Proiect turism - hotelul RIN Grand

PREZENTAREA HOTELULUI RIN GRAND       

1.1 PREZENTAREA GENERALA A HOTELULUI RIN GRAND

 1.1.1 Amplasare

 Situat in partea de sud - est a Bucurestiului pe soseaua Vitan Barzesti, sosea ce face legatura dintre soseaua Oltenitei si Splaiul Unirii (iesirea spre Autostrada A2 Bucuresti - Constanta), la circa 200 de metrii de raul Dambovita,Hotelul Rin Grand isi asteapta oaspetii cu  servicii turistice placute si cazare confortabila in Bucuresti.  Hotelul Rin Grand este locul perfect pentru afaceri si timp liber.

 Constructie noua, cu o arhitectura  moderna , dat in folosinta  in octombrie 2007, Hotelul Rin ,nu este foarte aproape de centrul orasului,insa, apropierea de Splaiul Unirii - artera cu 3 benzi de circulatie pe sens,il face foarte usor accesibil

1.1.2 Forma juridica

Hotelul RIN Grand face, parte din compania S.C. Pro Hotels S.R.Lpersoana juridical,cu sediul in strada Traian,numarul 55A,bloc B2B,sector 3,Bucuresti ,cod postal 0,inregistrata la registrul comertului/autoritatile administrative publice din Bucuresti sub nr.23/860/2003,cod fiscal R 14594922,contul RO15FNNB001802380448RO01,banca Finansbank-Ag 1Mai,telefon 031/1000401

1.1.3 Forma de proprietate

 Hotelul Rin Grand este proprietatea fratilor Ionut si Robert Negoita, tineri oameni de afaceri originari din Prahova, patronii grupului de firme Pro Confort, intrati si in cel mai recent Top 300 Capital, Pentru ca au aspiratii inalte si modele celebre, fratii Negoita prefera sa isi conduca singuri businessurile, si nu oricum, ci foarte implicat. Nu angajeaza manageri straini si nu lasa niciodata fraiele din mana. Au mers pe mana managerilor romani si acum dau 400 de salarii lunar doar angajatilor din RIN Grand Hotel, dar urmaresc sa mai angajeze inca pe atat pentru a putea face fata solicitarilor    

1.1.4 Scurt istoric

      In afara  de Casa Poporului, Bucurestiul gazduieste o alta  cladire de dimensiuni impresionante: cel mai mare hotel din Europa ,RIN Grand Hotel. Construit in anul 2007, cu o investitie de peste 60 de milioane de euro, hotelul surprinde prin maretie si prin arhitectura moderna . Ridicat aproape de centrul capitalei, RIN Grand Hotel este un oras aflat mereu la dispozitia ta

Fie ca  vrei sa -ti incepi ziua cu cateva exercitii de fitness, sau poate s inoti cateva minute in piscina , sa  faci cumparaturi sau sa  incerci ceva nou din bucataria hotelului , aici gasesti totul. Cele mai sofisticate restaurante, reprezentand atat bucataria international? cat si romaneasca , baruri ce isi vor oferi savuroase cocktail-uri. 

 Salile de conferinte isi vor asigura un spatiu ideal pentru intalnirile de afaceri sau pentru evenimente ce vor deveni unice. Seara o poti incheia la masa de 232b110c Blackjack, alaturi de un whiskey fin, sau cu un masaj relaxant. In hotelul-oras nimic nu iti va lipsi niciodata . De acest lucru se ocupa personalul foarte bine pregatit si mereu zambitor. Vei fi incantat sa descoperi multitudinea de servicii. De la room service, pana la transport catre aeroport cu limuzina sau elicopterul. Tu alegi. RIN Grand Hotel este un hotel unic. O combinatie minunata intre maretie si eleganta, intre rafinamentul unui gentleman si un caracter direct.

Cu o suprafata  totala de 115 000 mp, va invita sa beneficiati de luxul, eleganta si rafinamentul celor 1459 de camere caracterizate de un design modern cu detalii ambientale unice ce vor  face sederea dumneavoastra de neuitat.

Ca numar de camere, hotelul depaseste Estrel din Berlin (1.162 de  camere), Concorde La Fayette din Paris (1.000 de camere), Hilton din Londra (1.052 de camere), Auditorium Madrid Hotel (894 de camere) si Royal National London (800 de camere).

Proiect considerat de multi utopic, Rin Grand Hotel a fost inaugurat in octombrie. S-ar putea spune ca e doar un alt hotel de patru stele, daca n-ar fi iesit in evidenta, chiar inainte de a fi deschis, prin faptul ca are o capacitate de sapte ori mai mare decat media, e situat la periferia Capitalei lucru neobisnuit pentru un hotel de patru stele, si, mai ales, pentru ca are un proprietar care nu are nici un lant hotelier international in spate si nici experienta in gestionarea unor astfel de proiecte.

 Mai exact, Rin Grand Hotel are 1.459 de camere, este amplasat la capatul cartierului Vitan, iar proprietarii sunt fratii Ionut si Robert Negoita, care mai detin:

- trei hoteluri Confort in Bucuresti (doua langa Aeroportul Otopeni si unul in zona Traian), 

- o companie care dezvolta ansambluri rezidentiale (Domus Stil),

- o firma care importa mochete (Pro Confort)         

In ultimii ani, a crescut atat numarul de turisti straini in Bucuresti, cat si piata de evenimente, ceea ce inseamna ca cele 40 de sali de conferinte de la Hotel Rin Grand vor fi un atu major in lupta pentru clienti. 

