Planificarea si controlul financiar al afacerii

Necesitatea controlului financiar

Preocuparea pentru planificarea afacerii - proces finalizat cu intocmirea planului de afaceri - trebuie insotita de o alta preocupare la fel de importanta, anume de controlul financiar asupra realizarilor comparative cu previziunile, controlul cauzelor, a abaterilor pentru:

a modifica prevederile planului, daca realizarile impun aceasta;

a actiona asupra functionarii, daca previziunile sunt optime , ele trebuind sa fie realizate.

Controlul financiar constituie activitatea prin care se urmareste desfasurarea efectiva a gestiunii afacerii in scopul realizarii previziunilor, a planului de afaceri.

Controlul financiar este esential atat pentru executarea adecvata a planului, cat si pentru operativitatea modificarii in timp oportun a planului de afaceri, daca ipotezele pe care s-au bazat previziunile initiale se dovedesc a fi incorecte.

Urmarind desfasurarea efectiva a gestiunii afacerii in scopul realizarii previziunilor, controlul financiar este necesar incepand cu faza de implementare si continuand cu procesul de feedback si de ajustare a planului de afaceri stabilit, de modificare a acestuia datorita schimbarilor neprevazute din cadrul operational.

Functia de control financiar

Premisa majora pentru descifrarea practicii, conducerii afacerii, pentru insusirea si utilizarea eficienta a sistemelor, metodelor, tehnicilor, procedurilor conducerii unei afaceri, o constituie cunoasterea functiilor principale ale procesului de conducere.

In literatura de specialitate sunt identificate si definite cinci functii principale ale managementului afacerii:

previziunea;

organizarea;

coordonarea;

antrenarea;

controlul financiar.

Previziunea consta in ansamblul proceselor prin intermediul carora se determina principalele obiective ale firmei, resursele si mijloacele necesare realizarii obiectivelor.

In exercitarea functiei de previziune se raspunde la intrebarile:

F    ce trebuie realizat in cadrul firmei?

F    ce poate fi realizat in cadrul firmei?

Rezultatele previziunilor, in functie de orizont se impart in trei categorii principale:

F    prognozele: care acopera orizontul de minim 10 ani;

F    planurile: se refera la perioade cuprinse intre o luna si 5 ani;

F    programele: au orizont mai redus - decada, saptamana, zi.

Organizarea cuprinde ansamblul masurilor care delimiteaza procesele de munca, le grupeaza pe posturi, formatii de munca, compartimente, atribuindu-le personalul corespunzator anumitor criterii manageriale, economice, tehnice, sociale, in scopul realizarii

obiectivelor stabilite.

Coordonarea este ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile si actiunile personalului firmei, ale subsistemelor firmei in cadrul previziunilor si sistemului organizatoric, stabilite anterior. Astfel spus, coordonarea este o organizare in dinamica determinata de:

F    dinamismul firmei, al mediului afacerilor;

F    de complexitatea, diversitatea realitatilor personalului si subsistemelor firmei.

Antrenarea cuprinde ansamblul proceselor de munca care asigura ca personalul firmei sa contribuie la stabilirea obiectivelor previzionate avand in vedere factorii care il motiveaza.

In cadrul acestei functii se impune a se da raspunsul la intrebarea: De ce personalul firmei participa la stabilirea si realizarea obiectivelor previzionate?

In functie de modul de conditionare a satisfactiilor personalului, motivarea poate fi:

F    pozitiva, bazata pe satisfactia de participare la munca pentru realizarea obiectivelor stabilite, acestea fiind accesibile executantilor;

F    negativa, concretizata in amenintarea personalului cu reducerea satisfactiilor in situatia in care nu sunt realizate obiectivele.

Este adecvat ca firmele sa faca apel la motivarea pozitiva, deoarece aceleasi resurse financiare utilizate intr-o astfel de motivare - asigurand satisfactie personalului si un climat favorabil de munca - genereaza rezultate economice superioare.

Functia de control financiar constituie ansamblul proceselor prin care performantele firmei, a subsistemelor, componentelor acestora sunt masurate si comparate cu obiectivele previzionate pentru eliminarea deficientelor semnalate, pentru integrarea abaterilor pozitive[1].

De fapt, prin exercitarea functiei se raspunde la intrebarea : "Cu ce rezultate s-a finalizat activitatea depusa?"

