere fiecare dintre obiectivele stabilite si rezultatele obtinute de catre structurile subordonate.

● Propunerile privind eficientizarea activitatii structurilor conduse. Vor fi identificate deficientele in activitate si modul de eliminare a acestora.

Raportul conducatorului autoritatii sau institutiei publice este si el redactat in forma narativa si include aceleasi subiecte ca si raportul intocmit de inaltul functionar public. De fapt raportul intocmit de conducatorul autoritatii sau institutiei publice reprezinta o a doua apreciere, independenta a activitatii desfasurate de inaltul functionar public si a structurilor conduse de acesta. Ca si in cazul raportului intocmit de inaltul functionar public, raportul conducatorului autoritatii sau institutiei publice va identifica eventualele deficiente in activitatea structurilor conduse.

Comisia de evaluare va primi si va analiza cele doua rapoarte. Potrivit legii, comisia are obligatia de a evalua fiecare componenta mentionata in rapoarte. Trebuie avute in vedere atat calitatea cat si cantitatea activitatii desfasurate. Fiecarei componente a raportului de activitate ii va fi acordata o nota de la 1 la 5, care va reprezenta aprecierea componentei din punct de vedere cantitativ, calitativ si a termenului in care a fost realizat obiectivul.

Se va calcula media aritmetica a notelor acordate pentru fiecare componenta. Media astfel obtinuta va fi echivalata cu un calificativ final in acelasi mod in care este stabilit calificativul final al functionarilor publici in general. Rezultatele evaluarii vor fi aduse la cunostinta inaltului functionar public evaluat. Pentru inaltii functio-nari publici nu se organizeaza un interviu de evaluare.

Inaltii functionari publici nemultumiti de calificativul obtinut la evaluarea performantelor profesionale individuale se pot adresa direct instantei de contencios administrativ. Nu se prevede nici o alta modalitate de contestare.

Proceduri de evaluare a performantelor functio-narilor publici debutanti

Perioada de stagiu este de 6 luni pentru functionarii numiti in functii corespunzatoare clasei a III-a, de 8 luni pentru functionarii publici numiti in functii corespunzatoare clasei a II-a si de 12 luni pentru functionarii publici incadrati pe functii corespunzatoare clasei I.

Procedurile de evaluare a functionarilor publici debutanti implica, in afara de functionarul debutant, inca doi participanti principali. Acestia sunt indrumatorul si evaluatorul. O a treia persoana, superiorul ierarhic direct al evaluatorului, sau conducatorul autoritatii sau institutiei publice, dupa caz, verifica raportul de evaluare si poate schimba calificativul de evaluare si/sau recomandarile, in cazul in care exista motive obiective care justifica acest lucru.

Functionarul public debutant are aceleasi indatoriri ca toti ceilalti functionari publici. Acesta trebuie sa se prezinte cu punctualitate la locul de desfasurare a activitatii pe durata necesara derularii acesteia si sa isi indeplineasca sarcinile de serviciu cu profesionalism, impartialitate si in conformitate cu legea.

Principalele indatoriri ale functionarului public debutant sunt:

- sa isi perfectioneze pregatirea profesionala teoretica si sa isi insuseasca deprinderile practice necesare exercitarii unei functii publice;

- sa il consulte pe indrumator pentru realizarea lucrarilor repartizate de conducatorul compartimentului;

- sa participe la manifestari stiintifice si profesionale, in vederea desavarsirii pregatirii profesionale;

- sa participe la formele de pregatire organizate pentru functionarii publici debutanti.

Acesta trebuie sa completeze un raport de stagiu, intr-o forma prestabilita, pe care il va inainta evaluatorului . Raportul de stagiu intocmit de functionarul public debutant acopera urmatoarele aspecte principale:

● Atributiile de serviciu (ce reies din fisa postului si care trebuie stabilite potrivit nivelului postului).

● Alte atributii stabilite de superiorul ierarhic sau alte persoane cu functii de conducere.

● Cursuri de specializare sau alte forme de perfec-tionare urmate pe parcursul perioadei de stagiu.

● Activitati din afara institutiei in care s-a implicat.

● Alte activitati relevante, cum ar fi articolele sau lucrarile publicate, comunicarile stiintifice, etc.

● Descrierea activitatii desfasurate pe parcursul perioadei de stagiu.

● Dificultati intampinate pe parcursul perioadei de stagiu.

Indrumatorul este persoana numita de conducatorul autoritatii sau institutiei publice, la propunerea conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant isi desfasoara activitatea, ca mentor de zi cu zi al functionarului public debutant. Acesta trebuie sa fie functionar public definitiv, si sa aiba experienta necesara indrumarii si sprijinirii debutantului, in ceea ce priveste indeplinirea sarcinilor ce ii revin, pe parcursul perioadei de stagiu. Indrumatorul nu poate fi afin sau ruda, pana la gradul al patrulea, cu functionarul public debutant. Indrumatorul intocmeste un referat asupra performantelor individuale ale functionarului debutant cu 5 zile inainte de incheierea perioadei de stagiu. Referatul va fi inaintat conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant si-a desfasurat activitatea pe parcursul pe-rioadei de stagiu. Referatul va include informatii privind:

● Descrierea activitatii desfasurate de functionarul public debutant.

● Aptitudinile pe care le-a dovedit functionarul public debutant in modul de indeplinire a indatoririlor de serviciu.

● Conduita functionarului public debutant in timpul serviciului.

● Concluzii privind nivelul de performanta al functionarului debutant pe parcursul perioadei de stagiu si recomandari. Recomandarile vor fi ca functionarul debutant sa fie numit intr-o functie publica definitiva sau eliberat din functie, in cazul in care acesta nu a reusit sa atinga standardele solicitate.

Modelul de referat al indrumatorului, prevazut in Anexa nr.2 a Hotararii Guvernului nr.1209/2003, contine trei rubrici: activitatea, aptitudinile si conduita.

