Planificare si control

Cuprins

1.2 Procesele rationale de planificare si control

1.3 Cum putem face fata complexitatii?

Rezumat

Am aratat cum putem pune in aplicare componentele planificarii si controlului din bucla de control, folosind cateva instrumente specifice. Am insistat pe faptul ca, desi tehnicile prezentate au o importanta vitala pentru un planificator, nici atentia fata de oameni nu este mai putin importanta.Puteti deja sa aplicati conceptul buclei de control la activitatea dumneavoastra si sa folositi ideile respective pentru a va imbunatati eficacitatea manageriala. Aveti acum o idee mai clara despre implicatiile umane si organizationale ale planului dumneavoastra si puteti lua masuri care sa va ajute sa evitati problemele potentiale. Sunteti, de asemenea, in posesia unui repertoriu util de tehnici, instrumente si idei privind procesul de planificare, pe care le puteti aplica in viitorul dumneavoastra proiect.

Puncte cheie

O buna parte din activitatea manageriala se desfasoara conform modelului buclei de control, care are patru etape:

1. fixarea obiectivelor;

2. intocmirea si implementarea planului;

3. monitorizarea;

4. luarea de masuri pe baza rezultatelor obtinute.

Obiectivele trebuie sa fie SMART: Specifice, Masurabile, Acceptate, Realiste si cu Timp precizat.

Activitatea de planificare poate fi imbunatatita prin folosirea unor instrumente ca:

- hartile mentale;

- diagrama de descompunere a activitatii;

- diagrama Gantt (cu bare);

- analiza de retea / a drumului critic;

- lista fazelor cheie.

Tehnicile formale si informale de monitorizare pot avea ca rezultate urmarea aceluiasi curs de actiune, schimbarea planului sau revizuirea obiectivelor.

Analiza problemelor potentiale si planificarea optiunilor alternative pot ajuta managerul sa anticipeze si sa se protejeze de problemele neprevazute din timpul implementarii unui plan.

Buna comunicare este esentiala pentru realizarea la termen a proiectelor complexe, care au mai multe faze sau in care se desfasoara in paralel mai multe activitati.

Este esential sa se acorde atentie oamenilor - in sensul consultarii si identificarii suporterilor si adversarilor potentiali.

Bucla de control

o     Existenta teoriei rationale a planificarii si controlului este ilustrata prin "bucla de control"

o     Panificarea este procesul prin care se stabileste ce anume trebuie facut si cum trebuie facut in vederea indeplinirii unor scopuri (etapele 1 si 2)

Planificarea cuprinde:

Fixarea unor obiective clare

Identificarea sarcinilor care trebuie executate

Corelarea sarcinilor cu oamenii si resursele existente

Trasarea unui program de lucrari care sa raspunda exigentelor managerului

o     Controlul este procesul prin care ne asiguram ca activitatile olanificate se desfasoara in directia obtinerii rezultatelor scontate (etapele 3 si 4)

Controlul:

Monitorizarea desfasurarii lucrarilor

Revizuirea planului conform buclei de control

o     Procesul buclei de control-planificare (sau replanificare), monitorizare, elaborare de decizii, etc-se desfasoara continuu, fie prin revizuirea obiectivelor ori a activitatilor, fie pe baza celor fixate din start. Un proiect poate sa ajunga la final dar, de multe ori, inca inainte de incheierea lui, poate sa declanseze o problema noua care sa impuna reluarea etapelor

o     Planificarea este, totodata un proces de invatare.

o     In timpul monitorizarii, cistigam experienta in privinta aprecierii duratei diferitelor lucrari.

