Comunicarea in cadrul societatii s.c. augustina s.r.l

COMUNICAREA IN CADRUL SOCIETATII S.C. AUGUSTINA S.R.L

Comunicarea scrisa este utilizata, intr-o proporție ridicata in organizație pentru solicitarea sau transmiterea de note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori adresate unor persoane din interiorul sau din afara acesteia. Dincolo de situațiile in care comunicarea scrisa este absolut necesara, in practica se inregistreaza așa-numitul 'mit al hartiei'.

Studii efectuate in acest sens arata ca aproximativ 75% din documentele care circula sunt adresate unei singure persoane, 10% vizeaza doua persoane, iar restul unui numar mai mare de persoane. Problemele majore cu care se confrunta sunt cele ale claritații, conciziei, acurateței, care, abordate corect, se pot transforma in avantaje ale acestui tip de comunicare[1].

1. Prezentarea societatii comerciale

Denumirea societatii este S.C. AUGUSTINA S.R.L. Sediul societatii este in Municipiul Tulcea, str. Babadag nr.158, Bl.13, Sc.B, Ap.4, Jud.Tulcea si este inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub codul unic J36/215/2000, atribut fiscal RO 13231791. Societatea este administrata de Adnan Abdul Karim Doud de cetatenie irakiana si patronatade 3 asociați: Miad Mohamed Khalaf, Ihsan Abdul Karim Dawood si Suad Hameed Khammas, toți de cetatenie irakiana.

Obiectul de activitate principal il constituie

- comertul cu amanuntul (in cadrul Agentiei Bucuresti existand un magazin) de marfuri alimentare, bauturi si tutun

- transport terestru de calatori pe baza de grafic și transport terestru de calatori ocazionali cat si alte activitati de transport terestru. Transportul rutier de persoane prin servicii regulate speciale servicii ocazionale, in trafic județean și interjudețean se efectueaza pe baza programelor de transport.

SC AUGUSTINA SRL are un numar de 62 persoane angajate si se prezinta ca o firma serioasa si ca una din cele mai importante la nivelul tarii, activand in domeniul transportului rutier de persoane, prin curse regulate si curse ocazionale.

Societatea are doua puncte de lucru

- Agentia de bilete Tulcea, situata in Municipiul Tulcea - Autogara Faleza,

- Biroul agentiei de voiaj Bucuresti, situat in Calea Plevnei, nr.242 A, sector 6.

Conducerea operativa este asigurata de un director societatea avand organizat propriul departament de contabilitate. Societatea are in dotare un numar de 46 autovehicule (microbuze, autobuze și autocare) pentru transportul persoanelor (in regim de transport pe baza de grafic), pe trasee stabilite si pentru care societatea detine licente de transport. In cadrul atelierului de intretinere-reparatie se presteaza, de catre angajatii proprii (3 mecanici), serviciile de intretinere curenta, schimbul de ulei si anvelope, reparatii electrice, etc.

Principalii furnizori cu care S.C. AUGUSTINA S.R.L. are relatii de afaceri sunt in principal furnizorii de piese de schimb pentru autocarele si microbuzele aflate in dotare, si  furnizorii de produse petroliere (carburanti), respectiv cu S.C.ROMPETROL DOWNSTREAM SRL. cu care societatea are incheiat un contract in vederea cumpararii de produse petroliere (carburanti). In continuare voi prezenta alții furnizori cu care societatea colaboreaza

Tabel 1. Lista furnizorilor

In ceea ce privește relatiile parteneriale cu clientii firmei, acestia sunt in principal persoane fizice si institutii ale statului respectiv : Casa Judeteana de Pensii Tulcea, Casa Nationala de Pensii, Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Tulcea, Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Galati, Ministerul Transporturilor Constructiilor si Turismului, sau societati comerciale interesate in organizarea de deplasari atat pentru personalul propriu, cat si pentru diverse grupuri cum ar fi: Centrul Artistic Judetean Tulcea, Primaria Somova, Clubul Sportiv Tulcea.

Pentru ceilalti clienti sau societati comerciale, prestatia de serviciu (curse speciale) se realizeaza pe baza de comanda ferma si cu incasarea in maxim 30 de zile de la data emiterii facturii.

