Ghid de interviu la angajare - rolul departamentului de resurse umane

Ghid de interviu

Resursele umane ale organizatiei si functiunea de resurse umane

1.Analiza interactiunii functiunii de resurse umane cu celelalte functiuni ale organizatiei

1.Va sunt aduse la cunostinta informatiile privind planificarea productiei si programele de activitate? Da

2. Cunoasteti din timp schimbarile tehnologiei sau ale procedurilor de fabricatie? Da

3. Va sunt aduse la cunostinta previziunile evolutiei volumului de activitate? Da

4. Cunoasteti din timp intentia de lansare de noi produse/servicii, etc.? Da

5. Cunoasteti din timp abandonarea unor tipuri de activitati? Da

6. Sunteti la curent cu informatiile financiare(resurse, cheltuieli) din cadrul organizatiei? Da

2. Rolul departamentului de resurse umane

1. In calitate de manager de resurse umane aveti senzatia ca sunteti membru al echipei de conducere doar de forma? Nu

2. In organizatia dvs. deciziile manageriale importante se adopta fara sa se ceara punctul de vedere al departamentului de resurse umane sau fara sa se tina seama de acesta? Nu

3. In decursul activitatii dvs. ati intrat de multe ori in conflicte cu alti manageri din organizatie pe subiecte referitoare la managementul resurselor umane din cadrul organizatiei? In ce sens? Puteti sa ne dati un exemplu? Nu

4. Top managementul aloca prea putine resurse si interes activitatii departamentului de resurse umane? Nu.

5. Bugetul de care dispune departamentul de resurse umane este echitabil comparativ cu bugetele celorlalte departamente din cadrul organizatiei? Nu prea.

6. Rolul departamentului de resurse umane este de:

Partener de afaceri

Consultant intern privind activitatile de resurse umane x

Expert operational

Avocatul angajatilor

Avocatul angajatorilor

7. In calitatea dvs. de manager al departamentului de resurse umane participati activ la elaborarea strategiei organizationale? Nu.

8. Va confruntati cu un comportament neincrezator al top managementului in ceea ce priveste investitia in oameni? Dar in activitatea departamentului? Nu.

9. Exista o strategie de resurse umane integrata in strategia generala a organizatiei? Care sunt acestea? Nu prea.

III. Asigurarea cu resurse umane

3.1. Planificarea resurselor umane

1. In functie de previziunile privind evolutia activitatii se calculeaza necesarul de resurse umane (cantitativ si calitativ)? Nu.

2. Aceste previziuni tin seama de fluctuatie si absenteism? Da.

3. Aceste previziuni sunt reajustate in functie de noile contracte incheiate? Da.

4. Exista scenarii alternative pentru urmatoarele situatii:

- cresterea volumului de activitate? Da.

- scaderea volumului de activitate? Da.

5. Exista un sistem informational computerizat care sa cuprinda o baza de date despre angajati cu informatii despre pregatirea, performantele, aptitudinile, calitatile si abilitatile acestora? Da.

6. Ce date sunt incluse in bazele de date existente in organizatie? Nume. Prenume, nr. Contract, acte dosar, vechime, etc.

3.2. Recrutarea si selectia resurselor umane

1. In materie de recrutare si selectie, organizatia are o politica mai curand:

• Restrictiva (inlocuiri limitate la plecarile din organizatie)
• Deschisa/reactiva (recrutari in functie de nevoile legate de activitatile curente si de perspectiva) x
• Prospectiva/proactiva (recrutari si angajari pentru cresterea potentialului organizatiei pe termen mediu si lung)

2. Ce tip de populatie este preferata atunci cand se recruteaza candidatii?

• Tineri absolventi x
• Profesionisti experimentati x

3. Care sunt metodele de recrutare adoptate de catre organizatie?

• Publicitatea (Anunt in presa) x
• Agentii specializate de recrutare si selectie
• Reteaua de cunostinte
• Oficiul fortelor de munca
• Folosirea consilierilor pentru recrutare
• Institutii de invatamant
• Candidaturi directe x
• Fostii angajati
• Targuri de forta de munca
• Agentii de „Head Hunters”
• Internetul x

4. In cazul aparitiei unui post vacant de conducere, se prefera sursele interne de recrutare (din interiorul organizatiei) sau surse externe (de pe piata fortei de munca)? Ambele.

5. Se procedeaza sistematic la analiza posturilor vacante si pe baza rezultatelor analizei se realizeaza profilul candidatului corespunzator? Da.

6. Care sunt etapele selectiei resurselor umane? Selectare cv, programare interviu 1, selectare dupa interviul 2, programamre interviul 2, angajare candiddat optim.