Rolul indrumatorului are o importanta deosebita pentru functionarul public debutant. Acesta ofera indrumari si sprijin zi de zi si va avea o influenta majora asupra rezultatului pozitiv sau negativ al evaluarii perioadei de stagiu, si nu in ultimul rand el se va asigura ca debutantul se familiarizeaza cu activitatea pe care trebuie sa o desfasoare treptat si ca acesta are un volum de munca ce corespunde experientei si capacitatilor sale in formare. Indrumatorul poate fi inlocuit in cazurile in care acesta isi modifica, suspenda sau inceteaza raportul de serviciu sau, dintr-un motiv sau altul, nu mai poate activa ca indrumator. In acest caz el va fi inlocuit cu persoana corespunzatoare si va avea ca indatorire intocmirea referatului pentru perioada de stagiu parcursa de functionarul public pana in acel moment. O actiune similara are loc atunci cand indrumatorul este sanctionat disciplinar. Indrumatorul inlocuitor este numit de catre conducatorul autoritatii sau institutiei publice, la propunerea conducatorului compartimentului in care isi desfasoara activitatea functionarul public debutant. Noul indrumator trebuie sa fie, la randul lui, functionar public definitiv si sa nu fie inrudit cu functionarul debutant.

Evaluatorul. Cealalta persoana implicata in procesul de evaluare a debutantului, pentru perioada de stagiu, este evaluatorul. Evaluatorul este, de regula, conducatorul compartimentului in care functionarul public debutant isi desfasoara activitatea. In mod exceptional, in cazul auto-ritatilor sau institutiilor publice a caror structura nu este detaliata pe compartimente sau in cadrul carora nu exista un functionar public de conducere care sa coordoneze compartimentul, evaluatorul este functionarul public cu cea mai inalta functie publica de conducere, desemnat de conducatorul autoritatii sau institutiei publice. Evaluatorul nu poate fi, simultan, si indrumator al aceluiasi functionar public debutant.

Evaluatorul are urmatoarele indatoriri:

● Primeste si analizeaza referatul intocmit de indrumator, ori dupa caz indrumatori;

● Primeste si analizeaza raportul completat de functionarul public debutant;

●  Completeaza raportul de evaluare;

●  Stabileste calificativul de evaluare;

● Face propuneri cu privire la numirea intr-o functie publica definitiva sau eliberarea din functia publica;

●  Aduce la cunostinta functionarului public debutant raportul perioadei de stagiu si propunerile facute. Aducerea la cunostinta se va face in cel mult 3 zile lucratoare de la completarea raportului.

Dupa completarea raportului de evaluare, acesta este inaintat conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant isi desfasoara activitatea. In cazul in care nu exista un conducator al compartimentului, raportul se va inainta conducatorului autoritatii sau institutiei publice.

Completarea raportului de evaluare a perioadei de stagiu. Raportul va fi redactat intr-un format prestabilit si va acoperi o serie de aspecte specifice ale activitatii. Fiecare element va primi note de la 1 (cel mai scazut nivel) pana la 5 (nivelul cel mai ridicat). Se va calcula apoi media aritmetica a tuturor punctajelor acordate. Aceasta medie finala va fi echivalenta cu un calificativ final de evaluare. O medie intre 1,00 si 3,00 corespunde calificativului 'nesatisfacator'. O medie generala care se incadreaza intre 3,01 si 5,00 corespunde calificativului 'satisfacator'.

Criteriile potrivit carora se va evalua activitatea desfasurata pe durata perioadei de stagiu sunt:

● Cunoasterea reglementarilor specifice domeniului de activitate;

● Cunoasterea principiilor care guverneaza admi-nistratia publica si a raporturilor administrative din cadrul autoritatii sau institutiei publice;

● Capacitatea generala de a indeplini atributiile de serviciu;

● Adaptabilitate si flexibilitate in indeplinirea atri-butiilor de serviciu;

● Rationamentul;

● Capacitatea de comunicare, exprimarea fluenta in scris: capacitatea de a redacta texte in mod clar si concis;

●  Capacitatea de a lucra in echipa;

●  Conduita in timpul serviciului;

● Alte aspecte relevante ale carierei de functionar public. Acest criteriu trebuie folosit pentru a semnala orice aptitudini sau capacitati deosebite pe care functionarul public debutant le-a demonstrat pe parcursul perioadei de stagiu; spre exemplu, aptitudini de lucru cu cifrele, de lucru cu publicul, de folosire a tehnologiei informatice, de planificare si administrare a timpului, si asa mai departe.

Ca si rapoartele de evaluare ale functionarilor publici in general, raportul de evaluare a perioadei de stagiu trebuie sa aiba o baza obiectiva. Evaluatorul trebuie sa fi urmarit indeaproape evolutia debutantului pe par-cursul perioadei de stagiu. O recomandare utila ar fi ca evaluatorul sa noteze periodic evolutia activitatii si calitatea acesteia. Evaluatorul are posibilitatea ca, inainte de finalizarea raportului de evaluare a perioadei de stagiu, sa aiba o discutie cu functionarul public debutant, in vederea analizarii activitatii desfasurate de acesta pe parcursul perioadei de stagiu. Aceleasi recomandari sunt valabile si pentru indrumator.

Raportul de evaluare a perioadei de stagiu, care este adus la cunostinta functionarului public debutant in termen de 3 zile lucratoare de la completare, va contine o medie generala a notelor acordate pentru fiecare criteriu de evaluare si o propunere consemnata de evaluator in vederea:

- numirii functionarului public debutant intr-o functie publica definitiva, in cazul in care punctajul general este intre 3,01 si 5,00 iar calificativul acordat este 'satisfacator';

- eliberarii din functie a functionarului public debutant, in cazul in care punctajul general este intre 1,00 si 3,00 iar calificativul acordat este 'nesatisfacator'.