Concurenta in judetul Tulcea este acerba datorita numarului mare de societati prestatoare de servicii de transport rutier de persoane, aflat in dezechilibru cu numarul comparativ mai mic de persoane interesate de aceste tipuri de servicii

In continuare vom prezenta cateva societati importante, prestatoare de servicii de transport rutier de persoane, societati care reprezinta concurenta directa pentru Augustina S.R.L.[2]

Tabel 1.4. Lista operatorilor de transport din județul Tulcea

Evolutia cifrei de afaceri si a rezultatelor financiare, conform ultimelor trei bilanturi incheiate, se prezinta astfel

Tabel 1.5. Evoluția ciferi de afaceri

2. Analiza documentelor contabile

Pentru evidența contabila societatea folosește o serie de documente tipizate și netipizate, intocmite in cadrul societații, pentru a putea ține o evidența stricta a rulajului de valori.

Dispozitiile de incasare se intocmesc pentru orice numerar intrat in casieria societatii (pe baza dispozitiei se incaseaza numerarul din vanzarea de bilete de la clienti).

Dispozitiile de plata se intocmesc obligatoriu la orice iesire de numerar din casierie.    ( in vederea achitarii in numerar a unor avansuri la salariu, a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare sau a diferitelor cheltuieli).

Ordinul de deplasare este un document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate. Se intocmesc lunar in primul rand pentru conducatorii auto, care efectueaza curse pe relatia Tulcea-Bucuresti si pentru ceilalti angajati in vederea unor deplasari in interes de serviciu.

Fisa de magazie este documentul de evidenta cantitativa, cronologica a operatiilor de intrare si iesire si de control operativ a concordantei dintre existentul de stocuri faptic si scriptic, fiind deschisa pentru fiecare fel de stoc.

Bonul de consum este un document de eliberare din magazie pentru consum a pieselor auto si de scadere a lor din gestiune.

Factura este un document contabil ce contine informații legate de serviciile prestate clientului de catre furnizor. Factura se emite atat catre persoanele fizice (abonamente pe diferite rute sau transport de persoane pe baza de comanda) si juridice cat si catre diferite organe ale statului cu care societatea are convenție de transport rutier de persoane sau contract de prestari servicii transport persoane (Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului, Ministerul Transportului Constructiilor si Turismului, Casa Nationala de Pensii, Casa Judeteana de Pensii Tulcea).

Chitanta se intocmeste pentru fiecare suma incasata, de catre casierul numit si se semneaza de catre acesta pentru primirea sumelor datorate in legatura cu serviciile prestate. In baza unui borderou de predare a documentelor, realizat intr-un program electronic de transport, se intocmesc zilnic chitante, care insumeaza incasarile din vanzarile de bilete atat la Agentia Tulcea cat si la Agentia Bucuresti.

Statul de salarii este un document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala. Se intocmeste lunar in programul de contabilitate.

Nota de constatare si constatare de diferenta este un document pentru receptia bunurilor aprovizionate. In cadrul agentiei Bucuresti este un magazin in care se comercializeaza bauturi racoritoare, iar pe baza facturilor primite se intocmeste nirul.

Extrasul de cont serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, ramase neachitate. Se intocmeste la sfarsit de an.

Registrul-jurnal se intocmeste lunar si serveste ca document de inregistrare a incasarilor si platilor.

Registrul-inventar se intocmeste la sfarsitul exercitiului financiar anual si serveste ca document contabil obligatoriu pentru inregistrarea rezultatelor inventarierii patrimoniului societații.

Balanta de verificare se intocmeste lunar si asigura verificarea exactitatii inregistarii operatiilor economice in conturi, legatura dintre conturile sintetice și bilant, legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice, precum si centralizarea datelor contabilitatii curente.

Bilantul este documentul oficial de sinteza al tuturor unitatilor patrimoniale, a situatiei financiare si asupra rezultatelor obtinute de unitatea patrimoniala.

Pastrarea documentelor se face prin arhivarea lor. Documentele justificative care au stat la baza inregistrarilor in contabilitate, ca si registrele de contabilitate se pastreaza in arhiva generala timp de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii si a bilantului contabil, care se pastreaza timp de 50 de ani.

