Componenta informationala a managerului

Componenta informationala a managerului

1. Definirea sistemului informational

Informational, managementul inseamna date, informatii, fluxuri si circuite informationale, proceduri informationale, mijloace de tratare a informatiilor ce contribuie nemijlocit la fundamentarea, adoptarea si aplicarea deciziilor.

Un manager modern nu poate conduce fara calculator, nu poate adopta decizii complexe, strategice sau tactice, fara sprijinul calculatorului electronic. Apelarea acestui instrument nu inlatura ci, dimpotriva, creste rolul sistemului informational. Dezvoltarea "zonei" informatice a acestuia nu face decat sa dea noi dimensiuni informatiilor si celorlalte componente informationale (proceduri, fluxuri si circuite informationale) si sa consolideze functiile decizionala, operationala si de documentare pe care subsistemul informational le indeplineste in cadrul managementului organizatiei.

2. Componentele sistemului informational

Asa cum a rezultat si din definitia de mai sus, componentele sistemului informational se refera la:

date

informatii

fluxuri informationale

circuite informationale

proceduri informationale

mijloace de tratare a informatiilor

Data este reprezentarea cifrica sau letrica a unui fenomen, proces, activitate, actiune etc.

Informatia este o data ce a fost supusa unui proces de prelucrare si aduce un plus de cunoastere pentru destinatar, furnizandu-i elemente noi, valorificabile in exercitarea sarcinilor si realizarea obiectivelor ce-i revin.

3. Calitatea informatiilor se "masoara" prin intermediul unor parametri specifici, dintre care, mai importanti sunt:

dinamismul, in sensul evidentierii proceselor de munca in evolutia lor si nu static

multilateralitatea, asigurata de abordarea fenomenelor si proceselor prin prisma unor aspecte de natura economica, tehnica, sociala etc. si regasirea acestora in informatii.

realismul, respectiv utilizarea de informatii care sa reflecte fidel situatia organizatiei si a mediului sau contextual.

oportunitatea, adica culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor in timp util, asigurandu-se astfel derularea de procese decizionale si operationale eficace.

siguranta si precizia, in sensul evidentierii aspectelor de esenta si de detaliu care sa elimine ambiguitatea mesajului.

sinteza si conciziunea, adica prezentarea informatiilor cu economie de mesaje, adaptate astfel managerilor aflati intr-o permanenta criza de timp.

specificitatea, data de adaptarea informatiilor la particularitatile utilizatorului - referitoare la nivel de pregatire, grad de informare, timpul de care dispune, specificitatea problemei ce urmeaza a fi rezolvata s.a.m.d.

Tipologia informatiilor

Varietatea informatiilor vehiculate in cadrul organizatiei este asigurata de multitudinea de criterii folosite in clasificarea lor.

Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii

Astfel, daca se ia in considerare modul de prezentare, informatiile pot fi:

orale, transmise prin viu grai, greu controlabile si cu o mare viteza de circulatie.

scrise, consemnate pe hartie, cu grad ridicat de conservare, ce necesita costuri modeste.

audiovizuale, ce implica echipamente speciale, au viteza mare de circulatie, foarte sugestive dar si foarte costisitoare.

Daca se urmareste directia vehicularii, informatiile se delimiteaza in:

ascendente, transmise de "jos in sus" si referitoare la gradul de realizare a obiectivelor si de aplicare a deciziilor.

descendente, transmise de "sus in jos" sub forma deciziilor, indicatiilor metodologice etc., dinspre manageri spre executanti.

orizontale, ce circula intre posturi amplasate pe acelasi nivel ierarhic si asigura realizarea unor lucrari complexe ori derularea unor actiuni comune.

Daca se are in vedere gradul de prelucrare, informatiile pot fi:

primare, foarte analitice, diverse si neprelucrate

intermediare, aflate in diverse stadii de prelucrare si regasite in esalonul inferior al managementului ori la personalul din compartimentele functionale.

finale, adresate managerilor din esaloanele medii si superior, foarte sintetice, complexe si usor valorificabile in adoptarea de decizii.

Din punct de vedere al provenientei, informatiile tratate de manageri si executanti pot fi:

exogene, provenite mai cu seama de la suprasistemele din care face parte organizatia si au caracter predominant obligatoriu.

endogene, generate in cadrul organizatiei, foarte eterogene si atotcuprinzatoare.

Destinatia informatiilor le delimiteaza in alte doua categorii:

interne, respectiv informatii adresate conducatorilor si executantilor din cadrul organizatiei si cu un grad de agregare variabil, functie de amplasarea ierarhica a beneficiarilor.

externe, destinate altor agenti economici, institutii, suprasisteme etc. cu un grad de agregare si de formalizare foarte ridicat si, de asemenea, foarte selective.