Raportul de evaluare a perioadei de stagiu trebuie inaintat functionarului public ierarhic superior evaluatoru-lui sau, dupa caz, conducatorului autoritatii sau institutiei publice

Dreptul la contestatie. Functionarul public debutant nemultumit de rezultatul evaluarii poate contesta, in termen de 3 zile lucratoare de la data luarii la cunostinta, calificativul de evaluare, la superiorul ierarhic al evaluatorului sau, dupa caz, la conducatorul autoritatii sau institutiei publice. Superiorul ierarhic al evaluatorului sau conducatorul autoritatii sau institutiei publice va analiza:

● Raportul de stagiu intocmit de functionarul debutant;

● Referatul intocmit de indrumator, ori dupa caz de indrumatori;

● Raportul de evaluare a perioadei de stagiu completat de evaluator.

In urma analizei, daca ajunge la concluzia ca raportul nu corespunde realitatii, functionarul public superior ierarhic sau conducator al autoritatii sau institutiei publice poate modifica notele, calificativul acordat si recomandarea privind numirea functionarului debutant intr-o functie publica definitiva sau eliberarea din functie a acestuia. Functionarului public debutant i se va aduce la cunostinta raportul de evaluare a perioadei de stagiu modificat in termen de 3 zile lucratoare de la data depunerii contestatiei. Functionarul public debutant nemultumit de rezultatul contestatiei are dreptul de a se adresa instantei de contencios administrativ.

Derularea interviurilor de evaluare

La interviul de evaluare participa persoana care face evaluarea (evaluatorul) si persoana evaluata. Inter-viul are urmatoarele functiuni generale :

● Informarea persoanei evaluate cu privire la continutul raportului de evaluare. Persoanei evaluate ii sunt comunicate notele si comentariile facute pe marginea evaluarii (notele si comentariile privind indeplinirea obiectivelor; notele si comentariile aferente aspectelor individuale ale performantei; nota si punctajul final al evaluarii; alte comentarii introduse in formularul de evaluare de catre evaluator). La finalizarea acestei parti a interviului, persoana evaluata trebuie sa fie informata cu privire la intreg continutul evaluarii.

● Rezolvarea, de comun acord, daca este posibil, a oricaror diferente de opinie intre persoana evaluata si evaluator (diferente se pot referi la notele acordate, la comentarii sau la ambele).

● Permisiunea persoanei evaluate de a introduce in formularul de evaluare orice comentarii pe care le con-sidera relevante.

● Permisiunea atat a persoanei evaluate, cat si a evaluatorului, sa semneze si sa inscrie data in formularul de evaluare inainte de transmiterea acestuia catre contrasemnatar.

● Stabilirea unor obiective si a masurilor de performanta corespunzatoare pentru persoana evaluata in perioada de evaluare care urmeaza (aceste obiective si criterii de performanta vor fi introduse de catre evaluator in raportul de evaluare la momentul in care este elaborat raportul).

● Definirea necesitatilor de pregatire profesionala ale persoanei evaluate in perioada de evaluare care urmeaza.

Legea nu stabileste momentul in care trebuie sa aiba loc interviul de evaluare. Cu toate acestea, ar fi indicat ca interviul sa fie programat imediat ce acest lucru este posibil dupa finalizarea raportului de evaluare. Principalul factor determinant il constituie instiintarea care trebuie transmisa persoanei evaluate. Aceasta are nevoie de timp pentru a se pregati, avand deja la dispozitie nota privind obiectivele stabilite in ultimul raport de evaluare, impreuna cu nota continand orice obiective suplimentare stabilite in cursul anului in care are loc evaluarea. De asemenea, aceasta va avea la dispozitie propria fisa a postului. Este recomandabil ca persoana evaluata sa aiba la dispozitie trei pana la cinci zile lucratoare dupa primirea instiintarii cu privire la interviul de evaluare. Instiintarea va fi facuta in scris - fiind vorba de un eveniment oficial - si va preciza data, ora si locul interviului.

Interviul trebuie sa aiba loc intr-o incapere izolata de spatiul obisnuit de lucru al persoanei intervievate, exceptand cazul in care acest spatiu este un birou separat. Interviul poate avea loc in biroul evaluatorului, cu conditia ca acesta sa fie o incapere separata. In caz contrar, va trebui pregatita o incapere special destinata acestui scop. Interviurile de evaluare variaza ca durata, dar durata normala care ar trebui alocata este de nouazeci de minute, insa interviurile pot fi si mai scurte. Interviurile mai lungi ar trebui evitate.

Toate telefoanele din incapere vor fi inchise, sau apelurile vor fi deviate pe toata durata interviului. Nu vor fi aduse telefoane mobile in incaperea in care are loc interviul sau, in caz contrar, acestea vor fi inchise. Pe usa va fi afisat mesajul "nu deranjati".

Ca orice alt interviu, interviul de evaluare trebuie sa fie de fapt o discutie la obiect. Cu cateva mici exceptii, evaluatorul va fi coordonatorul discutiei.

Cateva dintre principalele aspecte privind interviurile sunt:

● Necesitatea de a 'sparge gheata'. Interviul este un eveniment oficial, de importanta deosebita pentru persoana evaluata, care probabil va fi tensionata, in special daca suspecteaza ca va primi vesti proaste. Responsabilitatea evaluatorului este aceea de a conduce interviul. Trebuie alocat un timp special pentru acomodare, aproximativ cinci minute - sau mai mult, daca va parea necesar. Acest timp poate fi folosit, de exemplu, pentru discutarea lucrarilor in care este implicata persoana la momentul respectiv, ceea ce va confirma atributiile sale. Ar putea fi facute cateva remarci generale cu caracter social. Obiectivul ar fi atragerea persoanei evaluate intr-o discutie, indiferent cat de scurta si, oricum superficiala, ar putea fi aceasta.

