Arhivarea si Pastrarea Documentelor

Arhivarea si Pastrarea Documentelor

Scop si domeniu

De a descrie modul de arhivare, pastrare si casare a documentelor care nu mai sunt de actualitate emise de organizatie, in conformitate cu prevederile legii 16/1996 - Legea Arhivelor Nationale.

Documente de referinta

Urmatoarele documente cuprind prevederi care, prin referire in textul instructiunii, constituie prevederi ale acesteia:

- Manualul calitatii S.C. EXPRES TRANSPORT S.A., Cod MC-01, in vigoare;

- SR EN ISO 9000:2006

- SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitatii. Cerinte;

- Legea 16/1996 - Legea Arhivelor Nationale cu actualizarile si modificarile ulterioare;

La momentul difuzarii, editiile indicate erau cele in vigoare. Documentele aratate mai sus sunt supuse revizuirii. Utilizatorii trebuie sa se asigure ca sunt in posesia editiilor in vigoare atat a procedurii cat si a documentelor de referinta. RMC mentine o lista martor a documentelor de sistem de management al calitatii indicand editiile in vigoare.

Definitii si abrevieri

Definitii

Unitate Arhivistica - element component al unei arhive care se individualizeaza prin continutul si forma sa, referindu-se la o actiune, problema sau lucru si ocupa intr-un instrument de evidenta.       

Pentru scopurile prezentei proceduri sunt aplicabile definitiile SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.

1.4.2 Abrevieri

MC - Manualul calitatii;

SMC - Sistem de management al calitatii

PD - Procedura documentata;

IL - Instructiune de lucru;

RMC - Reprezentantul managementului pentru calitate;

NA - Nomenclator Arhivistic;

UA - Unitate Arhivistica;

DJAN - Directia Judeteana a Arhivelor Nationale Gorj;

Descriere

Inregistrarile si documentele care nu mai sunt de actualitate sau nu mai sunt operationale, dar au valoare de proba si trebuie pastrate o perioada de timp determinata, cele anuale cu valoare tehnica precum si toate documentele care trebuie pastrate conform legislatiei in vigoare, se predau anual la arhiva societatii, pe  baza de inventar si proces verbal de predare primire, evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de documente tinandu-se intr-un registru.

Inregistrarile si documentele sunt arhivate in dosare sau cutii de arhiva astfel:

toate documentele dintr-un dosar trebuie sa aiba acelasi termen de pastrare conform NA;

numarul de file ale unui dosar nu trebuie sa depaseasca 250 - 300;

pe coperta dosarului sau pe capacul cutiei de arhivare se scriu cu cerneala sau tus, sau se poate lipi o eticheta imprimata cuprinzand: denumirea unitatii si a compartimentului care le-a creat, cuprinsul pe scurt al dosarului fara prescurtari, datele extreme ale dosarului, numarul UA din NA, termenul de pastrare.

documentele cuprinse se ordoneaza cronologic, documentul cu data cea mai apropiata urmand sa fie deasupra;

odata cu formarea dosarului se inlatura acele, clamele, agrafele de birou, filele nescrise, ciornele, dubletele, note si insemnari personale care au servit la elaborarea documentelor. Filele indoite sau mototolite se vor indrepta;

creatorul UA se va asigura ca documentele cuprinse in aceasta sunt bine prinse pentru a nu se desprinde din dosar, eventual va coase dosarul;

filele UA se numeroteaza cu creionul in coltul din dreapta sus, incepand de la prima pagina, iar pe o fila alba la sfarsitul dosarului se va trece "Prezentul dosar/registru/condica contine un numar . . file" si se trece numele in clar si semnatura persoanei care a intocmit unitatea arhivistica. In cazul in care UA este o condica, sau un registru, aceasta mentiune se face pe verso la ultima fila;

Responsabilul cu arhiva la nivelul organizatiei este numit prin decizie a Directorului General, decizie ce trebuie avizata de DJAN Gorj.

Organizarea arhivei are la baza NA al organizatiei, care trebuie aprobat de Directorul General si avizat de DJAN Gorj;

Documentele electronice create sunt salvate periodic pe suporturi optice sau magnetice (CD-ROM, DVD-ROM, dischete), care se constituie in unitati arhivistice in cutii sau mape speciale si predate la arhiva organizatiei.

Eliminarea documentelor cu termen de pastrare depasit se realizeaza anual in conformitate cu prevederile Legii 16/1996 cu modificarile si completarile ulterioare, pe baza unui proces verbal de selectionare, care trebuie avizat de DJAN Gorj.

Responsabilitati

Pentru indeplinirea in bune conditii a acestei instructiuni de lucru raspunde  seful fiecarui compartiment care emite documente precum si responsabilul cu arhiva unitatii.

Anexe:

ANEXA 1          Nomenclator arhivistic:

S.C. EXPRES TRANSPORT S.A.

Tg-Jiu, str. Margaritarului, nr. 1,

Jud. Gorj

Aprobat: Director General, Crac Doru Marian

Se confirma, Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii Directorul Directiei Judetene a Arhivelor Nationale Gorj

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC al

S.C. EXPRES TRANSPORT S.A. Tg-Jiu

aprobat prin decizia nr. . .. din . . . . .

ANEXA 2 - Proces - Verbal de predare-primire a documentelor

S.C. EXPRES TRANSPORT S.A.

Tg-Jiu, str. Margaritarului, nr. 1,

Jud. Gorj

Proces Verbal de predare-primire a documentelor

Astazi, . . . . . . , subsemnatii . . . . . . . . . ., delegat al compartimentului/serviciului . . . . . . . . . . . , si . . . . . . . . . . .., arhivarul S.C. EXPRES TRANSPORT S.A., am procedat primul la predare si al doilea la preluarea documentelor create in perioada . . . . . . . . . . . , de catre compartimentul/serviciul mentionat in cantitate de . .. dosare.

Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzand . . .  pagini dactilografiate, conform dispozitivelor legale.

Am predat,                                                                               Am primit,

ANEXA 3 - Inventarul documentelor

S.C. EXPRES TRANSPORT S.A.

Tg-Jiu, str. Margaritarului, nr. 1,

Jud. Gorj

Prezentul inventar format din  . . . . .. file contine . . . dosare, registre, condici, cartoteci etc.

Numerele . . . au fost lasate la . . . . . . . . . . . . . . , nefiind incheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. . . .

Astazi . . . . . . . . . . . . , s-au preluat . . . . dosare.

Am predat,                                                                   Am primit,

ANEXA 4 - Proces-verbal de selectionare a documentelor propuse spre casare

S.C. EXPRES TRANSPORT S.A.

Tg-Jiu, str. Margaritarului, nr. 1,

Jud. Gorj

PROCES-VERBAL Nr. . . . .

Comisia de selectionare, numita prin decizia nr.  . . .. din . . . . . , selectionand in sedintele din . . . . . . . . .. documentele din anii . . . . . . . . avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare prevazute in nomenclatorul unitatii.

Presedinte,                   Membrii, Secretar,