o     Invatam ca unele lucruri ne pot crea probleme si folosim experienta capatata astfel la urmatoarea planificare

o     Managerii de proiect cu experienta sunt considerati valorosi deoarece sunt cei care au reusit sa invete din experienta lor in conducerea proiectelor-planificarea si controlul lucrarilor- iar informatiile deja capatate le sunt folositoare in fiecare nou proiect in care sunt implicati

o     Desi teoria care sta la temelia planificarii este logica si rationala, contextul in care ne alcatuim planurile concrete si ni le punem in aplicare este, in acelasi timp, si complex, si dinamic

o     Capacitatea noastra de a ne revolva problemele este limitata

o     In mediile si grupurile in care muncim, sunt inerente conflictele si manevrele politice. Atunci cind o situatie implica emotiile si sentimentele oamenilor, lucrurile se pot agrava, iar divergenta si opozitia sporesc

o     Planul cu care avem de-a face este vazut cu totul altfel de ceilalti-favorabil sau defavorabil, in functie de interesele lor politice

o     Planul poate avea si consecinte pe care nu le-am anticipat

Etapa 1: fixarea obiectivelor

o     Se stabilesc obiectivele-sa fie foarte clar ce anume se doreste a fi obtinut

1.   Obiective privind rezultatele

-Ce dorim sa realizam?

2.   Obiective privind procesul

cum anume vom proceda?

o     Se fixeaza criterii de masura -conform carora se apreciaza daca s-au atins sau nu obiectivele

o     Obiectivele trebuie sa fie SMART

Specifice -sa arate clar ce anume trebuie realizat

Masurabile- sa indice in ce fel va fi masurat rezultatul

Acceptate- in mod ideal si de catre persoana care trebuie sa indeplineasca obiectivul si de cei care vor fi afectati de rezultate

Realiste- obiectivele sa poata fi indeplinite in limitele impuse de conditii si in acord cu alte obiective

Timp precizat - sa specifice un termen potrivit pentru obtinerea rezultatului

Etapa 2: planificarea, identificarea unor jaloane si executarea activitatii

1.   Identificarea sarcinilor ce trebuie executate

Tehnici utile :

o     harta mentala

numita si diagrama-paianjen, fiindca este radiala si ramificata ca o pinza de paianjen- plaseaza ideea sau subiectul principal al planului in mijlocul paginii, de la care sunt trasate ramuri catre fiecare dintre subiectele secundare sau problemele asociate.

Fiecare dintre subiectele secundare are si el ramificatii catre propriile sale derivatii ori probleme asociate.

O harta mentala ajuta la desfasurarea si reprezentarea unei anumite probleme si ramificatiile ei in felul in care intelege  persoana care o realizeaza

Un tip de harta mentala este diagrama spray

o     Diagrama de descompunere a lucrarilor

Defalca in parti componente proiectul care trebuie planificat

Incepeti prin a scrie denumirea lucrarii globale, iar apoi  puneti-va intrebarea " care sunt elementele principale ale acestei lucrari?"

Defalcati-le apoi la fel pe fiecare, una cite una, pe componente, pina la nivelul de detaliere pe care il gasiti potrivit (la nivelul lucrarilor efectuate de o echipa sau un lucrator)

Cind trasati o asemenea diagrama, este bine sa respectati o anumita o anumita regula de consecventa, in sensul ca sarcinile plasate la un anumit nivel de defalcare sa aiba o amploare axproximativ egala

Diagrama prezinta doar activitatile grupate logic fara a face vreo referire la  succesiunea lor

Exemplu:

Referat: Integrarea cerealelor in elaborarea si implimentarea tehnologiei ecologice de producere a fainoaselor aglutenice: produse de panificatie si biscuiti Referat: Documentatia investitiilor si studiul de fezabilitate

2.   Reprezentarea in timp a activitatilor si programarea succesiunii lor ,creand astfel un document formal de planificare

Tehnici:

Diagrama Gantt

o     Este o tehnica de planificare secventiala a activitatilor indicand durata acestora.Ca metoda ,contine practic doua faze.Prima faza prevede descompunerea programului general de schimbare in sarcini individuale,pentru care se poate estima un interval de realizare.A doua faza cuprinde aranjarea etapelor respective intr-o succesiune logica,ceea ce permite estimarea intervalului de timp necesar finalizarii intregului program .

