Procesul comunicarii - abordare strategica; factori si etape

Procesul comunicarii - abordare strategica; factori si etape

Strategia semnifica planul pentru atingerea unui anumit tel sau obiectiv; pregatirea unei strategii de comunicare necesita atat abilitati mentale cat si perceptive.

In cea ce priveste comunicarea, indiferent ce actiune se incearca a se intreprinde, a raspunde la urmatoarele sase simple intrebari va conferi procesului mai multe sanse de succes si va face sarcina mai usoara ( vezi TABELUL 1 ).

TABELUL 1 Intrebari cheie in cadrul procesului comunicarii

De ce? (scopul)

De ce comunic?

Care este scopul meu real de a scrie sau vorbi?

Ce sper eu sa realizez? O schimbare de atitudine? O schimbare de opinie?

Care este scopul meu? Sa informez? Sa influentez? Sa conving? Sa fraternizez cu cineva?

Cine? (interlocutorul)

Cine este cu precizie receptorul mesajului meu?

Ce fel de persoana este? Ce personalitate are? Educatie? Varsta? Statut social?

Cum va reactiona la continutul mesajului meu?

Ce stie el despre continutul mesajului meu? Mult? Putin? Nimic? Mai mult sau mai putin  decat mine?

Unde si cand ? (locul si contextul)

Unde va fi interlocutorul cand va primi mesajul meu? Care elemente ale mesajului meu nu sunt bine cunoscute, astfel ca va fi nevoie sa-i reamintesc faptele?

In ce moment soseste mesajul meu? Pot raspunde la o problema ridicata de interlocutor? Sau mesajul meu va reprezenta prima informatie pe care interlocutorul o va auzi despre problema respectiva? Eseu: Rezolvarea numerica a sistemelor de ecuatii liniare Referat: Proiect didactic - activitate matematica - recunoasterea sirului crescator si descrescator

Care este relatia mea cu ascultatorul? Este mesajul meu un motiv de controversa intre noi? Atmosfera este incarcata sau cordiala?

Ce ? (subiectul)

Ce vreau exact sa spun?

Ce as dori sa spun?

Ce doreste el sa stie?

Ce informatii pot omite?

Ce informatii pot da pentru a fi: clar; concis, amabil, constructiv, corect, complet?

Cum ? (tonul)

Cum voi comunica mesajul meu? In cuvinte? In imagini? In cuvinte sau imagini? Ce cuvinte? Ce imagini?

Ce mod de comunicare va fi mai apreciat? Scris sau vorbit? O scrisoare, o discutie personala sau un interviu?

Cum voi organiza informatiile pe care vreau sa le transmit? Voi folosi o prezentare deductiva sau voi utiliza o prezentare inductiva?

Cum voi realiza efectul dorit? Ce ton voi folosi pentru a-mi realiza obiectivul? Ce cuvinte voi folosi sau evita pentru crearea unei atmosfere potrivite?

In abordarea procesului comunicarii trebuie avut in vedere ca modul de desfasurare a acestuia este influentat de o serie de FACTORI din mediu, motiv pentru care comunicarea nu trebuie privita ca un fenomen izolat si lipsit de complexitate. Modalitatea in care fiecare percepe lumea, se comporta, comunica este unica. Experientele fiecaruia sunt unice, unicitatea fiind conferita de limba, sistemul social, politica, religia, atitudinile si crezurile, educatia, fondul cultural al fiecarei persoane. Stilul in care o persoana comunica, adica vorbeste, asculta, scrie, citeste, gandeste, se misca, etc. reflecta fondul cultural al acesteia si bineinteles fondul cultural determina stilul de comunicare.

Limba in care o persoana a invatat sa vorbeasca ii confera acesteia un anumit mod de a-si clasifica experientele. Cand acea persoana observa un lucru in mediul sau, ii pune acestuia o eticheta, adica il califica bazandu-se pe experienta sa anterioara si pe sistemul lingvistic aflat la dispozitie.

Sistemul social - relatiile interpersonale determina in buna masura stilul de comunicare al unui individ. Fiecare trateaza alte persoane corespunzator modului in care percepe relatia sa cu acestea. Membri familiei, prietenii apropiati, colegii de munca, superiorii, diversele cunostinte, ofiterul de politie, etc. au fiecare un anume efect asupra modului de comunicare al unei persoane. Respectiva persoana va folosi diferite cuvinte si diferite tonalitati ale vocii, va arata diferite niveluri ale respectului in functie de cel cu care comunica.

Religia ofera multor oameni o perspectiva a motivului pentru care acestia exista. Daca o persoana simte ca orice face pe pamant are un scop, probabil ca crede in existente divine. In momentul in care respectiva persoana "traieste cu frica lui Dumnezeu" probabil ca va trata alte persoane in felul in care doreste sa fie tratata la randul sau. Fiecare religie se bazeaza pe aceasta premisa, fie ca este vorba de cele zece porunci, de etica protestanta, de Karma ori de invataturile Coranului.

Atitudinile - despre atitudini se spune ca sunt influentate intr-un anumit mod de religie. Fiecare a dobandit anumite atitudini in legatura cu timpul, bogatia, munca, realizarile si diferite alte aspecte ale vietii. Aruncand o privire asupra unei societati putem probabil concluziona ca majoritatea oamenilor ce o constituie au atitudini similare in raport cu sus-amintitele aspecte ale vietii si de asemeni ca impart o anumita afiliatie religioasa. In general, in tarile unde oamenii cred ca au putin control asupra destinului lor exista saracie; in tarile unde oamenii isi asuma responsabilitatea propriilor vieti exista o mai buna distributie a bogatiei.

