Conducerea operativa a activitatii fortei de vanzare

Conducerea operativa a activitatii fortei de vanzare

In organizarea fortei de vanzare pot fi utilizate mai multe criterii, printre care cele mai uzuale numarandu-se criteriul geografic, cel al produselor, cel al clientilor si cel al functiilor indeplinite.Criteriul ideal este acela care permite obtinerea unor sectoare echivalente in privinta volumului de munca prestata si a potentialului de evolutie, sectoare adaptate produselor vandute si clientelei vizate.

Poate fi avuta in vedere si o combinare a criteriilor mentionate in organizarea fortei de vanzare. Astfel, este posibila folosirea, intr-o prima faza a criteriului geografic, ceea ce conduce la identificarea unor zone conduse de un director regional de vanzari, iar, intr-o a doua faza, in cadrul acestor zone, agentii comerciali pot fi organizati pe criteriul produselor sau al clientilor.

Zona (teritoriul) de vanzari este reprezentata de un grup de clienti actuali sau potentiali ai intreprinderii, care sunt atribuiti unui agent comercial pentru o perioada de timp. Cel mai adesea, aceste teritorii sunt specifice din punct de vedere al limitelor geografice.[1] In vederea determinarii numarului de zone si a dimensiunilor fortei de vanzare pot fi utilizate mai multe metode: analiza plecarilor inregistrate si a nevoilor de dezvoltare, estimarea productivitatii vanzatorilor, analiza sarcinilor de munca. In multe cazuri, agentii comerciali sunt sprijiniti in activitatea lor, punandu-li-se la dispozitie autoturisme, mijloace de comunicatie, materiale de sustinere a vanzarii, calculatoare portabile etc. si inlesnindu-li-se accesul la orice informatie care le-ar putea fi utila in demersul lor.

Pentru o forta de vanzari deja existenta, necesarul de personal este dat de plecarile inregistrate si de nevoile de dezvoltare. De exemplu, in cazul unei forte de vanzare de 80 de persoane, se poate inregistra o rata a turnover-ului[2].

In cazul unei forte de vanzare nou infiintate, cea mai simpla metoda de determinare a dimensiunilor acesteia se bazeaza pe estimarea producitvitatii vanzatorilor. Aceasta presupune determinarea numarului de agenti comerciali prin raportarea totalului sarcinilor de munca pe piata respectiva la sarcinile de munca pe care le poate indeplini un agent.

O alta posibilitate, ceva mai sofisticata, este analiza sarcinilor de munca. O prima varianta a acestei metode impatre clientii potentiali in mai multe categorii si comensureaza efortul necesar pentru satisfacerea fiecarei categorii. Etapele care trebuie parcurse sunt:

1. clientii potentiali sunt segmentati in functie de diferitele criterii;
2. se estimeaza numarul anual de vizite necesare pentru fiecare client potential din fiecare segment;
3. se defineste numarul de vizite pe care un agent comercial trebuie sa le efectueze la fiecare client;
4. se determina numarul necesar de agenti comerciali.

Pentru determinarea numarului necesar de agenti comerciali se utilizeaza formula:

n Fi Pi

N = ∑   -- , unde

i = 1 Ci

N = dimensiunea fortei de vanzare (numarul de agenti comerciali);

Fi = numarul de vizite necesar pentru un client dintr-un anumit segment;

Pi = numarul de clienti potentiali dintr-un segment;

Ci = numarul de vizite pe care un agent comercial le poate face clientilor dintr-un segment.

O a doua varianta a metodei merge mai in profunzime, tinand cont nu doar de numarul de vizite necesare, ci si de alte activitati pe care agentul comercial trebuie sa le indeplineasca.[3] Etapele parcurse in acest caz sunt urmatoarele:

1. Stabilirea timpului total de care dispune fiecare agent in parte.
2. Repartizarea numarului de ore pe sarcini ale agentului.
3. Segmentarea clientilor dupa volumul de munca necesar.
4. Specificarea duratei si frecventei vizitelor pentru un client din fiecare categorie.
5. Calculul timpului de munca necesar satisfacerii tuturor clientilor.
6. Calculul numarului de agenti comerciali necesari.

Dupa stabilirea necesarului de agenti comerciali, se pune problema impartirii teritoriului acoperit de vanzarile intreprinderii pe agenti comerciali. Factorii care trebuiesc luati in considerare in stabilirea teritoriului unui agent comercial sunt:[4]

1. Natura sarcinilor ce trebuie indeplinite de catre agentul comercial. Cu cat acesta are mai mule sarcini de indeplinit cu atat suprafata acoperita trebuie sa fie mai mica.
2. Natura produsului influenteaza frecventa cumpararii. Cu cat cumpararea este mai frecventa cu atat teritoriul trebuie sa fie mai mic.
3. Canalele de distributie utilizate.
4. Nivelul de penetrare a pietei.
5. Intensitatea acoperirii pietei.
6. Intensitatea concurentei de regula presupune o scadere a dimensiunilor teritoriului, punandu-se accent pe satisfacerea clientilor in conditii superioare concurentei.
7. Capacitatea vanzatorului.
8. Vanzarile potentiale. Cu cat se estimeaza un potential mai ridicat al vanzarilor, cu atat teritoriul ce va fi acoperit de catre un agent comercial va fi mai restrans ca suprafata.
9. Factorii etnici.

Principala sarcina de munca a unui agent comercial este reprezentata de efectuarea vizitelor la clientii prospecti. Aceste vizite in functie de obiectivul urmarit, se impart in mai multe categorii. O posibilitate de clasificare a vizitelor la clienti este oferita de aplicarea "modelului PEDROS": [5]

P - prospectare (abordarea clientilor potentiali);

E - evidentierea problemelor clientului;

D - inmanarea devizului privind produsele si serviciile ce corespund nevoilor clientului;

R - relansare (dupa un timp de gandire solicitat de client);

O - obtinerea unei comenzi;

S - servicii post-vanzare si urmarirea comportarii produsului in utilizare sau consum.