7. Ce se intampla cu candidatii respinsi?

• Primesc o scrisoare formala de respingere
• Sunt informati in legatura cu motivele respingerii lor x
• Nimic, pur si simplu nu mai sunt contactati

8. Cum se procedeaza pentru integrarea noilor angajati?

• Prezentarea organizatiei, in general (turul organizatiei) x
• Trimiterea directa in compartimentul sau echipa din care va face parte
• Furnizarea unui manual al organizatiei x

9. Se remite in mod sistematic fiecarui angajat un exemplar al Regulamentului de organizare si functionare? da

10. Se remite in mod sistematic fiecarui angajat fisa postului pe care a fost angajat? Da.

11. Seful direct al noului angajat:

• Se ocupa personal sa-i precizeze acestuia ce se asteapta de la el x
• Lasa colegilor de munca ai acestuia grija de a-l informa x

12. Pentru noii angajati, indiferent de nivelul ierarhic, se procedeaza la o perioada de angajare de proba:

• In mod sistematic x
• Dupa caz

13. Care este perioada obisnuita de proba? 30 zile conform codului muncii.

14. In cazul unei perioade de angajare de proba:

• Sunt bine definite si comunicate angajatului durata acestei perioade si criteriile de evaluare x
• Noul angajat este lasat „sa se descurce” pentru a vedea de ce este in stare

15. In cazul in care perioada de angajare de proba a condus la concluzia ca noul angajat nu va fi retinut in cadrul companiei sau in cazul in care au fost disponibilizati angajati:

• I se explica in mod detaliat angajatului motivele? x
• Angajatul este ajutat sa se reorienteze profesional sau sa-si gaseasca o alta slujba?

16. Cine are responsabilitatea recrutarii, selectiei si integrarii noilor angajati?

• Departamentul de resurse umane x
• Seful ierarhic direct al noului angajat x
• Top managementul
• Altii (specificati)

IV. Proiectarea, analiza si reproiectarea posturilor

1. Exista fise de post pentru toate posturile din cadrul organizatiei? Da.

2. Cum se realizeaza fisele de post in cadrul organizatiei?

• Se realizeaza analiza posturilor
• Se folosesc modele tipizate de fise de post x
• Se completeaza fisele de post existente cu noi sarcini si responsabilitati x

3. Cand s-a realizat ultima data o analiza a posturilor din cadrul organizatiei si in ce scop? Nu stiu.

4. Care sunt metodele de analiza a posturilor folosite:

• Interviul
• Chestionarul
• Observarea

5. Cand se realizeaza reproiectari ale posturilor si in ce scop? Nu prea au loc.

6. Care sunt tehnicile de proiectare/reproiectare a posturilor utilizate:

A. Tehnici de proiectare/reproiectare individuala

Specializarea posturilor

Rotatia posturilor

Largirea posturilor x

Imbogatirea posturilor

B. Tehnici de proiectare/reproiectare de grup

Echipele de lucru x

Grupurile de lucru autonome

Cercul calitatii

7. Responsabilitatea pentru activitatile de proiectare/reproiectare si analiza a posturilor in cadrul organizatiei revine:

• Departamentului de resurse umane x
• Sefilor de departamente/echipe
• Top managementului x

8. Fisele de post sunt intocmite de:

• Departamentul de resurse umane  x
• Sefii departamentelor/echipelor
• Top management
• Angajatii isi intocmesc fisa postului care apoi este supervizata de seful ierarhic direct
• Altii (angajati, consultanti, etc.) Specificati cine.

V. Instruirea si dezvoltarea resurselor umane

1. Organizatia considera dezvoltarea competentelor angajatilor sai un obiectiv prioritar? Da.

2. Instruirea si perfectionarea resurselor umane este privita ca:

O investitie strategica x

Un cost

O obligatie ceruta de legislatie

3. Se procedeaza anual la o evaluare a nevoilor de instruire plecand de la:

Analiza organizatiei

Analiza posturilor si a performantelor angajatilor x

Discutii cu angajatii

4. Se stabilesc concret obiectivele instruirii? Da.

5. Se elaboreaza un plan de formare si perfectionare a resurselor umane? Da.

6. Se procedeaza anual la o evaluare a actiunilor de instruire si a rezultatelor obtinute in ceea ce priveste imbunatatirea performantelor angajatilor?

7. Cine are responsabilitatea de a realiza planul de instruire, de a stabili obiectivele, nevoile si cine evalueaza rezultatele instruirii? Top management.

VI. Evaluarea performantelor angajatilor

1. Se stabilesc obiectivele evaluarii performantelor? Da.

2. Obiectivele evaluarii performantelor sunt:

• De a corecta o serie de probleme la nivelul organizatiei si/ sau in performanta angajatilor x
• De a stabili recompensele materiale ale angajatilor
• De a identifica nevoile de instruire x
• Planificarea carierei profesionale a angajatilor
• Facilitarea planificarii, recrutarii si selectiei resurselor umane
• Descoperirea unor competente, aptitudini si abilitati necunoscute pana in momentul evaluarii x
• Altele

3. Exista chestionare de evaluare diferentiate in functie de aceste obiective? Nu.

4. Evaluarile sunt structurate si au loc la un anumit moment in timp? Da.

5. Pe langa evaluarile formale exista si evaluari informale in sensul ca managerul discuta diferite probleme cu care se confrunta angajatii din subordine si modul in care acestea pot fi rezolvate sau corectate ? da.

