Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii materialelor

Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii materialelor

a)     N.I.R.-ul serveste ca : document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru incarcare in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatte la receptie, document justificativ de inregistrare in contabilitate.

b)    Bonul de consum  Serveste ca:

document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai multor materiale, dupa caz;

document justificativ de scadere din gestiune;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in evidenta contabila in partida simpla.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de calcul.
Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de consum.
In situatia cand materialul solicitat lipseste din depozit, se procedeaza in felul urmator:
- in cazul bonului de consum se completeaza spatiul urmator cu denumirea materialului inlocuitor, dupa ce, in prealabil, pe verso formularului se obtin semnaturile persoanelor autorizate sa aprobe folosirea altor materiale decat cele prevazute in consumurile normate;
- in cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului inlocuit si se semneaza de aprobare a inlocuirii, in dreptul randului respectiv. Dupa inscrierea denumirii materialului inlocuitor se intocmeste un bon de consum separat, aplicandu-se un semn distinctiv (in cazul unitatilor economice) sau materialul inlocuitor se inscrie pe un rand liber in cadrul aceluiasi bon de consum.
In bonul de consum, coloanele 'Unitatea de masura' si 'Cantitatea necesara' de pe randul 2 se completeaza in cazul cand se solicita si se elibereaza din magazie materiale cu doua unitati de masura.
Daca operatiile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate in timpul inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere trebuie sa inscrie pe documentul respectiv mentiunea 'predat in timpul inventarierii'.

Circula:
- la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare);
- la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul materialelor inlocuitoare la unitatile economice;
- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele (ambele exemplare);
- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare).
La unitatile economice, exemplarul 1 circula la contabilitatea materialelor, ca document de scadere din gestiune, iar exemplarul 2 serveste la inregistrarea in contabilitate a costurilor.
La institutii publice, exemplarul 2 ramane la emitent.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

c)     Aviz de insotire a marfii : Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie , executat pe hartie autocopiativa securizata. Serveste ca :

Document de insotire a marfii pe timpul transportului ;

Document ce sta la baza intocmirii facturii fiscale ;

Dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta;

Document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleasi unitati in cazul transferului ;

Eseu: Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor Document online: UCM RESITA - piata tinta - strategii de intrare pe piata

Circula la :

furnizor ;

la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului , pentru semnare de primire (ex. 1) ;

la compartimentul financiar-contabil , atasat la factura(ex. 3) ;

la cumparator ;

la magazie , pentru incarcarea de gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptiesi dupa consemnarea rezultatelor(ex.1) ;

la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate sintetica si analitica, atasat la factura ;

d)    Dispozitie de livrare    

Serveste ca :

Document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii ;

Document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare ;

Document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii fiscale , dupa caz .

Circula:
- la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare);
- la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2).

Se arhiveaza: - la magazie (exemplarul 1);
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- denumirea furnizorului;
- numarul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusa; cantitatea livrata; pretul unitar;
- semnaturi: intocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor.

e)     Fise de magazie

Serveste ca:

document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale;

sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, si se completeaza de gestionar sau de persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, la iesiri si stoc.

f)      Fise de magazie a formularelor cu regim special

Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie, executat pe carton securizat.

Serveste ca :

Document de evidenta a intrarilor , iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare , evidenta si urmarire ;

Document de evidenta a formularelor anulate ;

Sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.