Functia de control financiar implica patru etape:

F    evaluarea realizarilor;

F    compararea realizarilor cu obiectivele, standardele previzionate initial, stabilind abaterile ivite;

F    identificarea cauzelor care au generat abaterile;

F    efectuarea corecturilor necesare, actionand pe masura posibilitatilor asupra cauzelor identificate care au generat abaterile de la previziunile stabilite.

Este important ca functia de control financiar sa fie exercitata in mod continuu, nu numai la sfarsitul anumitor perioade: luna, trimestru, an, etc. De asemenea, pentru o evaluare eficace de-a lungul intregii perioade de urmarire a indeplinirii obiectivelor previzionate se impune atentie deosebita asupra punctelor strategice, perioadelor critice, decisive in obtinerea rezultatelor scontate.

Scopul functiei de control financiar este de a preintampina deficientele, abaterile, iar in situatia in care acestea s-au produs, de a aduce corectiile necesare.

In esenta, controlul financiar trebuie sa se axeze pe studierea relatiilor cauza - efect, dovedindu-si:

F    caracterul activ, concretizat in decizii, actiuni eficace;

F    flexibilitatea, adaptabilitatea la mediul in care se deruleaza afacerea si care este in continua schimbare;

Aceasta nu inseamna ca trebuie sa se piarda din rigurozitatea cu care trebuie efectuat controlul financiar.

Privitor la modul de realizare a controlului financiar in decursul anului se remarca doua caracteristici si anume:

F    intensitate relativ ridicata a controlului financiar in intreaga perioada, aceasta influentand sensibil realizarea obiectivelor previzionate;

F    amplificarea intensitatii controlului financiar la inceputul si sfarsitul perioadei cand se determina:

nivelul realizarii obiectivelor perioadei;

obiectivele pentru perioada viitoare.

Corelatia planificare - control financiar

Importanta corelarii eficiente a planificarii si controlului financiar

Procesul de analiza a previziunilor financiare incepe cu precizarea obiectivelor firmei, obiective care se regasesc intr-o serie de previziuni, de bugete pe domenii de activitate semnificative pentru firma, precum si in bugetul de trezorerie.

Procesul de control financiar este corelat cu procesul de planificare financiara, reprezentarea grafica a interdependentelor celor doua procese fiind urmatoarea[2]:

In literatura de specialitate deseori se utilizeaza pentru termenul de plan notiunea de buget.

Un buget este, de fapt, un plan in care pentru o anumita activitate sunt:

prognozate cheltuielile;

mentionate sursele de acoperire cu fonduri a acestor cheltuieli.

Astfel, daca ne referim la bugetul de productie, acesta constituie un plan in care pentru un anumit nivel previzional al vanzarilor, implicit al productiei, se prezinta in detaliu necesarul de capital ce trebuie alocat in:

materii prime, materiale, servicii, lucrari;

forta de munca;

echipamente de productie, utilitati;

promovare si publicitate, etc.

Bugetul de productie poate fi impartit in subdiviziuni pentru fiecare din elementele majore la care face referire bugetul, subdiviziuni numite sub-bugete. In cazul bugetului de productie pot exista:

un buget pentru utilitati;

un buget pentru materiale;

un buget pentru personal;

un buget pentru cheltuieli de vanzare si publicitate, etc.

De regula sub-bugetele sunt lunare. In mod continuu, pe masura scurgerii timpului, datele previzionate in buget se compara cu cele efectiv realizate, pentru a stabili:

diferentele care trebuie explicate;

corectiile care se impun asupra previziunilor din restul anului, daca se dovedeste ca previziunile initiale nu au fost realiste.

Previziunile fiecarui buget operational vor avea si determinari in fluxurile de numerar, care constituie obiectul bugetului de trezorerie.

Dupa ce au fost definitivate toate bugetele operationale si bugetul de trezorerie, respectiv au fost previzionate toate elementele referitoare la veniturile si cheltuielile afacerii se poate elabora situatia financiara previzionata (bilantul contabil previzionat). Aceasta ulterior va fi comparata cu situatia financiara intocmita pentru perioada trecuta, comparabila cu cea pentru care s-au efectuat previziunile. Dintr-o astfel de comparatie vor rezulta:

cauzele devierilor inregistrate;

ajustarile care trebuie aduse pentru a rezulta conditii reale de operare.

Coreland eficient procesul de planificare cu cel de control financiar se va mari profitabilitatea firmei, se vor evita deficientele in fluxurile de numerar, se va imbunatati activitatea firmei.