Cea mai mare dintre sali are o capacitate de 1.000 de persoane, ceea ce o plaseaza automat pe primul loc in topul celor mai spatioase sali din Bucuresti. Hotelul Grand Rin mai dispune de patru sali cu capacitatea de 360 de locuri si doua pentru 300 de persoane, restul salilor putand gazdui intre 20 si 250 de persoane.

 In prima faza, hotelul va avea 300 de angajati, urmand ca in final sa aiba circa 700.

In plus, hotelul Grand Rin va dispune de 

 - parcare  exterioara, cat si in garaj  supraetajat cu o capacitate 1000 locuri, 

 - spalatorie si curratatorie, 

 - fax,

 - concierge,  

 - acces internet, 

 - televiziune prin cablu, 

 - linie telefonica internationala, 

 - room service, minibar si aer conditionat,

 - safe, Pay TV, VOD..

 - 3 restaurante cu specific ultramoderne si elegante

 -.snack-bar

 - 3 baruri 

 - spa, centru fitness, piscina       

 - cazino                       

 - centru comercial             

 - heliport

Cererea de spatii de cazare din Capitala era de multe ori depasita, mai ales in perioade de targuri si expozitii, astfel ca multi clienti ajungeau sa se cazeze in afara orasului, la Ploiesti sau Sinaia. de aceea dezvoltatorii proiectului au considerat ca un astfel de hotel este necesar si ar aduce un plus de farmec orasului, fiind cel mai mare hotel din Europa de Est,

Chiar daca este o zona neobisnuita pentru investitii hoteliere (intr-o zona inca nedezvoltata imobiliar suficient - in apropiere de targul auto Vitan Barzesti), Ionut Negoita este convins ca acest lucru se va schimba.

Terenul de sapte hectare pe care se intinde hotelul a fost cumparat acum doi ani, cand pretul era de 50 de euro pe metru patrat. Acum, sustine Negoita, terenul valoreaza de zece ori mai mult, asa ca in spatele hotelului au rasarit si 560 de apartamente

De fapt, hotelul se afla la aceeasi distanta de Piata Unirii - opt minute cu masina - ca si Marriott-ul, afirma acesta, care spune ca a ales locul pentru ca nu se mai gasea in Bucuresti un spatiu atat de generos 

1.2.Structura de organizare-departamente cu activitati specifice

Structura organizatorica a hotelului Rin Grand Bucuresti este compusa din:

. structura de productie, din care fac parte toate compartimentele in care se produc serviciile ; acestea inregistreaza incasari si costuri, si sunt : serviciul de cazare, alimentatie si serviciile care realizeaza nemijlocit prestatii (telecomunicatii, inchiriere sali, salon de coafura, piscina, centru fitness, parcare, spalatorie) ;

. structura functionala, constituita din totalitatea compartimentelor in care se desfasoara activitati cu caracter functional, de pregatire si luare a deciziilor in hotel; acestea nu ofera in mod direct servicii clientilor si nu genereaza venituri directe (departamentul financiar - contabil, departamentul rezervari - vanzari - marketing si departamentul resurse umane).

Hotelul Rin Grand Bucuresti are structura organizatorica reprezentata prin organigrama prezenta in lucrare pentru fiecare departament, fise de post (descrierea postului)(vezi anexe).

Suplimentar, pentru descrierea cadrului general de comportament si dispozitii privitoare la disciplina muncii tuturor lucratorilor se intocmeste un regulament de ordine interioara, considerat un fel de 'manual al firmei' (regulile casei - vezi anexa ) care se refera in mare masura doar la regulile obligatorii de conduita referitoare la personalul hotelului.

Intreaga structura manageriala a hotelului este alcatuita din toate posturile de responsabilitate si autoritate de la varful managementului care este reprezentat in hotel de Consiliul Director.

sefii departamentelor operationale sunt cunoscuti ca fiind manageri din acelasi nivel ierarhic, cu responsabilitati directe si se subordoneaza superiorilor si au subordonati in functie de fiecare departament operational.

sefii departamentelor sunt specialisti care ofera sfaturi si servicii de specialitate.

Impartirea activitatilor in cadrul hotelului se efectueaza prin urmatoarele departamente :

1.2.1 Departamentul Front-office

Serviciul front-office si serviciul de etaj formeaza, conform structurii organizatorice a hotelului Rin Grand Bucuresti, departamentul cazare.

Fiecare dintre acestea este condus de persoane cu functii specifice: Front-office Manager si Housekeeping Manager

Compartimentele si personalul aferent serviciului front-office sunt: receptia, holul si centrala telefonica.

A:Receptie

. Receptia reprezinta locul stabilirii primului contact al clientului cu hotelul. Personalul receptiei are obligatia de a se prezenta impecabil; igiena personala, uniforma, atitudinea, manierele desavarsite trebuie sa contureze o imagine placuta care sa denote o buna educatie si instruire. Alaturi de organizarea activitatii si permanenta atentie acordata clientului, aceste aspecte contribuie la conturarea unui serviciu superior din punctul de vedere calitativ.

Rol : Promovarea si vanzarea serviciilor hoteliere, cazare si servicii suplimentare.

Departamentul Front - Office este departamentul cel mai vizibil intr-un hotel. Punctul de focalizare al activitatii in interiorul departamentului este desk-ul receptiei. Acesta este, de obicei, locul unde clientii isi formeaza primele impresii semnificative intr-un hotel. De asemenea, este centrul de comunicare pentru toate operatiunile desfasurate de hotel.

Receptia efectueaza primirea clientilor si atribuirea camerelor (check-in). Are un numar total de 37 angajati, incadrati pe 4 tipuri de functii. Este vorba de Front office manager avand in subordine pe sefii de tura (Shift Leader) (3) si acestia, la randul lor, un numar de 13 receptioneri pe turele de zi si 2 pe turele de noapte.