6. Care este frecventa evaluarilor? Odata pe an

7. Se evalueaza formal toti angajatii organizatiei sau doar o parte dintre acestia? Da, toti.

8. Care sunt categoriile de evaluatori care efectueaza evaluarea performantelor?

• Managerul/seful ierarhic direct x
• Subordonatii celui evaluat
• Colegii celui evaluat
• Comisiile de evaluare (seful direct si alti manageri din organizatie) x
• Autoevaluarea
• Evaluatori externi organizatiei
• Clientii organizatiei
• Sistem informational de evaluare
• Feed-back-ul de 360⁰

9. Criteriile si standardele de performanta sunt stabilite diferentiat pentru fiecare categorie de posturi? Da.

10. Care este metoda de evaluare?

11. Exista indicatori de masurare a cantitatii si calitatii rezultatelor obtinute de angajati? Nu.

12. Activitatea de evaluare a performantelor este formala si nesemnificativa in deciziile de promovare si salarizare sau este esentiala in aceste decizii? Este esentiala.

13. Cum se reflecta rezultatele evaluarilor in deciziile de recompensare/sanctionare a angajatilor?

14. Care este in general opinia angajatilor cu privire la corectitudinea si eficienta evaluarilor?

VII. Motivare si recompensare

7.1. Motivarea resurselor umane

1. Managerii cunosc gradul de satisfactie si motivatie pentru munca a angajatilor? Da.

2. Managerii cunosc nevoile angajatilor? Da.

3. Informatiile de mai sus se obtin formal prin intermediul unui chestionar care se aplica in cadrul organizatiei, sau informal prin discutii cu acestia? Informal.

4. Care sunt tehnicile de motivare folosite in cadrul organizatiei?

• Climatul organizational - ca motivator x
• Salariul - ca motivator x
• Proiectarea (reproiectarea) postului - ca motivator
• Stabilirea obiectivelor - ca motivator
• Alte tehnici motivationale (dezvoltarea resurselor umane. programul de lucru flexibil, saptamana de lucru comprimata, cota parte din profitul firmei, salarizarea diferentiata in functie de calificare,etc.)

7.2. Recompensarea resurselor umane

1. Nivelul mediu al salariului din organizatie fata de salariul la nivel de ramura (organizatii similare) este:

• Superior
• identic
• inferior x

2. Principiul fundamental in salarizare este in functie de:

• munca depusa x
• rezultatele obtinute

3. In afara recompenselor directe (salariu, sporuri si adaosuri la salariu, salariu de merit) si a beneficiilor obligatorii (beneficii de asigurari sociale - beneficii privind plata timpului nelucrat, etc.), angajatii beneficiaza si de beneficii optionale (prime de vacanta si prime speciale, discount-uri sau gratuitati, participare la profit, cumparare de actiuni,asigurari de sanatate sau viata, alte beneficii)? Da.

4. Se fac diferentieri in recompensele acordate intre categorii de angajati? Detaliati. Nu prea.

IX. Analiza pietei fortei de munca din perspectiva angajatorului

1. Organizatia isi poate procura usor resursele umane necesare activitatii sale:

in cantitatea necesara? da

cu calificarea adecvata? da

2. Nivelul salariilor platite pe plan local comparativ cu cel de la nivelul ramurii profesionale sau al intreprinderilor concurente este:

identic cu al acestora?

mai mare?

mai mic? X

3. Care este numarul (aproximativ) al fortei de munca din zona/judetul unde isi desfasoara activitatea?

Document online: 12 secrete pentru un cuplu fericit Eseu: Acte necesare pentru obtinerea indemnizatiei pentru cresterea copilului / stimulentului

4. Care este rata somajului in zona/judetul unde isi desfasoara activitatea? 5,6 %

5. Care este evolutia numarului de someri? In crestere.

6. Care sunt principalele meserii si profesii solicitate pe plan local? Ingineri, jurisiti, economisti, mai ales cei cu studii superioare inclusiv proaspeti absolventi.

ANEXA 2

ANEXA 3

DENUMIREA POSTULUI: DIRECTOR GENERAL

RELATII IERARHICE:

este subordonat: Consiliului de Administratie (CA)

RELATII FUNCTIONALE: Aproba procedurile de importanta generala pentru organizarea si derularea proceselor principale la nivel de firma.

