Receptia marfurilor

1. Importanta receptiei marfurilor

Receptia marfurilor este un act economic cu caracter juridic in urma caruia se transfera responsabilitatea pentru calitatea si cantitatea marfurilor pusa in circulatie, de la o persoana fizica sau juridica la alta. Deoarece in circuitul economic participa un numar insemnat de agenti economici, producatori, intermediari de “en gross” si “en detail”, vanzatori, fara un act cert, consemnat in scris, drumul produselor spre consum ar fi mult ingreunat. Aspectul cel mai important in circulatia marfurilor il prezinta garantarea autenticitatii lor si a faptului, ca pe parcursul circulatiei nu au intervenit modificari in cantitatea livrata si in calitatea initiala. Pentru siguranta bunurilor si pentru eventualele despagubiri ce se impun unei parti, trecerea responsabilitatii trebuie sa fie clar definita in sarcina unei persoane fizice care in general poarta numele de gestionar.

Receptia marfurilor cu ocazia predarii-primirii acestora este de multe ori un proces complicat si dificil deoarece este legat de cel putin trei elemente, cantitatea, calitatea si timpul avut la dispozitie pentru efectuarea operatiunii (timp limitat adesea de durata de stationare a mijloacelor de transport).

Actul normativ sub forma unui regulament, care cuprinde problema-tica si practica receptiei este aprobat printr-o hotarare a Guvernului HCM nr. 941 din 15 iulie 1959 (Guvernul Romaniei in 1959 se numea Consiliul de Ministrii) si se refera la receptia, expeditia si primirea marfurilor, precum si stabilirea raspunderii, expeditorului, carausului si destinatarului.

Conform uzantelor legiferate, cu ocazia receptiei se impun urmatoarele:

identificarea si folosirea la receptie a tuturor documentelor care cuprind relatiile economice dintre parti pe baza carora are loc livrarea marfurilor, de importanta practica imediata sunt insa documentele de insotire a marfurilor (factura, aviz de expeditie, nota de transfer etc.);

receptia va fi efectuata de o comisie numita printr-o decizie a conducerii agentului economic primitor, comisie care sa aiba autoritatea si price-perea efectuarii verificarilor cantitative si calitative privind marfurile receptionate;

efectuarea unei consemnari scrise despre incheierea receptiei si preluarea marfurilor, in cazul unor neconformitati se vor incheia acte cu putere de probe necesare la declansarea unor procese de justitie;

trecerea efectiva a marfurilor receptionate si asigurarea gestiunii prin grija unei persoane fizice care sa-si asume integral responsabilitatea materiala;

pentru efectuarea receptiei este necesar sa se asigure toate conditiile materiale necesare efectuarii verificarilor cantitative si calitative (spatii, instrumente de masura, aparate etc.).

Importanta receptiei consta in garantarea conservarii si eventual imbunatatirii calitatii marfurilor fata de specificatiile de calitate precum si garantarea cantitatilor consemnate in documentele de vanzare-cumparare. Din aceste motive receptia cuprinde verificarea cantitatilor si a calitatii respectiv are loc receptia cantitativa si calitativa.

2. Receptia cantitativa

Receptia cantitativa este legata de actul economic incheiat intre beneficiar si furnizor si este necesara pentru consemnarea efectuarii obligatiilor partilor (predarea marfurilor de catre furnizor si numai apoi efectuarea platilor daca nu s-a convenit altfel, un eventual avans).

Art. 12 din HCM nr. 941 este formulat clar in ceea ce priveste obligatia furnizorului:

“Furnizorul este obligat ca, prin propriile sale mijloace sa determine cantitativ marfurile pe care le livreaza prin grupare, volum, metraj, numar de bucati si dupa caz - prin varietate, tip, dimensiuni sau prin orice alte elemente.

In actele de livrare ce se intocmesc la furnizor, precum si in documentele de transport, se vor indica obligatoriu doua elemente de determinare cantitativa, in functie de natura marfii si de unitatea de masura in care se contabilizeaza in scriptele expeditorului, ca de pilda: greutatea-volum, tip-dimensiune, numar de bucati-metraj, precum si cantarul folosit, sistemul de cantarire, orice alte elemente care ar putea influenta greutatea in momentul cantaririi ca: starea uscata sau umeda a marfii, conditiile atmosferice, cat si persoana care a facut cantarirea.

LUCRARE: Analiza cost-beneficiu LUCRARE: Serviciile pentru productie si serviciile pentru populatie

Greutatea netto a produselor ce se transporta neambalate – in vrac - precum si greutatea brutto a produselor ambalate, inscrise in actele de livrare, va trebui sa corespunda cu greutatea-incarcatura minus tara – inscrisa in actele de transport”.