Postul cheie este cel al receptionerului intre ale carei atributii regasim: realizarea operatiunilor de predare / primire a fondului de rulment; realizarea operatiunilor de schimb valutar, numai in sensul cumpararii de valuta si numai in favoarea clientilor hotelului; realizarea inrolarilor noilor membrii Priority Club in Fidellio sau acordarea punctelor / milelor necesare membrilor existenti; efectuarea turor operatiilor si inregistrarilor necesare sosirilor si plecarilor de turisti.

Foarte importante sunt precizarile referitoare la modul de incasare al banilor de la clienti (atunci cand se face in numerar - lei sau valuta) si de predare a acestora. Sistemul imbraca in Rin Grand urmatoarea formula: fiecare receptioner in parte functioneaza in raport cu clientul, atunci cand vine vorba de decontarea serviciilor prestate de hotel pe partea de cazare, ca si un casier. Toate incasarile astfel facute sunt depuse la sfarsitul turei intr-un plic sigilat in prezenta unui martor si sub semnatura, iar plicurile sunt introduse intr-un seif. Seiful se va deschide a doua zi, cand casierul general va prelua plicurile si, de asemenea, in prezenta unui martor va confrunta continutul acestora cu mentiunile facute in registru de catre receptioneri in momentul depunerii lor in seif.

Mentionez totusi ca din ce in ce mai putine plati sunt facute in numerar, cardurile fiind principala modalitate de plata utilizata.

Conducerea compartimentului Receptie revine sefului de receptie (mult mai adecvat Front office Manager) in a carui subordine si responsabilitate intra de altfel intreg serviciul Front Office.

Document online: Pectoral inferior (exercitii): Impins, fluturari Referat: Mersul pe jos – izvor de sanatate

La nivelul holului de primire activitatile specifice sunt indeplinite de personalul aferent: 2 Chief concierge, 9 bagajisti, 2 hostess si 4 soferi.

Chief-concierge

Pupitrul de lucru al chief concierge situat in apropierea front-desk-ului (in partea stanga a acestuia) este locul de unde acesta coordoneaza activitatea celorlalti lucratori ai compartimentului de hol.

Recunoastem in structura compartimentului de hol al hotelului Rin Grand sistemul american de organizare care simplifica traditionalul servici european de concierge. Referitor la aceasta, opinia unora dintre specialisti este ca simplificarea are loc in detrimentul eficientei personalului care, in sistemul american, nu reuseste sa egaleze eficienta lucratorilor concierge.

Bagajist: intre atributiile de serviciu ale unui bagajist, regasim: conducerea clientilor la camere; informarea clientilor, curatenia podelei; raspunde oricarei solicitari venite din partea receptiei; indeplineste toate atributiile prevazute posturilor de portar, in cazul in care acesta lipseste sau la cererea expresa a sefului receptiei; rol de filtru in selectarea persoanelor care patrund in hotel.

Hostess : intre atributiile de serviciu ale unei hostesse regasim: conducerea clientilor la camere; informarea clientilor, aranjarea si actualizarea ziarelor pe mese

O atentie deosebita se acorda si instruirii ocupantilor celor 4 posturi de sofer. Motivul rezida in faptul ca, cel mai adesea, primul si ultimul angajat al hotelului cu care clientul vine in contact este soferul. Rezulta o prima obligativitate a acestuia si poate cea mai importanta, de a face tot ceea ce depinde de el pentru a crea clientului o prima impresie favorabila sau, cel putin, a nu-i crea una nefavorabila.

Centrala telefonica are un numar de 3 angajati in functia de operatoare telefonica. Nivelul ierarhic superior este reprezentat de seful de tura, fata de care raspunde in mod direct.

Atributiile de serviciu ale unei operatoare telefonice fac referire la: procedurile, standardele si uzantele in vigoare privind modul de a raspunde la telefon; obligativitatea cunoasterii tuturor noutatilor si schimbarilor aparute in materie de procedura si privitor la serviciile hotelului; participarea, in situatiile de criza, la actiunile de inlaturare a efectelor acestora, numai sub indrumarea sefului ierarhic direct

Acestea fiind pe scurt compartimentele serviciului Front-office, functiile personalului incadrat aici si atributiile acestora, gasesc necesara mentiunea cu privire la apartenenta compartimentului rezervari la serviciul marketing - vanzari, situatie mai aparte, desi in nici un caz singulara.

Orarul de lucru ale salariatilor din cadrul serviciilor front-office sunt:

guest relation officer: tura I:  

tura II: 1500 - 2300

receptioner,bagajist:      tura I:  

portar,hostess     tura II: 1500 - 2300

operator telefonic:         tura III : 23 - 700        

B:House-keeping

 Srviciul 'housekeeping'' este alcatuit din:

Spatiile de cazare,1459 de camere repartizate pe cele 15 etaje ale hotelului.Pe fiecare etaj intalnim 138 de camere,si 4 oficii pentru cameriste.Accesul catre camere se face prin 2 culoare lungi dispuse in partea stanga si cea dreapta a ceelor 4 ascensoare.

Spatiile comune,sunt reprezentate de holuri (avem 2 lobby-uri la parterul hotelului unul la mezanin) toalete (2 la parter si 2 la mezanin)

De asemenea tot in departamentul spatii comune sunt incardate cele 3 restaurante si lobby barul.