In sfarsit, modul de organizare a tratarii permite desprinderea de informatii:

tehnico-operative, regasite cu precadere in esalonul inferior al managementului pentru a controla munca executantilor.

de evidenta contabila, referitoare mai ales la aspectele economice ale activitatilor organizatiei si utilizate in fundamentarea de decizii tactice si curente.

statistice, cu pronuntat caracter postoperativ, foarte sintetice si utilizate in evaluarea gradului de realizare a obiectivelor si de proiectie a unor obiective noi.

Fluxurile informationale sunt trasee parcurse de informatii de la emitator la destinatar, in timp ce circuitele informationale evidentiaza drumul informatiilor de la "nastere" la distrugere sau arhivare.

Deosebirea fundamentala dintre acestea este data de lungime, cantitate de informatii vehiculata, cost al transmiterii.

Firesc, managerul poate fi emitatorul sau beneficiarul unor informatii a caror circulatie se asigura prin mai multe tipuri de fluxuri si circuite informationale.

Daca se au in vedere directia si caracteristicile organizatorice ale extremitatilor implicate (furnizori si beneficiari), fluxurile si circuitele informationale pot fi:

verticale, stabilite intre posturi sau compartimente amplasate pe niveluri ierarhice diferite, intre care exista relatii de subordonare nemijlocita (relatii de autoritate de tip ierarhic) si care permit vehicularea de informatii ascendente si descendente.

orizontale, regasite intre posturi si compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic, ce faciliteaza circulatia de informatii orizontale.

oblice, stabilite intre posturi sau compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite intre care nu exista relatii de subordonare ci, de regula, relatii de autoritate de tip functional. Continutul lor este asigurat de informatii ascendente sau descendente.

Dupa frecventa producerii, fluxurile si circuitele informationale sunt:

periodice, repetate la anumite intervale de timp, functie de periodicitatea proceselor de munca.

ocazionale ce au o frecventa aleatoare, functie de aparitia si manifestarea anumitor situatii in care este implicata organizatia.

Procedurile informationale cuprind elemente referitoare la modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informatiilor, operatiile de efectuat si succesiunea lor si se precizeaza suportii informationali, formulele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Aceasta importanta componenta informationala se distinge prin cateva insusiri esentiale, dupa cum urmeaza:

caracter foarte detaliat

natura sofisticata, data de instrumentarul matematic, economic, psihosociologic etc. utilizat

grad ridicat de formalizare care sa permita utilizarea pe scara larga a calculatoarelor

caracter operational pronuntat

economicitate sporita, generata de axarea conceperii si functionarii sistemului informational pe principii, reguli etc. specifice

Doua categorii de mijloace de tratare a informatiilor caracterizeaza organizatiile in perioada actuala

manuale (stilou, creion, calculator de birou, masina de dactilografiat etc.), cu viteza redusa de tratare, cost scazut si posibilitatea aparitiei a numeroase greseli.

automatizate (calculatoare), cu viteza de prelucrare extrem de ridicata, costuri, de asemenea, ridicate, memorie interna puternica, siguranta in calcule si cu personal de specialitate (operatori, analisti, programatori etc.).

Functiile sistemului informational

Componenta informationala a managementului indeplineste trei functii importante in cadrul acestuia

Functia decizionala, prin care asigura elementele informationale necesare fundamentarii si adoptarii deciziilor.

Functia operationala, ce faciliteaza asigurarea suportului informational necesar initierii de actiuni solicitate de aplicarea deciziilor.

Functia de documentare, prin care se asigura imbogatirea si improspatarea fondului de informatii din cadrul organizatiei.

Deficiente ale sistemului informational

Indeplinirea acestor functii necesita atenuarea sau eliminarea unor cauze care genereaza deficiente majore in functionarea sistemului informational.

In categoria unor asemenea disfunctionalitati semnalam:

filtrajul, respectiv modificarea intentionata a continutului unei informatii datorita interventiei pe parcursul tratarii informatiilor a unor persoane interesate in modificarea mesajului informational adresat beneficiarului.

distorsiunea concretizata in modificarea neintentionata a mesajului informational, ca urmare a diferentelor de pregatire a persoanelor implicate in transmiterea informatiilor, folosirii de suporti informationali neadecvati ori utilizarii de mijloace necorespunzatoare in tratarea acestora.

redundanta, reflectata in transmiterea acelorasi informatii, pe canale informationale paralele, folosind modalitati de prezentare diferite si avand beneficiari diferiti. Intre cauzele ce genereaza o astfel de deficienta amintim coordonarea deficitara a unor componente manageriale.

Daca primele doua deficiente "produc" o dezinformare a beneficiarilor de informatii, redundanta genereaza o apreciabila risipa de timp si consum inutil de mijloace materiale.

supraincarcarea circuitelor informationale, data de manifestarea redundantei si de nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informational, se manifesta prin transmiterea de informatii care depasesc capacitatea de absorbtie a acestora si provoaca o "sufocare" a managerilor si executantilor cu informatii nerelevante.