● Explicarea scopului si a structurii interviului. Aceasta este o etapa esentiala. Evaluatorul va explica atent aspectele care vor fi atinse. Apoi va stabili etapele clare ale interviului. Vor fi avute in vedere formalitatile privind trasarea obiectivelor si determinarea necesitatilor de pregatire profesionala. Ar trebui explicat faptul ca vor fi oferite informatii privind comentariile si notele individuale, precum si calificativul general. Vor fi precizate actiunile ce vor fi luate in cazul oricarui dezacord. Vor fi clarificate actiunile in cazul comentariilor exprimate de persoana evaluata si semnarea raportului. In final, va fi indicat timpul total alocat. Aceasta procedura trebuie urmata la fiecare interviu de evaluare, indiferent daca persoana evaluata a mai fost supusa sau nu altor interviuri de evaluare, chiar cu acelasi evaluator. Motivele in favoarea respectarii acestei proceduri sunt diverse:

- il desemneaza pe evaluator drept (principal) coordonator al interviului;

- stabileste cu claritate structura interviului si faptul ca toate aspectele vor fi acoperite in cursul acestuia;

- plaseaza evenimentele din cadrul interviului in perspectiva generala;

- clarifica faptul ca persoana evaluata va fi un participant, nu doar un privitor pasiv;

- traseaza responsabilitati specifice functionarului public evaluat;

- stabileste intervalul de timp alocat interviului;

- discutarea obiectivelor stabilite, a caracterului acestora, a termenelor de indeplinire, a indicatorilor de performanta relevanti si, in final, dar nu in cele din urma, a modului de evaluare si notare a activitatii de indeplinire a fiecaruia dintre aceste obiective.

● Discutarea aspectelor individuale ale performantei. Precizarea aspectelor care au fost notate, a modului in care au fost evaluate, comentate si notate.

● Discutarea comentariilor la raportul de evaluare.

● Discutarea si tratarea oricaror rezerve din partea persoanei evaluate privind evaluarea.

Evaluatorul trebuie sa consemneze in formular comentariile si mentiunile facute de persoana evaluata.

● Stabilirea si discutarea obiectivelor, a termenelor de indeplinire si a indicatorilor de performanta pentru urmatoarea perioada de evaluare.

● Stabilirea necesitatilor de pregatire profesionala care trebuie acoperite in urmatoarea perioada de evaluare.

● Analizarea interviului impreuna cu persoana eva-luata.

● Incheierea interviului printr-o concluzie finala.

● Initierea actiunilor ulterioare interviului.

Putine persoane pot fi intervievatori innascuti. Competenta vine o data cu pregatirea si foarte mult exercitiu. Pentru eficienta maxima, una dintre principalele abilitati ce trebuie dobandite este cea a derularii interviurilor sub forma unor discutii controlate. Aceasta inseamna ca, de la inceputul unui interviu, persoana intervievata trebuie implicata in calitate de participant, si aceasta ' calitate' trebuie mentinuta pe toata durata interviului. Obiectivul este ca persoana intervievata sa fie un partener de discutie activ, aproape, dar nu pe deplin egal cu intervievatorul. In acest sens, o parte importanta a activitatii evaluatorului are loc inainte de inceperea interviului. Evaluatorul ar trebui sa isi alcatuiasca scenarii mentale privind tratarea unor anumite aspecte ale inter-viului, indeosebi ale acelora care par sa puna probleme. In special trebuie luat in considerare limbajul care va fi folosit, raspunsul probabil al persoanei evaluate, precum si modul de tratare al acestui raspuns.

Exista o serie de elemente cheie, folosite de intervievatorii cu experienta, care pot fi avute in vedere:

● Folosirea unui ton conversational, care sa atraga un raspuns;

● Stabilirea tipului de intrebari ce vor fi adresate in timpul evaluarii, si anume, deschise sau inchise. Intrebarile  doriti sa le folositi, si anume, deschise sau inchise. In unele cazuri se pot folosi ambele tipuri de intrebari, dar asigurati-va ca folositi tipul corect de intrebare dupa caz. Intrebarile deschise invita la formularea unui raspuns mai complex, nu doar un simplu "da" sau "nu" ;

● Stilul interviului va fi adaptat in functie de necesitati; evaluatorul trebuie sa stie cand sa furnizeze informatii si cand sa fie un ascultator intelegator al persoanei evaluate;

● Ritmul interviului va fi in functie de gradul de angajare a persoanei intervievate si in functie de rezistenta acesteia - de exemplu, daca face fata sau este coplesita de informatii;

● Evaluatorul trebuie sa acorde atentie atitudinii si gesturilor (cu alte cuvinte 'limbajului trupului'). Privitul prea intens in ochii celeilalte persoane poate fi la fel de rau ca evitarea privirii. Persoana intervievata trebuie privita in ochi mai ales in momentele critice ale interviului, de exemplu la anuntarea unor vesti proaste. Atentia trebuie indreptata si asupra miscarii bratelor. Bratele incrucisate denota in general o atitudine defensiva si vulnerabila - lucru valabil si pentru persoana intervievata. Miscarile exagerate ale mainii, in special ale bratului, sunt considerate in general ca fiind amenintatoare.

Obiectivele pentru perioada curent evaluata vor fi specificate in raportul de evaluare. De asemenea, se vor avea in vedere obiectivele noi sau modificate care au fost stabilite de la inceputul perioadei evaluate. Acestea trebuie sa fie atasate la raportul de evaluare anterior.

Urmatoarele actiuni vor fi intreprinse in legatura cu fiecare dintre obiective, tinand cont, desigur, de ceea ce s-a mentionat deja privind desfasurarea interviului ca discutie controlata :

● Trebuie revizuit modul in care a fost formulat obiectivul. Este clar si transmite mesajul corect catre persoana evaluata? Obiectivul a fost avut in vedere pe toata perioada evaluata sau numai pe o perioada scurta din aceasta? Acest pas, impreuna cu celelalte doua sunt, in general, formalitati. Obiectivele au fost deja convenite cu persoana evaluata la interviul precedent sau, daca au fost schimbate, in timpul anului, persoana evaluata a avut cunostinta de ele.

● Se verifica termenul de indeplinire a obiectivului. A fost fezabil? Au intervenit situatii (de care evaluatorul nu a avut cunostinta la data la care a scris evaluarea) care au facut ca termenul de indeplinire sa nu fie fezabil? Au existat factori externi (de care evaluatorul nu a avut cunostinta) care au facut ca termenul de indeplinire sa nu fie fezabil?