Principalele activitati ale ingrijitoarelor spatiilor comune sunt:

. asigurarea igienei,functionalitatii si a securitatii atat in spatiile interioare cat si exterioare

. amenajarea si doatrea spatiilor comune

. efectuarea unor servicii speciale ( dezinsectie,dezinfectie,deratizare,curatarea mochetei si a fatadei hotelului)

Sectorul lenjerie gestioneaza lenjeria hotelului inclusiv uniforme,sorteaza si asigura stocul necesar pentru fiecare categorie,intretine lenjeria si efectueaza reparatii.

Serviciul de spalatorie curatatorie se ocupa cu spalatul,curatatul si calcatul lenjeriei hotelului si a imbracamintei clientilor.

Conducerea serviciului este asigurata prin intermediul functiei Housekeeping manager echivalentul administratorului de hotel. In subordinea acestuia se afla asistenta supraveghetorii de etaj (15 posturi), si sefa sectiei de spalatorie.

Sub comanda directa a supraveghetorilor de etaj se afla un personal de 24 de salariati in urmatoarele functii: camerista (100), croitor (1), decorator (1), valeti (4).

sefa sectiei spalatorie are in subordine un numar de 9 lucratori indeplinind sarcini specifice.

Postul cheie al serviciului exploatare - hotel, este cel de camerista, iar atributiile si sarcinile care-i revin sunt adeseori mai putin banale decat pot parea.

Activitatea aferenta se desfasoara in ture (3) si specificul ei difera in functie de acestea.

Tura I

1. Ora 700 - camerista preia cheia master si primeste planul de lucru pentru ziua respectiva. Planul de lucru al cameristei cuprinde camerele de pe fiecare etaj in parte si felul in care ele se prezinta in ziua respectiva: LIBERA, OCUPATA, PLECARE.

2. Intocmeste 'raportul de dimineata', acesta cuprinzand camerele libere sau ocupate, cu numarul de persoane in dreptul fiecarei camere ocupate. Camerele ocupate sau care au un cartonas rosu pe usa (DO NOT DISTURB / NU DERANJATI) sunt trecute ca ocupate, urmand a fi verificate din nou in situatia in care apar diferente intre raportul Exploatare hotel si situatia Receptiei

3. Efectueaza si raspunde de intrega stare de curatenie si igiena a spatiilor de cazare (camere, balcoane) si a anexelor (holul, oficiul, scara de serviciu din dreptul etajului respectiv);

4. Raspunde direct de intregul inventar al etajului avand grija sa comunice urgent supraveghetoarei disparitia oricarui obiect din camera;

5. Zilnic schimba lenjeria de pat si baie, curata baile, chivetele, vasele de WC, sterge geamurile ori de cate ori este nevoie, spala balcoanele, sterge praful din camera, aspira mocheta;

6. Periodic efectueaza curatenia generala in camere si pe holuri;

7. Raspunde direct de lucrurile clientilor nepermitand intrarea persoanelor straine in camerele acestore;

8. Preda si preia zilnic, la/de la spalatorie lenjerie murdara numai in baza bonului mentionand cantitatile;

9. Dupa plecarea fiecarui client verifica existenta obiectelor din dotare si comunica supraveghetoarei eventuala lipsa sau degradare a vreunuia. De asemenea preda imediat Biroului exploatare obiectele uitate de clienti pentru a fi inregistrate si predate apoi la Receptie (Obiecte uitate).

10. La sfarsitul zilei de munca anunta supraveghetoarea asupra camerelor in care nu a reusit sa faca curat pe motiv ca au avut cartonas NU DERANJATI pe usa sau camera a fost blocata, acestea urmand a fi rezolvate in cursul dupa-amiezii.

Tura II

1. La solicitarea clientilor camerista le aduce lenjerie de camera suplimentara (prosoape, paturi, perne) avand grija sa noteze in oficiul ei tot ceea ce se duce in camerele respective, urmand ca acestea sa fie recuperate in ziua imediat urmatoare;

2. La efectuarea serviciului de seara trebuie sa se faca din nou curat in baie, in cazul in care aceasta a fost folosita, sa schimbe prosoapele, sa stranga cuvertura de pe pat, sa traga draperiile, sa aprinda veioza de pe noptiera pentru o atmosfera cat mai placuta, debaraseaza tavile de room-service si goleste cosurile de gunoi si scrumierele in caz de nevoie.

Tura III

In tura de noapte camerista are obligatia de a raspunde tuturor apelurilor primite de la Receptie privind solicitarile clientilor pentru diferite obiecte (paturi, perne, prosoape) urmand a nota fiecare apel in Registrul de noapte pentru a se putea tine o evidenta exacta a tuturor miscarilor de obiecte de inventar intre etaje si a se face apoi reglarea.

In ultima instanta, camerista este angajatul hotelului in cel mai strans contact cu clientul; mereu in preajma acestuia si patrunzandu-i chiar intimitatea, etica profesionala a cameristei trebuie sa fie desavarsita. De la obligatia respectarii normelor sanitare impuse de SANEPID, la obligatia propriului control medical periodic, si de la respectarea cerintelor unei tinute vestimentare corespunzatoare (uniforma curata, ecuson, par ingrijit, fara machiaj excesiv si fara bijuterii), la cerintele de totala discretie in legatura cu clientii, camerista trebuie sa fie un angajat fara abateri.

