Conceptele de planificare si prognoza

Conceptele de planificare si  prognoza

Planificarea

Oamenii reprezinta cea mai flexibila resursa de care dispun managerii unei organizatii. Repartizarea unui numar potrivit de oameni, cu competente potrivite si la locurile potrivite este o conditie fundamentala pentru succesul organizatiei, iar specialistii de personal pot sa ocupe un loc central, asigurand serviciile de planificare a acestor resurse.

Planificarea resurselor umane este procesul de gasire a numarului si a tipului de angajati pentru a ocupa posturile din organizatie ce li se potrivesc, la momentul potrivit.[1]

Dinamismul continuu al proceselor si structurilor economice impun tot mai mult ca managerii sa-si precizeze obiectivele pe termen lung si sa alcatuiasca planuri operationale pentru realizarea lor. Planul si prognoza au roluri esentiale pentru realizarea managementului previzional al resurselor umane.

Planul, din punct de vedere al resurselor umane reprezinta un „instrument care asigura coordonarea procesului de asigurare si utilizare a fortei de munca, cresterea economico-sociala in proportii optime a organizatiei, asigurand  realizarea personala a salariatilor si a intereselor lor.”

„O planificare corecta nu mai constituie un lux pe care si-l pot permite numai firmele mari, ci a devenit o necesitate vitala, pentru toate organizatiile.”[3]

Planificarea strategica a resurselor umane reprezinta o componenta a managementului strategic care este neglijata de multe organizatii. Pana in prezent, in multe organizatii din Romania, managerii n-au sesizat importanta acestor preocupari pentru dezvoltarea in perspectiva a resurselor umane dar nu a existat nici personalul calificat care sa intreprinda astfel de activitatii.[4]

Eric W. Watter in „Manpower Planning for High – talent Personal” defineste planificarea ca pe procesul prin care o organizatie isi asuma numarul necesar de personal, de o anumita calitate si structura, la locul potrivit, cu scopul de a face lucruri care conduc la obtinerea unui beneficiu pentru organizatie si pentru indivizii care o compun.[5]

Esenta planificarii resurselor umane consta in plasarea angajatilor in posturile corespunzatoare fiind o responsabilitate esentiala pentru orice manager si este foarte important ca organizatia sa aiba la dispozitie oameni de calibru corespunzator si in numar suficient pentru a-si atinge obiectivele.

In cursul operatiunilor sale, fiecare organizatie este obligata sa faca eforturi pentru dobandirea, instruirea, organizarea sau concedierea angajatilor. Planificarea resurselor umane este o activitate esentialmente rationala precum si o activitate strategica cu scopul de a asigura resurse pe termen lung.[6]

Planificarea resurselor umane nu este doar un joc cu cifre, chiar daca statisticile legate de forta de munca reprezinta o componenta importanta, planificarea se refera la calitatea personalului angajat si la modul de repartizare a acestuia in cadru organizatiei.

Este destinata sa identifice cerintele de resurse umane ale organizatiei si sa conceapa mijloace de asigurare a unei oferte de munca suficiente pentru a satisface cererea. Planificarea este dominata de: situatia cererii de pe piata pentru bunurile sau serviciile organizatiei; oferta existenta pe piata fortei de munca; orizontul de planificare, in termeni de timp.

Obiectivele planificarii resurselor umane constau in obtinerea:

Oamenilor potriviti;

In numar necesar;

Cu cunostintele, abilitatile si experienta necesare;

In posturile potrivite;

La locul si timpul potrivit;

Cu un cost adecvat.

Pe baza obiectivelor si a planurilor organizatiei, planificarea personalului estimeaza cererea viitoare de angajati, compara aceasta cerere cu forta de munca disponibila in organizatie si stabileste planuri de eliminare a diferentelor ce pot aparea intre cele doua aspecte.

Planificarea resurselor umane realizeaza concordanta dintre oferta de personal si cererea de personal a firmei. Planificarea este destinata sa asigure:

recrutarea unui numar suficient de personal adecvat;

pastrarea in organizatie a personalului recrutat;

un grad optim de utilizare a personalului;

imbunatatirea performantei angajatilor;

eliberarea de pe post a angajatilor, dupa necesitati.

Figura 2.1.

