Nu conteaza cat de asiduu lucrezi; conteaza cat de inteligent lucrezi.

Un om a auzit ca daca va munci din greu se va imbogati. Munca cea mai grea pe care o cunostea era sapatul gropilor, asa ca s-a apucat sa sape gropi adanci in curte. Nu s-a imbogatit; nu s-a ales decat cu o durere de spate. A muncit din greu, ce-i drept, dar nu s-a gandit sa-si stabileasca prioritatile.

Organizeaza sau agonizeaza.

Talentul de a jongla cu succes cu trei sau patru proiecte cu prioritate absoluta este o cerinta esentiala pentru orice lider. O viata in care toate merg bine va fi in cele din urma o viata in care nimic nu merge bine.

Abordarea prioritatilor:

Foarte important/ foarte urgent: Ataca aceste probleme in primul rand.

Foarte important/mai putin urgent: Stabileste termene de predare si introduceti aceste proiecte in rutina zilnica de lucru.

Mai putin important/foarte urgent: Gaseste modalitati rapide si eficiente de a rezolva aceste proiecte fara o implicare personala prea intensa. Daca este posibil, insarcineaza cu rezolvarea lor un asistent care se poate descurca.

Mai putin important/Mai putin urgent: Aici se incadreaza lucrarile de rutina, consumatoare de timp, cum este indosarierea. Aduna aceste lucrari si rezolva-le in segmente de o jumatate de ora in fiecare saptamana; da aceasta sarcina altcuiva; sau nu le faci deloc. Inainte de a lasa pe maine ce poti face azi, studiaza bine problema. Exista sansa sa le poti amana fara termen.

Acum cativa ani predam principiul 20/80 la o conferinta din Boston. Cateva saptamani mai tarziu, prietenul meu, John Bowen, mi-a trimis o foaie de hartie cu un tabel pe care il alcatuise in urma conferintei. De atunci am folosit si eu acest tabel ori de cate ori mi-am stabilit prioritatile. Poate iti va fi de ajutor si tie.

PARETO

Data_________

Telefoane de dat Comp. Note personale Comp.

TIMP 20/80

ORDIN DE PRIORITATE TIMP ALOCAT DESCRIERE – De facut ACUM REZOLVAT

(f.important; f.urgent)

Analiza: Studiu de caz asupra familiei - chestionare si raspunsuri pentru parinti si copii Referat: Cand intervine Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului?

DE FACUT De insarcinat

(f.important; mai putin urgent) (mai putin important; mai putin urgent)

ALEGE, ALTFEL PIERZI

Fiecare dintre noi este fie un initiator, fie unul care reactioneaza atunci cand este vorba de planificare. Un exemplu edificator este calendarul nostru. Intrebarea nu este “Oare voi avea un calendar plin?”, ci “Pe cine voi include in calendarul meu?”. Daca suntem lideri, intrebarea pe care trebuie sa ne-o punem nu este: ”Voi avea de-a face cu oamenii?” ci “Cu ce oameni voi avea de-a face?”. Concluzia mea este ca liderii tind sa initieze, iar cei care ii urmeaza tind sa reactioneze. Observati diferenta:

Lideri Adepti

Initiaza Reactioneaza

Conduc; ridica receptorul Asculta; asteapta sa sune telefonul

si stabilesc contacte

Isi petrec timpul planificand Isi petrec timpul traind de pe o zi pe alta;

Anticipeaza problemele reactioneaza la probleme

Investesc timpul in oameni Isi petrec timpul cu oamenii

Isi completeaza calendarul Isi completeaza calendarul in functie de cereri

in functie de prioritati

EVALUEAZA, ALTFEL AJUNGI INTR-UN PUNCT MORT

Un veteran in luarea deciziilor mi-a dat acest sfat simplu si concis: decide ce trebuie sa faci si fa acel lucru; decide ce nu trebuie sa faci si nu face acel lucru. Cu toate acestea, evaluarea prioritatilor nu este chiar atat de simpla. De multe ori situatia nu poate fi descrisa in alb si negru, ci mai degraba in multe tonuri de gri. Am constatat ca ultimul lucru pe care il stim este ce sa punem pe primul plan.