Identificarea formelor de comunicare

In cadrul societații preferata comunicarea scrisa in locul celei verbale pentru a stabili cu exactitate sarcinile fiecarui angajat al societatii; astfel se poate tine o evidenta exacta a problemelor aparute pe parcurs si se pot identifica solutii care sa previna reaparitia acestora.

In cadrul firmei S.C. AUGUSTINA S.R.L., se regasesc o serie de forme de comunicare atat scrise cat și orale din care amintim

Forme de comunicare scrisa:

e mail-ul.

raportul,

adresa,

reclamația,

Cand vorbim despre comunicarea scrisa in organizatie, in centrul atenției se afla   e-mailul, reprezentand una dintre cele mai intensiv utilizate forme de comunicare fiind astazi cea mai importanta si mai usoara cale de a comunica cu potențialii clienti, instituții ale statului, furnizori.

Prin intermediul e-mail-ului se primesc facturi de la furnizori, oferte de la reprezentanți ai marilor producatori de mijloace de transport persoane, cereri de oferte in vederea obtinerii unui pret pentru serviciile de transport, adrese,observații sau reclamații de la diferite persoane fizice și instituții de stat (Administratia Finantelor Publice, Consiliul Județean, Autoritatea Rutiera Romana) se transmit oferte de preț, se comunica cu administratorul societatii in vederea viramentelor de lichiditați pentru achitarea furnizorilor, a salariilor sau a altor cheltuieli.

O alta forma de comunicare scrisa o reprezinta raportul. Raportul este utilizat in mai multe situații dintre care amintim

in baza unei situații intocmita de gestionar, privind consumul de motorina, numarul auto, data alimentarii, etc. se face un raport care reflecta situația reala a consumului, care este inaintat directorului,

- cu privire la necesarul de piese de schimb pentru autovehiculele din dotarea firmei, se intocmește un raport saptamanal de catre șeful departamentului intreținere care este prezentat directorului adjunct pentru aprobare,

- este prezentata, printr-un raport, directorului adjunct, situația saptamanala in legatura cu contractele de leasing și cu sumele datorate de diferite organe ale statului cu care societatea are incheiate contracte.

Adresele catre Institutul National de Statistica privind anumite date despre societate, Administratia Finantelor Publice pentru Contribuabili Mijlocii, Consiliul Local Tulcea, Inspectoratul teritorial de munca, A.R.R. Agentia Tulcea reprezinta o alta forma de comunicare scrisa utilizata in cadrul societații.

Reclamația este o alta metoda de comunicare scrisa in cadrul societații. Reclamația, apare in general ca rezultat al nemulțumirii diferiților clienți in legatura cu serviciile prestate.

Ca forme de comunicare orala in cadrul organizației putem aminti:

sedinta,

convorbirea directa (fata in fata) ,

convorbirea telefonica,

Cand vorbim de comunicarea orala cea mai importanta forma o reprezinta ședința, care este o forma de comunicare directa in cadrul unei organizații. Ședintele pot fi

- ședințe formale care sunt intruniri organizate ( ședințele de consiliu, ședințele de administrație, ședințe de avizare, de prezentare a unor rapoarte ) la care participa anumite persoane, de regula acelea care au funcții importante in cadrul organizației ( contabil șef, manager, director adjunct,asociați), și la care se discuta problemele și obiectivele in baza unei ordini de zi;

- ședințele informale sunt intruniri intamplatoare intre colegi, unde se discuta diverse probleme fara a se adopta decizii și hotarari Canalele informale nu respecta traseele formale si ca atare ele vehiculeaza in sistem "scurt circuit" un numar important de informatii intre indivizii din diferite grupuri. Aceasta comunicare este flexibila si are o mare viteza de transmitere a mesajelor.

Convorbirea directa (fața in fața) cu un anagajat al firmei, ca metoda de comunicare, are avantajul ca permite folosirea tuturor mijloacelor verbale si non-verbale de comunicare, ceea ce duce la o ințelegere mai profunda a mesajului transmis.

Convorbirea telefonica - telefonul este un mijloc important si extrem de util in rezolvarea sarcinilor profesionale curente, cat si in mentinerea legaturilor firesti intre societate și diferiții clienți sau furnizori, cat și intre conducere și angajați sau doar intre angajați.

