Managementul departamentelor functionale (departamentul marketing-vinzari, administrativ si financiar)

Managementul departamentelor functionale (departamentul marketing-vinzari, administrativ si financiar)

Activitatile de marketing-vinzari au caracter functional si se refera la comunicatia de baza, materialele publicitare, lansarea pe piata, crearea si difuzarea imaginii, mijloacele de comunicatie promotionala curenta, precum si la vinzarea personala. Acest departament este cosiderat vital pentru existenta programatica a hotelului, rezultatele muncii lui – mereu proiectata catre exterior prin cunoasterea si exploatarea tuturor pietelor existente si potentiale – asigura excelente rezultate financiare si atingerea obiectivelor propuse. [13, p.65]

Compartimentul de marketing are plasament in organigrama hotelului, el articuleaza la profilul si talia hotelului (hotel de afaceri), la obiectivele pe care si le-a propus, la intinderea si specificul spatiului economico-geografic in care actioneaza (centru orasului).

Departamentul de marketing-vinzari indeplineste urmatoarele functii:

1.     Studiul complex al pietei.

2.     Elaborarea politicii de produs.

3.     Elaborarea politicii de pret.

4.     Stabilirea canalelor de distributie si selectarea mijloacelor de vinzare.

5.     Dezvoltarea relatiilor publice.

Una dintre activitatile indeplinite in cadrul functiei studiul complex al pietei, este segmentarea pietei si pozitionarea pe piata:

a) segmentul turistilor practicanti a turismului de afaceri si reuniuni – reprezinta segmentul cel mai reprezentativ pentru hotel, atit din punct de vedere numeric cit si valoric. Ei ca scop derularea unor afaceri. Calatorii de afaceri reprezinta cea mai mare sursa de cerere de cazare. Aceasta cerere exista pe tot timpul anului, dar se inregistreaza o scadere in timpul lunilor de vara. Turistii din aceasta categorie care se cazeaza la hotel se clasifica: - persoane individuale care calatoresc singuri ; - persoane de afaceri angajate la firme si care calatoresc frecvent; - delegatii comerciale participanti la conferinte.

In hotel se observa o legatura strinsa cu persoanele de afaceri din motiv ca este un hotel specializat in acest sens, dar si din faptul ca calatorind frecvent si naregulat ei au nevoie de un serviciu de cazare prompt, fara a fi nevoiti sa apeleze la procedurile lungi nacesare rezervarii. Ponderea ridicata a acestui segment de turisti este influentata in mod deosebit din cauza ca hotelul este destinat cazarii persoanelor din sfera business-ului. Iar plasamentul in centrul orasului in apropiere de cele mai importante institutii economice, ministere, ambasade si edificii ale organelor supreme de stat atrag clientii din aceasta categorie.

b) segmentul de turisti aflati in vizita cu scopuri profesionale (artisti, oameni de arta, pelerini) – reprezinta turisti straini si nationali sositi in capitala cu alte scopuri. Ei se caracterizeaza printr-un sejur de lunga durata.

c) calatorii de placere sunt persoanele care calatoresc pentru propria lor placere. Sosirea lor este predominant sezoniera si ei sunt atrasi de diverse festivaluri, evenimente culturale si sportive. Ei sunt sensibili la preturi. Printre calatorii de placere se numara: turistii autohtoni si calatorii straini independenti.

In functie de nationalitatea turistilor destingem doua categorii:

Segmentul turistilor autohtoni. Din categoria clientilor autohtoni pot fi mentionati agenti economici.

Segmentul turistilor straini ce detin o pondere mult mai mare au o influenta pozitiva asupra rentabilitatii hotelului. Pina in 2008 se observa o crestere semnificativa a numarului de innoptari a turistilor francezi si italieni, iar ponderea cea mai mare ii revinea turistilor din Germania.

% de venituri in dependenta de tara de origine din total venituri

Tabel intocmit de catre autor conform datelor obtinute de la hotel

Compartimentul de marketing al hotelului este incadrat cu patru specialisti in marketing: manager pe compartimentul de marketing si trei subordonati ai sai. Compartimentul se structureaza pe sectoare, dupa specificul activitatilor de marketing: cercetari, programe, analize, publicitate, distributie, vinzari, servicii si aceste sectoare sunt nemijlocit subordonate managerului pe compartiment. Fiecarui specialist ii revine un anumit sector de activitate si respective atributii necesare pentru implimentarea obiectivelor stabilite. Cel mai important rol ii revine managerului pe compartiment. El are urmatoarele atributii functionale:

- are responsabilitatea reprezentarii hotelului in relatiile cu tertii;

- se ocupa de crearea imaginii de marca a complexului hotelier;

- adopta decizii strategice, cele operative revenind subalternilor;