Controlul numerarului prin bugetul de trezorerie

Planul financiar, componenta logica a planului de afaceri, prezinta resursele necesare realizarii planurilor operative cu masurile care se impun pe termen lung, fiind utilizat in scopuri generale de planificare.

Pentru urmarirea si realizarea obiectivelor planului financiar, pentru asigurarea unei interdependente eficiente intre procesul de planificare si cel de control financiar, firmele opereaza cu planuri financiare pe termen scurt: luna, saptamana, zi. Acestea, numite si bugete de trezorerie, constituie instrumentul de control al numerarului firmei.

Pentru a ilustra modul de compunere a unui buget de trezorerie se prezinta urmatorul exemplu:

Firma "Alfa" este un producator de mic mobilier, produs care, in general, se vinde in tot timpul anului, insa, potrivit unui studiu, cele mai mari vanzari au loc in luna octombrie, cand comerciantii se aprovizioneaza pentru perioada sarbatorilor de iarna. Pentru impulsionarea incasarilor, firma a stabilit acordarea unui scont de 5 % la pretul de vanzare in situatia in care marfa este platita in 10 zile de la livrare.

Analiza incasarilor din perioadele trecute evidentiaza urmatoarele:

30 % din creante sunt incasate in luna livrarii (luna curenta);

60 % din creante sunt incasate in luna viitoare livrarii marfurilor (luna a doua);

10 % din creante se incaseaza in luna a treia de la livrare.

Obtinerea produselor de mic mobilier se face imediat ce acestea sunt cerute de piata, aprovizionarea materiilor prime, materialele necesare producerii micului mobilier este suficient sa se realizeze in luna anterioara livrarii produselor. Ponderea costurilor cu materii prime si materiale si a altor aprovizionari din exterior este de 50 % din cifra de afaceri. Termenii in care au fost finalizate contractele cu furnizorii firmei Alfa permit acesteia sa-si achite datoriile comerciale cu o luna de intarziere de la receptia produselor aprovizionate. Astfel, daca vanzarile de mic mobilier sunt in luna septembrie de 5.000 mii EURO, atunci platile reprezentand contravaloarea aprovizionarilor de 2.500 mii EURO, pentru cumpararile receptionate in luna august, se vor efectua in luna septembrie.

Bugetul de trezorerie cuprinde si platile necesare pentru salarii, chirii, impozite, alte active.

In 25 iulie si 25 octombrie firma trebuie sa plateasca impozitele de 1.000 mii EURO, respectiv 1.200 mii EURO. De asemenea, in luna septembrie trebuie sa vireze 6.000 mii EURO pentru achizitionarea unei masini universale de tamplarie.

Se impune stabilirea necesitatilor financiare, adica stabilirea necesarului de numerar a firmei Alfa, in perioada iulie - decembrie, in conditiile in care:

la inceputul lunii iulie exista un disponibil in firma de 4.000 mii EURO;

este important ca sa existe in permanenta un disponibil de 3.000 mii EURO.

Pentru aceasta se intocmeste bugetul de trezorerie a firmei Alfa aferent perioadei iulie - decembrie, formatul bugetului de trezorerie cuprinzand urmatoarele parti:

Vanzari si angajamente;

Incasari si plati din disponibil;

Disponibil sau necesar de numerar.

Pentru intocmirea bugetului de trezorerie se mentioneaza urmatoarele:

desi bugetul se intocmeste pentru perioada iulie - decembrie este necesar sa se aibe in vedere vanzarile (cifra de afaceri) si achizitiile din mai - iunie pentru a stabili disponibilul de colectat si platile de efectuat din disponibil in lunile iulie - august;

ipotetic se stabileste ca in luna iulie exista la inceput de luna un disponibil de 4.000 mii EURO;

surplusul de disponibil constituie trezoreria activa a firmei, iar necesarul de numerar este trezoreria pasiva, adica nevoia de credite;

amortizarea mijloacelor fixe nu apare in bugetul de trezorerie decat indirect, prin efectul pe care il are asupra impozitului pe profit datorita deductibilitatii ei;

Aceasta pentru ca desi amortizarea este o cheltuiala, ea nu reprezinta iesire de numerar.

in situatia prezentata s-a luat in analiza ultima zi a fiecarei luni, dar trebuie avut in vedere ca zilele unei luni nu sunt uniforme din punct de vedere a intrarilor si iesirilor de disponibil, putand aparea situatii de criza in interiorul unei luni;