4. Propuneri de imbunatatire

Principiile esentiale ale comunicarii organizationale eficiente au la baza urmatoarele elemente: luciditatea, dorinta reala de comunicare, transparenta, simplicitatea, rapiditatea, durata, tenacitatea, realismul, adaptarea, angajarea clara in comunicare.

Pentru a se imbunatați comunicarea in cadrul S.C. AUGUSTINA S.R.L. se pot utiliza o serie de tehnici, printre care

Transparența comunicarii - comunicarea fiind un proces de interactine intre persoane, grupuri, cu cat interpretarea mesajelor este realizata superficial sau prin nuantare exagerata , cu atat valoarea mesajului transmis permite o neintelegere sau o intelegere eronata a continutului informational.

Incurajarea increderii reciproce aceasta tehnica de imbunatatire a comunicarii inlatura o serie de bariere cum ar fi: credibilitatea sursei, judecatile de valoare si unele aspecte psihologice care apar in cazul presiunii timpului. Daca intre cei care comunica exista o incredere mutuala, climatul favorabil pentru comunicare creste iar unele comportamente care ar putea fi interpretate ca bariere, se imbunatatesc.

Planificarea eficienta a timpului comunicarii angajații sunt expusi zilnic la mii de mesaje. Multe dintre acestea nu sunt niciodata receptionate si decodificate corect. Cand are loc un proces de comunicare, in acelasi timp pot aparea si alte mesaje din alte canale atat la nivelul celui care transmite cat si celuia care receptioneaza. Datorita acestei situatii, imbunatatirea comunicarii se poate face printr-o planificare a timpului pentru comunicare, iar in cazul unor comunicari foarte importante prin retragerea intr-un spatiu special al persoanelor aflate in comunicare

Simplificarea limbajului Limbajele complexe sunt identificate ca unele dintre cele mai importante bariere in eficienta comunicatiei. Cel ce comunica, trebuie sa-si aminteasca ca scopul unei comunicari eficiente este transmiterea de semnificatii si nu de informatii.

Ascultarea eficienta Pentru a imbunatati comunicarea, angajații trebuie sa se preocupe, nu numai sa asculte ci si sa inteleaga. Ascultarea atenta are o serie de efecte pozitive printre care: exprima respectul pentru cel ce vorbeste, permite decodificarea mesajelor, ofera informatii asupra persoanei transmitatoare, permite achizitia de noi informatii si noi modele de comportament. Capacitatea de ascultare eficienta se poate dezvolta printr-o serie de comportamente cum ar fi: aratarea vorbitorului ca doresti sa fii ascultat, acordarea atentiei vorbitorului, intreruperea convorbirilor cu alti ascultatori, manifestarea rabdarii, temperarea argumentelor critice, punerea de intrebari. Aceste comportamente arata ca primitorul de mesaje este decis si interesat sa asculte si ca doreste a fi partener in comunicare.

Feedback-ul este o alta metoda de imbunatațire a comunicarii in cadrul organizației in viata organizationala actuala, angajatii au invatat sa isi mascheze si sa isi ascunda sentimentele, in special fata de cei care ocupa pozitii ierarhice inalte. De aceea, este adesea dificil de stiut care a fost adevaratul impact al mesajului asupra celorlalti. O persoana care dispune de bune abilitati de comunicare interpersonala poate determina si verifica impactul real pe care spusele sale l-au avut, putand stabili daca eventuala problema deriva dintr-o inabilitate de comunicare sau din sistemul de filtrare al celorlalti.

Pentru a determina noi modalitați de imbunatațire a gradului de comunicare in cadrul companiei am apelat la ajutorul personalului angajat. Studiul, organizat in cadrul societatii S.C. AUGUSTINA S.R.L., s-a referit la satisfactia angajatilor privind comunicarea in organizatie. Durata medie pentru completarea unui chestionar a fost de 8 minute. Studiul a fost efectuat pe un eșantion de 30 persoane.

Rezultatul a generat informații care prezinta un grad mediu de satisfactie in ceea ce privește nivelul comunicarii la locul de munca. Angajații sunt nemulțumiți in principal datorita comunicarii defectuoase intre departamentele organizației, in colectiv cat și cu conducerea și datorita unor bariere in procesul de comunicare (vezi anexa 1). Punerea in aplicare a tehnicilor de imbunatațire a comunicarii in cadrul companiei, tinand cont de problemele care au fost identificate ca principale, va genera pe viitor un grad mai ridicat al calitații comunicarii.

