Managementul timpului - ce inseamna managementul timpului

Ce inseamna managementul timpului

Definirea notiunii de timp ridica numeroase probleme generate de perceptia diferita pe care o au cei din jurul nostru cu privire la acest subiect.

Ne vom opri, totusi, la o definitie de dictionar si retinem ca timpul este o durata limitata considerata in raport cu utilizarea care i se da.

Dintotdeauna, omul s-a straduit sa gaseasca modalitati de masurare a timpului. Managementul timpului impune si el acest lucru.

Managementul timpului se bazeaza pe trei piloni: planificarea, organizarea si controlul timpului. Notiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul sa fie utilizat in mod rational si productiv, in conformitate cu ritmul personal si cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura indeplinirea unor activitati precise intr-un interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, sa se aloce secvente de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfasurata (planificarea), sa se faca toate eforturile posibile pentru a le

respecta (organizarea) si sa se evalueze, in mod regulat, rezultatele obtinute (controlul).

Managementul timpului porneste de la un aspect paradoxal: desi, in mod real, dispunem astazi de mult mai mult timp decat altadata, avem sentimentul ca el nu ne ajunge.

In realitate orice individ dispune de 168 ore pe saptamana pe care le repartizeaza, aproximativ, in felul urmator:

. 40 ore pentru activitati profesionale;

. 56 ore pentru somn si,

. 72 ore pentru diverse activitati personale.

Cele 40 de ore destinate activitatilor profesionale sunt influentate indirect de celelalte doua destinatii:

􀂾 Daca individul nu-si acopera nevoile de somn, nu poate obtine performanta maxima in munca sa. Vorbim aici, nu intamplator, despre eficacitatea utilizarii timpului personal si despre productivitate

maxima: este evident ca, fara productivitate, organizatia nu poate fi concurentiala si, in final, nu poate supravietui.

􀂾 Daca salariatul munceste mult, fara insa a-si gestiona "stiintific" activitatile, exista riscul oboselii, al reducerii productivitatii, al demotivarii, al stresului, al uzurii fizice si mentale. Exista un numar tot

mai mare de salariati care sufera de depresie sau de epuizare profesionala si pentru care se pune, in mod acut, problema evitarii situatiilor dificile. Ori, o mai buna gestionare a timpului este poate un

inceput de solutionare a problemelor salariatilor, care nu ar avea decat de castigat daca si-ar utiliza mai bine timpul.

Atunci cand gestionam propriul nostru timp sau atunci cand ne ocupam de timpul altora trebuie sa luam in seama cateva legi generale:

a. cu cat o activitate este mai fractionata, cu atat ea pare ca dureaza mai mult. Totul depinde de gradul de repetare a activitatii si de motivarea celui care o efectueaza. Astfel, este foarte probabil ca lucratorul de la linia de montaj sa aprecieze ca fiind mult mai lung timpul sau de lucru comparativ cu un artizan care executa in paralel, un obiect;

b. cu cat o activitate este mai interesanta cu atat ea pare mai scurta si invers. Interesul sau motivarea pentru executarea unei activitati ne fac sa ignoram restrictiile de timp;

c. timpul pare, totdeauna, mai lung atunci cand asteptam. Inaintea unui examen sau a unui eveniment, atunci cand asteptam un raspuns sau stam la usa stomatologului, timpul de asteptare este imposibil si avem sentimentul unei pierderi nejustificate.

Factori care influenteaza timpul

Elaborarea modelelor de conduita temporala si punerea lor in aplicare depind de numerosi factori culturali, individuali, organizationali, sociali sau tehnologici.

1. Factorii culturali

Factorii individuali

Fiecare individ isi foloseste timpul in functie de convingerile personale, de experienta dobandita si in functie de contextul in care traieste, de modul in care gandesc cei din jurul sau. Asa de exemplu, multi salariati veniti de curand, din diverse continente pentru a se stabili in tari occidentale, au mari dificultati de adaptare la ritmul impus aici, atat in sfera de munca, cat si in viata privata.

Referat: Infiintare a unei unitati economice? De ce sa te faci antreprenor? Referat: Societatea in comandita simpla

Modificarea unor obisnuinte, a unor reflexe inradacinate, cresterea preocuparii pentru a evita pierderile de timp este insa vitala nu doar pentru organizatii, ci si pentru omul care, procedand astfel devine mai eficient, invata mai mult, este apreciat pentru competenta sa profesionala si valoarea sa umana.

Factori organizationali

Exista limite organizationale care influenteaza direct sau indirect managementul timpului. Dintre acestea retinem:

- definirea gresita a timpului, necunoasterea exacta a ceea ce trebuie facut. In aceasta situatie nu pot fi stabilite cu precizie sarcinile, calendarul desfasurarii lor, termenele intermediare;

- aparitia unor tensiuni sau conflicte generate de modul de alocare a timpului. Uneori, pentru a evita aceste neajunsuri putem stabili anumite reguli:

primul sosit, primul servit;

acordarea unor perioade de timp specifice fiecarei persoane cu care urmeaza sa conlucram;

utilizarea, in anumite situatii, a unui "cod de urgenta";

repartizarea sarcinilor in functie de prioritatea proiectelor de rezolvat.