Precizarea conditiilor prin care s-a stabilit cantitatea de livrare este foarte importanta deoarece se pot inregistra abateri mari datorate umiditatii produselor sau temperaturii aerului la stabilirea greutatii si a volumului. Se stie ca lana, in conditii de umiditate mare poate absorbii pana la 30 % apa, la fel volumul uleiului este influentat de caldura.

3. Receptia calitativa

Predarea, primirea marfurilor intre persoane fizice gestionare priveste atat aspectele cantitative cat si cele calitative. Desi verificarea calitatii presupune analize mai complexe si de durata, iar uneori imposibil de efectuat in conditiile concrete ale receptiei, raspunderea pentru indeplinirea tuturor conditiilor de calitate garantate sau certificate revine, pentru consumatorul final, vanzatorului, care in virtutea legii nu are voie sa puna in circulatie marfuri necorespunzatoare calitativ.

In implementarea sistemului calitatii totale TQM, se urmareste dezvoltarea si cultivarea increderii consumatorilor in produsele livrate, se ridica o noua problema a calitatii si anume trasabilitatea ei, adica asigurarea acesteia pana la faza consumului, situatie in care este interesat in primul rand producatorul.

Abordarea practica a calitatii si intelegerea ei de catre toti partici-pantii la circuitul economic al marfurilor este legata de verificarea calitatii la receptia loturilor de marfuri.

Livrarea marfurilor catre beneficiari din punct de vedere calitativ se poate face prin participarea beneficiarului sau prin autoreceptie, modalitati reglementate si prin HCM nr. 941/59. Cazurile cele mai frecvente fiind acelea in care furnizorul expediaza marfurile fara participarea unui repre-zentant al beneficiarului, situatie in care intreaga raspundere pentru calitate fata de acesta ii revine. Prin autoreceptie se verifica si se garanteaza si cantitatile, dar acestea de obicei mai sunt verificate si la primire de catre beneficiar-gestionar.

Cu ocazia autoreceptiei se intocmeste un document de autoreceptie (proces-verbal de autoreceptie) care trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu: denumirea marfii, cantitatea, calitatea, sortimentul, pretul si orice alte elemente de identificare a produselor. Procesul verbal va fi semnat de persoanele care au participat la autoreceptie.

Receptia calitativa a loturilor de marfuri este sistematizata prin standardizare si se efectueaza prin sondaj pentru fiecare lot de marfa separat.

Conditiile de acceptare a loturilor la receptie se stabilesc in deplina cunostinta de cauza a beneficiarului in privinta exigentelor controlului si a riscului asumat referitor la eventualele produse defecte ce scapa controlului.

Elementele specifice verificarii loturilor la verificarea prin sondaj sunt:

marimea lotului notata cu “N”;

marimea esantionului supus verificarii, notat cu “n”;

conditiile de admisibilitate a lotului dupa constatarea produselor defecte din esantion notat cu “AQL”.

Lotul (N) supus verificarii prin sondaj, conform legilor statistice, trebuie sa fie constituit din produse omogene, de acelasi tip si marime, executate din aceleasi materiale si in conditii tehnice identice sau foarte asemanatoare. Un lot se livreaza unui singur beneficiar. Daca lotul este prea mare sau neuniform se pot forma subloturi din aceleasi produse astfel incat sa se asigure uniformitatea dar si reprezentativitatea intregului lot.

Esantionul (n) este constituit din produsele extrase din lot pentru a fi verificate calitativ iar rezultatele obtinute sa poata fi concludente pentru intregul lot (cu riscurile acceptate la verificarea prin sondaj). Pentru ca lotul sa fie reprezentativ se pune problema marimii lui si a extragerii.

Marimea lotului depinde de gradul de exigenta a controlului, fiind cunoscute in practica comerciala si standardizate tabele de extragere cu diferite grade de exigenta. Se folosesc, pentru verificarile uzuale formarea esantionului pentru un control sever, normal si redus. Acceptarea unuia sau a altuia depinde de negocierile dintre parteneri si se consemneaza in contractele economice. Cand increderea si relatiile dintre furnizor si beneficiar sunt bune se poate practica controlul redus.

Problema extragerii produselor din lot pentru ca esantionul sa fie cat mai reprezentativ poate fi facuta prin:

folosirea tabelului numerelor intamplatoare pe baza ordinei de asezare in magazie sau ordinea cronologica a intrarii in magazie;

formarea esantionului prin extragerea oarba;

formarea esantionului in mai multe etape.