Concluzii

Diferitele definitii ale organizatiilor focalizeaza atentia pe procesul de comunicare. Ceea ce trebuie subliniat in cadrul procesului de comunicare in organizatii si devine esential in structurarea unei comunicari, consta in faptul ca scopul comunicarii il constituie transmiterea si receptia de semnificatii, in vederea obtinerii unor efecte pragmatice.

O organizatie cu o comunicare eficace si eficienta raportata la standardele de cerinte si directii de solutionare mentionate in lucrare, va putea asigura angajatilor conditii de lucru permanent.

Comunicarea organizationala presupune schimbul de mesaje necesare realizarii obiectivelor individuale si comune ale membrilor organizatiei. Desfasurarea ei presupune existenta urmatoarelor componente: emitentul sau comunicatorul, receptorul sau destinatarul, mesajul, contextul, canalele de comunicare si mijloacele de comunicare.

Am considerat necesar sa subliniez faptul ca procesul de comunicare cu diferitele categorii de clienți are o importanta vitala pentru orice organizatie care isi desfasoara activitatea in prezent.

Bibliografie

1.     J.J. Cuilenburg, O. Scholten, G.W. Noomen, ,, Stiinta comunicarii", Ed. Humanitas, Bucuresti, 1998

2.     S. Prutianu, ,,Manual de comunicare si negociere in afaceri, vol. I, Comunicarea", Ed. Polirom, Iasi, 2000

3.     M.Dinu, ,,Comunicarea", Ed. Stiintifica, Bucuresti, 1997

4.     De Fleur, M.L. Ball-Rokeach, ,,Teorii ale comunicarii in masa", Ed. Polirom, Iasi, 1999

5.     M. Keynes, ,,The Effective Manager, Book 2: Communication", Ed. Codecs, Bucuresti, 1997

6.     C. Petcu, C. Trandafir , "Introducere in stiinta si arta comunicarii", Ed. I.N.I., Bucuresti, 2000

7.     http://fwd.aiesec.ro

8.     D. Popescu , ,,Arta de a comunica", Ed. Economica, Bucuresti,1998

9.     D. Nickson si Suzy Siddons, ,,Business Communication", Ed. Dutterworth-Heinemann, Oxford, 1996

10.  N.Stanton, ,,Comunicarea", Ed. Știința și Tehnica, București, 1995

11.  D. Bougnoux, ,, Introducere in stiintele comunicarii", Ed. Polirom, Iasi, 2000

12.  M.Dinu, ,,Fundamentele comunicarii interpersonale", Ed.  All, Bucuresti, 2004

13.  G. Ferréol, N. Flageul, ,, Metode și tehnici de exprimare scrisa și orala". Ed. Polirom, Iasi, 1998

14.  Cecilia Ioana Popescu, ,,Comunicarea in marketing: concepte, tehnici, strategii",Ed. Uranus, Bucuresti, 2002

15.  P. Hartley, ,,Interpersonal Communication", Ed. Routledge, London, 1993, p. 88

16.  A. Mucchielli, ,,Arta de a comunica. Metode, forme si psihologia situatiilor de comunicare", Ed. Polirom, Iasi, 2005

17.  A. Mattelart, ,,Istoria teoriilor comunicarii", Ed. Polirom, Iasi, 1999

18.  S. Balanica, "Comunicare in afaceri", Ed. ASE, Bucuresti, 2003

19.  D. Candea, Rodica Minciu, ,,Comunicarea manageriala, vol. I, II", Ed. Expert, Bucuresti, 1998

20.  D. McQuail, ,,Comunicarea", Ed. Institutul european, Iasi, 1999

21.  Valentina Marinescu, ,, Introducere in teoria comunicarii", Ed. Tritonic, Bucuresti, 2003

22.  M. Keynes, ,,Communication", The Open University, 1993

23.  I. Ovidiu Panișoara, Comunicarea eficienta", Ed. Polirom, Iași, 2003

24.  http://www.cjtulcea.ro