Factori sociali

Asistam in prezent la o crestere a influentei factorilor sociali asupra managementului timpului. In multe tari dezvoltate apare o preocupare tot mai mare pentru timpul liber al fiecarui individ, apar frecvent institutii care organizeaza si anima activitatile extraprofesionale.

Factori tehnologici

De la experientele stiintifice ale lui Taylor privind economia de timp in activitatile de executie si pana in prezent, tehnologia a influentat puternic timpul necesar derularii unor activitati diverse. Recurgem astazi, in tot mai mare masura, la redactarea si corectarea manuscriselor pe calculator, agende electronice, roboti telefonici, sisteme de masurare a timpului alocat fiecarui client, curier electronic,

simulari pe calculator etc.

Factori care favorizeaza risipa de timp

a. Intreruperile

In mediul de munca apar adesea intreruperi determinate de telefoane, vizite neanuntate sau diverse urgente. Atitudinea fata de aceste intreruperi variaza de la un individ la altul, dar este influentata si de postul ocupat, nivelul ierarhic la care esti plasat, organizatia sau tara unde iti desfasori activitatea si traiesti.

b. Sedintele

Utilitatea sedintelor nu poate fi contestata. In multe cazuri insa, ele genereaza risipa de timp. Acest lucru se produce atunci cand sedintele:

. sunt prea frecvente si inadecvat pregatite;

. au o durata prea mare. Studiile statistice au aratat ca, in functie de nivelul ierarhic la care se gasesc, managerii petrec circa 11-23 ore/saptamana in astfel de sedinte si ca, in multe cazuri, au sentimentul

ca sunt bombardati de interventii lipsite de semnificatie;

. depasesc durata programata;

. nu respecta ordinea de zi sau nu ajung sa solutioneze toate problemele vizate;

. nu se desfasoara in locuri adecvate, determinand deplasari nejustificate ale participantilor sau deranjandu-i prin lipsa unor conditii de mediu (temperatura, zgomot, vizibilitate etc.);

. existenta unor obiective parazitare pe care participantii le depisteaza si le sanctioneaza:

􀂾 respectarea unei metode;

􀂾 dorinta de a proba ca activitatea se desfasoara intr-un mediu democratic;

􀂾 evitarea raspunderii pentru o decizie individuala;

􀂾 controlarea directa si indirecta a atitudinilor membrilor echipei;

􀂾 flatarea unor persoane.

Tehnici utilizate in managementul timpului

Evitarea risipei de timp presupune:

1. Elaborarea unui plan de munca.

b. Organizarea si delegarea muncii

Scopul principal al delegarii este acela de a economisi timpul unei persoane, astfel incat aceasta sa se poata ocupa de alte probleme mai importante. Delegarea presupune identificarea activitatilor "rare" care vor fi executate nemijlocit si fara probleme.

Atunci cand recurgem la delegare, trebuie sa respectam urmatoarele principii:

􀃖 sa definim clar responsabilitatea si autoritatea asociata delegarii;

􀃖 autoritatea acordata trebuie sa fie proportionala cu responsabilitatea asumata;

􀃖 cel caruia i s-a delegat o sarcina nu trebuie sa raspunda decat in fata

unei singure persoane;

􀃖 daca dorim sa delegam va trebui sa stabilim in prealabil un sistem eficace de control;

􀃖 cel care deleaga nu se elibereaza de orice responsabilitate;

􀃖 atunci cand se deleaga se stabileste CE trebuie facut, CINE trebuie sa faca, CAND trebuie facut si se controleaza rezultatele. Cel care primeste prin delegare o sarcina are libertatea de a stabili CUM sa o execute.

c. Controlul

In domeniul managementului timpului, controlul consta in a masura progresele sau rezultatele sarcinilor executate, intr-o perioada data, in scopul identificarii disfunctiilor si a corectarii lor.

Controlul timpului urmareste doua scopuri:

􀃂 sa masoare activitatile care se desfasoara si sa le ajusteze in functie de fluctuatiile variabilelor implicate;

􀃂 un scop psihologic legat de teama care decurge din termenul "control". Trebuie sa admitem ca necesitatea de a controla timpul depinde de perceptia fiecaruia fata de utilizarea timpului sau. In general, controlul riguros al timpului permite evidentierea:

􀃂 proportiei dintre timpul alocat/folosit pentru fiecare sarcina;

􀃂 actiunile satisfacatoare intr-un interval de timp dat;

􀃂 problemele intalnite;

􀃂 cunostintele dobandite;

􀃂 rezultatele obtinute etc.