Sursa: https://www.unibuc.ro/e Books/Stiinte ADM/cornescu/cap.12.htm

Metodele folosite in planificarea strategica a resurselor umane se promoveaza lent si dificil datorita inertiei care persista in practicile manageriale. Intensificarea preocuparilor unei organizatii pentru planificarea strategica a resurselor umane depinde de sprijinul si cooperarea managerilor superiori. Sprijinul managerilor presupune, in primul rand, alocarea fondurilor necesare acestei actiuni. Prin cooperare intelegem contributia directa a managerilor la planificarea strategica a resurselor umane, la cunoasterea organizatiei si a mediului in care aceasta actioneaza. Managerii nu vor sprijini si nu vor coopera decat daca inteleg metodele utilizate si daca sesizeaza importanta aplicarii lor.

Necesitatea planificarii resurselor umane apare evidenta datorita duratei de timp care exista de obicei intre recunoasterea nevoii de a ocupa un post si gasirea persoanei calificate pentru acel post. Aceasta dificultate a gasirii angajatilor de care este nevoie pune in pericol realizarea planurilor de dezvoltare a organizatiei, de aceea nevoile de resurse umane trebuie planificate si asigurate din timp.

Planificarea resurselor umane are beneficii ca: utilizarea mai eficienta a personalului disponibil precum si reducerea fluctuatiei de personal.

Planificarea ar trebui sa preceada celelalte activitati de resurse umane, un manager nu poate initia angajari sau concedieri fara sa stie de cati oameni are nevoie si cand anume. Planificarea resurselor umane ajuta la fluctuatia de personal pentru ca vegheaza la crearea unor oportunitati pentru dezvoltarea carierei angajatilor in organizatie, in plus anticipeaza aparitia unor surplusuri de personal, putand evita sau micsora efectele concedierilor.

Trebuie sa se concentreze asupra cererii de resurse umane ce decurg din planurile pe termen lung ale firmei si nu doar asupra nevoilor de inlocuire de personal ce apar pe termen scurt.

Exista patru categorii de personal care prezinta maxima importanta in planificarea resurselor umane:[7]

personalul existent;

personalul nou recrutat;

angajatii potentiali;

angajatii pe punct de plecare.

Pentru fiecare dintre aceste categorii, managerii in cauza sunt chemati sa ia diferite tipuri de decizii, fiind vorba de un proces care ocupa fiecare aspect al managementului resurselor umane: recrutate, instruire, remunerare, evaluare, intreruperea contractului de munca.

Aspecte ce preced planificarea resurselor umane

Inainte de a incepe procesul de planificare, este necesar ca, in prealabil, sa avem acces la urmatoarele informatii de baza:[8]

cunoasterea obiectivelor si strategiilor organizatiei pentru perioada acoperita de plan si a obiectivelor fiecarei verigi structurale. Aceste obiective si strategii privesc in general:

extinderea sau restrangerea productiei bunurilor si serviciilor existente;

Document online: Problematica generala a violentei in familie - tipuri si forme de manifestare a violentei in familie Referat: Rolul familiei in integrarea copilului in societate

diversificarea productiei;

reorganizarea posibila a marilor functiuni din cadrul organizatiei;

introducerea modificarilor in procedeele si metodele de productie;

cresterea rentabilitatii.

cunoasterea profilului posturilor de munca. Profitul postului contine o descriere a secventei inerente fiecarui post precum si calificarea ceruta titularilor.

cunoasterea caracteristicilor fortei de munca utilizate in prezent in organizatie. Dosarele de personal trebuie sa contina:

informatii generale privind efectivele: nume, varsta, sex, post ocupat in prezent, cetatenie, limbi vorbite si scrise;

formatie academica completa si formatie dobandita in perioada de lucru;

experienta: locurile de munca ocupate anterior si genul de intreprindere sau experienta dobandita;

evaluarea performantei si a potentialului;

proiectele de cariera ale indivizilor si progresia lor pe plan salariat.

Deoarece cheltuielile pentru planificarea resurselor umane trebuie sa se mentina in limite rezonabile, un rol hotarator pentru valoarea unei planificari il are eficacitatea ei. Planificarea trebuie sa aiba in vedere: metodele de planificare; exactitatea; obiectivele organizationale; principiile de planificare; complexitatea informatiilor.

Metode de planificare. In planificare este necesar sa se lucreze cu metode de planificare simple, accesibile oricui precum si cu notiuni inteligibile.[9]

Exactitatea. Planificarea resurselor umane se bazeaza pe informatii exacte si este adecvata specificului organizatiei. Nu are sens sa se foloseasca metode de planificare folosite in literatura sau care sunt la moda, daca ele nu se preteaza in cazul unei organizatii si nici metode cu tolerante foarte restranse, daca acest lucru nu este necesar. O buna planificare asigura indeplinirea obiectivelor propuse. Planificarea nu trebuie privita ca o contabilitate in care planul si realizarea lui sa coincida exact ca la sfarsitul perioadei. Este firesc sa apara abateri, dar acestea nu trebuie sa constituie un criteriu hotarator pentru aprecierea calitatii planificarii.

