Clasificarea formelor de control economic, financiar si gestionar

Realizarea practica a functiilor controlului economic, financiar si gestionar impune exercitarea acestuia in conditii concrete de timp si de loc, precum si diversificarea controlului in functie de particularitatile domeniului de referinta, de nivelul de competenta, de obiectivele urmarite si de scopul propus. Cu alte cuvinte, marea diversitate a unitatilor economico-sociale si varietatea aspectelor ce caracterizeaza activitatea lor determina existenta mai multor forme de control economic, financiar si gestionar  si exercitarea acestora de catre diferite categorii de organe.

Formele controlului financiar si gestionar pot fi clasificate din mai multe puncte de vedere, cum sunt: momentul exercitarii, aria de cuprindere, scopul urmarit, modalitatile de executare, pozitia organelor de control fata de unitatile controlate.

a) In functie de momentul exercitarii lui, controlul economic, financiar si gestionar poate fi anterior, concomitent sau posterior.

Controlul anterior se exercita inainte de efectuarea operatiunilor economice si are drept scop prevenirea unor incalcari ale disciplinei financiare urmarind concomitent realitatea, necesitatea, legalitatea, oportunitatea si economicitatea respectivelor operatiuni. Controlul anterior sau preventiv se realizeaza in practica indeosebi prin analiza documentelor de dispozitie prin care o unitate contracteaza drepturi si obligatii.

Controlul concomitent se caracterizeaza prin aceea ca se exercita in timpul efectuarii sau desfasurarii operatiunilor economice si financiare. In cadrul unitatilor patrimoniale asemenea controale exercita toate persoanele cu functii de conducere (controlul ierarhizat sau operational), precum si organele tehnice si de receptie. O forma specifica a controlului concomitent o reprezinta autocontrolul pe care il exercita fiecare salariat asupra propriei activitati in scopul perfectionarii stilului de munca si imbunatatirii rezultatelor individuale. Tot un control concomitent este si controlul mutual (reciproc) care se exercita in mod obiectiv intre membrii unui colectiv ce indeplinesc sarcini comune ori complementare.

Controlul posterior este acela care se exercita dupa consumarea sau efectuarea operatiunilor economice, avand ca suport datele inregistrate in documentele de executie, in evidentele tehnico-operative si in contabilitate. El cade in sarcina unor organe specializate de control si are drept scop analiza rezultatelor obtinute sau a situatiilor de fapt, depistarea eventualelor deficiente, a cauzelor si a vinovatilor de producerea lor, precum si stabilirea masurilor pentru lichidarea acestora si preintampinarea repetarii lor in viitor.

Indiferent de momentul exercitarii lui (anterior, concomitent sau posterior), controlul economic, financiar si gestionar contribuie atat la evitarea unor nereguli financiare, cat si la consolidarea integritatii patrimoniului. De altfel, intre aceste forme de control nu exista limite rigide; daca sunt efectuate in bune conditiuni, si controlul concomitent si cel posterior pot indeplini o functie preventiva, in sensul ca stopeaza la timp fenomenele negative si impiedica majorarea unor prejudicii sau pagube.

b) In functie de aria de cuprindere, controlul economic, financiar si gestionar poate imbraca mai multe forme, cum sunt: control general si control partial; control total si control prin sondaj; control combinat sau mixt.

Controlul general sau de fond se caracterizeaza prin aceea ca el cuprinde totalitatea actelor si faptelor referitoare la activitatea economica si financiara a intreprinderii, institutiei sau organizatiei supuse verificarii. Asta inseamna ca nici un sector de activitate si nici un grup de operatiuni nu raman in afara controlului.

Spre deosebire de aceasta, controlul partial se exercita numai asupra unor sectoare, activitati sau grupuri de operatii, care formeaza o subdiviziune sau o functie a unitatii verificate. Este evident faptul ca atat controlul general cat si cel partial delimiteaza pe orizontala aria de cuprindere si obiectivele actiunilor de control.