● Se verifica indicatorul (indicatorii) de performanta. Au fost corect intelesi? Sunt exprimati fara echivoc? S-au aplicat pe toata perioada de evaluare, sau numai pe o parte a acesteia?

● Aspectele de mai sus (toate sau o parte dintre acestea) pot determina evaluatorul sa doreasca sa schimbe notele acordate si/sau comentariile sale.

● Persoanei evaluate dupa ce i se prezinta nota si comentariile evaluatorului, trebuie sa i se ofere si posibilitatea de a face unele comentarii proprii si de a-si exprima unele rezerve.

● Dupa comunicarea informatiilor, functionarul public intervievat trebuie invitat sa formuleze comentarii, daca doreste acest lucru, apoi se trece la urmatorul obiectiv.

● Dupa ce au fost trate toate obiectivele, se introduce o alta pauza verbala in interviu in care se pot rezuma punctele principale ale interviului si se ofera functionarului public posibilitatea de a aduce precizari suplimentare privind acest aspect al raportului.

● Evaluatorul trebuie sa consemneze orice modificari pe care intentioneaza sa le aduca in legatura cu notele acordate sau comentariile exprimate.

In raportul de evaluare vor fi incluse aspectele individuale ale performantei, pe baza carora a fost evaluata persoana. Pentru fiecare element in parte va fi stabilita o pondere a importantei aspectului respectiv al performantei.

Sunt valabile aceleasi comentarii privind caracterul conversational al interviului, folosirea intrebarilor etc. Trebuie intreprinse urmatoarele actiuni:

● Se ia in considerare fiecare dintre elementele performantei individuale care au fost evaluate si se confirma relevanta acestora. De asemenea, evaluatorul confirma importanta acordata elementelor individuale ale performantei.

● Se consemneaza orice puncte care trebuie eliminate sau introduse sau orice ponderi ce trebuie modificate. De asemenea, se mentioneaza cazurile in care persoana evaluata si-a exprimat dezaprobarea cu privire la orice aspect.

● Se comunica functionarului public intervievat notele acordate si comentariile exprimate de evaluator si i se ofera functionarului public posibilitatea unor comentarii si a exprimarii rezervelor pe care le-ar putea avea.

● Evaluatorul rezuma punctele principale ale interviului si ofera functionarului public intervievat posibilitatea de a face ultimele comentarii si de a exprima rezervele sale.

● Evaluatorul trebuie sa consemneze orice modificari pe care doreste sa le aduca in legatura cu notele acordate si comentariile facute.

Rubrica destinata comentariilor evaluatorului este destul de scurta si are in vedere trei aspecte: rezultatele deosebite care au fost obtinute, dificultatile obiective intalnite in cursul perioadei de evaluare si alte observatii. Parerile difera in ceea ce priveste necesitatea citirii cu voce tare a acestei sectiuni in timpul interviului. Argumentele in favoarea citirii sunt corectitudinea informatiilor si faptul ca se asigura caracterul transparent al procesului. Contraargumentele sunt in principal acelea ca, la momentul respectiv al interviului, persoana evaluata  a primit deja foarte multe informatii, si este posibil sa nu mai poata asimila altele. Cea mai buna abordare este probabil analizarea partii de comentarii a raportului pe sectiuni. Va fi facuta o pauza la sfarsitul fiecarei sectiuni pentru a permite functionarului public sa isi exprime acordul sau dezacordul fata de continutul respectivei sectiuni. In cazul in care sectiunea finala, "alte observatii", este prea lunga, ar fi indicat ca aceasta sa fie impartita in sectiuni mai mici, probabil de cate o propozitie sau maxim doua. Dupa citirea intregii parti dedicate comentariilor, se recomanda in general introducerea unei alte pauze verbale in interviu si lansarea unei invitatii la comentarii. Ca si in cazul celorlalte sectiuni ale formularului, evaluatorul trebuie sa consemneze orice completari sau modificari care trebuie facute.

Comunicarea punctajului final al evaluarii este o parte importanta a interviului. In acest stadiu se recomanda comunicarea calificativului final al evaluarii catre persoana evaluata. Cu toate acestea, in acest moment al interviului de evaluare, este posibil ca evaluatorul sa doreasca sa schimbe semnificativ notele acordate si comentariile facute. In unele cazuri, este posibil ca aceste schimbari, luate in ansamblu sa determine schimbarea punctajului final. In majoritatea cazurilor, raportul se modifica in timpul interviului. In cazuri foarte rare, atunci cand modificarile sunt substantiale, evaluatorul va avea nevoie de timp suplimentar pentru a le introduce in raport. In aceste situatii evaluatorul ar trebui sa pastreze raportul in vederea modificarii acestuia la un moment ulterior interviului, in aceeasi zi sau in ziua urmatoare, si apoi sa comunice rezultatele persoanei evaluate.

● Modificarile introduse in raportul de evaluare trebuie justificate. Evaluatorul trebuie sa fie atent ca dinamica interviului sa nu fi afectat aprecierea obiectiva a informatiilor.

● Trebuie alocat suficient timp pentru a se asigura corectitudinea comentariilor scrise.

● Schimbarile aduse vor fi citite persoanei evaluate si vor fi consemnate orice comentarii facute de aceasta.

● Modificarea punctajului final al evaluarii trebuie sa fie tratata cu foarte mare atentie. In cazul in care evaluarea a fost corect facuta de la inceput, este foarte putin probabil ca nota sa sufere modificari substantiale.