o     Pe grila se listeaza activitatile una sub alta in lungul marginii din stinga a paginii

o     Se alege o scala temporala care se reprezinta pe orizontala in partea de sus a foii

o     In dreptul fiecarei lucrari se traseaza o bara orizontala pe intreaga durata a realizarii ei- lungimea barei este proportionala cu durata lucrarii, iar pozitia pe orizontala a barei indica datele de incepere si de incheiere a lucrarii

Poate fi utilizata la orice nivel al procesului de planificare-de la schita de ansamblu pana la programarea activitatilor individuale                             Este utila atat pentru planurile foarte complexe cat si pentru cele mai simple. Pentru activitatile complexe fiecare bara din diagrama poate fi descompusa in activitati componente reprezentate intr-o alta diagrama. Este utila cand trebuie comunicate activitatile,ordinea lor si timpul necesar pentru fiecare.Programarea operatiunilor se poate face cu calculatorul ,iar diagramele cu bare sunt integrate cu analiza drumului critic in planurile foarte complexe.

o     Folosirea lor impune participarea,dezbaterea cu persoanele care urmeaza sa indeplineasca sarcinile respective .

Avantaje:

o     este usor de vazut ce lucrari trebuie executate

o     este utila pentru activitatea de control: se poate verifica stadiul proiectului in comparatie cu diagrama

o     ofera pe o singura pagina, o imagine de ansamblu asupra muncii ce trebuie efectuata

o     ne ajuta sa le prezentam celorlalti o imagine globala asupra continutului unui proiect

o     un proiect mai complex poate fi descompus in subproiecte

Dezavantaje:

o     poate da impresia incorecta ca proiectul este foarte simplu

o     nu tine cont de nici o implicatie a consumului de resurse

o     nu arata interdependenta intre activitati

o     daca se revizuiec activitati in sensul duratelor sau momentului de incepere/finalizare diagrama trebuie redesenata

o     estimarea incorecta a intervalelor de timp compromite intreaga diagrama

o     daca sarcinile sunt slab definite,intervalul necesar finalizarii lor nu poate fi estimat corect

o     daca nu se prevede o rezerva de timp pentru negocierea sau revizuirea unora dintre aspectele procesului,s-ar putea sa nu mai fie posibila inceperea unor sarcini ulterioare la datele prevazute in diagrama

o     exclud,aparent,eventualitatea unor intarzieri (apare pericolul de a gandi astfel cu adevarat)

o     nu se evidentiaza clar faptul ca personalul poate executa mai multe sarcini simultan

Exemplu:

IAN    FEB. MAR. APR. MAI IUN. IUL. AUG. SEP. OCT

Diagrama Gantt a principalelor sarcini in vederea pregatirii unei conferinte

Analize de retea

o     Se mai numeste si analiza drumului critic

o     Tehnica este valoroasa in managementul proiectelor mari si specializate

Conceptul de analiza a drumului critic (ADC) are o larga utilizare , descriind o familie intreaga de metode de planificare care vizeaza optimizarea procesului de planificare a operatiunilor in timp.O veti putea intalni sub denumirea de analiza de retea ,dar,strict vorbind,acesta este un termen mai general , care accepta o gama mai larga de aplicatii.Se foloseste si termenul PERT , dar acesta denumeste ,de fapt ,o varianta a ADC care ia in considerare precizia in estimarea intervalelor de timp necesare pentru realizarea diferitelor operatiuni.

Metodele din aceasta familie incearca sa determine ruta critica in trecerea printr-un numar mare de operatiuni interdependente.Prin identificarea celui mai lung interval necesar finalizarii unei succesiuni de operatiuni ,metoda scoate in evidenta sarcinile individuale aflate pe acest "traseu".Indeplinirea acestor operatiuni exact la termen are,prin urmare ,o valoare "critica" pentru succesul intregului proiect.Aceasta metoda nu numai ca identifica sarcinile critice dar,in plus ,permite si depistarea diferitelor rezerve de timp care pot fi folosite pentru finalizarea unor lucrari,inainte de a pune in pericol intregul proiect.

