Principii legate de prioritati

Prioritatile nu sunt fixe.

Prioritatile sunt intr-o perpetua miscare si cer atentie. H. Ross Perot a spus ca orice lucru excelent sau demn de lauda sta in permanenta pe muchie de cutit si trebuie luptat mereu pentru el. Prioritatile bine alese stau intotdeauna “pe muchie de cutit”.

Pentru a sti mereu care iti sunt prioritatile:

•Evalueaza: Trebuie sa-ti treci in revista lunar factorii C,P,R (Cerinte, Profit si Recompense).

•Elimina: Intreaba-te: ”Ce anume din ceea ce fac poate fi rezolvat de altcineva?”.

•Estimeaza: Care sunt proiectele cele mai importante pe care le desfasori in aceasta luna si care este termenul de rezolvare a lor?

Principiu: Nu abuza de ideea ca practic totul este lipsit de importanta.

Ador acest principiu. Este putin exagerat, dar trebuie enuntat. William James a spus ca arta de a fi intelept este “arta de a sti ce sa treci cu vedere”. Lucrurile marunte si neinteresante ne “mananca” mult timp. Prea multi sunt oamenii care traiesc pentru idealuri gresite.

Dr.Anthony Campolo mentioneaza un studiu sociologic in care cincizeci de oameni trecuti de nouazeci si cinci de ani au avut de raspuns la urmatoarea intrebare: ”Daca ati putea sa va traiti din nou viata, ce ati face altfel decat ati facut?”. Era o intrebare care lasa loc la multe discutii si intervievatii, oameni care depaseau varsta senectutii au dat o multitudine de raspunsuri. Dintre acestea, totusi, trei au revenit cu o oarecare frecventa, predominand intre rezultatele studiului. Aceste trei raspunsuri au fost:

Daca ar fi s-o iau de la capat, as reflecta mai mult.

Daca ar fi s-o iau de la capat, as risca mai mult.

Daca ar fi s-o iau de la capat, as face mai multe lucruri care ar ramane si dupa moartea mea.

O tanara violonista a fost intrebata care este secretul succesului ei. Ea a raspuns: “Neglijarea planificata”. Apoi a explicat: “Cand eram eleva, existau multe lucruri care imi ocupau timpul. Cand ma duceam in camera mea dupa micul dejun, imi faceam patul, stergeam praful si faceam tot felul de lucruri care imi cadeau sub ochi. Apoi, ma grabeam sa incep sa exersez la vioara. Am constatat ca nu progresam deloc asa cum as fi dorit, asa ca am inversat ordinea activitatilor. Pana la incheierea perioadei de exersat am neglijat orice altceva. Cred eu ca acest program de neglijare planificata mi-a asigurat succesul”.

“Bine” este dusmanul lui “cel mai bine”.

Majoritatea oamenilor sunt capabili sa stabileasca o ordine a prioritatilor atunci cand trebuie sa aleaga intre lucruri bune sau rele. Problemele apar atunci cand ne gasim in fata a doua optiuni bune. Ce putem face in acest caz? Ce se intampla daca ambele alternative raspund multumitor intrebarilor legate de cerinte, profit si satisfactie?

Cum sa taiem nodul gordian dintre doua optiuni bune?

•Intreaba-ti superiorul sau colegii ce preferinte au.

•Poate vreuna dintre aceste optiuni sa fie rezolvata de altcineva? Daca da, insarcineaza acea persoana cu solutionarea ei si ocupa-te de cea care este numai de competenta ta.

•Care dintre optiuni aduce beneficii mai mari clientului tau? De prea multe ori suntem aidoma acelui negustor atat de obsedat de curatenia din pravalia lui incat nu descuia niciodata usa din fata. Adevaratul motiv pentru care deschidem un magazin este sa intre clientii in el, nu sa-l tinem curat!

•Discerneti intre cele doua alternative avand in minte scopul organizatiei.

