Niveluri de analiza a organizatiilor

Niveluri de analiza a organizatiilor

Daca definirea organizatiilor drept sisteme deschise, intr-un permanent schimb cu mediul este necesara pentru a fixa un sistem de referinta, atunci cunoasterea organizarii interne este impusa de metoda studiului de caz, intrucat aceste elemente de diagnoza organizationala trebuie sa porneasca de la o minima cunoastere a structurii organizatiei respective.

Fiind un element fundamental, structura organizatorica joaca un rol major cu ample implicatii. Ea defineste cadrul actional si contureaza factorii generatori de eficienta, precizeaza cadrul profesional si stabileste locul si rolul fiecarei componente, contureaza atributiile, sarcinile si responsabilitatile,  influenteaza procesul informational-decizional si eficienta activitatii.

La nivel organizational exista doua tipuri de organizare: structurala si procesuala. Spre deosebire de organizarea procesuala prin care se stabilesc principalele categorii de munca, procesele necesare realizarii obiectivelor fundamentale ale organizatiilor, organizarea structurala consta in gruparea functiilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor in raport cu anumite criterii si repartizarea acestora in vederea realizarii lor pe grupuri de lucru precum si in vederea concretizarii conditiilor care sa asigure posibilitatea realizarii obiectivelor organizationale.

Pe acelasi plan al comparatiei intre cele doua forme principale de organizare se remarca faptul ca in timp ce rezultatul organizarii procesuale este reprezentat de functii, activitati, atributii si sarcini, rezultatul organizarii structurale consta in elemente cum sunt departamentele, sectiile, birourile care contureaza structura organizatorica.

Astfel, existenta si activitatea oricarei organizatii se fundamenteaza pe organizarea ei formala. Cu ajutorul acesteia, managerul orienteaza, modeleaza, antreneaza si dirijeaza resursele umane spre realizarea obiectivelor organizationale. De asemenea, potentialul de actiune al organizatiei este dat de organizarea sa formala, mai concret de structura organizatorica.

Majoritatea specialistilor considera ca structura organizatorica se defineste ca un mecanism format din subdiviziunile organizatorice carora le-au fost precizate competentele si responsabilitatile si intre care s-au instituit raporturile cerute de functionarea ei eficienta ca si modul in care au fost constituite si grupate diversele functii.

Principalele elemente componente ale structurii organizatorice sunt: postul, functia, departamentul, nivelul ierarhic si relatiile organizatorice, avand loc o diferentiere pe orizontala ce tine de diviziunea muncii si o diferentiere in plan vertical ce relationeaza cu puterea, influenta, reteaua de status-roluri, autoritatea, responsabilitatea, controlul.

Postul este elementul primar al structurii organizatorice ce poate fi definit prin ansamblul obiectivelor,  sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce revin unui membru al organizatiei, la un anumit loc de munca . Fiecarui post ii sunt caracteristice: a) obiectivele ce au un caracter individual si se regasesc in sistemul piramidal al obiectivelor organizatiei. Obiectivele postului apar drept caracterizari sintetice ce pun in evidenta utilitatea acestuia si in acelasi timp constituie criterii de evaluare a muncii angajatului caruia ii este atribuit postul. Realizarea obiectivelor postului se obtine prin intermediul sarcinilor, prin care se intelege un proces de munca simplu sau o componenta a unui proces complex de munca, care prezinta un grad variabil de autonomie operationala, fiind de regula, efectuata de o singura persoana.

Astfel, sarcinile sunt componentele cele mai dinamice al postului, iar schimbarile lor calitative atrag dupa ele modificari in structura organizatorica.

b) competenta organizationala (autoritatea formala) ce precizeaza limitele in cadrul carora titularul unui post are posibilitatea sa actioneze in vederea atingerii obiectivului individual. Autoritatea formala este oficializata prin documentele organizatiei (regulamentul de organizare si functionare, norme, reglementari, acte interne, documente manageriale);

c) responsabilitatea ce implica obligatiile pe linia indeplinirii obiectivelor individuale si a efectuarii sarcinilor ce decurg din acestea.

Functia este desemnata de totalitatea posturilor care prezinta caracteristici principale asemanatoare, din punctul de vedere al autoritatii si responsabilitatii. Dupa natura si amploarea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor, functiile se clasifica in doua tipuri principale: de conducere si de executie.

Document online: Problematica generala a violentei in familie - tipuri si forme de manifestare a violentei in familie Referat: Rolul familiei in integrarea copilului in societate

Functia de conducere se caracterizeaza prin stabilirea de competente, autoritate si responsabilitati din domenii mai largi de activitate, implicand atributii de coordonare, prevedere, organizare, perfectionare, evaluare-control precum si de luare a deciziilor .