Pot fi realizate cu pachete software. Programele pe computer nu usureaza decat efectuarea calculelor,dar nu pot substitui consultarile si negocierile.In cazul planurilor cu caracter unic,estimarile pot deveni irelevante,daca nu exista un termen de comparatie,adica o situatie similara produsa deja.Astfel gradul de incertitudine al oricarui program creste.

o     Dintr-o analiza de retea pot fi trase doua concluzii importanta:

Inceperea unei sarcini sau activitati depinde de realizarea altora

Un sir de asemenea activitati succesive formeaza o "cale" sau un "drum"de-a lungul programului de lucru

o     Unele dintre aceste drumuri definesc cea mai scurta durata posibila a proiectului, indiferent de ce se intimpla cu alte activitati; acesta este drumul critic

o     Analiza de retea cu reprezentarea activitatilor pe sageti

Fiecare activitate este reprezentata de o sageata, a carei lungime nu are nimic de-a face cu durata ei in timp

Pe sageata sunt trecute numele activitatii si durata

Locurile unde se intilnesc sagetile se numesc noduri care se numeroteaza

Drumul critic se reprezinta ingrosat

Exemplu: Proiect:

Un echipament hardware trebuie realizat (A1-40 saptamini), testat (A2-20 saptamini) .In paralel cu

activitatile legate de hardware se realizeaza softul (A3-50 saptamini).Dupa ce hardul este testat iar

programul informatic este gata ,se poate trece la testarea sistemului in ansamblu (A4-10 saptamini)

Estimarea celor trei timpuri

Utila in estimarea duratei ,cu oarecare acuratete ,a unei actiuni , reprezentate pe diagrama Gantt sau in stabilirea drumului critic atunci cand persoana nu are suficienta experienta sa o cunoasca exact.

In primul rand se estimeaza  cat ar dura activitatea daca totul ar merge prost si numarul sanselor de realizare.Apoi se estimeaza cat de mult ar dura activitatea daca totul merge perfect si numarul sanselor de realizare.In final,se apreciaza cat de mult ar dura actiunea ,luand in considerare datele concrete pe care le aveti si numarul sanselor de realizare.

t=estimarea duratei unei actiuni

t1=durata maxima ,pentru situatia cea mai favorabila

t2=durata minima,pentru situatia cea mai defavorabila

tm=durata medie

a1,a2,am=sansele de realizare

t= (a1t1+a2t2+amtm) : (a1+a2+am)

Lista fazelor cheie

Fazele cheie (evenimentele importante)ofera o baza in desfasurarea planificata a unor lucrari sau proiecte unicat.Principala lor utilitate este ca precizeaza un cadru general

Un astfel de plan scoate in evidenta datele la care sunt planificate sa aiba loc evenimentele cheie,adica importante,si la care trebuie incheiate activitatile care contribuie la finalizarea lor.Astfel persoanele care raspund de diferitele aspecte ale evenimentului(publicitate,furnizarea de materiale si servicii,receptia fabricii,etc) isi pot intocmi propriile planuri in raport cu datele respective si pot identifica eventualele probleme in indeplinirea lor.

o     Constituie un document primar de planificare-ea nu se poate realiza decit pe baza unui document de planificare mai detaliat, care sa asigure realismul datelor mentionate (si prezentate conducerii, care va va considera raspunzator pentru respectarea lor!)

Exemplu:Planul fazelor

cheie privind inaugurarea  unei fabrici noi

Versiunea 2-22 iunie 199X      Pregatita de AB Catre:RDS,ADN,MNG Data    Eveniment cheie Alte evenimente . 2 iulie    Se tine sedinta planificata Se primesc rapoarte asupra situatiei proiectului Se elaboreaza planuri detaliate pentru fiecare departament 6 iulie Se trimite planul propus Se distribuie in cadrul organizatiei pentru desfasurarea Se primesc actualizari de la departament ceremoniei personalitatii Raportul asupra situatiei constructiei si a utilajelor care va inaugura fabrica Se reactualizeaza costurile 16 iulie Vizite ale ofiterului de Se primeste proiectul de material publicitar protocol al personalitatii Se convine asupra acreditarilor de presa Se confirma planurile pentru receptia oferita Se confirma lista invitatilor 24 iulie Se primesc comentariile Se distribuie comentariile ofiterului de protocol Se comanda materialul publicitar Se confirma acreditarile pentru presa Se verifica starea intregului proiect 27 iulie Receptia fabricii Verificarea echipamentului Probe de functionare 30 iulie Sedinta de planificare Se analizeaza receptia fabricii Se primesc listele finale de probleme de la departamente 2 august Receptia generala 6 august Sedinta finala de planificare Se revede materialul publicitar Se revede situatia tuturor problemelor Se verifica toate costurile 13 august             Vizita personalitatii

