COMPONENTA ORGANIZATORICA A MANAGEMENTULUI

Organizatoric, orice entitate de genul organizatiei are, ca principale componente:

organizarea formala, reglementata de acte normative, dispozitii cu caracter intern etc., concretizata, la randul sau, in:

organizarea procesuala

organizarea structurala

organizarea informala, ce cuprinde grupurile informale si legaturile dintre acestea, ce permit realizarea unor interese personale. Componenta sa de baza este grupul informal, constituit din mai multe persoane, reunite sub conducerea unui lider informal si luand in considerare interesele comune, apartenenta organizatorica, vechimea in munca, nivelul pregatirii profesionale, raporturile afective etc.

Organizarea procesuala

Asigura delimitarea si dimensionarea sarcinilor, atributiilor, activitatilor, functiunile si corelarea lor cu componentele sistemului de obiective si componentele structurale (posturi, compartimente etc.)

Se manifesta, in principal, prin componentele procesuale.

Functiuni, respectiv:

cercetarea-dezvoltarea

comerciala

productie

resurse umane

financiar-contabila

Acestea conditioneaza realizarea obiectivelor derivate I.

Activitati, ce permit realizarea de obiective derivate de gradul II, astfel:

Cercetare-dezvoltare

conceptie tehnica

previzionare

organizare manageriala

investitii-constructii

Comerciala

asigurarea si gestiunea resurselor materiale (aprovizionare si depozitare)

marketing

vanzari

Productie

fabricatia

productia auxiliara

intretinerea si repararea echipamentelor de productie

managementul operativ al productiei (programarea si lansarea productiei)

CTC-AQ

metrologia

Resurse umane

selectia, incadrarea, evaluarea, motivarea, pregatirea, perfectionarea, promovarea si protectia personalului, secretariat, protocol, PSI, administrativ

Financiar-contabila

financiara

contabila

bugetare

control financiar de gestiune

Atributiile compun o activitate si permit realizarea de obiective specifice

Sarcinile, procese de munca simple sau parti ale unor procese mai complexe, sunt circumscrise posturilor si contribuie la indeplinirea obiectivelor individuale

Organizarea structurala este un mod de aranjare a unor subdiviziuni organizatorice intr-o configuratie prestabilita, pentru realizarea obiectivelor.

Rezultatul organizarii structurale il constituie structura organizatorica, adica un grup de persoane, subdiviziuni organizatorice si relatiile dintre acestea, astfel concepute si dimensionate incat sa asigure realizarea obiectivelor in conditii de eficienta.

Componentele structurale importante sunt:

Postul

Cea mai simpla, dar si cea mai importanta componenta organizatorica, postul reprezinta un ansamblu de sarcini, responsabilitati si competente ce revin in mod curent unei persoane pentru realizarea obiectivelor individuale.

Elementele de definire a unui post sunt, asadar

sarcinile, respectiv procese de munca simple sau parti ale unor procese de munca mai complexe

responsabilitatile, adica raspunderea materiala, disciplinara, penala etc. ce revine ocupantului postului pentru rezultatele obtinute din exercitarea sarcinilor

competentele (autoritatea), concretizata in libertatea decizionala de care se bucura titularul postului pentru indeplinirea obiectivelor

obiectivele individuale, exprimari cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost infiintat si functioneaza postul respectiv

Corespondenta cantitativa dintre acestea asigura manifestarea "triunghiului de aur" al organizarii

Fig. nr. 7 Triunghiul de aur" al organizarii

Orice supra sau subdimensionare a unei componente a postului genereaza serioase dificultati in realizarea obiectivelor si, implicit, unele disfunctionalitati in structura organizatorica de ansamblu a organizatiei.

Functia

Element de generalizare a posturilor, functia cuprinde mai multe posturi cu aceleasi caracteristici generale. In raport de natura proceselor de munca preponderent exercitate, functiile sunt:

de management, la nivelul carora se adopta decizii prin care se faciliteaza exercitarea proceselor de management acestea se delimiteaza in functii de management de nivel superior (manager general, manageri executivi), functii de management de nivel mediu (sefi de compartimente functionale si sefi de sectii de productie) si functii de management de nivel inferior (sefi de ateliere de productie, sefi formatii de lucru, maistri)

de executie, unde se deruleaza procese de executie; ele se regasesc atat in compartimentele functionale, cat si operationale (ingineri, economisti, contabili, tehnicieni s.a.m.d.)

Compartimentul

Compartimentul este definit drept un grup de persoane (minimum 2) care, sub o conducere unica si, de regula, pe acelasi amplasament, exercita atributii omogene si/sau complementare ce asigura realizarea unor obiective specifice.

Functie de contributia la exercitarea proceselor de management sau executie, compartimentele se delimiteaza in

compartimente functionale, aflate in structura de management, ce exercita cu prioritate procese de management sau creeaza conditiile informationale necesare pentru derularea acestora

compartimente operationale, a caror contributie la exercitarea proceselor de executie este decisiva.

Ponderea ierarhica

Numarul de persoane conduse nemijlocit de un manager constituie ponderea ierarhica. Dimensiunile acesteia variaza in raport de tipul de compartiment in care activeaza managerul, precum si in functie de ipostaza in care se manifesta structura organizatorica (este mai redusa in compartimentele functionale, comparativ cu cele operationale). De asemenea, importanta si complexitatea posturilor de management si executie pot crea unele deosebiri semnificative in ceea ce priveste marimea ponderilor ierarhice.

Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii

Nivelul ierarhic

Structurile ierarhice sau ierarhic-functionale pot fi "stratificate" in mai multe niveluri ierarhice. Acestea reprezinta pozitii succesive ale posturilor de management si executie fata de cel mai important organism participativ de management (Adunarea generala a actionarilor la societatile comerciale, Consiliul de administratie la regiile autonome). Numarul de niveluri ierarhice da suplete structurii organizatorice, cu cat acesta este mai redus, cu atat structura este mai aplatisata, facilitandu-se circulatia normala a informatiilor.