Controlul total si cel prin sondaj delimiteaza pe verticala sarcinile organului de control, indicand profunzimea cercetarilor intreprinse si caracterul mai mult sau mai putin analitic al operatiunilor de verificare. Astfel, in cazul controlului total se supun verificarii, fara exceptie, toate actele si faptele ce caracterizeaza activitatea dintr-un sector sau chiar din toate sectoarele intreprinderii. In schimb, controlul prin sondaj se exercita numai asupra unor documente, operatiuni sau bunuri, considerate ca fiind reprezentative pentru fenomenul verificat, alese dupa anumite criterii sau luate la intamplare. Pe baza acestui control se poate formula o parere de ordin general privind modul de desfasurare a intregului fenomen, dar temeinicia concluziilor rezultate din controlul prin sondaj este influentata in mare masura de modul in care au fost stabilite obiectivele si alese esantioanele. Din aceasta cauza controlul prin sondaj se foloseste numai in anumite cazuri si situatii, datorita posibilitatilor de omitere tocmai a actelor si faptelor generatoare de deficiente.

c) In functie de scopul urmarit, controlul economic, financiar si gestionar poate fi: tematic, complex, repetat si sub forma de ancheta.

Controlul tematic urmareste anumite aspecte concrete din viata unitatilor controlate, putandu-se exercita asupra unei singure intreprinderi sau asupra mai multor unitati de acelasi fel, in care caz controlul permite efectuarea unor analize comparative si formularea unor concluzii mai analitice cu privire la evolutia fenomenului cercetat. Controlul tematic poate avea ca obiect modul de aplicare a unor hotarari ale consiliilor de administratie, a normelor legale noi, sau rezultatele introducerii unor sisteme perfectionate de conducere si organizare a muncii.

Controlul complex urmareste o arie mai larga de probleme, depasind de regula cadrul activitatilor economice si financiare ale unitatilor supuse verificarii. Obiectivele sale se extind si asupra unor aspecte tehnice, sociale, juridice sau chiar politice, cum ar fi nivelul tehnic al productiei, productivitatea muncii, disciplina in munca, sistemul de recompense si sanctiuni, rolul stimulator sau incurajator al unor masuri juridice ori administrative s.a. Exercitarea controlului complex presupune participarea unor specialisti din diverse domenii, nu numai din cel financiar si gestionar (ingineri, tehnicieni, medici, psihologi, sociologi, cadre din aparatul puterii sau administratiei de stat). Cuprinzand o sfera larga de probleme, controlul complex are o eficienta mai mare, permitand cunoasterea aprofundata a realitatilor, a factorilor care le influenteaza si a cauzelor care le genereaza.

Controalele repetate au ca obiect urmarirea evolutiei unui fenomen sau proces, a schimbarilor cantitative si calitative ce se produc in starea acestuia intr-o perioada determinata de timp. In cadrul unitatilor economice si sociale controlul repetat se efectueaza, de regula, atunci cand rezultatele unei activitati sunt constant nesatisfacatoare sau cand se experimenteaza noi sisteme de organizare, administrare si conducere. Controalele repetate se exercita la anumite intervale de timp, urmarindu-se aceleasi obiective si progresele inregistrate de la verificarea precedenta, indiferent daca se efectueaza de aceeasi persoana sau de catre alte organe de control.

Analiza: Metode financiare de evaluare a proiectelor de investitii Proiect: Procesul politico-juridic in Uniunea Europeana

Controlul sub forma de ancheta intervine in imprejurari speciale, putand fi generat de existenta unor sesizari si reclamatii, de constatarea nesinceritatii documentelor intocmite la diferite compartimente sau aparitia unor lipsuri nejustificate in gestiuni. Spre deosebire de celelalte forme ale controlului financiar si gestionar, anchetele au ca punct de plecare starile de lucruri sesizate, presupuse sau constatate, avand drept obiectiv confirmarea sau infirmarea acestora si stabilirea exacta a intinderii lor. La ancheta pot participa si alte categorii de organe (de jurisdictie, de urmarire sau de cercetare penala), verificarea efectuandu-se printr-un contact mai strans cu persoanele implicate, carora li se solicita adesea explicatii verbale, note scrise sau declaratii.

d) In functie de modalitatile de exercitare controlul economic, financiar si gestionar poate fi faptic si documentar.