3.   Identificarea jaloanelor

o     jaloanele pot fi de timp si financiare

o     sunt precizate in planul intocmit si cu ajutorul lor ne putem da seama daca inaintam sau nu catre atingerea obiectivelor stabilite

o     lista fazelor cheie ofera o modalitate de identificare a jaloanelor care indica unde trebuie sa va aflati in fiecare moment din desfasurarea proiectului

o     alta modalitate de a identifica jaloanele de urmarire a desfasurarii proiectului este sa tineti periodic sedinte de analiza a stadiului unde s-a ajuns, comparind realizarile cu ceea ce ati prevazut in diagrama Gantt

o     Exemplu de jalon financiar :la o anumita data, trebuie consumat deja o anumita proportie din bugetul alocat

In etapele initiale ale planificarii

Idei importante

Procesul buclei de control poate fi privit ca un proces coerent, o succesiune continua si directa a etapelor in lungul buclei de control: fixarea obiectivelor, planificarea, implementarea, monitorizarea si revizuirea obiectivelor

In realitate insa activitatea aceasta cuprinde nenumarate drumuri inainte si inapoi intre diferitele etape-ceea ce se numeste iteratie

o     De exemplu-o prima identificare a activitatilor ce trebuie indeplinite poate sa ridice intrebari in legatura cu unul sau altul dintre obiective, care vor trebui modificate

o     Cind se face legatura dintre activitatile definite si resursele umane si materiale disponibile, putem constata ca acestea din urma nu ne ajung, asa ca trebuie sa revenim si sa redefinim activitatile

o     Capacitatea de a evalua corect fezabilitatea unui proiect este importanta. Incepem sa ne dam seama de fezabilitatea obiectivelor alese si a graficului de timp de abia dupa ce trecem la alcatuirea planului pas cu pas si la aprecierea cantitatii de efort de care avem nevoie

o     In primele faze ale planificarii, s-ar putea sa aveti nevoie sa renegociati unele aspecte legate de modul in care ati gindit initial proiectul. O astfel de negociere este mult mai dificil de facut mai tirziu, cind cei implicati se pot deja baza pe faptul ca proiectul se va incheia la timp si in conditiile promise

o     Este intelept sa alcatuiti planul inca dintr-o faza timpurie, ca sa puteti relua din timp negocierile asupra aspectelor problematice, inainte ca oamenii sa-si fixeze asteptarile cu privire la rezultate

Tehnici utile pentru a putea face fata problemelor neasteptate

Analiza problemelor potentiale

o     Se intilnescte si sub numele de analiza riscurilor

o     Scopul este identificarea si inlaturarea problemelor cu sanse maxime de materializare

o     "Ce anume ar putea sa mearga rau in proiectul pe care l-ati planificat?" -este intrebarea care se afla in miezul acestei metode

o     dupa ce identificati ariile care ar putea pune probleme, le puteti explora din punct de vedere al probabilitatii si impactului , raspunzind pentru fiecare la urmatoarele intrebari:

cum anume s-ar putea intimpla asa ceva?

