Negocierea in procesele de arovizionare si desfacere

1 Negocierea: definire, obiect, parteneri si participanti.

Negocierea in procesele de aprovizionare si desfacere, este considerata o situatie pentru care este anticipata o colaborare viitoare pe o perioada definita, ce urmareste certitudine efectiva in vanzare pentru furnizor si garantii in aprovizionare materiala pentru beneficiar.

Definitie: Negocierea reprezinta, in esenta totalitatea actiunilor si documentelor elaborate si prezentate intr-un dialog dintre doi parteneri, desfasurat prin reprezentantii oficiali ai acestora, care conduce la finalizarea unei tranzactii, a unei afaceri. In literatura de specialitate si in practica economica “negocierii” i s-au conturat mai multe definitii, specialistii in domeniu accentuand uneori diferentiat, laturile considerate ca semnificative pentru aceasta actiune.

Obiect In organizarea si desfasurarea negocierilor cu caracter economic, este esentiala “stabilirea obiectului” acestora, care poate fi:

vanzarea – cumpararea de produse finite sau semifabricate, materii prime, echipamente tehnice, combustibili, energie, alte marfuri;

cooperarea la realizarea unor produse;

executarea de lucrari de constructii - montaj, de reparatii si intretinere, cercetare stiintifica, etc.;

prestarea de servicii de asistenta tehnica, service, informatica, supraveghere;

vanzarea de licente, brevete;

actiuni de asigurare;

angajare de personal calificat sau necalificat.

Asemenea obiecte ale negocierii pot fi si combinate.

Parteneri. Un rol important in desfasurarea negocierilor si obtinerea unor rezultate bune pentru fiecare partener, revine echipei formate pentru participarea la tratative. Echipa poate fi constituita din reprezentanti ai firmei cu imputerniciri limitate sau depline. Acestea se constituie in functie de:

importanta afacerii pentru firma;

nivelul de reprezentare al interlocutorilor si de numarul de participanti din partea partenerului;

Lucrare: Caracteristicile formarii si dezvoltarii pietei de capital a Romaniei Lucrare: Functiunile intreprinderilor: indicatorilor economici, al executarii si controlului indeplinirii

obiectul de negociat;

structura profesionala, functiile si alte calitati ale componentei echipei care reprezinta partenerul la tratative;

strategia adoptata pentru desfasurarea negocierilor.

Echipa de negociere largita se compune din: directorul de specialitate pe domeniu, seful compartimentului vanzari sau achizitii, responsabilul de produs sau de material, juristul, un specialist pe probleme financiare, un analist metodolog pentru preturi, dupa caz, tehnolog sef de productie, proiectant etc, in functie de specificul obiectului tranzactiei. De regula, presedintele firmei (directorul general, directorul coordonator) participa la negocieri numai in urmatoarele situatii:

discutarea unor probleme decisive pentru existenta sau perspectiva firmei;

respectarea nivelului de reprezentare dorit de partener.

2 Forme de negociere: etapele derularii actiunii.

Negocierile in procesele de vanzare-cumparare se prezinta in mai multe forme: in scris, telefonic, prin intalniri directe intre negocieri, mixta – confirmand formele anterioare.

Negocierile scrise se pot face prin: scrisori, telexuri, telegrame, faxuri. Ordinea actiunilor in cazul negocierii scrise se prezinta astfel: transmiterea ofertei sau cererii de oferta, dupa caz, intocmirea observatiilor la oferta si elaborarea contra – ofertei, acceptarea ofertei – contract sau incheierea unui contract distinct semnat de parteneri. Pe parcursul negocierilor in scris pot interveni si dialoguri sau tratative telefonice, intalniri directe – caz in care negocierea capata caracter mixt.

Negocierile telefonice sunt considerate cele mai operative si necesita costurile cele mai reduse. Ele pot comprima, in una sau doua convorbiri, toate fazele enumerate la negocierea scrisa. Un asemenea tip de negociere se foloseste de regula cand:

livrarea se refera la produse deja cunoscute de parteneri;

partenerii se cunosc bine, colaborarea a devenit traditionala si exista incredere reciproca intre acestia.

Negocierea prin intalniri directe necesita prezenta pe viu (fata in fata) a viitorilor parteneri, in locuri dinainte stabilite, in scopul definitivarii prin tratative a obiectului actiunii si a conditiilor de colaborare, de realizare a actului de vanzare-cumparare. La negocieri prin intalniri directe se apeleaza, in cazul problemelor complexe, care necesita analize pe mai multe laturi, definirea elementelor pentru o eventuala colaborare viitoare fiind mai dificila prin formele de negociere prezentate anterior.

Negocierea mixta imbina doua sau toate cele trei forme mentionate. De exemplu, se poate incepe cu o cerere de oferta exprimata telefonic, urmata de o oferta scrisa, acceptata telefonic sau in scris; in acest flux se poate intercala una sau mai multe intalniri directe pentru clarificarea unor probleme insuficient conturate sau definite; a altor aspecte.

Desfasurarea negocierilor necesita parcurgerea urmatoarelor etape:

initierea actiunii prin transmiterea de oferte sau cereri de oferte scrise sau telefonice, ca si prin contactare directa a partenerului potential;

pregatirea actiunii de negociere;

stabilirea si desfasurarea unor discutii preliminare;

negocierea propriu-zisa;

incheierea actiunii si elaborarea raportului final.