Relatiile organizatorice

Relatiile organizatorice, definite ca raporturi intre posturi si compartimente, se regasesc in urmatoarele patru ipostaze:

a)     relatii de autoritate, ce se stabilesc intre posturi si compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite sau pe aceleasi niveluri ierarhice, functie de natura lor sunt

de tip ierarhic sau de subordonare nemijlocita, ce apar si se manifesta intre posturi aflate pe niveluri ierarhice diferite (ex. relatiile organizatorice dintre managerul general si managerii executivi sau dintre conducatorul unui compartiment si componentii acestuia)

functionale, stabilite intre unele posturi sau compartimente si celelalte, primele furnizand indicatii metodologice cu privire la conceperea si derularea unor activitati, actiuni etc.

de stat-major, manifestate intre un post sau compartiment, cu rol deosebit in economia organizatiei si celelalte subdiviziuni organizatorice ale caror actiuni sunt subordonate realizarii obiectivelor componentei organizatorice de stat-major.

b)     relatii de cooperare, ce se stabilesc intre posturi sau compartimente amplasate pe acelasi nivel ierarhic, in legatura cu realizarea unor situatii informationale complexe sau derularea unor actiuni complexe (ex. raporturile dintre compartimentele de Bugete si Previzionare, in legatura cu elaborarea bugetelor);

c)      relatii de control, ce apar si se manifesta intre posturi sau compartimente cu sarcini (atributii) in domeniul controlului si celorlalte subdiviziuni organizatorice

d)    relatii de reprezentare, stabilite intre conducerea de nivel superior a organizatiei si posturi de management ce reprezinta interesele acesteia in relatiile cu tertii (ex. relatiile dintre Consiliul de administratie si managerul general).

Toate acestea, impreuna cu componentele procesuale, sunt consemnate in documente organizatorice specifice, pe care, in contextul organizatiei moderne, le tratam ca instrumente manageriale variabile. In categoria unor asemenea instrumente se includ:

regulamentul de organizare si functionare

organigrama

descrierea de functie

fisa postului

Regulamentul de organizare si functionare cuprinde:

Cel mai important document de consemnare a sistemului organizatoric este regulamentul de organizare si functionare.

Continutul acestuia trebuie axat pe urmatoarele aspecte mai semnificative:

Caracteristici tipologice ale organizatiei

Sistemul de management

Caracteristici constructive si functionale ale componentelor sale

subsistemul metodologic

subsistemul decizional

subsistemul informational

subsistemul organizatoric

Managementul de nivel superior

Atributiile, responsabilitatile si competentele organismelor participative de management

Sarcinile, responsabilitatile si competentele managerilor de nivel superior (managerul general si managerii executivi)

Managementul de nivel mediu si inferior

Atributiile, responsabilitatile si competentele compartimentelor functionale si operationale

Organizarea informationala a fiecarui compartiment functional si operational

Dispozitii finale (data aprobarii si intrarii in vigoare a lor, organismul participativ de management care l-a aprobat, raspunderile personalului managerial si de executie in legatura cu respectarea/nerespectarea prevederilor ROF).

Organigrama

Vizualizarea structurii organizatorice se asigura de organigrama. Ca reprezentare grafica a structurii organizatorice, organigrama ilustreaza (evidentiaza), practic, toate componentele structurale - de la post la relatiile organizatorice. Cel mai raspandit tip de organigrama este organigrama piramidala, ordonata de sus in jos, ce se elaboreaza folosindu-se ca principale forme geometrice, dreptunghiurile si liniile, orizontale si verticale.

Fisa postului

FISA POSTULUI

I.         Descrierea postului

Postul..

Compartiment

Nivel ierarhic .

Pondere ierarhica .

Relatii organizatorice

de autoritate

ierarhice

functionale

de stat-major

de cooperare

de reprezentare

de control

Obiective individuale

Sarcini-competente-responsabilitati

II.       Cerintele postului

Competenta profesionala

Pregatire

Experienta

Cunostinte

Calitati si aptitudini

Competenta manageriala

Cunostinte

Calitati si aptitudini

Cerinte specifice

Descrierea de functie

Similara fisei postului, descrierea de functie evidentiaza aspecte comune mai multor posturi ce "intra" in perimetrul unei functii - elemente de identificare a functiei, sarcini, responsabilitati si competente, cerintele functiei s.a. Prezentam in continuare doua exemple de fise de post - pentru un manager si un executant.

Fig. nr. 8 Organigrama unei structuri organizatorice ierarhice

Pe masura ce dimensiunile organizatiei se amplifica, iar problemele cu care aceasta se confrunta devin mai complexe si mai diversificate se "trece" la un alt tip de organizare, cel care imbina structura simpla cu structura functionala.

Fig. nr. 9. Structura ierarhic-functionala

Precizam ca tipurile de structuri organizatorice prezentate in continuare sunt dezvoltari ale structurii ierarhic-functionale, capabile sa raspunda mai bine, mai operativ provocarilor mediului ambiant si, in plus, sa-l influenteze in sensul dorit de managementul organizatiei.

Asadar,

Fig. nr. 10. Organizarea divizionala

Fig. nr. 11. Organizarea matriciala

Aceasta imbina, practic, caracteristicile dimensionale si functionale ale organizarii matriciale, divizonale, ierarhic-functionale etc. si raspunde mult mai bine cerintelor si exigentelor mediului ambiant, national si international, precum si parametrilor de flexibilitate, dinamism si eficacitate impuse acestei componente manageriale in contextul modelarii manageriale.