Cit de serios ar afecta proiectul daca s-ar intimpla asa ceva ?

o     Problemele cu probabilitate mica de producere si impact nesemnificatic nici nu justifica o prea mare atentie

o     Problemele cu impact mare si probabilitate mare pot deveni critice si pot afecta reusita intregului proiect

o     Daca se intervine intr-o etapa incipienta, se poate planifica ceea ce trebuie facut pentru a inlatura sau compensa dificultatile respective

o     Se poate interveni aici si cu ideea : ce-ar fi sa ne intrebam " Ce-ar putea sa mearga neasteptat de bine?" - nu exista oare si avantaje ascunse si neanticipate in actiunea pe care o planificam? ; Daca reusiti sa identificati ceva de aceasta natura, s-ar putea sa va pomeniti cu un sprijin neasteptat din partea celorlalti

Intocmirea planurilor alternative

o     Planurile alternative se refera la ceea ce putem face daca se materializeaza o situatie pe care nu am prevazut-o

o     Reprezinta raspunsuri la intrebari de tipul "Ce-ar fi daca?"

o     Planurile alternativa (de contingenta) sunt o resursa manageriala extrem de valoroasa, mai ales intr-un context in care schimbarile sunt continue

o     Planurile alternative pot fi formale sau neformale -managerul decide functie de conditiile concrete in care lucreaza

o     Principalele puncte ce trebuie retinute:

Notati-va ce resurse suplimentare ar trebui sa obtineti in caz de urgenta

Identificati in avans termenele care, daca ar fi depasite, ar afecta serios intregul proiect

Invatati cit puteti de bine si amanuntit continutul planului propriu. Testati-l cit este de fezabil, incercind sa-i depistati punctele slabe si locurile in care aveti rezerve de timp

Informati-i sistematic pe toti cei implicati si tineti-i la curent cu desfasurarea lucrarilor, astfel incit la aparitia unei probleme sa se poata lua rapid masurile necesare

Identificati punctele de rascruce din plan, in care ar fi posibila aplicarea unor masuri alternative.Ginditi-va si imaginati scenarii posibile pentru fiecare dintre ele

Straduiti-va sa invatati din experienta-citeodata plusurile si minusurile aparent imposibil de prevazut dinainte urmeaza si ele anumite tipare

o     Sugestii utile privind abordarea problemelor imprevizibile

Va sporiti controlul defalcind fiecare sarcina in componente cit mai mici

Pregatiti-va din timp pentru posibilitatea de a suprapune unele activitati din plan, daca va trebui sa va luptati pentru respectarea termenului final, dar fiti cu atit mai atent la comunicarea cu oamenii si la operatiunile de coordonare care vor fi necesare

Acordati-va cit mai mult timp de gindire la inceput, daca foriti sa evitati o sumedenie de probleme mai tirziu

Invatati din experienta: de exemplu, alcatuiti-va o lista de furnizori sau consultanti demni de incredere, cu care sa colaborati

Incercati sa prevedeti unele rezerve de timp inainte si dupa fiecare activitate programata, pentru a minimiza efectul problemelor care s-ar putea ivi inainte, in timpul ori dupa finalizarea ei

Incercati sa trageti orice activitate cit mai in fata posibil.Va vor ramine mai putine activitati pentru care sa va faceti griji

Respectarea termenelor de predare foarte strinse

o     O cale de scurtare a duratei unui proiect este folosirea instrumentelor de planificare care tin cont de consumul judicios de resurse

In lipsa unui asemenea tratament al resurselor, analiza de retea si diagramele Gantt ofera o imagine oarecum rigida asupra desfasurarii activitatii, proclamind niste termene "absolute" care poate induce in eroare

o     Suprapunerea partiala a activitatilor

Suprapunerea unor activitati inseamna sa le executam macar partial in paralel

Suprapunerea unor activitati are si alte implicatii: activitati in plus , resurse in plus

Presupune  un model de comunicare bun intre persoanele implicate in diferite aspecte ale unui proiect , un flux continuu si complex de informatii

Mecanismul optim de coordonare depinde de natura activitatilor si de oamenii implicati- adica de circumstantele proiectului

Este riscant ca totul sa fie lasat in seama unei singure persoane, care sa controleze toate interactiunile

Esential este sa va asigurati ca procesul de coordonare-precum si raspunderea pentru el-sunt clare de la inceputul procesului