In acest sens, are relatii cu: Directorii

RELATII DE REPREZENTARE: reprezinta firma fata de organele de control de specialitate, in relatia cu furnizorii, clientii, persoanele/organizatiile din tara si din strainatate cu care intra in contact in interes de serviciu.

ATRIBUTII PRINCIPALE (si sarcini aferente):

Stabileste obiectivele de dezvoltare ale firmei, in concordanta cu strategia elaborata de Consiliul de Administratie

Stabileste anual, impreuna cu Directorii departamentelor din subordine, obiectivele generale de dezvoltare pe 12, 24 si 36 de luni

Comunica obiectivele si urmareste ca acestea sa fie comunicate intregului personal

Monitorizeaza trimestrial/semestrial/anual gradul de realizare a obiectivelor

Stabileste obiective personale si pentru top-management in stricta concordanta cu obiectivele firmei

Aproba bugetul si rectificarile acestuia

Participa la elaborarea bugetului, analizeaza propunerile inaintate, opereaza corectiile necesare si aproba bugetul final

Aproba sistemul de raportare folosit pentru urmarirea realizarii bugetului

Identifica oportunitati de afaceri

Monitorizeaza piata si identifica tendintele de dezvoltare

Identifica modalitati de dezvoltare a serviciilor oferite de firma in concordanta cu tendintele pietei

Identifica si atrage resursele necesare pentru implementarea noilor idei de afaceri

Reprezinta firma in relatiile protocolare cu furnizorii, clientii si alte organisme/organizatii cu impact real/potential asupra rezultatelor firmei

Asigura o buna imagine a firmei pe piata

Participa la intalniri de afaceri cu furnizori, clienti, organisme financiare si institutii guvernamentale din tara si din strainatate

Dezvolta relatii pozitive cu persoane-cheie in vederea intaririi pozitiei firmei

Asigura managementul firmei

Comunica managementului valorile si obiectivele strategice ale firmei

Stabileste obiectivele managerilor din subordine, termenele-limita si modalitatile de masurare a gradului de realizare a obiectivelor

Aproba procedurile de interes general ale firmei (aprovizionare, vanzare, distributie, financiare, service, resurse umane)

Participa la elaborarea si implementarea sistemelor de raportare si a sistemului de calitate

Dezvolta mijloace de motivare a personalului din subordine

Identifica nevoile de recrutare si participa la selectia, integrarea si dezvoltarea managementului firmei

Participa la programele de elaborare si actualizare a fiselor de post ale managerilor din subordine

Evalueaza periodic activitatea managerilor din subordine

Negociaza si conciliaza situatiile conflictuale aparute in relatiile interpersonale

Aproba planificarea concediilor de odihna pentru angajatii din subordine

Asigura respectarea normelor interne de functionare de catre personalul din subordine

Stabileste masuri de eficientizare a activitatii personalului din subordine

Asigura reteaua de relatii necesara dezvoltarii activitatii firmei

Evalueaza potentialul furnizorilor si al clientilor

Stabileste posibile cai de colaborare si decide asupra parteneriatelor strategice

Elaboreaza planuri de afaceri si le implementeaza

Dezvolta relatii pozitive cu personalul firmei in vederea motivarii si a cresterii gradului de implicare in activitatea firmei

RESPONSABILITATILE POSTULUI:

Legat de activitatile specifice, raspunde de:

Calitatea relatiei cu furnizorii si clientii

Folosirea eficienta a resurselor firmei

Respectarea obligatiilor firmei fata de furnizori, clienti, organele financiare si organismele guvernamentale

Asigurarea drepturilor banesti ale personalului angajat al firmei conform clauzelor contractuale si legislatiei muncii

Indeplinirea la termen si in conformitate cu dispozitiile legale a obligatiilor fata de banci, furnizori si clienti

Legat de functiile manageriale, raspunde de:

Coordonarea eficienta a personalului din subordine

Utilarea corespunzatoare a subordonatilor cu echipamentele si consumabilele necesare

Calitatea pregatirii profesionale a angajatilor din subordine

Legat de disciplina muncii, raspunde de:

Imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate

Respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru

Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma

AUTORITATEA POSTULUI:

Decide asupra noilor directii de dezvoltare

Stabileste planurile de vanzari si profit

Aproba bugetele si corectiile necesare

Semneaza documentele de angajare, colaborare si incetare a relatiilor de munca

Semneaza deciziile de modificare a functiei/salariului pentru angajatii firmei

Semneaza organigrama si nomenclatorul de functii al firmei

Semneaza contracte cu furnizorii, clientii si partenerii strategici

Aproba procedurile de interes general ale firmei

Semneaza referate de investitii, statele de plata si rapoartele financiare ale firmei

Solicita rapoarte de activitate si ia masurile necesare in vederea cresterii eficientei activitatii firmei