Orarul de lucru ale salariatilor din cadrul serviciului exploatare hotel respecta urmatorul grafic:

camerista: tura I:

tura II: 

tura III: 2200 - 0700 (1 camerista)

decorator: tura I:

croitor: tura I:

valet: tura I:

tura II: 

tura III: 2200 - 0700 (1 valet)

spalatoresa: tura I:

tura II: 

tura III: 2200 - 0700 (1 spalatoresa)

1.2.2 Departamentul Rezervari

Rezervarile de camere in cadrul hotelului Rin Grand Bucuresti se fac prin sistemul de rezervari al lantului. Rezervarile trebuie pastrate pana la orele 18.00 din ziua sosirii. Exceptiile de la aceasta regula o reprezinta rezervarile garantate care trebuie pastrate pana in momentul check-out-ului din ziua urmatoare

Hotelul trebuie sa accepte unul din urmatoarele moduri de garantare a unei rezervari :

. Realizarea unui depozit in avans prin cecuri sau ordine de plata. Depozitul in avans nu trebuie sa depaseasca tariful camerei.

Pentru anularea unei rezervari garantate printr-un depozit, procedura de restituire a banilor se stabileste de fiecare hotel. Data limita pana la care se poate anula rezervarea este de 1 - 9 zile inaintea sosirii. Daca anularea se face conform acestei politici, hotelul este obligat sa returneze intreaga suma clientului.

. Acceptarea numarului cartii de credit folosita pentru realizarea platii.

. Un numar emis de catre o agentie de voiaj care a fost preadoptat pentru garantarea rezervarilor de catre hotel.

Fiecare hotel trebuie sa plateasca un comision agentiilor de voiaj (Travel Agent Commission Programme).

In caz de 'no-show' (neprezentare) pentru rezervarile garantate, hotelurile pot debita clientii cu contravaloarea ratei corespunzatoare camerei numai pentru prima noapte.

Hotelul mai trebuie sa se asigure ca membrii Priority Club primesc punctele ce li se cuvin.

Rezervarile si confirmarile acestora trebuie sa includa numele programului (de rasplatire a clientilor fideli). Personalul de la rezervari trebuie sa introduca toate rezervarile si anularile in sistem si trebuie sa ofere clientului un numar al rezervarii sau al anularii.

REZERVARILE NEONORATE

Cand o rezervare nu poate fi onorata, exista urmatoarele alternative :

. Hotelul este obligat de a caza clientul la un alt hotel comparabil cu acesta din punct de vedere al confortului si al facilitatilor, si sa fie pe cat posibil in zona ;

. Hotelul trebuie sa plateasca clientului cheltuielile de transport si cele aferente telefoanelor care notifica mutarea acestuia  in alt hotel;

. General manager-ul trebuie sa trimita in decurs de 24 h o scrisoare clientilor care n-au putut fi cazati, prin care sa-si ceara scuze pentru neplacerile create.

Relatiile cu agentii de turism

O parte din clientii hotelului Rin Grand Bucuresti vin aici prin intermediul unor agentii de turism care au contracte de colaborare cu hotelul.

Ca volum si valoare a tranzactiilor cat si in continut, contractul intre hotel in calitate de prestator si agentiile de turism in calitate de intermediar este tipic pentru activitatea de comercializare in turism.

Intr-un astfel de contract se specifica tarifele diferitelor tipuri de camere pentru zilele de week-end (vineri, sambata, duminica) si celelalte zile ale saptamanii, si de asemenea tariful public.

Tabel 1.1.Exemplu de tarife ale hotelului acordate prin contract unei

           agentii    de   turism

Sursa : Departamentul de vanzari al hotelului.

De regula, tarifele contractuale sunt reduse cca. 50% fata de cele afisate.

Ex.: tariful public pentru camera dubla - 110 EURO, tariful contractual de week-end - 65 EURO, iar cel din timpul saptamanii - 55 EURO.

Tarifele sunt pe noapte si pe camera, includ transportul la/de la aeroport si in centrul orasului, taxa de 3% de dezvoltare a turismului, acces la clubul de sanatate, exclud micul dejun si TVA.

Aceste tarife sunt oferite in baza unui volum estimat de minim 200 nopti pe perioada contractuala. Daca volumul nu este atins, nu se percep penalizari, dar hotelul

reanalizeaza o eventuala prelungire a contractului. Un contract poate fi incheiat si pe o perioada de 12 luni.

Exista contracte de negociere a conditiilor de cazare pentru grupuri si alte evenimente.

Pentru rezervari se ia legatura cu Departamentul Rezervari si se comunica modalitatea de garantare si de plata.

O rezervare poate fi anulata pana la ora 16.00 in ziua sosirii, anularile primite dupa aceasta ora sau neprezentarile sunt taxate cu 100% din tariful primei nopti.

Odata acceptate conditiile, contractul este semnat de reprezentantul ambelor parti.

Personalul aferent serviciului rezervari include 7 lucratori in urmatoarele pozitii: agent rezervari (5), supraveghetor rezervari (1), manager rezervari (1).

Orarul de lucru al acestora se desfasoara in doua ture dupa cum urmeaza: tura I 0800 - 1700, tura II 0900 - 1800.

Managerul rezervari este cel care coordoneaza intrega activitate si impreuna cu managerul de vanzari raporteaza activitatea desfasurata la nivelul Departamentului Marketing - Vanzari Directorului de vanzari

1.2.3.Departamentul Food&Beverage

Activitatea departamentului alimentatie (restaurant, bar, food & beverage) se desfasoara la nivelul spatiilor de productie (bucataria) si servire (salonul de servire, baruri) si se afla sub conducerea directa a directorului de restauratie.

Echipa bucatariei este alcatuita din :

. bucatar sef 

. bucatar sef adjunct ;

. 30 bucatari ;

. sef steward ;

. sef tura ;

. 10 muncitori.

Bucatarul sef asigura planificarea meniurilor si elaborarea listei meniu, previzioneaza comenzile, organizeaza munca intregii echipe a bucatariei si controleaza calitatea preparatelor.