Atentia acordata oamenilor

Exista putine aspecte care va pot crea mai mult stres si dificultati intr-un proiect aflat in desfasurare decit situatia in care o persoana implicata vine si va spune: "Noi de ce nu am fost consultati in privinta asta?" si ajungeti sa fiti obligat sa le invingeti opozitia si sa le recistigati increderea

Oamenii se pot opune din diverse motive planului dvs si daca apar si stari emotionale ori amorul propriu al cuiva, opozitia poate urca la cote extrem de inalte

Este esential sa se acorde atentie oamenilor-in sensul consultarii si identificarii suporterilor si adversarilor potentiali

La inceputul oricarui proces de planificare trebuie sa va puneti urmatoarele intrebari:

o     Cine se va bucura de proiectul sau initiativa dvs?- beneficiari, clienti

o     Cine se va simti amenintat de proiectul sau initiativa dvs? -adversari

o     Pe cine va bazati sa va ajute? -suporteri

Daca un proiect se repeta la diferite intervale de timp, solutia la aceasta problema capata o oarecare formularizare , pastrind insemnarile de la primul proiect si intocmind o matrice de comunicare care sa foloseasca de model pentru urmatoarele

Chiar si la primul proiect este bine sa va ginditi sa realizati o matrice de comunicare care poate creste pe masura ce inaintati cu derularea proiectului

Matricea de comunicare

o     se intocmeste din faza initiala a proiectului

o     se ajusteaza pe parcursul derularii planului

o     cu ajutorul ei se urmareste informarea tuturor celor implicati cu privire la desfasurarea proiectului la momentul potrivit, avind avantajul ca nu vom mai fi nevoiti mai tirziu sa-i calmam pe toti cei care ne reproseaza ca nu au fost consultati

Exemplu Matricea de comunicare pentru etapa initiala a proiectului depozitului de confectii

Etapa 3 : monitorizarea desfasurarii proiectului

cuprinde monitorizarea implementarii planului si interpretarea informatiilor primite

este un proces prin care verificati ce se intimpla si sa comparati, la anumite intervale, rezultatele obtinute in raport cu jaloanele stabilite

metodele utilizate in acest scop pot fi formale sau informale

o     implicare si observare - este important ca managerul sa urmareasca direct ceea ce se intimpla si sa se arate disponibil sa intervina la cererea colegilor si subordonatilor

o     rapoarte periodice -de exemplu predarea unor rapoarte scrise catre conducere la anumite intervale de timp stabilite

o     intrebari si discutii: de exemplu in cadrul sedintelor de proiect sau a vizitelor la locul efectuarii unei lucrari

o     evidentele si statisticile curente: cum ar fi extrasele de buget

Etapa 4 : luarea de masuri pe baza monitorizarii

monitorizarea desfasurarii unui plan poate dezvalui teoretic ca lucrurile merg asa cum trebuie

in realitate, este mult mai probabil sa indice ca lucrarea nu avanseaza dupa cum s-a planificat sau chiar ca obiectivele stabilite initial s-au schimbat

in urma monitorizarii aveti trei optiuni posibile:

o     Sa revizuiti obiectivele

Se intimpla uneori ca adevarata natura a unora dintre obiective sa devina clara de-abia dupa ce un proiect avanseaza destul de mult si de aceea modificarea lor poate fi cit se poate de judicioasa

o     Sa modificati continutul activitatilor

Pentru a compensa abaterile de la plan deja inregistrate

Aceasta situatie se intilneste frecvent

In mod tipic, procesul de monitorizare indica aparitia unor intirzieri, ceea ce urmeaza sa fie facut in continuare se condenseaza sau se urgenteaza ca sa se poata respecta termenul final de predare.In asemenea situatii, s-ar putea sa fie nevoie de realocarea resurselor

o     Sa mergeti inainte conform planului initial

O asemenea atitudine este rezonabila daca eventualele devieri aparute fata de plan sunt foarte mici

apoi continuam monitorizarea procesului, sa analizam situatia, sa luam decizii si sa replanificam, daca este necesar, parti din activitate, parcurgind drumul de mai multe ori de-a lungul buclei de control, pina la finalizarea lucrarii.