Utilizeaza echipamente/consumabile/materiale, masina si calculatorul puse la dispozitie de firma

Stabileste prioritatea executarii sarcinilor pentru personalul din subordine

Aproba recompense/penalizari, prelungirea/incetarea activitatii dupa perioada de proba a angajatilor

Aproba/respinge cereri ale personalului din subordine

SPECIFICATIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: studii superioare

CURSURI DE PREGATIRE: management, finante, vanzari, legislatie

EXPERIENTA

IN SPECIALITATE: minim 5 ani

PE POST: minim 3 ani

CUNOSTINTE NECESARE

Cunostinte privind procesul de vanzare

Cunostinte privind tehnici de negociere

Cunostinte de management

Microsoft Office

Cunoasterea in profunzime a pietei locale

Cunoasterea generala a mediului de afaceri romanesc

Cunostinte minime de contabilitate primara

Cunoasterea legislatiei in domeniu

APTITUDINI SI DEPRINDERI NECESARE:

Aptitudine generala de invatare

Aptitudini de comunicare

Aptitudinea de a lucra cu documente

Planificare si organizare a operatiilor si activitatilor

Abilitati de negociere

Acordare si transmitere de informatii

CERINTE PENTRU EXERCITARE

Inteligenta de nivel superior

Spirit organizatoric

Echilibru emotional

Capacitate de a evalua si a lua decizii

Capacitate de a lucra cu oamenii

Rezistenta mare la stres

Usurinta, claritate si coerenta in exprimare

Punctualitate

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: gandire strategica, spontaneitate, spirit practic, informarea, ajutorarea si dezvoltarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, conducerea si controlul oamenilor, ambitie, incredere in sine, activism, energie, fluenta verbala.

DENUMIREA POSTULUI: DIRECTOR VANZARI SI MARKETING

RELATII IERARHICE:

Este subordonat: Directorului General

Are in subordine: - Manager vanzari

- Manager marketing

RELATII FUNCTIONALE: stabileste prin proceduri si indicatii metodologice:

a) cum trebuie executate vanzarile si operatiunile speciale pentru produsele firmei. In acest sens, are relatii cu:

Manager Import-Export

Manager Administrativ

Manager IT

Manager Distributie

documentele si insemnele care reprezinta imaginea firmei. In acest sens, are relatii cu: toate compartimentele firmei

RELATII DE COLABORARE: cu Directorii Departamentelor firmei

RELATII DE REPREZENTARE: reprezinta firma fata de organele de control de specialitate (Oficiul pentru Protectia Consumatorului, Oficiul Concurentei), fata de furnizori, clienti, media, precum si in relatia cu persoanele si organizatiile cu care intra in contact in interes de serviciu.

ATRIBUTII PRINCIPALE:

Elaboreaza si urmareste realizarea planului de vanzari si profit

Analizeaza tendintele pietei si propune Directorului General obiective de vanzari si profit

Stabileste obiectivele managerilor din subordine in concordanta cu obiectivele departamentului

Propune Directorului General politica de preturi si asigura aplicarea acesteia

Identifica factori care impiedica realizarea planului si propune cai de optimizare/ajusteaza forecast-uri

Aproba politica de abordare a licitatiilor

Initiaza colaborari (strategice) cu firme puternice din domeniu implicate in proiecte

Urmareste acoperirea nationala cu o retea de distributie eficienta

Propune si implementeaza masuri de reducere a costurilor

Elaboreaza si urmareste realizarea planului de marketing

Participa activ la stabilirea conditiilor generale ale colaborarii cu furnizorii

Urmareste implementarea planurilor si a regulilor de lucru specifice

Asigura concordanta intre obiectivele de marketing cu cele de vanzari si profit

Urmareste realizarea obiectivelor de marketing si ia masurile corective necesare

Identifica directii de dezvoltare si propune promovarea de produse/solutii noi

Identifica aparitia de produse/solutii noi in domeniu

Consulta managementul cu privire la posibilitatea integrarii solutiilor noi

Propune Directorului General integrarea de noi produse/servicii in oferta firmei

Contacteaza furnizorii potentiali si urmareste implementarea solutiilor

Asigura calitatea serviciilor pre-vanzare

Monitorizeaza si contribuie la calitatea serviciilor oferite de grupa de vanzari

Elaboreaza/implementeaza programe de masurare a satisfactiei clientilor, propune masuri de imbunatatire

Urmareste respectarea obligatiilor contractuale catre clienti

Asigura rezolvarea cerintelor clientilor, concomitent cu sustinerea intereselor firmei

Optimizeaza stocurile de marfa

Stabileste metode/reguli pentru a asigura necesarul de marfa in conformitate cu planul de vanzari

Avizeaza comenzile externe

Monitorizeaza si contribuie la reducerea stocurilor cu miscare lenta si eliminarea celor fara miscare