Educatia are de cele mai multe ori ca rezultat o anumita indemanare in comunicare. Abilitatile de a citi, scrie, vorbi, asculta, gandi sunt dezvoltate in scoala. Sistemul educational in care o persoana isi dezvolta aceste indemanari este proiectat pentru a promova anumite norme culturale. Ca rezultat, educatia este in asa fel conceputa incat sa dezvolte acele indemanari in comunicare care sunt acceptate in societate.

Tehnologia - indemanarile, tehnicile, programele, masinile si altele sunt parti ale tehnologiei societatii sau modalitatile acesteia de a indeplini anumite obiective. Oamenii folosesc sau sunt afectati de radio, televiziune, computere in fiecare zi. Aceste instrumente au simplificat mult comunicarea si prezinta multe optiuni asupra modului de transmitere si receptie a mesajelor.

Politica. Sistemul politic in care o persoana a fost educata ofera anumite norme si linii orientative asupra modului de comunicare.

Legea care guverneaza societatea modeleaza in mod semnificativ comportamentul fiecarui individ. Fiecare stie ca exista un pret pentru rostirea sau tiparirea oricarui lucru care este fie incorect, fie neplacut altora.

Combinatia tuturor acestor componente constituie cultura si influenteaza modul in care o persoana traieste, se comporta si comunica.

Procesul comunicarii implica mai multe ETAPE: formarea unei idei, stabilirea scopului, alegerea modului de transmitere, codificarea mesajului, transmiterea mesajului, decodificarea mesajului de catre receptor, transmiterea de catre receptor a mesajului de raspuns.

Formarea ideii este cauzata de unul sau mai multe dintre milioanele de posibili stimuli ai mediului inconjurator. De exemplu, un negociator se simte frustrat de faptul ca translatorul din cadrul unei sedinte de negocieri nu traduce corespunzator si astfel constientizeaza ca ar prefera ca translatorul sa fie eliminat si discutiile sa se poarte intr-o limba neutra; deci ideea a fost formata si urmeaza a fi exprimata in cuvinte; frustrarea a cauzat creativitate; s-a gasit o solutie problemei; acum negociatorul are o alta problema- sa transmita mesajul partenerului de la masa negocierilor.

Stabilirea obiectivului trebuie facuta dupa ce a fost formata ideea si s-a decis transmiterea unui mesaj. Obiectivul presupune ceea ce se spera a se infaptui. In exemplul de mai sus obiectivul negociatorului este acela de a se putea exprima direct fara a apela la serviciile translatorului. Daca acesta se afla intr-o pozitie de pe care poate sa-i ceara efectiv partenerului sa convina sa renunte la translator, se spune ca apeleaza la o strategie "tell". Daca va trebui sa-l convinga ca respectivul demers ar avea rezultate favorabile pentru ambele parti, va trebui sa apeleze la o strategie "sell" (adica va trebui sa-i vanda ideea ).

Alegerea modului de transmitere trebuie hotarata inainte de conceperea mesajului. Bineinteles ca o persoana trateaza un mesaj diferit in functie daca este scris sau transmis oral. Un mesaj vorbit poate avea un feed-back mai rapid decat unul scris. De asemeni, transmitatorul unui mesaj oral are oportunitatea de a face corectii in cazul in care mesajul e receptionat in alt mod decat cel intentionat.

Codificarea mesajului. Intrucat "intelesurile se afla in oameni si nu in cuvinte, "trebuie alese simbolurile care sa reprezinte ideea; simbolurile cele mai frecvent alese sunt cuvintele. Acest proces de desemnare a unor cuvinte unor anumite intelesuri este cunoscut sub denumirea de codificare. Este foarte importanta selectarea cu atentie a cuvintelor intrucat acelasi cuvant poate lua diferite semnificatii la diferite persoane. In codificarea unui mesaj o importanta deosebita trebuie acordata alegerii cuvintelor care trebuie sa fie concrete si nu abstracte, cunoasterii fondului cultural , varstei, educatiei, profesiei si a altor caracteristici ale receptorului. Un alt aspect ar fi acela de a alege cuvintele potrivite situatiei in functie de motivul pentru care se transmite un mesaj. De exemplu, se vor utiliza cuvinte mai convingatoare atunci cand se incearca sa se inoculeze cuiva o idee decat atunci cand doar se semnaleaza niste fapte. Nu mai putin importanta e buna organizare a mesajului, claritatea, coerenta.

Transmiterea mesajului se efectueaza dupa ce acesta a fost conceput.

Decodificarea mesajului revine persoanei cu care se comunica, adica cea careia i s-a transmis un mesaj si inseamna acordarea unui inteles respectivului mesaj, interpretarea simbolurilor. Atunci cand receptorul decodifica mesajul, sensul acordat va depinde de capacitatea acestuia de a intelege contextul in care mesajul a fost transmis, de experienta cu mesaje similare, de abilitatea de surmonta bariere si dificultati in comunicare.

Feed-back-ul. in general, atunci cand se transmite un mesaj care a fost receptionat de persoana careia i-a fost destinat, se asteapta un raspuns; acesta poarta denumirea de feed-back.