Obiectivele organizationale. O buna planificare a resurselor umane asigura indeplinirea obiectivelor generale ale organizatiei. Dar obiectivele pot fi indeplinite numai daca ea dispune de resursele umane necesare. Nu este greu sa se formuleze obiective pentru o organizatie, mult mai dificil este sa se stabileasca si sa se asigure personalul necesar pentru ca aceste obiective sa fie realizabile.

Principiile de baza ale planificarii. Un rol important in planificare il are elaborarea unor principii rationale de planificare. Pentru materializarea acestor principii se poate constitui un set de criterii si unitati de masura pentru indicatorii planificati, evidentiindu-se aspectele pozitive si negative ale diferitelor activitati. Un rol esential il are stabilirea potentialului organizatiei si a elementelor prin care firma se evidentiaza fata de concurenta.

Complexitatea informatiilor. O data cu lichidarea sistemului de planificare centralizat, organizatiile pot sa realizeze o concordanta intre obiective si resurse si sa ia hotarari in privinta asigurarii conditiilor necesare unei bune planificari a resurselor umane. Premisa reusitei o constituie existenta unor informatii corelate care sa permita elaborarea planului resurselor umane.

Este important ca planificarea sa nu fie tratata doar ca o problema de ordin tehnic sau economic. O planificare corecta a resurselor umane nu numai ca influenteaza in mod pozitiv gandirea angajatilor, dar constituie si baza stimularii morale.

Etapele planificarii resurselor umane

Ca parte inseparabila a procesului de planificare a unei intreprinderi, planificarea resurselor umane este procesul de analiza si identificare a necesarului de personal pe profesii, calificari, varsta, sex. Pentru aceasta sunt o serie de activitati, cum ar fi: identificarea profesiilor si meseriilor care nu au acoperire cu personal; analiza piramidei varstei personalului; analiza fluctuatiei personalului pe compartimente; compararea cerintelor cu disponibilul.[10]

In cadrul acestui proces se va asigura respectarea corelatiei privind cresterea mai rapida a productivitatii muncii, comparativ cu dinamica angajarilor si a salariului mediu.

La elaborarea planului resurselor umane se va tine seama de principalii factori de influenta si se va evidentia modul in care acestia conditioneaza si actioneaza asupra planului. Uni dintre cei mai importanti factori de influenta sunt: progresul tehnic; nivelul resurselor; piata muncii; politica partenerilor interni si externi.

In cadrul organizatiilor au loc modificari rapide determinate de mediul in care traim. Nici o organizatie nu va supravietui daca nu se pregateste pentru schimbari. Spre deosebire de perioadele anterioare, cand cariera unui individ era gandita de alte persoane, de parinti sau institutii, astazi lucrurile se petrec altfel. Angajatii au un grad mare de independenta, doresc sa participe la luarea deciziilor si nu accepta usor sa-si asume altii responsabilitati in locul lor. Ei stiu ca daca vor sa reuseasca in cariera, trebuie sa si-o pregateasca singuri.

Un plan al resurselor umane poate fi extrem de sofisticat sau extrem de simplu. Indiferent de modul in care este intocmit, scopul planului este de a permite managerilor determinarea corecta a necesarului de personal. O politica eficienta de planificare ofera urmatoarele avantaje:[11]

managerii de varf au o imagine mai clara asupra dimensionarii resurselor umane si a deciziilor de afaceri;

costurile planificarii resurselor umane sunt mai reduse;

poate fi alocat mai mult timp recrutarii talentelor.

Prognoza

Scopul prognozelor este determinarea de alternative pentru deciziile strategice privitoare la resursele umane cu luarea in considerare a schimbarilor ce se intrevad in diviziunea muncii si in procesul tehnico-stiintific a evolutiilor previzibile a proceselor economico-sociale.[12]

Prognoza resurselor umane este influentata de domeniul de activitate la care se refera, de sfera de cuprindere si de orizontul ales. Elaborarea unei prognoze trebuie sa asigure respectarea unor cerinte, cum ar fi: cunoasterea corecta a realitatii; existenta unor date trecute, pe perioade suficient de lungi; eliminarea din calcul a datelor cu caracter accidental; folosirea concomitent a mai multor metode de prognoza.