Tot directorului de restauratie i se subordoneaza directorul de conferinte in a carui subordine se afla :

. coordonatori de conferinte ;

secretara ;

sefii de sala ;

ospatarii;

. lucratori garderoba.

Activitatea de restauratie cuprinde urmatoarele unitati operative :

. Restaurantul International,  situat la parterul hotelului, cu o capacitate de pana la 650 persoane. Aici predomina preparatele traditionale din diferite regiuni, in special europene. Se regasesc preparate din bucataria frantuzeasca veche dar si moderna, alaturi de cea italiana si bucataria englezeasca.

 Restaurantul este deschis pentru mic dejun, pranz si cina (tip bufet). Decorat intr-un stil unic, Restaurantul International este locul ideal pentru evenimente ce vor ramane in memoria invitatilor

 . 'La Boema'.restaurantul ideal pentru a savura bucataria europeana,si alesele mancaruri frantuzest Deschis pentru pranz si cina, a la carte, restaurantul este amplasat la etajul I. Avand o capacitate de 210 persoane, este ideal pentru petreceri private si nu numai. Atmosfera relaxanta si preparatele delicioase te vor face sa intelegi de ce se numeste 'La Boema' si daca nu ai inteles inca, aducem special pentru tine o intreaga colectie de vinuri rafinate.

.Restaurantul 'Dynasty'. Intr-un decor autentic, restaurantul cu specific chinezesc iti va uimi simturile cu exoticele amestecuri de arome. Amplasat la etajul I, cu o capacitate de pana la 100 de persoane, este locul ideal pentru o cina departe de agitatia si rutina orasului.

. Lobby bar Situat la mezanin, va ofera o atmosfera relaxanta si confortabila, unde puteti savura un vin bun sau un cocktail. In timpul zilei aici se pot servi cele mai aromate expresso, capucino sau caffe latte.

Loc de intalnire, atmosfera placuta si relaxanta, barul este deschis in fiecare zi 24 din 24 de ore.

. Servirea clientilor se realizeaza si prin intermediul serviciului de camera - Room Service - constituit in forma permanenta in hotelul Rin Grand aferenta este cea de ospatar room - service, iar ocupantii posturilor raspund catorva cerinte in plus: fluenta in limba engleza, experienta de minim 6 luni ca ospatar, capacitate de adaptare la situatii neprevazute.

Descrierea postului specific servirii - cel de ospatar - presupune punctarea principalelor responsabilitati ale acestuia si ne ajuta la inselegerea mai deplina a modului de organizare a activitatilor specifice: prelucrarea comenzilor si plasarea acestora serviciilor in masura sa le satisfaca (bar, bucatarie); prelucrarea comenzilor casierului restaurantului care va deschide clientului un cont specific; prezentarea notei de plata clientului si decontarea ulterioara cu casierul functie de modalitatea de plata ; controlul spatiului de servire spre a se asigura de curatenia acestuia si a inventarului specific, controlul mese-en-place-ului in functie de masa servita (mic-dejun, pranz sau cina) si controlul temperaturii (care trebuie sa se situeze intre 200 - 220 C), a luminilor si a fondului muzical; colaborarea stransa cu compartimentele stewarding si bucatarie; respectarea regulilor de igiena sanitara de protectia muncii si regulamentul de ordine interioara; operarea unui serviciu de servire 'rapid, profesional si prietenos'.

Banquetingul, serviciul de conferinte si banchete, da curs unei piete importante si in continua crestere. Este vorba despre reuniunile interne intre membrii unei organizatii, intalnirile cu furnizorii, clientii sau alte intruniri de afaceri, cursurile de formare si ajungandu-se pana la congrese. Nu sunt rare nici conferintele de presa, manifestarile cu caracter privat (nunti) etc., nu lipsesc prezentarile de moda si galele de sport. Hotelul Rin Grand Bucuresti este locul ideal pentru acest gen de manifestari prin personalul specializat pe care-l pune la dispozitie (in componenta prezentata la inceput) si baza tehnico-materiala incluzand salile si dotarile aferente, dintre cele mai moderne pe piata hoteliera bucuresteana.

Bucataria intruneste un numar total de 25 de lucratori in urmatoarele functii: macelar (1), patiser (2), bucatar (11), sef adjunct de partida (8), sef de partida (2), bucatar sef adjunct (1), bucatar sef (1).

Desigur principala problema care se ridica privitor la desfasurarea actvitatilor specifice la nivelul departamentului alimentatie si bauturi, se refera la organizarea igienico-sanitara a spatiilor de lucru si a fluxului tehnologic, precum si la controlul sanitar periodic al personalului incadrat aici.

Rezolvarea vine prin aplicarea cu strictete a Normelor de igiena privind productia prelucrarea, depozitarea, pastrarea, transportul si desfacerea alimentelor, aprobate prin Ordinul Ministerului Sanatatii nr. 976/1998, inclusiv cu privire la unitatile de alimentatie.

Se are in vedere de asemenea, regula de baza in organizarea fluxului tehnologic, ce exclude orice incrucisare a circuitului materiilor prime care necesita operatii de curatare, cu circuitul materiilor prime curatate, a circuitelor materiilor prime si preparatelor, cu circuitul deseurilor si resturilor, a tuturor celorlalte circuite, cu circuitul clientilor.Organizarea igienico-sanitara a spatiilor de lucru, a fluxului tehnologic si a activitatii de productie in sine, raspunde si exigentelor sistemului international HHCCP (Analiza riscurilor prin puncte critice de control in circuitul alimentelor).

Organizarea bucatariei este facuta in partizi sau sectiuni: sosuri, preparate lichide, peste, gratar, legume, gustari reci, aspicarie, antreuri, fripturi. Masa personalului angajat este si ea asigurata tot prin activitatea de productie din spatiile aferente bucataria. Servirea acesteia in schimb are loc intr-o cantina separata, special amenajata pentru salariatii hotelului.