Stabileste metode/reguli pentru minimizarea pierderilor datorate stocurilor fara miscare

Conduce si organizeaza activitatea departamentului

Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor sarcini

Participa la programele de elaborare si actualizare a fiselor de post ale salariatilor din subordine

Evalueaza periodic activitatea salariatilor din subordine

Negociaza si conciliaza situatiile conflictuale aparute in relatiile interpersonale

Propune recompensarea/sanctionarea personalului din subordine conform normativelor interne

Aproba planificarea concediilor de odihna pentru angajatii din subordine

Asigura respectarea normelor interne de functionare ale firmei de catre personalul din subordine

RESPONSABILITATILE POSTULUI:

Legat de activitatile specifice, raspunde de:

Realizarea obiectivelor de vanzari si profit pentru produsele departamentului

Aplicarea si respectarea structurii de preturi aprobate de Directorul General

Respectarea modelelor de contract avizate de juristul firmei si Directorul General

Calitatea raportarilor catre Directorul General

Calitatea serviciilor pre-vanzare

Calitatea stocului si minimizarea stocului fara miscare

Respectarea bugetului aprobat pentru actiunile de vanzare si marketing si a altor bugete alocate

Luarea masurilor pentru incasarea eficienta a contravalorii marfii livrate

Respectarea standardelor cu privire la imaginea firmei si a brandurilor comercializate

Respectarea legislatiei specifice domeniului sau de activitate

Legat de functiile manageriale, raspunde de:

Coordonarea eficienta a personalului din subordine si respectarea de catre acesta a reglementarilor interne

Utilarea corespunzatoare a subordonatilor cu resursele necesare conform normelor interne

Calitatea pregatirii profesionale a angajatilor din subordine

Legat de disciplina muncii, raspunde de:

Imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate

Pastrarea confidentialitatii informatiilor si a documentelor legate de firma

Utilizarea resurselor existente exclusiv in interesul firmei

Respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul sau

Adopta permanent un comportament in masura sa promoveze imaginea si interesele firmei

Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma

AUTORITATEA POSTULUI:

Semneaza stornari/anulari de facturi, referate de acordare comisioane catre terti in urma vanzarilor speciale, documente justificative pentru efectuarea cheltuielilor (in limitele stabilite de Directorul General), alte documente specifice departamentului

Solicita consultanta externa in problemele deosebite legate de vanzari si marketing

Solicita actualizari ale site-ului web al firmei

Solicita departamentului informatic rapoarte/situatii specifice departamentului pe care il conduce

Utilizeaza echipamente/consumabile/materiale, masina, note-book-ul si telefonul puse la dispozitie de firma

Stabileste prioritatea executarii sarcinilor pentru subordonati, adopta masuri de eficientizare a activitatii acestora

Stabileste alocarea masinilor aflate in dotarea departamentului

Propune recompense/penalizari, prelungirea/incetarea activitatii dupa perioada de proba a subordonatilor

Aproba/respinge cererile de concediu pentru subordonati

SPECIFICATIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: studii superioare economice

CURSURI DE PREGATIRE: vanzari, marketing, management

EXPERIENTA

IN SPECIALITATE: experienta in vanzari minim 5 ani

PE POST: minim 2 ani experienta pe post asemanator

CUNOSTINTE NECESARE:

Tehnici de vanzare directa si indirecta

Tehnici de negociere

Canale de informare media

Management

Operare PC – MS Office

Limba engleza (citit, scris, vorbit)

Cunoasterea in profunzime a pietei locale

Cunoasterea generala a mediului de afaceri romanesc

Tehnici si instrumente financiar-contabile

Cunoasterea legislatiei in domeniu

APTITUDINI SI DEPRINDERI NECESARE

Aptitudine generala de invatare

Abilitati de comunicare

Abilitati de negociere

CERINTE PENTRU EXERCITARE:

Inteligenta de nivel superior

Spirit organizatoric

Echilibru emotional

Capacitate de a evalua si a lua decizii prompte

Capacitate de a lucra cu oamenii

Rezistenta mare la stres

Usurinta, claritate si coerenta in exprimare

Punctualitate

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: orientare spre profit, spirit practic, incredere in sine, perseverenta, activism, energie, fluenta verbala, creativitate, interes pentru informarea/ajutorarea si dezvoltarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, inclinatie pentru conducerea si controlul oamenilor.