Stabilirea obiectivelor pentru urmatoarea perioada de evaluare. Formularul standard prevede un numar de pana la cinci obiective ce vor fi stabilite pentru perioada care urmeaza, dar evaluatorii nu trebuie sa se simta constransi de acest formular. Ei ar putea stabili mai putine obiective sau, in mod exceptional, mai multe. Obiectivele trebuie sa se incadreze in doua mari categorii. In primul rand, exista obiective care rezulta din continutul formularului de evaluare. Acestea sunt destinate remedierii deficientelor sau punctelor slabe care au fost identificate. In al doilea rand, exista obiective care nu sunt neaparat legate de evaluare, dar care prezinta importanta generala pentru activitatea persoanei evaluate in anul care urmeaza. Pentru aceasta, urmatoarele aspecte trebuie respectate in legatura cu stabilirea obiectivelor:

● Fiecare obiectiv trebuie sa fie specific. Trebuie sa necesite actiuni lipsite de echivoc. De exemplu:

- raspuns la intreaga corespondenta in termen de 7 zile de la primire.

- eficientizarea managementului de resurse umane printr-o mai buna comunicare, un mod mai eficace de stabilire a obiectivelor si de monitorizare zilnica.

- limitarea numarului de proiecte ale aceluiasi act normativ la 3.

● Fiecarui obiectiv trebuie sa ii corespunda un criteriu de performanta. Criteriul de performanta trebuie sa fie obiectiv, trebuie sa reprezinte o provocare (adica trebuie sa fie realizabil, dar printr-un efort sustinut al persoanei evaluate) si, ori de cate ori este posibil, trebuie sa fie bazat pe valori numerice. Astfel, in exemplele date:

- Rata de lucrari nerezolvate trebuie redusa cu 10% in fiecare luna. Pana in luna a 6-a trebuie sa se ajunga la o perioada de 5 zile pentru rezolvarea fiecarei lucrari.

- Elaborarea unui plan specific de comunicare pana la sfarsitul lunii a 4-a. Toate obiectivele curente trebuie revazute si, daca este cazul, substituite pana la sfarsitul celei de-a treia luni. Introducerea imediata si mentinerea monitorizarii zilnice.

Pentru fiecare obiectiv trebuie sa existe un termen limita stabilit.

Necesitati de pregatire profesionala. Formularul prevazut de Hotararea Guvernului nr.1209/2003 include o parte dedicata necesitatilor de instruire: 'Programe de instruire recomandate'. Aceasta trebuie folosita pentru a discuta necesitatile de instruire pe care evaluatorul sau persoana evaluata le considera relevante. Instruirea necesara persoanei evaluate poate fi: de remediere, care sa o ajute sa elimine deficientele mentionate in raport; de instruire generala, in vederea evolutiei in cariera.

Analizarea interviului impreuna cu persoana evaluata. Se recomanda o scurta trecere in revista a tuturor aspectelor discutate:

● Trebuie discutata modificarea comentariilor sau a notelor.

● Persoanei evaluate trebuie sa i se mai ofere o data posibilitatea de a-si exprima comentariile si observatiile.

● In cazul in care exista in continuare puncte asupra carora nu s-a cazut de acord, acestea trebuie discutate deschis intr-o incercare finala de a ajunge la un acord. Nu este obligatoriu ca interviul de evaluare sa se finalizeze printr-un acord, dar trebuie facut un efort real de a se reduce la minim orice neintelegeri. Daca acestea persista, ele vor fi supuse atentiei contrasemnatarului raportului de evaluare, caruia i se vor pune la dispozitie raportul de evaluare (modificat) si eventual un rezumat al discutiilor din timpul interviului de evaluare.

Comentariile facute de persoana evaluata pe marginea raportului de evaluare trebuie introduse de evaluator in spatiul aferent acestora. In cazul in care evaluatorul si persoana evaluata ajung la un acord in privinta continutului raportului, comentariile vor fi foarte succinte. Daca exista diferente de opinie asupra unui punct im-portant al raportului, aceasta situatie ar trebui sa se intalneasca foarte rar, daca atat raportul cat si interviul sunt realizate corect, evaluatorul trebuie sa consemneze opiniile persoanei evaluate. Nu este nevoie ca acestea sa fie prezentate pe larg, ci doar mentionate succint. Intentia este pur si simplu de a semnala principalele puncte divergente contrasemnatarului, care decide in ultima instanta. Acolo unde este necesar, evaluatorul isi poate argumenta propria opinie in rubrica destinata comentariilor evaluatorului. Daca diferentele de opinie persista si in urma interventiei contrasemnatarului, persoana evaluata nemultumita poate contesta calificativul obtinut la conducatorul autoritatii sau institutiei publice.

Semnatura persoanei evaluator. Evaluatorul trebuie sa semneze si sa inscrie data in raportul de evaluare (modificat).

Finalizarea interviului. In acest stadiu, toate aspectele importante au fost discutate. Nu se recomanda acum sa se revina asupra vreunei parti a interviului. In special, nu trebuie rediscutate aspectele asupra carora nu s-a cazut de acord. Orice interviu de evaluare, chiar daca are loc intre un excelent evaluator si o persoana evaluata cu un nivel ridicat de performanta, implica un anume grad de stres. Acesta este cu atat mai mare cu cat performanta a avut un nivel scazut sau au fost aduse critici. Evaluatorul trebuie in mod invariabil sa incheie interviul multumind persoanei evaluate pentru participare. Nu este necesar sa exprime mai mult decat aceste multumiri, si cu siguranta, in acest stadiu, evaluatorul nu trebuie sa incerce sa gaseasca o justificare pentru oricare dintre dificultatile aparute. In final, persoana evaluata trebuie informata ca raportul de evaluare urmeaza a fi transmis contrasemna-tarului (desemnat), impreuna cu o observatie generala privind interviul de evaluare.

Rezumatul interviului de evaluare. Pe langa raportul de evaluare ar putea fi inaintat contrasemnatarului si un rezumat al discutiilor din timpul interviului de evaluare: data, durata si principalele diferente de opinie intre evaluator si persoana evaluata.

Fisa postului

Fisa postului este un instrument managerial important pentru conducator, deoarece ea sta la baza activitatii de evaluare a performantelor individuale. Din aceasta cauza detaliem mai jos continutul acesteia.