Structura ierarhica a compartimentului ne arata subordonarea posturilor de executie (macelar, patiser, bucatar) direct sefului de partida. Acesta, la randul sau, raspunde in fata bucatarului sef (Executive Chief - cu rol preponderent in gestiune) si a bucatarului sef - adjunct.

Functia specifica compartimentului - cea de bucatar - numara intre responsabilitati: prelucrarea tuturor informatiilor de la seful de partida sau bucatarul responsabil cu activitatea zilnica; inainte de a servi mancarea clientilor, trebuie sa o guste si sa se asigure ca are o prezentare adecvata; sa nu serveasca nici o mancare neconforma cu standardele; sa raporteze activitatea zilnica sefului de partida inainte de terminarea programului; sa aiba grija de costul mancarurilor, risipa, controlul portilor si servirea preparatelor in timp util.

Serviciul stewarding din subordinea sef-steward-ului regrupeaza activitatile de aprovizionare stocare si intretinere a inventarului de servire al restaurantelor, precum si curatenia spatiilor aferente alimentatiei.

Personalul serviciului in numar de 9 (mai putin sef-steward-ul) este incadrat pe o aceeasi functie, de executie, cea de steward sau spalator.

Orarul de lucru al angajatilor Departamentului Food & Beverage urmeaza graficul de mai jos:

ospatar: tura I:

ura II:  

ura III:  2200 - 0700 (1 ospatar)

barman: tura I

tura II 300 - 2200

tura III: 2200 - 0700 (1 barman)

bucatar: tura I:

tura II: 

tura III 2200 - 0700 (1 bucatar)

steward: tura I:

tura II: 

tura III: 2200 - 0700 (1 steward)

In ansamblul departamentului Alimentatie si Bauturi (Food & Beverage) remarcam autoritatea maxima a Directorului de Restaurant (F&B Manager) avand in subordinea sa sefii tuturor compartimentelor: restaurant, bucatarie, stewarding.

1.2.4. Departamentul Tehnic

In unele structuri organizatorice, departamentul tehnic este parte componenta a departamentului de cazare, avand in vedere contributia la functionalitatea instalatiilor si a mobilierului din camere, unul din parametrii calitativi ai produsului de cazare. Dar si echipamentele si mobilierul din dotarea bucatariei, barului, restaurantului etc., precum si cele din dotarea celorlalte spatii comune pentru clienti si pentru personal intra in aria de competenta a acestui departament, motiv pentru care se opteaza pentru varianta unui departament tehnic distinct, in subordinea directorului general.

Activitati:

. Intretinerea instalatiilor sanitare

. Intretinerea instalatiei electrice

. Intretinerea sistemelor de incalzire si climatizare

. Remedierea defectiunilor din spatiile hoteliere (de cazare si comune)

. Intretinerea echipamentelor specifice din spalatorie, curatatorie

. Efectuarea unor servicii suplimentare

1.2.5. Departamentul Security

Securitatea hotelului este in principal responsabila pentru siguranta si securitatea clientilor, vizitatorilor si angajatilor hotelului. Aceasta poate include: supravegherea sediului hotelului, monitorizarea echipamentului de supraveghere si in general, asigurarea securityatii clientilor, vizitatorilor si angajatilor, precum si a bunurilor lor.

1.2.6. Departamentul Vanzari-marketing

Poate functiona ca departament aflat in subordinea directorului general..

Activitatile principale sunt:

. Prospectarea pietei

. Analiza segmentelor de piata

. Identificarea caracteristicilor segmentelor de clientela

. Negocierea si incheierea de contracte

. Urmarirea platilor (derularea contractelor)

. Organizarea de actiuni promotionale

1.2.7. Departamentul Evenimente

Acest departament are ca principala acticitate organizarea diferitelor evenimente ce au loc in cadrul hotelului.

Activitati:

. inchirierea salilor de conferinte

. organizeaza evenimente festive(nunti,botezuri,petreceri private)

. organizeaza mese festive pentru invitati

. organizeaza evenimente culturale,artistice si mondene

1.2.8. Departamentul Financiar-contabil-IT

Compartimentul Financiar IT inglobeaza precum arata si denumirea, pe langa functiile clasice compartimentului si pe cea de manager de sistem sau administrator retea (in alte variante) (IT Manager). El este direct responsabil de buna functionare a tuturor sistemelor informationale folosind ca suport reteaua de calculatoare; monitorizeaza performantele sistemului, ofera asistenta de specialitate la nevoie si efectueaza cursurile de pregatire cu personalul folosind sistemele respective.

Relatiile in interiorul hotelului le are la nivelul tuturor compartimentelor in scopul identificarii nevoilor si ajustarii programelor informatice de operare, spre mai buna functionare a acestora. Educa utilizatorii in folosirea efectiva a aplicatiilor computerizate si ii asista pe acestia in toate problemele specifice care pot aparea.

Relatiile externe le are in sensul mentinerii la curent cu toate noile descoperiri in tehnologia IT prin participarea permanenta la programele educationale de specialitate, conferinte, analiza literaturii si periodicelor de specialitate.

Managerul de sistem va recomanda conducerii implementarea noilor tehnologii  atunci cand acestea contribuie la o activitate mai eficienta, in general, si la reducerea costurilor.

Sarcinile amintite ii revin integral, managerul de sistem neavand in subordinea sa nici un angajat. Superiorul ierarhic fata de care raspunde privitor la activitatea desfasurata este Directorul Financiar (Financial Controller / Director of finance). Celui din urma ii mai revin in subordine alte doua ramuri, de data aceasta cu specific financiar: casieria si alte activitati asociate si aprovizionarea.

