Managementul prin exceptii

Managementul prin exceptii

1. Definire

Managementul prin exceptii este un sistem simplificat de management, bazat pe vehicularea ascendenta a informatiilor ce reprezinta abateri de la limitele de toleranta prestabilite, in vederea simplificarii proceselor de management si valorificarii mai bune a resurselor.

Acesta poate fi abordat atat ca modalitate de rationalizare a sistemului informational, cat si ca importanta cale de utilizare eficace a bugetului de timp al managerilor.

2. Caracteristici

a)     Fiecare manager "dispune" de sarcini, responsabilitati si competente precis delimitate, in ceea ce priveste rezolvarea abaterilor pozitive sau negative (exceptii).

b)     Sistemul informational trebuie axat pe crearea si intretinerea functionarii componentelor sale - informatii, fluxuri si circuite, proceduri etc. - care sa permita realizarea obiectivelor fundamentale ale organizatiei.

c)      Cele mai importante componente structurale ale intreprinderii trebuie sa fie "dotate" cu personal corespunzator, atat cantitativ, cat mai ales calitativ.

d)     Informatiile care alimenteaza" fluxurile si circuitele informationale ascendente sunt exceptii, abateri de la asa-zisele limite de toleranta.

e)     Ele circula pe verticala sistemului de management in mod selectiv, asigurandu-se o corespondenta deplina intre gradul de agregare a informatiilor si pozitia ierarhica a beneficiarilor acestora (manageri amplasati pe diferite niveluri ierarhice).

f)      Obiectivele, normele, normativele etc. functie de care se determina abaterile trebuie sa fie realiste.

g)     Aplicabilitatea sistemului este relativ redusa, respectiv la organizatiile cu productie de serie mare sau masa

3. Utilizarea managementului prin exceptii

cand se urmareste rationalizarea sistemului informational al organizatiei sau al unei subdiviziuni organizatorice. Sunt vizate cu prioritate informatiile, fluxurile si circuitele informationale.

cand bugetul de timp al managerilor este supraaglomerat, acestia fiind "sufocati" cu actiuni marunte, de o mai mica importanta, pentru a caror realizare solicita un volum mare de informatii, cu un grad de agregare neconcordant cu pozitia ierarhica pe care o ocupa.

cand se doreste o structurare judicioasa a autoritatii pe niveluri ierarhice, concomitent cu delimitarea si dimensionarea corespunzatoare a atributiilor si responsabilitatilor, ca premisa a rationalizarii subsistemului organizatoric al managementului.

in contextul managementului prin obiective, cand se urmaresc gradul de realizare a obiectivelor (in special cele legate de productia fizica) si abaterile inregistrate fata de nivelul bugetat al acestora (cu prioritate abaterile de la cheltuielile cu materii prime, materiale si manopera).

cand structura sortimentala a productiei este una simplificata (numar redus de produse), iar tipul productiei este de serie mare sau masa. Managementul prin exceptii poate fi folosit si in celelalte tipuri de organizatii, dar pentru urmarirea abaterilor inregistrate intr-un anumit domeniu (norme de consum materii prime si manopera, productie fizica la nivel de repere etc.).

Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii

Metodologia de promovare si utilizare

Pentru operationalizarea acestui sistem de management sunt necesare urmatoarele demersuri

a)     In primul rand, stabilirea obiectivelor si a celorlalte aspecte de caracterizare a domeniului supus urmaririi informationale cu ajutorul managementului prin exceptii.

b)     Se determina (precizeaza) limitele de toleranta ce delimiteaza "zona de neinterventie decizionala", precum si intervalele in care producerea abaterilor (exceptiilor) reclama adoptarea de decizii si initierea de actiuni din partea managerilor.

c)      In al treilea rand, se urmaresc operativ realizarile si se compara cu nivelul previzionat al obiectivelor, normelor, normativelor etc. si se identifica principalele cauze care au generat abateri pozitive sau negative.

d)     In sfarsit, interventia managerilor se concretizeaza - atunci cand este cazul - in adoptarea de decizii de corectie sau actualizare, centrate pe cauzele generatoare de exceptii.

Se recomanda ca utilizarea acestui sistem de management sa se realizeze fie de sine statator, fie in combinatie cu alte instrumente manageriale.

Intrucat deja am prezentat mecanismele metodologice si pragmatice de utilizare a managementului prin obiective si prin bugete, apreciem ca integrarea managementului prin exceptii in acestea este extrem de benefica pentru organizatie.

5. Instrumente de lucru utilizate in managementul prin exceptii

Operationalizarea managementului prin exceptii apeleaza la serviciile a doua importante instrumente de lucru: schema de alerta sau schema cerintei de interventie decizionala si ghidul decizional.

Primul dintre acestea - schema de alerta - evidentiaza intervalele pentru care abaterile inregistrate la nivelul previzionat al obiectivelor, normelor, standardelor etc. se considera exceptii, rezolvarea lor necesitand interventia decizionala a unor manageri.

Cele patru zone" delimitate de aceasta schema de alerta sunt:

AA' - zona de neinterventie decizionala, respectiv o zona in care abaterile sunt "permise", ele sunt normale, generate de caracteristicile unor factori de productie ori ale proceselor tehnologice.

AB, A'B' - zona de atentie, in care incep sa se produca abateri ce reclama adoptarea de decizii de catre manageri amplasati in etajul inferior al managementului.

BC, B'C' - zona de alarma, caracterizata prin inregistrarea unor abateri mai consistente, ce-si asteapta rezolvarea prin decizii corespunzatoare ale managerilor de nivel mediu.

Fig.nr. 6.  Schema de alerta

CD, C'D' - zona de abateri foarte grave, in care "exceptiile" au dimensiuni apreciabile, necesitand implicarea decizionala a unor manageri din esalonul superior al managementului.

De precizat ca aceasta schema de alerta se completeaza cotidian, rezultand o anumita variatie a realizarii obiectivelor la nivelul intervalului de timp analizat.

Cel de-al doilea instrument de lucru este ghidul decizional, ce evidentiaza principalele categorii de decizii pe care managerii implicati nemijlocit in rezolvarea abaterilor (exceptiilor) trebuie sa le adopte functie de gravitatea acestora.

Ghidul decizional

Tabel nr.

Completarea sa trebuie sa aiba in vedere continutul fiselor de post ale managerilor de la care se asteapta rezolvarea decizionala a abaterilor.