Fisa postului este fundamentala pentru evaluarea performantelor. La momentul de fata, orice functionar trebuie sa detina o fisa a postului pe care il ocupa. Formularul fisei postului este prevazut in anexa la Hotararea Guvernului nr. 1209/2003. Fisa postului include obiectivele individuale si reprezinta elementul principal pe care se bazeaza procesul de evaluare.

Fiecare functionar trebuie sa aiba o fisa a postului curenta. Actul administrativ de numire intr-o functie publica trebuie sa fie insotit de o fisa a postului. Aceasta este necesara si atunci cand functionarul public este transferat pe un alt post

Fisa postului stabileste activitatile pe care urmeaza sa le desfasoare functionarul, precum si limitele acestora. Ea trebuie elaborata anterior recrutarii functionarului. Indeplinirea conditiilor din fisa postului reprezinta o cerinta de participare la concursul de recrutare; la elaborarea acesteia nu se au in vedere aptitudinile si competentele profesionale ale unei persoane, ci modalitatea optima de organizare a activitatii in vederea indeplinirii atributiilor autoritatii sau institutiei publice. Din aceasta cauza fisa postului nu este initial individualizata.

Unui functionar nu i se poate cere sa desfasoare orice fel de activitate, iar conducatorul compartimentului nu are voie sa includa in fisa postului formulari precum 'orice alte activitati care ii vor fi atribuite' si nu poate sa se astepte ca aceasta formulare sa acopere orice activitati.

Fisa postului este un document de baza in procesul de evaluare. Ea plaseaza evaluarea intr-un anumit context, din mai multe puncte de vedere si anume:

- identifica scopul principal al postului;

- identifica cerintele pentru ocuparea postului: abilitati, calitati, aptitudini, si competente manageriale;

- detaliaza responsabilitatile specifice postului, care sunt in legatura directa cu standardele de performanta care trebuie apreciate in cadrul evaluarii;

- stabileste limitele de competenta ale functionarului care ocupa acel post;

- stabileste relatiile de serviciu ale colaboratorului care ocupa acel post, atat in interiorul institutiei cat si in exterior.

Inainte de a incepe redactarea evaluarii, evaluatorul trebuie sa aiba la dispozitie fisa postului. Daca aceasta nu exista, ea trebuie intocmita de catre conducatorul compar-timentului in care isi desfasoara activitatea colaboratorul care ocupa acel post, si avizata de superiorul conduca-torului departamentului. Fisa postului trebuie aprobata de conducatorul autoritatii sau institutiei publice respective. Compartimentele de resurse umane au experienta in redactarea fiselor de post, prin urmare ele pot oferi indrumare pentru clarificarea oricaror aspecte legate de redactarea acestora.

In partea introductiva a fisei postului vor fi trecute numele autoritatii sau institutiei publice, compartimentul (directia generala, directia, serviciul sau biroul) si va exista un spatiu rezervat semnaturii de aprobare din partea conducatorului autoritatii sau institutiei publice.

Denumirea postului aferent unei functii publice. Astfel:

● in categoria functionarilor publici de conducere sunt cuprinse persoanele numite in una din urmatoarele functii publice:

- secretar al municipiului, al sectorului municipiului Bucuresti, al orasului si al comunei

- director general adjunct, director si director adjunct din aparatul ministerelor si al celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale.

- director executiv si director executiv adjunct al serviciilor publice descentralizate ale ministerelor si ale altor organe de specialitate ale administratiei publice centrale, precum si in cadrul aparatului propriu al autoritatilor administratiei publice locale.

sef serviciu si sef birou.

● sunt functionari publici de executie

- din clasa I persoanele numite in urmatoarele functii publice: expert, consilier, inspector, consilier juridic, auditor.

- din clasa a II-a persoanele numite in functia publica de referent de specialitate.

- din clasa a III-a persoanele numite in functia publica de referent.

Functiile publice de executie sunt structurate pe grade profesionale, dupa cum urmeaza: superior, ca nivel maxim; principal; asistent; debutant.

Este necesara detalierea descrierii postului, prin raportare la specificul compartimentului in care se afla, pentru a clarifica aspectele de baza ale postului. Denumirea postului este importanta intrucat reprezinta 'umbrela' sub care sunt grupate caracteristicile postului. Daca denumirea este neclara sau ambigua, functionarul public poate pretinde ca o anumita activitate nu face parte din atributiile sale. Totodata poate exista si situatia in care conducatorii compartimentelor pot fi tentati sa desemneze in mod gresit unor functionari anumite activitati care nu ar fi de competenta lor. O denumire corecta a postului elimina ambele riscuri.

Nivelul postului. Postul aferent unei functii publice se identifica prin categoria, clasa si gradul functiei publice respective.

Scopul principal al postului. Indica necesitatea existentei acelui post si contributia pe care acesta o are in cadrul autoritatii sau institutiei publice. Astfel exista doua cerinte distincte:

● Existenta postului trebuie sa se justifice. Ar trebui sa se explice clar de ce este necesara existenta acelui post. Motive posibile ar putea fi, de exemplu: evaluarea obligatiilor legate de plata impozitelor; aplicarea normelor de sanatate publica; consultanta juridica privind responsabilitatile legate de respectarea normelor de siguranta la locul de munca etc.

● Evaluarea contributiei postului respectiv in cadrul autoritatii sau institutiei publice. Acestea ar putea fi extinse dupa cum urmeaza: avantaje clare pentru bugetul institutiei; asigurarea respectarii prevederilor legale si a standardelor profesionale; limitarea expunerii autoritatii sau institutiei publice la eventuale probleme in aplicarea prevederilor legale etc.

Identificarea postului si a functionarului care il ocupa. Este necesara mentionarea numelui si prenumelui functionarului, clasa, categoria si gradul profesional detinut (daca este cazul).

