Optimizarea comunicarii interpersonale

Optimizarea comunicarii interpersonale

In literatura de specialitate au fost descrise si o serie de reguli pentru optimizarea comunicarii interpersonale:

a) clarificarea ideilor inainte de a fi comunicate si examinarea scopului vizat la fiecare comunicare;

b) consultarea unor persoane competente cand se planifica procesul de comunicare;

c) ascultarea activa, urmarind:

- centrarea pe mesaj;

- confirmarea periodica a continutului;

- sublinierea sau preluarea unor idei avansate de interlocutor;

d) conducerea discutiei intr-o cat mai mare concordanta cu sfera motivationala a interlocutorului (interese, aspiratii, convingeri);

e) inceperea discutiilor cu referiri la persoana interlocutorului, fara sa se formuleze asertiuni categorice, intrebari dificile sau inchise, intrebari prea simple care ar sugera raspunsul sau sa se manifeste dezacordul fata de unele aspecte abordate;

f) stimularea conversatiei prin formularea de intrebari deschise alternand cu intrebari inchise prin care se fixeaza coordonatele stabilite deja prin consens;

g) fluenta conversatiei:

- prin oferirea de informatii nesolicitate, dar necesare;

- prin interesul fata de opiniile si persoana interlocutorului;

h) manifestarea discreta de sentimente pozitive fata de interlocutor si de situatia actuala (incercand sa il motiveze pentru rezultatele potentiale);

i) folosirea de mesaje complexe (concordanta verbala-paraverbala-nonverbala);

j) evocarea ciclica a numelui interlocutorului;

k) evitarea gesturilor asociate cu plictiseala si dezinteresul;

l) centrarea privirii pe interlocutor (fara a-l domina);

m) acordarea unei atentii sporite constrangerilor fizice si fiziologice ale oamenilor implicati in comunicare;

n) evitarea declansarii mecanismelor de aparare prin critici, mentionarea de puncte slabe sau afectarea sentimentului de respect de sine;

o) feedback pentru corectarea permanenta a formei si a continutului mesajului.

In directia imbunatatirii comunicarii organizationale pot fi mentionate toate metodele de optimizare a comunicarii interpersonale, precum si orice factor care actioneaza in directia inlaturarii barierelor comunicarii. De asemenea, trebuie sa fie evitate anumite proceduri cum sunt:

 folosirea persoanelor fara credibilitate in transmiterea mesajelor;

 caracterul confuz sau neinteligibil al mesajului;

 utilizarea unei singure forme/metode de comunicare;

 lansarea mesajelor in cazul unor conflicte interpersonale;

 "complicarea" continutului mesajului transmis;

 filtrarea informatiilor (se transmit doar informatii pozitive, esecurile si problemele nu sunt comunicate);

 lipsa cererii feedback-ului.

Exista o varietate de mijloace de comunicare ce pot fi utilizate in cadrul unei organizatii. O apreciere a acestor mijloace in raport cu gradul de consistenta al comunicarii este prezentat in figura de mai jos. Consistenta fiecarui mijloc de comunicare se bazeaza pe combinatia a patru criterii: 1) rapiditatea sesizarii erorilor, prin folosirea conexiunii inverse si corectarea lor; 2) elaborarea mesajelor in functie de particularitatile specifice destinatarilor; 3) capacitatea de a transmite multe informatii simultan; 4) bogatia limbajului (limbajul verbal in raport cu cel numeric). Comunicatiile ce necesita mult timp pentru analiza informatiilor sunt caracterizate de un nivel redus al consistentei.

Asa dupa cum se vede si in figura, comunicarea interpersonala "fata in fata" este considerata a fi cea mai consistenta. Prin urmare, ea trebuie incurajata si utilizata cat mai des in relatiile interpersonale din grupul profesional. Acesta interactiune furnizeaza imediat raspunsul (feedback), astfel incat destinatarii mesajelor pot verifica daca le-au inteles corect si isi pot rectifica perceptia daca este necesar. In acest caz, se poate observa simultan la emitator si receptor limbajul utilizat, tonul vocii, expresia fetei etc. (observatii ce pot "comunica" mai mult decat cuvintele folosite).

Gradul de consistenta al mijloacelor de comunicare