Rapoartele de evolutie catre beneficiar

Rapoartele de evolutie catre beneficiar

Daca proiectul este de mare anvergura, din punctul de vedere al duratei si al costurilor, beneficiarul va dori sa stie in permanenta cum evolueaza executia lui. Informatiile vor fi prezentate, de obicei, sub forma unui raport de evolutie a proiectului (emis, de regula, o data pe luna). Practica uzuala este sa se combine rapoartele de evolutie catre beneficiar cu rapoartele de cost si situatiile privitoare la modul de utilizare a fondurilor din care se finanteaza proiectul. Un contractor principal al unui proiect international de anvergura ar putea include urmatoarele documente in rapoartele pe care le remite periodic benefi­ciarului:

O situatie cifrica a realizarilor de pana la data curenta, cu accent deosebit pe evolutia inregistrata de la ultimul raport incoace.

Fotografii care sa arate evolutia fizica a lucrarilor realizate.

Dovezi cuantificate, intr-o forma sau alta, pentru sustinerea datelor de realizare prezen­tate. De exemplu, dovada respectiva ar putea lua forma unui opis de planse realizate, care sa indice:

numarul total al planselor necesare pentru proiect;

numarul planselor emise in cursul perioadei de raportare;

numarul total al planselor emise pana la data curenta;

numarul planselor in curs de executie si inca nedemarate;

procentajul lucrarilor de proiectare (piese scrise si piese desenate) deja executate, din totalul necesar.

O situatie a echipamentelor tehnologice achizitionate, eventual sub forma unui plan de comenzi si aprovizionare.

Un raport de cost, care sa prezinte in forma tabelara si grafica, pe capitole si in total, suma cheltuielilor efectuate pana la data curenta in domeniile principale de activitate ale proiectului. Raportul de cost trebuie sa cuprinda si cele mai recente previziuni referitoare la cheltuielile totale finale al proiectului, precum si previziuni actualizate ale fluxului de numerar.

Un rezumat sintetic al lucrarilor planificate pentru perioada urmatoare de raportare.

O lista cu problemele provocate de beneficiar prin blocarea accesului la informatii, aprobari sau fonduri. Adica, altfel spus, un program cu masurile pe care contractorul le solicita din partea beneficiarului.

Un rezumat al modificarilor aduse proiectului, impartite in doua categorii: modificari care au fost aprobate si modificari aflate in curs de evaluare.

Un rezumat al documentelor si comunicatiilor importante transmise in cursul perioa­dei de raportare, cu evidentierea celor care inca mai asteapta un raspuns satisfacator.