De exemplu, daca platile trebuie efectuate in data de 15 a lunii, dar colectarile mai importante apar in a doua parte a lunii, poate aparea in data de 15 a lunii un necesar (deficit) de numerar, neavand disponibilul necesar platilor scadente, cu toate ca la sfarsitul lunii poate exista surplus de disponibil. In astfel de situatii se recomanda un buget de trezorerie zilnic care sa prezinte necesarul de finantat a fiecarei zile.

nu au fost luate in considerare dobanzile aferente creditelor angajate in luna septembrie si octombrie, dar nici veniturile financiare aferente investitiei in valori mobiliare din lunile iulie, august;

necesarul de numerar (normativul) stabilit in prealabil a fost considerat la nivel constant  in intreaga perioada, insa el poate sa difere de la luna la luna, se poate modifica in timp sub influenta factorilor sezonieri, a schimbarilor pe termen lung in procesul de productie al unei firme.

In exemplul luat, firma Alfa putea sa mentina ca necesar de numerar o suma mai mare pentru lunile august, septembrie, iar pentru celelalte luni un normativ al disponibilului mai mic.

Stabilirea unui normativ al disponibilului, a unui necesar de numerar este importanta pentru ca firma:

sa profite de avantajul unor situatii favorabile ivite in afaceri;

sa-si mentina pozitia privitor la credite;

sa poata beneficia de reducerile comerciale ce i se ofera;

sa faca fata unor urgente.

Reducerea necesarului de numerar se poate realiza daca:

firma este capabila sa-si sincronizeze iesirile si intrarile de numerar;

se apeleaza la platile preautorizate, adica firma convinge clientii - mai ales daca este cazul unor volume mari si sume mici de incasat - sa accepte platile preautorizate care asigura firmei sa incaseze lunar de la client o suma fixa prin debitarea automata de banca, de obicei lunar, a contului clientului cu acea suma;

firma detine valori mobiliare cu scadenta mica ce pot fi vandute in timp foarte scurt la pretul de piata cotat, etc.

datele determinate sunt previziuni care pot diferii de cifrele efective de vanzari, achizitii, incasari, plati, ceea ce inseamna ca si nivelele previzionate ale deficitelor si surplusurilor de disponibil pot diferi de cele efective.

Se impune ca firma Alfa, din motive prudentiale, sa negocieze un credit mai mare decat nivelul previzionat.

Buget de trezorerie a firmei Alfa perioada iulie - decembrie

mii EURO

Specificatie	Mai	Iun.	Iul.	Aug.	Sept.	Oct.	Nov.	Dec.
I. Vanzari si angajamente
Cifra de afaceri (bruta)
COLECTARI Luna curenta
Luna a doua
Luna a treia
Total sume de colectat
Achizitionari
Plati cu o luna intarziere			Lucrare: Legea Stefan-Boltzmann Document online: Trunchiul de piramida hexagonala regulata
II. Incasari si plati
Total sume de colectat (rd. 5)
PLATI Achizitii (rd. 7)
Salarii
Chirie
Alte cheltuieli
Impozite
Plata mijlocului fix
Total plati
Castig (sau pierdere) de numerar net (rd. 8 - rd. 15
III. Disponibil sau necesar de numerar
Disponibil la inceput de luna
Disponibil cumulat (rd. 16 + rd. 17)
Necesar de numerar (normativ)
Surplus de disponibil sau necesar de numerar (rd. 18 - rd. 19)

Pentru a stabili sumele colectate pentru luna curenta (rd. 2) se are in vedere cifra de afaceri (bruta) a lunii, ajustata cu procentul de incasare de 30 % si cu procentul scontului de 5% care se acorda pentru incasarile din primele 10 zile de la livrare.

Astfel, sumele de pe rd. 2 vor fi :

Sumele colectate in luna a doua de la livrari (rd. 3), respectiv sumele de incasat din vanzarile lunii precedente se stabilesc aplicand la cifra de afaceri (bruta) a lunii precedente procentul de incasare de 60 %, dupa cum urmeaza:

Pentru luna a treia (rd. 4) sumele de incasat din vanzarile realizate cu doua luni inainte se determina prin inmultirea cifrei de afaceri inregistrata cu doua luni inainte cu procentul de incasare a creantelor de 10 %, rezultand urmatoarele date pentru:

Datoriile (rd. 6) din achizitionarea materiilor prime, materialelor si a altor utilitati necesare procedurii bunurilor sunt angajate in luna anterioara livrarii, ponderea acestora fiind de 50 % din cifra de afaceri (bruta) si anume:

Datoriile angajate pentru aprovizionari din exterior potrivit contractelor incheiate vor fi platite cu o luna intarziere (rd. 7). Astfel, datoria de 2.500 mii EURO angajata in luna precedenta va fi achitata in luna curenta, dupa cum urmeaza:

Dupa stabilirea primei parti a bugetului de trezorerie se trece la intocmirea partii a doua. Total sume de colectat de pe rd. 8 sunt valorile stabilite pe rd. 5. Platile pentru achizitii de pe rd. 9 reprezinta sumele de pe rd. 7 , anume ceea ce plateste firma in contul aprovizionarilor din luna anterioara. Alte plati efectuate de firma sunt evidentiate pe rd. 10 - 14, iar totalul platilor  aferente lunilor iulie - decembrie pentru care se intocmeste bugetul de trezorerie sunt redate in rd. 15.

Diferentele intre incasari si plati (rd. 8 - rd. 15) constituie disponibilul, respectiv castigul sau pierderea de numerar din luna respectiva (rd. 16):

In partea a treia a bugetului de trezorerie a firmei Alfa se va stabili la sfarsitul fiecarei luni disponibilul sau necesarul de numerar in conditiile in care firma nu apeleaza la credite. Pentru aceasta se determina mai intai disponibilul la fiecare inceput de luna (rd. 17) in ipoteza in care firma Alfa detine la 1 iulie un disponibil de 4.000 mii EURO. Pentru lunile urmatoare disponibilul la inceput de luna va fi determinat prin cumularea disponibilului de la inceputul lunii precedente cu disponibilul din luna precedenta, rezultand, de fapt, un disponibil cumulat al lunilor precedente:

Disponibilul cumulat (rd. 18) al fiecarei luni se determina adunand la disponibilul de la inceput de luna (rd. 17) castigul (sau pierderea) de numerar al lunii respective (rd. 16), in conditiile in care firma nu angajeaza credite:

Potrivit normativelor firmei, necesarul de numerar care ar trebui sa existe in permanenta in firma este de 3.000 mii EURO (rd. 19).

In astfel de conditii se poate stabili surplusul de disponibil sau necesarul de numerar, la fiecare sfarsit de luna (rd. 20), acestea constituind valori cumulative ale fiecarei luni.

Analizand datele previzionate in bugetul de trezorerie al perioadei iulie - decembrie se constata:

surplus de disponibil in lunile iulie si august;

un deficit de trezorerie, un necesar de numerar in lunile urmatoare.

Surplusul de disponibil din luna iulie si august determinat de activitatea lunilor precedente, de incasarile si platile angajate si onorate de firma da posibilitate firmei sa poata investi in valori mobiliare purtatoare de dobanda, insa numai pe termen scurt, anume cu scadenta in luna septembrie. Aceasta intrucat in luna septembrie prin achizitionarea masinii universale de tamplarie cu scadenta la plata celor 6.000 mii EURO in aceasta luna, dar si datorita unor plati mai mari decat incasarile lunii septembrie cu 290 mii EURO [(4.610 - (10.900 - 6.000) = 290 mii EURO)], firma va trebui sa vanda valorile mobiliare pentru a-si onora la scadenta datoriile lunii septembrie, in plus sa angajeze un credit de la banca de 4.175 mii EURO. Angajarea creditului de la banca se impune a fi negociata anterior lunii septembrie in conditii cat mai favorabile si cu posibilitatea rambursarii acestuia din orice surplus de disponibil generat de activitatea lunilor octombrie - ianuarie a anului urmator.

Luna octombrie constituie luna de varf in activitatea firmei Alfa, aducand un maxim a cifrei de afaceri (de 7.000 mii EURO), insa in ceea ce priveste necesarul de numerar al firmei acesta creste, trebuind angajat in luna octombrie) un nou credit de 405 mii EURO pentru ca firma sa-si achite datoriile scadente. In luna octombrie creditul firmei Alfa va fi de 4.580 mii EURO. Abia in lunile noiembrie si decembrie, prin incasarile realizate atat din vanzarile lunii octombrie, dar si din cele ale lunilor noiembrie si decembrie se obtine surplusul de disponibil necesar rambursarii creditului. Suma posibila de rambursat, astfel incat sa nu fie afectate platile scadente in lunile septembrie - decembrie, este 4.370 mii EURO (4.580 - 210 = 4.370 mii EURO), la sfarsitul lunii decembrie firma inregistrand un credit nerambursat de 210 mii EURO.

BIBLIOGRAFIE SELECTIVA