1.Denumirea compartimentului:ADMINISTRATIV
2. Denumirea postului:
ASISTENT MANAGER
3. Numele si prenumele salariatului:
NUME SI PRENUME SALARIAT
4. Se subordoneaza:
Managerului;
5. Numele sefului ierarhic:
NUME SI PRENUME SEF IERARHIC
6. Subordoneaza:
Numai daca este cazul
8. Relatii functionale:
- cu toate entitatile din unitate, cel putin la nivelul reprezentantilor acestora
9. Pregatirea si experienta:
Studii:
-absolvent al unei forme de invatamand superioare;
Aptitudini:
-inteligenta (gandire logica, memorie);
-corectitudine, seriozitate, atitudine principiala in relatiile cu oamenii;
Atitudini:
- sincer, dispus la colaborare
10. Autoritate si libertate organizatorica:
Daca este cazul
11. Responsabilitati si sarcini:
cunostinte bune operare PC MSOffice – WORD, EXCEL, navigare internet
- limba engleza scris/vorbit
- capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca
- capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp
- capacitate de a respecta termene limita
- atentie catre detalii
- placere si abilitate de a invata lucruri noi
- responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate
- indeplinirea activitatilor zilnice de secretariat
- preluarea si directionarea apelurilor telefonice
- primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate
- asigurarea protocolului in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice
- preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si arhivarea corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati
- redactarea corespondentei de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice
- asigurarea transmiterii documentelor prin posta, fax, e-mail
- actualizarea bazei de date documente
- rezervari hotel parteneri externi, etc.
- elaborarea si redactarea documentelor si situatiilor cerute de management
- asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei

POSTUL: Sofer

CERINTE:

-scoala de conducatori auto categoria B+C+E;

-experienta de cel putin 3 (trei) ani in conducerea de autovehicule in trafic international de marfa;

-cunostinte minime de mecanica auto.

RELATII IERARHICE: postul se afla in subordinea directa a sefului de birou.

OBLIGATII:

1.este obligat sa se prezinte la serviciu la ora fixata in program, odihnit, in tinuta corespunzatoare si sa respecte programul stabilit

2.participa la pregatirea programului si la instructajele NTS si PSI;

3.va cunoaste si va respecta prevederile legale cu privire la circulatia pe drumurile publice, in trafic intern si international de marfuri;

4.nu paraseste locul de munca decat in cazuri deosebite si numai cu aprobarea sefului de birou;

5.nu va conduce autovehiculul in stare de ebrietate sau obosit;

6.soferului ii este interzis sa transport alte marfuri inafara celor trecute in documentele de transport;

7.soferul va respecta cu strictete itinerariul si instructiunile primite de la seful de birou;

8.soferului ii este interzis sa vorbeasca in numele firmei cu orice client al acesteia fara avizul prealabil al sefului coordonator;

9.atat la plecare cat si la sosirea din cursa, verifica starea tehnica a autovehicului, inclusive anvelopele. Dupa verificare intocmeste impreuna cu seful coordonator un proces verbal de constatare, pe care il semneaza si il prezinta Biroului Auto;

10.la sosirea din cursa preda sefului direct Foaia de Parcurs completata corespunzator, insotita de decontul justificativ de cheltuieli si diagrama tahograf;

11.la incheierea unei curse verfica:

-confirmarea primirii transportului de catre beneficiarul trecut in documentele de transport prin aplicarea stampilei si semnaturii acestuia in rubrica special destinata acestui scop;

-inchiderea fara rezerve a carnetului TIR de catre vama de destinatie.

12.in timpul operatiunii de incarcare a compartimentelor pentru marfa, soferul are urmatoarele obligatii:

-sa supravegheze dispunerea corecta a marfii pe platforma autovehiculului astfel incat sa nu fie depasita sarcina maxima admisibila pe axe;

-sa fixeze si sa asigure incarcatura (cu chituci, sipci de lemn, centuri de ancorare sau alte materiale) astfel incat transportul acesteia sa se efectueze in conditii de maxima siguranta.

I    IDENTIFICAREA POSTULUI : „FEMEIE DE SERVICIU”  

 DESCRIEREA POSTULUI :
- executa lucrari de curatenie in imobilul - executa lucrari suplimentare necesare mentinerii curateniei si evacuarii gunoiului menajer din imobilul (inclusiv subsolul imobilului)
III   COMPETENTE PERSONALE:
• sa aiba insusiri de personalitate :seriozitate/responsabilitate, loialitate ,hotarare, adaptabilitate, autocontrol, atitudine pozitiva,
sa aiba calitati psihice necesare (spirit de observatie, rabdare, viteza de reactie, capacitate de orientare in spatiu, capacitate de comunicare, darzenie etc.);
• nu sunt restrictii cu privire la sex, dar sa poata manui tomberoanele pentru gunoiul menajer
• sa nu aiba antecedente penale;
• sa semneze si sa accepte contractul de confidentialitate si de munca.