Nevoile planificarii impun un sistem de prognoze care sa se refere, in principal la evolutia demografica si la necesitatile fundamentale ale calificarii fortei de munca, la obiectivele principale ale protectiei sociale.

Notiunea de prognoza se utilizeaza in principal ca evaluare posibila stabilita in mod stiintific, asupra evolutiei fenomenelor in perioade diferite de timp. Prognozele reprezinta rezultatul unor cercetari care urmaresc sa stabileasca stari posibile ti probabile asupra viitorului unor fenomene.[13]

Metode de prognoza

Metodele de prognoza pot fi impartite in trei categorii:[14]

metode intuitive (brainstorming, Delphi);

metode explorative (extrapolare, cercetare morfologica, analiza economica);

metode normative (metoda balantei, arbori de pertinenta, cercetare operationala, teoria deciziei).

In efectuarea oricarei prognoze se vor avea in vedere prognozele tehnologice, prognozele privind evolutia pietei, prognozele financiare, prognozele privind piata resurselor umane si prognozele privind potentialul uman si material al organizatiei. Pe baza acestor prognoze se stabilesc obiectivele organizationale.

Pentru a putea face o planificare cat mai corecta a necesarului de personal se porneste de la urmatoarele aspecte

prognoza cererii de resurse umane si anume: 

a) necesarul pe termen scurt;

b) necesarul pe termen lung.

prognoza ofertei de resurse umane, unde se urmareste:

a) oferta interna;

b) oferta externa.

I. Prognoza cererii de resurse umane

Prognoza necesarului de resurse umane se poate face prin:

- metode logice ;

- metode matematice.

Metodele logice de prognozare a cererii de resurse umane se bazeaza pe factori cantitativi si sunt folosite mai ales de organizatiile care nu detin sau au foarte putine baze de date.

Din categoria metodelor logice fac parte:[15]

metoda pe unitati. Specificul metodei consta in faptul ca fiecare unitate, ramura sau departament estimeaza propriul necesar de angajati pentru viitor. Suma estimarilor pentru fiecare unitate este prognoza cererii de forta de munca pe intreaga organizatie.

prognozare de catre managerii de nivel superior. Ei analizeaza si fac simulari cu privire la gradul de afectare a necesarului de resurse umane, de planurile de afaceri, planurile de economii si de catre o potentiala recesiune economica.

Metoda Delphi. Aceasta metoda urmareste obtinerea unui consens intre diferiti experti in privinta prognozei necesarului de forta de munca. Expertii sunt rugati sa raspunda la un chestionar pe aceasta problema si sa-si motiveze raspunsurile. Raspunsurile vor fi analizate si returnate cu un alt set de intrebari. Procesul va continua timp de cateva runde, pana expertii ajung la un acord.

Metode matematice. Cu ajutorul metodelor matematice se poate face prognozare a fortei de munca luandu-se in calcul un singur factor, ca de exemplu:

Numarul de angajati in fiecare an, cu ajutorul caruia se va stabili tendinta crescatoare sau descrescatoare de cerere de resurse umane si, daca ea se va mentine pentru anul viitor.

Prognozare referitoare la vanzarile viitoare si la productia viitoare.

Prognoza cu ajutorul productivitatii. Aceasta metoda porneste de la necesarul de angajati si emite ipoteza ca acest necesar creste liniar cu volumul de munca ce trebuie efectuat.

Regresia multipla. Aceasta metoda utilizeaza mai multi factori care au legatura cu cererea de forta de munca. Datele si informatiile din anii trecuti sunt folosite pentru a dezvolta o ecuatie ce descrie relatia dintre acesti factori si necesarul de angajati, dupa care valorile curente sau prognozate ale acestor factori sunt introduse in ecuatie pentru a preciza necesarul viitor de forta de munca.

II. Prognoza ofertei de resurse umane

Oferta de resurse umane poate fi: interna sau externa.[16]

a) Oferta interna este formata din toti angajatii unei organizatii. Ei pot satisface cererile de forta de munca prin: ramanerea in continuare pe acelasi post, prin avansare pe posturi superioare sau prin transfer pe posturi libere. Avand in vedere ca oferta interna este si ea supusa unei variatii in numar ca urmare a procesului de angajare continua de pe piata externa, ca urmare a pensionarilor, demisiilor, transferurilor si deceselor, organizatiile trebuie sa aiba permanent o situatie a numarului de angajati.