Intrebarile ce urmeaza te vor ajuta in procesul de stabilire a prioritatilor:

Ce se asteapta de la mine? Un lider poate renunta la tot in afara de responsabilitatea finala. Intrebarea la care acesta trebuie sa primeasca neaparat un raspuns inainte de a accepta un nou post este “Ce se asteapta de la mine?”. Cu alte cuvinte, care sunt lucrurile pe care nimeni in afara de mine nu le poate face? Oricare ar fi acestea, ele trebuie sa stea in capul listei de prioritati. Daca nu reusesti sa le faci, vei ingrosa randurile somerilor. Exista, desigur, multe responsabilitati la nivelurile inferioare functiei tale, dar numai cateva sunt cele pe care tu si numai tu le poti face. Discerne intre lucrurile pe care trebuie sa le faci tu si cele care pot fi puse in sarcina altcuiva.

Rezerva-ti un minut alcatuirii unei liste cu ceea ce ti se cere sa faci in postul respectiv (in ordinea prioritatilor, daca este posibil).

Ce imi ofera cel mai mare profit? Efortul depus trebuie sa fie pe masura rezultatelor scontate. Intrebarea pe care trebuie sa mi-o pun fara incetare este: “Oare fac ce stiu sa fac mai bine si obtin un bun profit pentru organizatie?”. In multe organizatii, cele trei probleme care apar cel mai frecvent sunt:

Abuzul: Prea putini angajati fac prea mult.

Nefolosirea: Prea multi angajati fac prea putin.

Folosirea gresita: Prea multi angajati fac ce nu trebuie sa faca.

Bo Jackson era aparator in echipa de fotbal a liceului. Era bun, dar nu a reusit sa-si duca echipa in campionat. De fapt, au terminat sezonul cu trei partide castigate si sapte pierdute. La Universitatea Auburn, cand toti cei trei fundasi au fost indisponibilizati, antrenorul lui Bo i-a cerut sa intre in joc “pana cand se fac bine titularii”. Bo nu a fost prea incantat, dar a facut-o. Ce a urmat este de domeniul legendei. Iata un exemplu excelent de rezolvare a problemei profitului.

Gandeste-te un minut si alcatuieste o lista cu ceea ce iti aduce cel mai mare profit in munca ta.

Ce iti ofera cea mai mare satisfactie? Viata este prea scurta si e pacat sa nu fie si placuta. Cel mai bine lucram daca ne place ceea ce facem. Cu putin timp in urma am tinut un discurs la o conferinta a liderilor in care am incercat sa prezint acest principiu. Titlul prelegerii mele era “Accepta aceasta slujba si iubeste-o”. I-am indemnat pe cei din public sa se gandeasca la o activitate care le place atat de mult incat ar desfasura-o cu drag chiar si fara sa fie platiti. Apoi le-am recomandat sa invete sa o faca atat de bine incat oricine sa fie fericit sa-i plateasca pentru ea. Andy Granatelli a spus ca atunci cand transformi ceva intr-un mare succes, asta nu e munca. Este un mod de viata. Te bucuri pentru ca in felul tau contribui la progresul omenirii. Sunt convins de asta! Gandeste-te un minut ce iti da cea mai mare satisfactie in munca ta.

Succesul in munca va spori considerabil daca factorii C, P si R (Cerinte, Profit si Recompense) sunt egali. Cu alte cuvinte, daca cerintele slujbei mele sunt proportionale cu eforturile mele de a obtine cel mai mare profit si toate acestea imi produc o mare satisfactie, atunci voi reusi, cu conditia sa actionez intr-o ordine a prioritatilor.