IV  POZITIA IN ORGANIGRAMA SI RELATII ORGANIZATIONALE :
a. ierarhice (pe verticala) - se subordoneaza administratorului
V   SFERA DE RASPUNDERE SI COMPETENTA:
• este direct raspunzator de indeplinirea intocmai a atributiilor si prevederilor sarcinilor de serviciu stabilite in prezenta fisa
• este direct raspunzator de pastrarea bunurilor materiale sau de alta natura pe care le are in gestiune;
• raspunde nemijlocit pecuniar, administrativ sau penal, dupa caz, daca prin nerespectarea sarcinilor de serviciu stabilite prin prezenta fisa, aduce direct sau indirect prejudiciile materiale sau de alta natura asociatiei sau membrilor acesteia.

VI   ATRIBUTII:
• sa mature zilnic holul si scara imobilului,
• sa spele cel putin o data pe saptamana holul si scara sediului
• sa mature sau/si sa spele holul, scara imobilului ori de cate ori este nevoie (cel putin o data pe zi) pentru a indeparta urmele de noroiul depus ca urmare a intemperiilor
• sa stearga praful si panzele de paianjen din holul si scara sediului ori de cate ori este nevoie in vederea mentinerii aspectului de curatenie a imobilului;
• sa spele geamurile imobilului ori de cate ori este nevoie in vederea mentinerii aspectului de curatenie a sediului;
-sa participe impreuna cu reprezentantii firmei de prestari servicii de salubritate la descarcarea gunoiului menajer;
• sa desfunde ori de cate ori este nevoie tubulatura de evacuare a gunoiului;
• sa asigure curatenia din zona spatiului verde aferenta imobilului (sa tunda iarba, sa ude spatiul verde, sa stranga ori de cate este nevoie hartiile, crengile, frunzele, etc. de pe spatiul verde)
• daca primeste bani are dreptul de a-si achizitiona singur materialele necesare desfasurarii activitatii cu obligatia de a se incadra in plafonul stabilit si de a justifica cheltuielile facute cu documente legale (conform legislatiei in vigoare, ex. : factura fiscala si chitanta);
• sa manifeste disponibilitate catre dialog, receptivitate, calm, tact in relatiile de serviciu ce se stabilesc cu persoane din asociatie sau vizitatori;
• sa raspunda la toate solicitarile venite din partea administratorului sau presedintele asociatiei pentru indeplinirea unor sarcini conforme fisei postului;
• sa manifeste grija deosebita in manuirea si utilizarea materialelor si echipamentelor pe care le are in primire pentru a evita avarierea, distrugerea sau pierderea lor;
• sa fie cinstit , loial si disciplinat dand dovada in toate imprejurarile de o atitudine civilizata si corecta fata de toate persoanele cu care vine in contact;
• sa respecte instructiunile de folosire a ascensorului si sa anunte de indata orice defectiune la societatea care asigura intretinerea ascensorului cat si administratorul iar in lipsa acestuia presedintele asociatiei
VII    RESTRICTII :
• nu executa nici o sarcina suplimentara legata de activitatea sa decat daca ea vine de la persoanele autorizate si daca vine pe cale ierarhica si se incadreaza in prevederile legale;
• sa asigure pastrarea secretului profesional privind, activitatile ce se desfasoara in cadrul asociatiei de proprietari;
• este strict interzisa consumarea de bauturi alcoolice inainte de intrarea in serviciu sau pe timpul serviciului ;
• la plecarea din imobil, indiferent de motiv, trebuie sa lase echipamentul curat iar celelalte mijloace pe care le-a folosit in buna stare.

VIII    CONDITII DE DESFASURARE A ACTIVITATII :
a.  program – nenormat pana la asigurarea curateniei stabilite de fisa postului (nu mai mult de 8 ore pe zi);
b. Salarizarea –conform hotararii adunarii generale


Functia: Paznic de noapte
Varsta:
Vechimea :
Atributii :
1. Asigura paza unitatii pe timpul noptii
2. Executa rondul de paza in intreg perimetrul
3. Interzice accesul persoanelor straine in incinta scolii cu exceptia celor autorizate
4. Ia primele masuri in caz de incendiu sau calamitati, prin contactarea serviciului de pompieri si sefilor ierarhici ;
5. Anunta conducerea scolii despre evenimentele deosebite si masurile luate;
6. Executa intocmai dispozitiile conducerii pentru buna desfasurare a serviciului de paza ;
7. Depisteaza orice persoana care aduce daune localului , in vederea recuperarii pagubelor ;
8. Pe timp friguros supravegheaza instalatia de incalzire, verifica periodic functionarea centralei termice pentru a preveni eventualele avarii, scurgeri de apa din sistem etc.
9. Raspunde material de deteriorarea unor bunuri pe timpul serviciului sau ;
10. Respecta normele de protectie a muncii si de prevenire a incendiilor ;
11. Raspunde de asigurarea securitatii tuturor incaperilor ,
12. Are obligatia de a face rondul tuturor spatiilor pentru a verifica instalatia de incalzire si eventualele defectiuni.
13. Indeplineste si alte sarcini stabilite de conducerea