Controlul faptic se realizeaza prin verificarea la fata locului a operatiunilor economice si financiare, a existentelor de active si a starii calitative a acestora, a stadiului in care se gasesc anumite procese (de prelucrare, montaj, constructie etc.). Principala forma de executare a controlului faptic este inventarierea, care se realizeaza prin masurare, numarare, cantarire, urmarindu-se in principal determinarea starilor cantitative. In unele cazuri inventarierea face necesara determinarea unor stari calitative, operatiune care se realizeaza prin observare directa, degustare, analize de laborator si expertize tehnice asupra bunurilor supuse inventarierii.

Controlul documentar se realizeaza prin verificarea indirecta a operatiunilor si proceselor economice consemnate in acte, care pot fi: documente justificative si centralizatoare, evidente tehnic-operative, fise de cont, jurnale contabile, calcule periodice de sinteza. Controlul documentar poate fi preventiv, concomitent sau postoperativ, in functie de timpul in care se executa, urmarind in fiecare caz obiective specifice. Aceasta forma de control are un rol deosebit de important, dat fiind ca permite sa se reconstituie cu fidelitate modul de desfasurare a actiunilor, proceselor si operatiunilor ce au avut loc sau sa se prevada consecintele operatiunilor care urmeaza a fi efectuate.

e) In sfarsit, controlul economic, financiar si gestionar practicat la noi mai poate fi diferentiat si din punct de vedere al pozitiei organelor de control fata de intreprinderea, institutia sau organizatia verificata. Din acest punct de vedere, controlul economic, financiar si gestionar poate fi exercitat de organe din interiorul sau din afara unitatii supuse verificarilor.

Controlul din interiorul unitatii este un atribut al conducerii si el trebuie exercitat obligatoriu in cadrul fiecarei intreprinderi, institutii sau organizatii. Acest control se realizeaza de organele de conducere si de sefii diferitelor compartimente si poate imbraca forma controlului preventiv, operational si post-operativ.

Controlul economic, financiar si gestionar exercitat din afara unitatilor cuprinde verificarile facute si informarile cerute de organele ierarhic superioare, diferitele forme ale controlului bancar, controlul exercitat de Curtea de Conturi, Ministerul Finantelor si organele sale specializate, precum si controlul inspectiilor si inspectoratelor de profil.

Literatura noastra de specialitate imparte controlul exercitat din afara in doua categorii: controlul departamental si controlul extradepartamental. Controlul executat de organele ierarhic superioare (holding, departament, minister) este un control departamental, acesta nedepasind cadrul organizatoric al sistemului respectiv. Controlul departamental se poate organiza si exercita fie sub forma unor actiuni curente de verificare, fie cu ocazia prezentarii de catre unitatile subordonate a calculelor periodice de sinteza (balante de verificare lunare, situatii sau deconturi trimestriale, conturi de executie sau bilanturile contabile anuale). Celelalte controale din afara sunt considerate extradepartamentale, putand avea diverse obiective, sarcini si modalitati de exercitare. Reamintim ca in categoria acestora un loc deosebit de important revine controlului independent ce are ca obiect auditarea conturilor anuale.

La nivelul unitatilor patrimoniale, diferitele forme de control economic, financiar si gestionar  se intrepatrund, se conditioneaza si se completeaza reciproc, asigurand in felul acesta verificarea integrala si cunoasterea deplina a activitatilor desfasurate, rezultatelor obtinute, neregulilor existente si perspectivelor.

1.6. Limite si restrictii in activitatea de control economic, financiar si gestionar

Desi controlul cunoaste o largire a sferei sale de actiune si o diversificare a formelor de manifestare, totusi el are anumite limite si trebuie sa se supuna unor restrictii.

Cunoasterea acestor limite si restrictii este importanta si necesara atat pentru organele de control (care trebuie sa stie precis pana unde se intind atributiile lor), cat si pentru organele de administratie si de conducere (care nu au dreptul sa restranga sau sa extinda dupa vointa actiunile de control, sa impiedice verificarea unor obiective sau sa ceara efectuarea unor interventii inutile ori nelegale).