Se incearca prin extragere sa se ofere aceiasi sansa de a fi ales spre examinare pentru fiecare produs din lot. Pentru produsele in vrac daca lotul este mic se poate folosi metoda sferturilor (obisnuita pentru luarea mostrelor pentru analiza - mai ales in cercetare).

Conditiile de admisibilitate a lotului sau nivelul de calitate acceptabil (AQL - Acceptable Quality Limits) reprezinta procentul maxim de obiecte defecte pentru care lotul se considera acceptabil. Acest indicator este un element esential in planul de control care se aplica la receptia loturilor atat prin atribute cat si prin masurare, dar valorile lui au semnificatii diferite pentru fiecare sistem de control. In cazul verificarii prin atribute valorile lui AQL sunt mai mici sau egale cu 10.

Pe baza elementelor privind marimea lotului, marimea esantionului si calitatea limita acceptabila se stabileste un plan de control care trebuie sa satisfaca urmatoarele conditii:

sa previna respingerea loturilor pregatite pentru expeditie cand calitatea productiei este acceptabila, adica riscul producatorului sa fie de 5 %;

sa apere pe beneficiar de pericolul admiterii unor loturi necorespunza-toare (riscul acceptabil fiind intre 10 si 5 %);

sa reduca la minim timpul si costul controlului mai ales in conditiile unui bun audit al calitatii si o certificare de conformitate emisa de institutii prestigioase.

Conditiile de acceptare a lotului se stabilesc diferit daca se face o esantionare simpla, dubla, secventiala sau multipla, fiind practicat un plan de control simplu, dublu, multiplu sau secvential.

In planul de control se stabilesc conditiile limita acceptabile prin numarul produselor defecte (notate cu k sau n_r) pentru care lotul se accepta si marimea lui K(n_r) pentru care lotul se respinge.

In cazul esantionarii simple valorile lui k sunt succesive pentru acceptare (A) si respingere (R). Pentru esantionare dubla valorile A si R prezinta un interval care poate determina o noua extragere a esantionului si noi valori A si R, de data aceasta succesive.

Planul secvential prevede valori diferite ale AQL-ului pentru produsele defecte prin gravitatea defectelor critice, majore si minore.

La planul multiplu de control, esantionul total poate fi impartit pe doua sau mai multe subesantioane egale care se verifica succesiv pana la aparitia conditiilor de acceptare sau respingere. Planul multiplu de control este definit prin:

volumul esantioanelor partiale (n₁, n₂, , n_n);

numerele de acceptare (A₁, A₂, , A_n);

numerele de respingere (R₁, R₂, , R_n).

In practica comerciala se aplica planuri de control simple si duble.

In standardele de produs sau in conditiile contractuale se stabileste ce verificari se vor executa asupra tuturor probelor sau produselor din esantion si ce probele vor executa asupra unui numar limitat de produse, acestea fiind de durata sau prea complicate si distructive.

Loturile respinse prezinta situatie critica pentru producator care poate proceda la:

verificarea bucata cu bucata pentru recuperarea produselor bune;

remedierea defectelor la fiecare produs;

reducerea calitatii si a pretului;

distrugerea intregului lot, mai ales in cazul alimentelor infestate.

Situatia respingerii loturilor de marfa nu este placuta si nici de dorit si din partea beneficiarului care poate fi afectat in planul de aprovizionare si cifra de afaceri.

Codul civil roman, aprobat in 1864 mai pastreaza articolul 1300 cu urmatoarea formulare:

“Daca insa marfele nu s-au vandut la gramada ci cu greutate, dupa numar sau masura, lucrurile vandute raman in rizicul - pericol al vanzatorului, pana ce vor fi cantarite, numarate sau masurate; dar aceasta nu impiedeca pe cumparator de-a cere si a dobandi la caz de neexecutare sau predarea lucrurilor vandute sau daune interese daca, se cuvine”.

HCM nr. 941/59 prevede procedurile ce se pot face in cazul neconcordantei dintre documentele insotitoare, contract si marfurile supuse receptiei, fie ca este vorba de neconformitati de calitate, fie de cantitate. Beneficiarul este obligat sa anunte furnizorul si sa informeze despre aspectele de neconformitate imediat ce au fost constatate si sa conserve probele. In cazul cand sunt banuieli ca deteriorarile s-au produs in timpul transportului, in termen de 5 zile va fi anuntat si carausul. Furnizorul este obligat sa trimita delegat pentru constatare in termen de 24 ore in aceiasi localitate si de 5 zile de la anuntare pentru alte localitati. Daca furnizorul sau carausul, cand este cazul, nu trimite delegat pentru constatare, beneficiarul este obligat sa asigure participarea unei persoane neutre care sa garanteze veridicitatea celor constatate (delegat al primariei sau consiliului local).