Cerinte pentru ocuparea postului. Este necesar sa aratam ca aceste cerinte trebuie sa fie indeplinite de functionar in momentul in care acesta participa la concursul pentru ocuparea functiei respective. Acestea nu reprezinta cerinte ce trebuie indeplinite pe viitor. Prin urmare, functionarul trebuie sa fi urmat deja studiile de specialitate sau cursurile de perfectionare/specializare solicitate si sa indeplineasca conditiile de vechime in specialitatea studiilor necesare exercitarii functiei publice respective

Studii de specialitate sau perfectionari (specializari). De cele mai multe ori cerintele sunt evidente. Un jurist nu isi poate desfasura activitatea fara sa aiba studii juridice; un statistician nu poate lucra daca nu are studii de matematica si statistica; un economist are nevoie de studii economice. Trebuie sa existe siguranta ca studiile de specialitate reprezinta o cerinta potrivita pentru acel post. Pe de alta parte, trebuie sa se prevada calificari adecvate pentru fiecare post. Aceleasi principii se aplica si perfectionarii/specializarii. In majoritatea cazurilor va fi evident ca astfel de instruire este necesara. De exemplu, un post de specialist in relatii publice ar putea necesita studii post-universitare de specialitate in domeniul media sau alt tip de perfectionari.

Abilitati, calitati si aptitudini necesare.

Abilitatile ar trebui sa includa unele din aspectele enumerate in continuare (nu toate sunt insa relevante pentru fiecare post): usurinta in exprimarea in scris si verbal; usurinta in rezolvarea problemelor; abilitatea de a pune in aplicare solutii; abilitatea de analiza si sintetiza; abilitatea de a planifica; abilitatea de a comunica; cunostinte de informatica la nivel general - procesare in Word si Excel; abilitatea de a lucra eficient in echipa; oricare alte abilitati generale relevante pentru post.

Calitatile sunt mai dificil de definit, aici ar putea fi incluse: standarde de etica - integritate, onestitate, respectarea legii si asa mai departe; loialitate - fata de superior, subordonati si autoritatea sau institutia publica respectiva; adaptabilitate si flexibilitate; responsabilitate; constiinciozitate.

Aptitudinea inseamna usurinta cu care se poate face un anumit lucru. Abilitatile si aptitudinile se suprapun intr-o oarecare masura. Totusi, in categoria aptitudinilor ar putea fi incluse: aptitudini pentru limbi straine; aptitudini pentru lucrul cu cifre; aptitudini de comunicare; aptitudini in relatiile interumane; aptitudini creative.

Competenta manageriala. Aceasta se refera evident la functionarii cu functii de conducere. Acestia vor avea de regula atributii de management al personalului. Cu toate acestea, competenta manageriala se poate regasi si la cei care administreaza un numar mai mic de personal, cum ar fi personalul din compartimentele din cadrul birourilor, sau personalul angajat temporar pentru realizarea unui anumit proiect. Aceasta competenta manageriala trebuie sa cuprinda cunostinte de management, calitati si aptitudini manageriale. Urmatoarele aspecte ar putea fi incluse: aptitudini organizatorice; aptitudini de conducere si motivare; aptitudini de control si coordonare; abilitatea de a lua decizii; delegare; comunicare; managementul proiectelor; implementare; con-siliere; aptitudini generale de management al resurselor umane.

Atributii. Acestea vor trebui definite in functie de clasa si gradul functionarului. Gradul de complexitate si dificultate a atributiilor ar trebui sa creasca proportional cu nivelul clasei si gradului. Este necesar sa se stabileasca un echilibru intre tendinta de a intocmi fisa postului prea rigid sau prea flexibil. Functionarii nu trebuie sa fie expusi riscului de a li se solicita indeplinirea unor atributii pentru care nu detin calificarile necesare sau care nu pot fi incluse, in mod rezonabil, in fisa postului pe care il ocupa. Pe de alta parte, conducatorii compartimentelor sunt indreptatiti sa astepte ca personalul subordonat sa dea dovada de flexibilitate si sa accepte cu constiinciozitate desfasurarea unor activitati relevante pentru postul pe care il ocupa. Atributiile alese trebuie sa fie suficient de cuprinzatoare pentru a acoperi toate tipurile de activitati pe care functionarul le-ar putea desfasura. Responsabilitatile aferente postului ar trebui sa fie in legatura directa cu cerintele pentru ocuparea postului intrucat responsabilitatile au menirea de a pune in practica cerintele postului. Prin urmare exista o legatura clara intre responsabilitatile aferente postului si standardele de performanta care trebuie evaluate in procesul de evaluare a performantei.

Limitele de competenta. Limita de competenta inseamna libertatea decizionala de care beneficiaza titularul postului pentru indeplinirea atributiilor care ii revin. Limita de competenta trebuie sa tina cont de clasa si gradul functionarului. Este recomandabil ca libertatea decizionala sa fie in concordanta cu nivelul functiei. Limitele de competenta trebuie stabilite prin raportare la principiul subordonarii ierarhice, unul dintre principiile care stau la baza exercitarii functiei.

Delegarea responsabilitatilor. Include dreptul persoanei care ocupa postul respectiv de a delega anumite responsabilitati altor persoane din ierarhia de conducere. Este foarte importanta definirea clara a acestei autoritati. Formulari precum 'poate delega pe baza propriilor aprecieri' ar trebui evitate. Autoritatea ar trebui sa fie specifica si in legatura cu activitatile definite in fisa postului.

Sfera relationala. Relatiile de munca in interiorul institutiei si in exterior trebuie sa fie specificate. Acestea sunt de la sine intelese si concrete. Singura observatie generala este ca trebuie precizate orice relatii pe care le implica postul respectiv.

Semnaturi. Fisele de post trebuie semnate de catre: persoana care intocmeste fisa de post, colaboratorul care ocupa acest post, precum si de catre persoanele care au competenta sa o vizeze si sa o aprobe.

In cadrul autoritatilor si institutiilor publice, activitatea de evaluare a performantelor profesionale se efectueaza si pentru persoanele incadrate pe baza de contract individual de munca. Aspectele referitoare la evaluarea performantelor profesionale ale functionarilor publici descrise mai sus se aplica in mod corespunzator si pentru persoanele incadrate pe baza de contract individual de munca.