Dintre metodele de prognozare a ofertei interne de resurse umane enumeram:

- Analiza Markov. Aceasta metoda foloseste o matrice a probabilitatii de tranzitie care descrie probabilitatea ca un angajat sa ramana pe acelasi loc si sa desfasoare aceeasi activitate, probabilitatea de a desfasura o alta activitate in interiorul organizatiei sau de a o parasi. Daca aceasta matrice se inmulteste cu numarul angajatilor care incep anul in posturile existente, va rezulta numarul prognozat de angajati care vor desfasura activitatea in acele posturi pana la sfarsitul anului.

- Evaluarea de catre manageri. Cand manageri fac evaluarea ofertei interne de resurse umane ei trebuie sa-si puna si sa dea raspuns la urmatoarele intrebari: ce categorii de angajati are organizatia? Care este numarul de angajati in fiecare categorie? Ce calificari au angajatii? Ce nivel de performante a atins organizatia cu acesti angajati? Cat de usor si oportun este sa transferi si sa promovezi anumiti angajati? Care este distributia angajatilor pe sex si categorii de varste? Ce rata de fluctuatie are organizatia?

b) Oferta externa de resurse umane. Pentru a aprecia in mod corect oferta externa de resurse umane si, inainte de a lua o decizie, trebuie sa fie in permanenta la curent cu urmatoarele aspecte de pe piata fortei de munca si anume cu: forta de munca civila, rezerva de forta de munca, rata participarii fortei de munca si rata somajului.

Forta de munca civila este formata din persoanele in varsta de peste 16 ani, care nu sunt in cadrul armatei si care sunt angajati sau isi cauta de lucru.

Rezerva de forta de munca civila este formata din persoanele in varsta de peste 16 ani, care deocamdata nu lucreaza: studenti; persoane casnice; pensionari.

Rata participarii fortei de munca este procentul din populatia totala apta de munca ce se gaseste in forta de munca civila. Rata somajului este procentul din forta de munca ce isi cauta de lucru.

Metodele economice de prognoza demografica se aplica indeosebi la nivel teritorial. In functie de obiectivele economice ce urmeaza a se construi, se determina necesarul de forta de munca, se fac corectii impuse de raportul dintre populatia inactiva in noile intreprinderi create si populatia activa corespunzatoare din sfera neproductiva si se proiecteaza populatia totala a localitatii respective.

Pentru a realiza o prognoza a necesarului de forta de munca cu un grad de certitudine ridicat este bine ca la nivelul de localitate, judet, ramura, cat si pe ansamblul economiei nationale sa se porneasca de la planul fortelor de munca al intreprinderii, corelat cu obiectivele de dezvoltare pentru perioadele viitoare. In acest scop se pot utiliza cu succes metodele statisticii demografice ca observarea, prelucrarea si analiza, iar ca tehnici de prognoza, metodele globale si metoda componentelor.

Acestea reprezinta un ansamblu de tehnici statistice si de prognoze foarte raspandite, mai ales in studiile demografice, dar cu reale posibilitati de aplicare in studiul fortei de munca.

Obiectivele firmei constituie punctul de plecare al oricarei prognoze a resurselor umane. Pe baza acestor obiective se intocmeste prognoza resurselor umane, efectuandu-se inventarierea resurselor disponibile. Stabilirea necesarului se efectueaza pe profesii, pregatire, performante, apelandu-se la persoane din interiorul sau din exteriorul organizatiei.[17]

Realizarile salariatilor individuali si ale organizatiei sunt influentate si de schimbarea mediului ambiant. Aprecierea si analiza rezultatelor devine un mecanism de auto control al planificarii resurselor umane, deoarece ele determina modificarea efectivului de personal si schimbarea prognozei potentialului intern pentru urmatorul ciclu. In urma analizei se poate constata ca unii angajati corespund necesitatilor firmei iar altii nu. Aceste informatii sunt incluse in fisierele de evidenta. Se doreste ca dupa fiecare ciclu de activitate, realizarile personale si cele ale organizatiei sa fie performante.

Pentru prevenirea unor situatii dificile, generate de erorile de previziune, este de preferat ca organizatia sa aiba in vedere:[18]

angajarea de personal doar daca este convinsa de necesitatea acestuia;

analizarea in permanenta a ritmicitatii productiei;

analizarea, atunci cand apar noi responsabilitati, in ce masura acestea sunt diferite de cele existente si daca nu pot fi indeplinite cu personalul existent.