- elaboreaza obiectivele pe termen lung;

- planifica si monitorizeaza activitatile compartimentului;

- realizeaza periodic analize ale structurilor vinzarilor;

- are responsabilitatea redactarii impecabile a materialelor de reprezentare a hotelului si a programelor realizate pentru vinzare;

- poarta corespondenta cu partenerii interni si externi majori si cu autoritatile;

- concepe programe de promovare, in colaborare cu ceilalti angajati ai compartimentului respective, si le supune aprobarii directorului;

- urmareste realizarea conform strategiei stabilite a campaniilor de promovare;

- propune modalitati optime de publicitate si bugetele necesare;

- asigura compartimentul cu un numar de angajati corespunzator necesitatilor;

- motiveaza si creaza conditii de evaluare si promovare a personalului;

- creaza un climat favorabil pentru angajati.

Departamentul administrativ si financiar regrupeaza serviciile aprovizionare, personal, contabil.

Serviciul aprovizionare. Responsabilitatea comenzilor transmise furnizorilor si gestiunea stocurilor revine serviciului aprovizionare. Aprovizionarea este un ansamblu de operatii care ii permit hotelului sa dispuna in permanenta de bunurile si serviciile provenind din mediul commercial. In cadrul hotelului serviciul aprovizionare centralizeaza toate comenzile emise de catre diferitele servicii ale hotelului. Nici un sef de departament nu poate sa transmita comenzile direct furnizorilor.

Seful serviciului aprovizionare, negociaza conditiile de plata, asigura urmarirea comenzilor pina la livrare si este singurul indreptatit sa adreseze reclamatii furnizorilor. Coordonatorul acestui compartiment este un specialist si bun cunoscator al conceptelor moderne legate de depozitarea, pastrarea si conservarea marfurilor, dar si a tehnicilor de evaluare a pietelor si furnizorilor. El determina necesarul de materii prime, materiale si ustensile necesare desfasurarii activitatii hoteliere in conditii optime. In acest scop, se incheie contracte de aprovizionare cu furnizorii alesi, se receptioneaza marfurile, care ulterior se depoziteaza, iar apoi se gestioneaza prin distribuire catre colaboratorii aflati in diferitele sectoare ale hotelului. Selectia furnizorilor este precedata de alegerea produselor. Selectia furnizorilor este pregatita de catre serviciul aprovizionare, dar decizia definitiva apartine directorului hotelului, asistat de catre contabilul sef si seful departamentului caruia ii este destinat produsul.

Serviciul contabilitate. Acesta este compartimentul care inregistreaza toate datele activitatii financiare, sub toate aspectele ei gestionare si patrimoniale, de la intocmirea bugetului previzionat si pina la controlul intregii activitati economice. Directorul economic, cu ajutorul unei retele de analize, previziuni, documente contabile si bilanturi, care nu lasa loc improvizatiilor sau aproximarilor, intocmeste rapoarte zilnice, lunare, semestriale si anuale. Aceste rapoarte sunt adevarate “barometre” pentru conducatorii diferitelor compartimente si pentru directorul general, oferindu-le suportul exact pentru luarea viitoarelor decizii.

In hotel , serviciul contabilitate regrupeaza urmatoarele compartimente: casa-facturare, casieria generala, controlul incasarilor, debitori, furnizori, trezorerie. Dupa ce inregistreaza toate prestatiile furnizate clientilor, compartimentul casa-facturare asigura incasarea notei de plata. Casieria generala primeste incasarile zilnice de la compartimentul casa-facturare si de la celelalte puncte de vinzare din hotel (rol de banca interna). Controlul incasarilor garanteaza realitatea vinzarilor inregistrate. Compartimentul debitori efectueaza inregistrarea contabila a creantelor constituite pe seama clientilor care nu achita serviciile la parasirea hotelului si asigura urmarirea lor. Compartimentul furnizori inregistreaza, controleaza si urmareste platile efectuate de hotel. Trezoreria este responsabila de inregistrarea si controlul operatiunilor bancare si de casa. Ea verifica depunerile la banca ale casieriei generale si asigura virarea sumelor datorate furnizorilor, precum si plata personalului.

Serviciul personal. Acest compartiment controleaza si pune la punct actele angajatilor hotelului, incasarile salariale sau procedurile de angajare si licentiere. Serviciul personal a devenit astazi extrem de productiv in viata hotelului. Condus de catre un director de resurse umane, compartimentul incearca sa valorifice la maximum potentialul fiecarui lucrator, angajat pe baza unei selectii riguroase. Scopul final este obtinerea unui personal antrenat, puternic motivat, constient de rolul sau in construirea imaginei Casei, acest scop fiind indeplinit in cadrul comlexului hotelier.