Functia de executie implica prezenta obiectivelor individuale limitate, insotite de competente si responsabilitati mai reduse, precum si transpunerea in viata a deciziilor emise la nivelul managerial.

Departamentul reprezinta totalitatea persoanelor subordonate aceluiasi conducator, persoane care efectueaza activitati omogene sau complementare. Membrii unui departament sunt situati de obicei, pe acelasi amplasament si contribuie la realizarea acelorasi obiective derivate.

Departamentul se organizatie prin urmatoarele trasaturi:

a) este rezultatul agregarii unor posturi si functii cu continut similar sau complementar;

b) activitatile care se desfasoara in cadrul sau sunt relativ omogene;

c) presupune cunostinte de specialitate de un anumit tip ( tehnice, juridice, economice, socio-umane, etc );

d) personalul implicat utilizeaza metode si tehnici adecvate. In functie de obiectivele atribuite, sarcinile realizate, competentele si responsabilitatile specifice si modul exercitarii lor, departamentele se divid in operationale (ce fabrica produse sau furnizeaza servicii sau produse) si functionale (ce pregatesc decizii pentru manager si acorda asistenta de specialitate-tehnica, economica, socio-umana – atat departamentelor operationale cat si celor functionale).

Nivelul ierarhic este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distanta ierarhica de componenta de conducere cea mai inalta a organizatiei. Numarul nivelurilor ierarhice are o importanta deosebita pentru buna functionare a conducerii organizatiei deoarece reducerea lor inseamna scurtarea circuitelor informationale, diminuarea posibilitatilor de distorsionare a informatiilor, cresterea operativitatii decizionale.

Relatiile organizatorice definesc legaturile dintre componentele structurii. Ele sunt instituite prin reglementari oficiale; in functie de modul de manifestare a competentelor si responsabilitatilor acestea se divid in: a) relatii de autoritate ; b) relatii de cooperare; c) relatii de control.

a) Relatiile de autoritate se instituie ca rezultat al diferitelor norme elaborate de nivelul managerial superior si conditioneaza in mod decisiv buna desfasurare a activitatilor.

Relatiile de autoritate pot fi de trei tipuri: ierarhice (asigura unitatea de decizie si actiune a organizatiei si stabilesc raporturile nemijlocite dintre conducere si nivelul executiv), functionale (se stabilesc intre doua departamente dintre care unul are autoritate functionala asupra celuilalt) si relatii de stat major (se stabilesc prin delegarea de catre manager a unor persoane sau colective in vederea solutionarii unor probleme ce afecteaza obiectivele unuia sau mai multor departamente).

b) Relatiile de cooperare se exercita intre posturi situate pe acelasi nivel ierarhic, dar care apartin unor departamente diferite. Ele usureaza rezolvarea unor probleme ce apar cu o anumita periodicitate prin evitarea folosirii liniei ierarhice si au consecinte in planul cresterii operativitatii.

c) Relatiile de control apar si actioneaza intre organele de control specializate si celelalte subdiviziuni organizatorice. Controlul insa, nu presupune competenta de a conduce, stiut fiind ca deciziile impuse de rezultatele controlului sunt adoptate de sefii ierarhici ai celor care au efectuat controlul.

Examinarea elementelor de baza ale structurii organizatorice, a modului de imbinare a acestora, a corespondentei dintre functii si departamente, a modului de repartizare a responsabilitatilor, de stabilire a legaturilor dintre elementele functionale si operationale evidentiaza trei tipuri de structuri organizatorice :

1. Structura ierarhica in care fiecare membru este subordonat unui singur conducator, ceea ce conduce la indeplinirea principiului unitatii de decizie si actiune.

2. Structura functionala care prezinta urmatoarele trasaturi caracteristice:

- titularii posturilor de executie primesc dispozitii de la sefii ierarhici directi precum si din partea departamentelor functionale, situatie ce poate crea ambiguitati sau disfunctii;

- fiecare departament este specializat intr-un anumit domeniu ;

- conducatorii beneficiaza de asistenta departamentelor functionale .

3. Structura ierarhic-functionala reuneste avantajele precedentelor doua tipuri de structuri, fiind alcatuita din departamente operationale si functionale, titularii posturilor de executie primind dispozitii si raspunzand numai fata de conducatorul ierarhic nemijlocit. Departamentele functionale nu au competenta ierarhica, nemijlocita asupra compartimentelor operationale. Se pune astfel problema adaptarii tipului de structura la caracteristicile organizatiei.

Toate aceste elemente ale structurii organizatorice sunt exprimate prin: organigrame (reprezentari grafice ale structurii organizatorice sau a unor componente ale acestora), regulamente de organizare-functionare, fise ale posturilor, etc.