Paznicul unui far care se gasea pe o fasie stancoasa de pamant isi primea lunar rezerva de ulei care asigura functionarea farului. Nefiind foarte departe de tarm, avea musafiri destul de des. Intr-o noapte, o femeie din sat l-a rugat cu insistenta sa-i dea putin ulei ca sa-si incalzeasca casa. Alta data, un preot i-a cerut niste ulei pentru lampa. Altcineva avea nevoie si el de putin ulei ca sa-si unga roata. Cum toate cererile pareau justificate, paznicul a incercat sa faca pe plac tuturor si sa le indeplineasca rugamintile. Spre sfarsitul lunii, el observa ca rezerva de ulei era pe sfarsite. Dupa putin timp n-a mai fost nici un pic de ulei si farul s-a stins. In acea noapte s-au scufundat multe corabii si s-au pierdut multe vieti omenesti. In timpul investigatiei intreprinse de autoritati, paznicul farului s-a aratat plin de cainta. La scuzele si lamentarile lui, i s-a raspuns: “Ti s-a dat ulei pentru un singur scop: sa tii aprins acel far!”

Analiza: Studiu de caz asupra familiei - chestionare si raspunsuri pentru parinti si copii Referat: Cand intervine Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului?

Nu le poti avea pe toate.

Ori de cate ori fiul meu, Joel Porter, intra cu mine intr-un magazin, eu ii spuneam: “Nu poti sa cumperi totul”. La fel ca multi alti oameni, si lui ii era foarte greu sa renunte la unele lucruri. Nouazeci si cinci la suta din realizarile noastre se bazeaza pe a sti ce vrem. Cu multi ani in urma am citit aceasta poezie de William Hinson:

Acela ce un singur lucru urmareste negresit

Poate spera sa-l aiba pana-ntr-al vietii asfintit,

Dar cel ce lacom vrea sa aiba totul in ograda sa,

O stiva de regrete langa rod va aduna.

Un grup de oameni se pregateau de escaladarea varfului Mont Blanc din Alpii francezi. In seara dinaintea unei ascensiuni, ghidul francez le-a facut cateva recomandari care sa-i ajute sa-si incheie cu succes expeditia. El le-a spus: “Daca vreti sa ajungeti in varf, trebuie sa luati cu voi numai echipamentul strict necesar pentru urcus. Trebuie sa lasati jos toate accesoriile inutile. Este un urcus dificil”.

Un tanar englez i-a nesocotit sfaturile si in dimineata urmatoare a aparut cu o patura viu colorata si destul de grea, cateva calupuri mari de branza, o sticla de vin, cateva aparate foto atarnate de gat si dotate cu diferite lentile si cateva tablete de ciocolata. Ghidul i-a spus: “N-o sa ajungi sus cu toate acestea. Nu trebuie sa-ti iei decat strictul necesar intr-o astfel de ascensiune”.

Dar, incapatanat, englezul s-a separat de grup, pornind inaintea celorlalti, pentru a le dovedi ca este in stare sa ajunga in varf. Restul grupului a pornit sub indrumarea ghidului si avand asupra lor doar strictul necesar. Pe drum, in timp ce urcau, au observat diferite lucruri care pareau sa fi fost lasate de cineva care urca, la fel ca si ei. Mai intai au gasit o patura viu colorata, apoi niste bucati de branza, o sticla de vin, niste accesorii foto si cateva tablete de ciocolata. In cele din urma, ajungand in varf au dat peste englez. Intelept, acesta se debarasase pe drum de tot ce nu era necesar.

Prea multe prioritati ne paralizeaza.

De cate ori nu ni s-a intamplat sa ne uitam disperati la biroul nostru plin ochi de note si hartii, sa auzim telefonul sunand si sa vedem cum se deschide usa – si toate acestea in acelasi timp! Tii minte sentimentul de stupoare care te cuprinde in astfel de cazuri?

William Hinson ne explica de ce dresorii de animale au asupra lor un scaunel atunci cand intra in cusca leilor. Nu le lipseste, desigur, nici biciul, iar la sold stau pistoalele. Dar nu uita niciodata sa-si ia cu ei scaunelul. Hinson afirma ca acesta este cel mai important instrument al dresorului. Tinandu-l de spatar, el ii indreapta cele patru picioare spre fata animalului salbatic. Cei care au studiat comportamentul animalelor afirma ca salbaticiunea incearca sa-si concentreze privirea asupra tuturor celor patru picioare in acelasi timp. Din aceasta cauza, animalul cade prada unui anume tip de paralizie, imblanzindu-se, devenind slab si neajutorat din cauza ca atentia lui este fragmentata. (Iata cum ajungem sa ne identificam cu leii!).