1. O prima limita a controlului economic, financiar si gestionar este data de faptul ca, pentru a stabili in mod obiectiv situatiile de fapt si conformitatea acestora cu normativele in vigoare, este necesar ca organele de control sa nu fi contribuit in nici un fel la crearea situatiilor respective sau la intocmirea documentelor si evidentelor care le reflecta.

2. In al doilea rand, pentru verificarea unei activitati trebuie sa existe obligatoriu o sursa de informare autentica si accesibila organului de control. Asta inseamna ca atunci cand evidentele tehnic-operative si registrele contabilitatii nu sunt tinute in ordine si completate la zi, controlul economic, financiar si gestionar nu se poate desfasura in bune conditiuni, iar rezultatele lui nu sunt suficient de concludente. Accesibilitatea surselor de informare are in vedere nu numai aspectul formal sau juridic (dreptul de a le consulta), dar si posibilitatile organului de control de a intelege si interpreta respectivele informatii, indiferent de forma lor de prezentare sau furnizare. Ne referim in special la cazurile in care informatiile financiar-contabile sunt prelucrare si furnizate de sistemele informatice moderne.

3. In al treilea rand, continutul si complexitatea fiecarei actiuni de control presupun un anumit profil, nivel de calificare si de competenta al organului insarcinat sa o efectueze. Asta inseamna ca nu orice verificare poate fi incredintata oricarui organ de control economic, financiar si gestionar.

4. Pe de alta parte, fiind un atribut al conducerii, controlul economic, financiar si gestionar este, in principiu, inoperant fata de sefii ierarhici. Dar, in conditiile unei reale democratii si ale consolidarii statului de drept aceasta limita este tot mai mult atenuata. Largirea cadrului organizatoric al controlului, interventia profesionistilor independenti, crearea unor organisme cu autonomie deplina in materie de control, ca si rolul crescand pe care il joaca mediile de informare in masa fac posibila verificarea tuturor nivelurilor ierarhice.

5. In multe cazuri organele de control economic, financiar si gestionar  nu au dreptul sa ia direct hotarari in legatura cu orientarea activitatii viitoare a unitatilor sau compartimentelor verificate; potrivit normativelor in vigoare asemenea hotarari sunt de competenta organelor de conducere, organelor ierarhic superioare sau altor organe, fapt care genereaza o filiera specifica de propunere a masurilor si de adoptare a deciziilor, in contextul unor responsabilitati bine delimitate.

6. In sfarsit, alte restrictii si limitari pot fi impuse prin insasi obiectivele controlului (modul de selectare a acestora din ansamblul aspectelor posibile de controlat), de factori subiectivi sau personali (cum ar fi pregatirea organelor de control, inteligenta si perspicacitatea acestora, puterea de munca si capacitatea lor de sinteza) sau chiar de anumiti factori sociali (eventuale raporturi de rudenie, de prietenie sau colegiale cu persoanele ce urmeaza a fi controlate). Evident, pot fi luate in discutie si alte influente, generate de modul de organizare si de apreciere a muncii de control, cum sunt: cointeresarea materiala a organelor de control, acordarea unor stimulente morale, pozitia conducerii fata de aceste organe sau fata de constatarile si propunerile lor, gradul de raspundere personala si altele similare. Toate acestea genereaza limite si restrictii inerente in exercitarea cotidiana a controlului financiar si gestionar.

Intrebari:

Definiti controlul si precizati care este modelul general al unei actiuni de control.

Prezentati rolul controlului intern in conducerea activitatilor economico-sociale.

Prezentati rolul controlului exercitat de stat in organizarea si conducerea administrativa a societatii.

Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca un bun sistem de control financiar.

Descrieti functiile controlului economic, financiar si gestionar.

Prezentati principalele forme de control economic, financiar si gestionar.

Enumerati cateva limite si restrictii specifice activitatii de control economic, financiar si gestionar.