In cadrul primei ramuri regasim functiile de: coordonator credit-carduri (1), contabil facturi (1), contabil venituri (1), casier (4). Dintre casieri, unul indeplineste functia de casier general, iar restul posturilor se refera la activitatea de casa - facturare pe partea de restaurant. Am stabilit deja intr+un subcapitolul anterior ca in raport cu activitatea de cazare fiecare receptioner in parte indeplineste si functia de casier.

Orarul de lucru al casierilor se desfasoara pentru tura I intre orele 0700 - 1600 si pentru tura II intre orele 1300 - 2200.

Incasarile fiecarui punct de vanzare din hotel (receptie sau restaurant) sunt depuse la casieria generala. Depunerea se realizeaza prin intermediul plicului de casa, care contine incasarile in numerar, lei sau valuta, precum si recapitulatii ale cecurilor si cardurilor acceptate.

Cate un asemenea plic este pregatit de fiecare casier in parte (propriu-zis sau receptioner). In prezenta unui martor, plicul este introdus intr-un seif rezervat in acest scop. Un registru plasat alaturi permite inscrierea operatiunii. Preluarea plicului de catre casierul general se face a doua zi in prezenta unui martor si cu inscrierea in registru. De fiecare data cand asista la o operatiune de depunere sau ridicare a unui plic, martorul isi certifica prezenta semnand in registru.

Inchiderea conturilor clientilor - stabilirea rezultatelor operatiunilor angajate la nivelul front-office-ului si a sumelor datorate de clientii prezenti la hotel - permite intocmirea decontului zilnic.

Pe de alta parte, casierul fiecarui restaurant si bar va intocmi decontul incasarilor in baza caruia se va face recapitulatie generala a vanzarilor de preaparate culinare si bauturi. Aceasta plus decontul zilnic contribuie la elaborarea raportului zilnic al incasarilor de catre contabilul de venituri. Intre alte responsabilitati ale acestuia mai notez: verifica balantele rapoartelor pentru toate punctele de vanzare; verifica ca toate veniturile sa fie inregistrate corect; distribuie raportul zilnic sefilor de departamente; verifica si daca este necesar, investigheza ca toate reducerile si serviciile gratuite sa fie justificate; verifica ca toate rambursarile sa fie justificate; prezinta zilnic pentru semnat directorului financiar si directorului general, toate notele de plata care prezinta reduceri, gratuitati si corectii; face zilnic reconcilierea incasarilor numerar si a platilor; la inchiderea de luna, pregateste pentru directorul financiar situatiile statistice ale clientilor hotelului; supervizeaza plata comisioanelor catre agentiile de voiaj, romane si straine.

Contabilul venituri raporteza direct Directorului financiar (sau Directorului Financiar adjunct) si supervizeaza Casieria restaurant.

Compartimentul contabilitate are in componenta sa un numar de 5 salariati ocupand urmatoarele functii: contabil (3), contabil salarii (1), director economic (1).

Intre atributiile celui din urma aflam: administrarea activitatilor zilnice ale compartimentului; colaborarea la intocmirea tuturor bugetelor si prognozelor; colaborarea la analizele lunare privind castigurile si pierderile; mentinerea la zi a standardelor specifice contabilitatii de comun acord cu politicile si procedurile in vigoare; supravegherea intocmirii corecte a statelor de plata de catre contabilul salarii; asigurarea urmaririi tuturor furnizorilor si reglarea lunara a debitelor

1.2.9. Departamentul Resurse umane

Acest departament se ocupa de angajati si se bazeaza pe principiul ca implicarea personalului este o conditie esentiala a succesului organizational. Aceasta presupune o permanenta relatie angajator - angajat.

Departamentul de resurse umane are urmatoarele atributii :

. sa recruteze, sa pregateasca si sa mentina calitatea de varf a personalului care se cere intr-un hotel de 5 stele ;

. sa organizeze la anumite intervale de timp evaluarea performantelor angajatilor ;

. sa mentina un nivel al salariilor bazat pe performanta in munca

. sa implanteze si sa dezvolte un program de beneficii si compensatii pentru angajati;

. sa caute oportunitati pentru pregatirea personalului atat in tara cat si in strainatate

. sa asigure un program flexibil in functie de gradul de ocupare al hotelului ;

. sa vegheze la respectarea legislatiei muncii

1.2.10.Relatii intre departamente

Fiecare departament, serviciu si compartiment lucreaza in interconditionare cu celelalte. Cheia succesului hotelului din punct de vedere al structurii organizatorice rezida, in primul rand in relatiile dintre componentele sale si asigurarea unei ambiante de lucru armonioase si eficace.

Functiile personalului front office si atributiile acestuia, gasesc necesara mentiunea unei stranse relatii cu urmatoarele departamente:rezervari,marketing - vanzari, housekeeping,food & beverage,tehnic,

Departamentul IT-relatiile in interiorul hotelului le are la nivelul tuturor compartimentelor in scopul identificarii nevoilor si ajustarii programelor informatice de operare, spre mai buna functionare a acestora. Educa utilizatorii in folosirea efectiva a aplicatiilor computerizate si ii asista pe acestia in toate problemele specifice care pot aparea

Relatiile serviciului marketing-vanzari se realizeaza la nivelul compartimentelor: Front-Office, Rezervari, Banqueting, Restaurant, Relatii publice - referitor la contactele interne si in raport cu agentiile de voiaj locale si regionale si alte hoteluri apartinand grupului Pro Hotels - referitor la contactele externe.