Intr-o zi, Sheryl, una din membrele cele mai active din echipa noastra, a venit sa-mi ceara ajutorul. Parea epuizata. Mi-a spus ca este suprasolicitata. Lista ei de “lucruri de facut” era prea lunga. I-am cerut sa-mi enumere toate proiectele de care raspundea. Impreuna am stabilit prioritatile. Nu voi uita niciodata sentimentul de usurare care i s-a intiparit pe fata atunci cand a vazut ca greutatea de pe umerii ei se micsora.

Daca esti supraaglomerat, fa o lista personala de prioritati pe o foaie de hartie pe care abia apoi sa i-o arati superiorului, care, la randul lui, va alege prioritatile pe care le considera oportune.

La sfarsitul fiecarei luni, imi planific si imi notez prioritatile pentru luna urmatoare. Impreuna cu Barbara, asistenta mea, planific aceste proiecte pe calendar. Lunar, ea se ocupa de sute de maruntisuri in locul meu. In schimb, daca ceva este Foarte important/Foarte urgent, ii comunic, si ea planifica acel lucru inaintea altora. Toti adevaratii lideri au invatat sa spuna Nu la ceea ce este bun pentru a spune Da la ceea ce este cel mai bun.

Atunci cand micile prioritati ne solicita prea mult, apar marile probleme.

Robert J. Mc.Kain a spus: “Motivul pentru care majoritatea telurilor majore nu se implinesc este faptul ca ne pierdem timpul dand prioritate lucrurilor de importanta secundara”.

Cu cativa ani in urma, un ziar anunta cu litere de o schioapa ca trei sute de balene au murit subit. Urmarind niste sardele, balenele s-au ratacit si au esuat intr-un golf. Frederick Broan Harris comenta: “Niste pesti mici au ademenit niste giganti ai marilor intr-un loc in care si-au gasit moartea Sfarsitul violent al acestora s-a datorat urmaririi unor scopuri marunte prin investirea unor energii mult prea mari in implinirea unor teluri nesemnificative”.

Adesea, in viata, maruntisurile sunt cele care ne pun piedici. Un exemplu tragic este prabusirea unui avion apartinand companiei aeriene Eastern Airlines in regiunea mlastinoasa Everglades, Florida. Avionul executa zborul 401, devenit celebru in urma evenimentului, de la New York la Miami si era plin cu pasageri care plecau in vacanta. In timp ce avionul se apropia de aeroportul din Miami unde trebuia sa aterizeze, becul care indica iesirea trenului de aterizare a incetat sa mai functioneze. Aparatul a facut cateva ocoluri mari pe deasupra mlastinilor in timp ce echipajul incerca sa verifice daca trenul de aterizare se blocase sau doar becul care indica functionarea acestuia era defect.

Cand inginerul de zbor a incercat sa scoata becul, a constatat ca acesta se urnea foarte greu si ceilalti membri ai echipajului i-au sarit in ajutor. In timp ce toti se ocupau de demontarea becului, nimeni nu a observat ca aparatul pierdea inaltime aterizand direct in mlastina. In urma impactului au murit zeci de oameni. In timp ce un echipaj cu experienta format din piloti cu o inalta pregatire isi pierdeau vremea cu un bec de saptezeci si cinci de centi, avionul si toti pasagerii lui se indrepta spre un sfarsit tragic si violent.

Termenele stranse si urgentele ne obliga sa stabilim prioritati.

Acest lucru este explicat astfel in Legea lui Parkinson: “Daca ai o singura scrisoare de scris, iti va trebui o zi intreaga ca sa o faci. Daca ai de scris douazeci de scrisori, le vei termina intr-o zi”.

Care este perioada din an cand muncesti cu cel mai mult spor? Saptamana dinaintea concediului! De ce nu putem sa ne organizam toata viata asa cum o facem in aceasta saptamana, cand luam decizii, facem ordine pe birou, dam toate telefoanele de raspuns? In conditii normale suntem eficienti (facem lucrurile corect). Cand suntem presati de timp sau apar urgente devenim eficace (facem numai ce trebuie). Eficienta este fundamentul supravietuirii. Eficacitatea este fundamentul succesului.

