Gestiunea costurilor unui proiect

Gestiunea costurilor unui proiect

Costul reprezinta sarcina sau cheltuiala suportata de catre un agent economic pentru a realiza o activitate productiva sau a utiliza un produs sau un ansamblu de activitati.

Pretul reprezinta un echivalent monetar al produsului, un parametru esential al tranzactiei comerciale. Pretul devine pentru utilizator un element de cost, astfel incat se impune a se enunta o serie de consideratii generale.

1.     Nu trebuie confundata notiunea de cost si de pret

2.     Costul atribuit unei functii reprezinta ansamblul cheltuielilor necesare de a fi efectuate pentru a materializa functiunea.

3.     Fara specificatii exprese, costul se confunda cu costul unitar care se regaseste pe unitatea de produs.

4.     Costul trebuie considerat dependent de natura si contextul actiunii derulate.

5.     Costurile sunt obligatorii pentru realizarea actiunilor si nu trebuie neglijate nici "costurile de cesiune" pe care organizatia le suporta prin sustinerea din interior a unor activitati specifice proiectului.

6.     Aprovizionarile de materiale nu pot fi omise din costurile previzionate la fel cum trebuie tinut cont si de alte activitati: administrative, logistica, controale, receptii, dar si de taxe, amortizari etc.

Gestiunea costurilor unui proiect comporta o serie de aspecte deosebit de rafinate si delicate, cu un grad ridicat de risc, datorate unor conditii de lucru mai mult sau mai putin justificate:

depasirea bugetului prevazut prin executarea unor activitati suplimentare neincluse in proiectul initial

stagnarea activitatilor datorita unor defectuoase aprovizionari sau a unor subcontractari neonorate la timp

neindeplinirea obiectivului propus la nivelul performantelor angajate

repartitia necorespunzatoare a bugetelor alocate si necorelarea acestora cu termenele sau problemele tehnologice

estimarea necorespunzatoare a volumului si distributiei bugetului necesar pentru realizarea proiectului

In atare conditii, orice demers care sa previna situatiile total defavorabile ale unui impas financiar al proiectului trebuie sa contina si sa defineasca clar:

care sunt costurile proiectului (clasificare si nominalizare)

cum se estimeaza costurile (categoriile si precizia estimarii)

Referat: Integrarea cerealelor in elaborarea si implimentarea tehnologiei ecologice de producere a fainoaselor aglutenice: produse de panificatie si biscuiti Referat: Documentatia investitiilor si studiul de fezabilitate

care sunt metodele de optimizare a costurilor

cum se realizeaza controlul si eficientizarea costurilor

1. Clasificarea costurilor

Costurile se definesc prin:

campul de aplicatie al costurilor

continutul costurilor

momentul de calcul al costurilor

Astfel, dupa campul de aplicatie se disting:

costuri pentru functiunea economica (cercetare, aprovizionare, productie, vanzare, etc.)

costuri in functie de zona de exploatare (costul pentru locul de munca, de atelier, de uzina, etc.)

costuri pe activitatea de exploatare (produse, familii de produse)

costuri pe centre de responsabilitate (studii de piata, dezvoltare, industrializare)

alte costuri (pe departamente, pe clienti, etc.)

In functie de continutul sau se disting (cele mai uzuale):

costul manoperei directe; valoarea data direct personalului ce isi aduce contributia la conceptia si realizarea subsistemelor constitutive ale proiectului

costul manoperei indirecte; valoare prin care se recompenseaza personalul care intretine echipamentele, gestionarii de la magazii, etc.

costul managementului proiectului; include costurile aferente activitatilor de conducere a proiectului

costul componentelor si pieselor necesare pentru realizarea proiectului in toate fazele sale, de la prototip pana la materializarea sa ca un bun dat pentru exploatare

cost primar, constituit ca suma tuturor costurilor directe (manopera si materiale) utilizate pentru realizarea proiectului

costuri de amortisment al echipamentelor utilizate in proiect

costul de achizitie a echipamentelor necesare proiectului (masini, instrumente de masura)

costuri variabile; se efectueaza proportional cu volumul productiei si include in principal salarizarea directa, materiile prime, materialele, energia (costul primar)

costuri indirecte; costuri de regie, care reprezinta sumele prevazute pentru administrarea proiectului, asigurarea dotarilor, intretinere, iluminat, etc., in general activitati sustinatoare ale activitatii de baza

costuri fixe; costuri care raman neschimbate si se efectueaza indiferent de volumul productiei realizate (chirii, taxe, asigurari, administratie)

costuri de contract; costuri care regrupeaza o serie de angajamente efectuate in cadrul proiectului de o serie de factori externi.

In functie de momentul calculului se remarca urmatoarele categorii de costuri:

costul constatat, un cost istoric si real calculat aposteori,

costul prestabilit, calculat apriori, inainte de a demara activitatile, un cost previzionat, care sustine decizia.

2. Estimarea costurilor si clasele de precizie

Obiectivul unei estimari il formeaza costul previzionat al proiectului, tinandu-se cont de trei categorii de elemente:

definirea clara, fara echivoc, a performantelor tehnice ce se doresc a fi obtinute prin proiectul respectiv

planificarea riguroasa a activitatilor proiectului cu precizarea resurselor necesare realizarii activitatilor

existenta unor informatii certe asupra unor preturi pentru materiale si echipamente, dar si asupra unor cheltuieli ce vor fi efectuate cu salarizarea, managementul sau subcontractarile din proiect.

Estimarile efectuate sunt utile pentru ca:

permit justificarea deciziei de a implementa proiectul sau de a continua activitatile dintr-un proiect in derulare

reprezinta un instrument de control asupra modului in care se realizeaza proiectul.

Dupa norma AFNOR X 50 - 105 [30] termenul de estimare defineste in acelasi timp:

o functie (de estimare): obiectivul functiei (de estimare) este de a furniza rapid, avand la baza documentatia tehnica a proiectului si elementele statistice de care se dispune, costul previzionat al prestatiei sau al subansamblului proiectului

o operatie, care va crea o valoare adaugata pentru produsul program

un rezultat al operatiei de estimare, care se exprima intr-o clasa de precizie.

AFITEP clasifica estimarile in patru clase, in functie de precizia asigurata: ordin de marime, estimarea preliminara, estimarea de baza si estimarea detaliata.

A. Ordinul de marime reprezinta o estimare aproximativa, rapida cu o precizie de 30% obtinuta prin analogie cu alte proiecte sau cu ajutorul unor rate globale. Se cunosc nevoile, natura produsului, functiunile principale si prin extrapolarea rezultatelor obtinute in proiecte similare se construieste un plan de costuri aproximativ.  Ordinele de marime sunt utilizate in cazuri de urgenta cand nu exista timp pentru analiza mai detaliata.

B. Estimarea preliminara, se bazeaza pe un studiu de fezabilitate deja existent, cunoscandu-se principalele costuri cu echipamentele si dotarile necesare. Are o precizie de 20% si beneficiaza de un decupaj ierarhizat al activitatilor ce vor fi efectuate. Estimarea preliminara este prima exprimare bugetara a proiectului.

C. Estimarea de baza, prezinta costurile pe activitati si posturi de executie cu o precizie de 10%, iar riscurile sunt si ele evaluate. Se realizeaza astfel un buget al obiectivelor care va fundamenta decizia de investitie in proiect.

D. Estimarea detaliata, are o precizie de 5% si permite evaluarea unei oferte de prestatie care se identifica cu oferta clientului Aceasta estimare este riguroasa si analitica, dureaza si costa.