In noaptea de 14 aprilie 1912, marele transoceanic Titanic s-a zdrobit de un iceberg din Oceanul Atlantic si s-a scufundat, eveniment care s-a soldat cu mari pierderi de vieti omenesti. Una din povestirile cele mai stranii care au aparut in urma dezastrului a fost cea care avea loc intr-una din barcile de salvare, al carei personaj principal era o femeie.

Femeia a intrebat daca se poate intoarce in cuseta sa ca sa ia ceva, si i s-au acordat trei minute. Strabatand in goana coridorul, ea a calcat peste o gramada de bani si pietre pretioase care erau presarate gramada pe jos, acolo unde fusesera scapate in panica momentului. Chiar si in cuseta ei, femeia ignora total propriile ei bijuterii, in schimb lua repede trei portocale. Apoi se grabi sa se intoarca in barca.

Cu cateva ore inainte, ar fi fost ridicol pana si gandul ca ar fi putut da chiar si un diamant mic in schimbul unui cos de portocale, dar situatia rasturnase toata scara de valori la bordul acelui vas. Urgenta ii clarificase prioritatile.

De prea multe ori invatam prea tarziu ce este cu adevarat important.

Suntem ca acea familie care se saturase de vacarmul si aglomeratia orasului si s-a hotarat sa se mute la tara si sa incerce sa traiasca in aer liber. Cu intentia de a creste animale, ei cumparara o ferma in vest. Dupa o luna, au primit vizita unor prieteni care i-au intrebat cum au botezat ferma. Tatal a raspuns: “Pai, eu voiam sa-i spun “Zburatorul W”, iar sotiei mele i-ar fi placut “Suzy Q”. Unul dintre baieti prefera sa-i zica “Barul J”, iar celalalt “Lenesul Y”. Asa ca am cazut la pace si am numit-o Ferma “Zburatorul W Suzy Q, Barul J, Lenesul Y“. Prietenul a mai intrebat: “Bine, dar unde sunt vitele?”, iar omul a raspuns: “Nu avem vite. Nici una n-a supravietuit marcarii!”.

Un autor anonim a spus: “Copilul se naste cu pumnii inclestati; omul moare cu palma deschisa. Viata stie sa dea frau liber lucrurilor pe care le credem atat de importante”.

Gary Redding relateaza povestea senatorului Paul Tsongas din Massachusetts. In ianuarie 1984 acesta a anuntat ca se va retrage din Senatul Statelor Unite si nu va mai candida pentru realegere. Tsongas era o stea politica in plina ascensiune. Era unul dintre favoriti in urmatoarele alegeri si fusese chiar mentionat ca un viitor potential candidat la functia de presedinte sau vicepresedinte al Statelor Unite.

Cu cateva saptamani inainte ca Tsongas sa-si anunte retragerea, aflase ca are o forma de cancer limfatic care nu se putea vindeca, ci doar trata. Dupa toate probabilitatile, boala nu avea sa-i afecteze in mare masura capacitatile fizice sau speranta de viata. Boala nu il obliga pe Tsongas sa se retraga din Senat, ci il obliga sa infrunte ideea ca este muritor. Nu va mai putea sa faca tot ce ar fi dorit sa faca. Prin urmare, care erau lucrurile pe care dorea cu adevarat sa le faca in timpul care ii mai ramasese de trait?

Tsongas a ajuns la concluzia ca lucrul pe care il dorea cel mai mult in viata si la care n-ar renunta daca si-ar da seama ca nu poate avea totul, era sa stea cu familia sa si sa-si vada copiii crescand. A preferat sa aleaga asta in loc sa faureasca legi pentru tara sau sa-si vada numele in cartile de istorie.

Putin timp dupa anuntul senatorului, un prieten i-a scris o scrisoare de felicitare pentru clarviziunea cu care isi stabilise prioritatile. Acesta ii spunea: “Nimeni n-a spus vreodata pe patul de moarte: “As vrea sa-mi fi petrecut mai mult timp la serviciu“.