Sistemul de codificare cu bare

Sistemul de codificare cu bare

1 Importanta sistemului de codificare cu bare

Presiunea concurentei intr-o economie de piata aduce in atentia managerilor solutiile de crestere a productivitatii muncii. Toate practicile moderne de management au nevoie de informatii exacte si este mai mult decat necesar sa cunoastem exact stocurile, fluxurile productive si calitatea lor, si toate acestea in timp real, deoarece acuratetea si actualitatea informatiilor sunt vitale in procesul decizional.

&     Modalitatea de reprezentare grafica a caracterelor numerice sau alfanumerice prin alternarea unor bare albe si negre, cu dimensiuni predefinite, se numeste cod cu bare.

Codul cu bare pune la dispozitia utilizatorilor o metoda de introducere automata a datelor in sistemul informatic, cu o viteza si o acuratete deosebite, lucru practic imposibil de realizat prin culegerea manuala a datelor. Domeniile in care se regasesc aplicatii ale codului cu bare sunt numeroase, amintim aici doar industria, comertul cu produse si servicii, administratia publica, etc. Aplicatiile ce tin de sfera comertului sunt vanzarea en-detail, retelele de distributie, receptia produselor, inventarul si controlul stocurilor, organizarea depozitelor, asigurarea calitatii, service in teritoriu, transporturi si expeditii etc.

Activitatile comerciale presupun localizarea si identificarea rapida a obiectului tranzactiei. In acest context introducem conceptul de „trasabilitate”, definit in SR ISO 8402/1995 drept „aptitudinea de regasire a istoricului, utilizarii si localizarii unei entitati prin identificari inregistrate”, fiind evidente posibilitatile oferite de utilizarea in scopurile mentionate a unui sistem informational adecvat si usor accesibil, cum este codul cu bare.

Principalele aplicatii ale codificarii cu bare sunt:

1)   numerotarea, codificarea si identificarea automata a produselor;

2)   gestionarea si urmarirea automata a stocurilor; 

3)   identificarea partenerilor de afaceri in comunicatia comerciala electronica;

4)   inregistrarea automata la casele de marcat din magazine.

Cateva din cele mai importante avantaje ale utilizarii sistemului codificarii cu bare la producator sunt prezentate mai jos:

8    Urmarirea si controlul productiei in punctele de lucru si pe flux se poate realiza prin scanarea codului asociat operatiei, produsului sau executantului, putandu-se urmari fiecare produs pe flux, ordinea de executare a operatiilor si calitatea efectuarii lor. Prin etichetarea fiecarui produs acesta poate fi urmarit in mod automat, eliminandu-se creionul si hartia. Se pot inregistra operatiile si muncitorii care le-au executat, iar datele astfel culese pot fi folosite la pontajul angajatilor. De asemenea, se pot reduce si sustragerile de pe fluxul de fabricatie.

8    Managementul intrarilor, iesirilor si stocurilor de marfuri in magazii si depozite se realizeaza prin scanarea codului existent pe eticheta produsului, introducandu-se astfel datele colectate in sistemul infomatic al unitatii comerciale. Sistemul este deosebit de eficient in cazul depozitelor cu varietate mare de produse si flux mare de marfa.

8    Inventarierea stocurilor, mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar se realizeaza prin scanarea etichetelor atasate produselor, mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar, indiferent de ordinea de citire, obtinandu-se astfel inregistrarea lor, apoi se poate compara situatia faptica cu cea scriptica, existenta in bazele de date.

8    Controlul accesului si inregistrarea prezentei personalului este un aspect ce trebuie sa se bucure de atentia oricarui manager. Accesul in incinta unitatii comerciale se poate face pe baza unor legitimatii speciale, care au inscris codul de identificare, iar dupa scanarea acestor legitimatii se permite accesul si se face inregistrarea in baza de date a orei de intrare/iesire a persoanei sau a autovehicolului respectiv.

La comerciant, codificarea cu bare asigura:

8    o gestionare mai eficienta a stocurilor, oferind un grad inalt de computerizare a operatiilor cu bunurile respective;

8    o inregistrare mai rapida si mai precisa a produselor, ceea ce conduce la cresterea calitatii serviciilor pe care le ofera clientilor;

8    obtinerea de beneficii importante prin instalarea unui sistem de scanning, care poate fi folosit in toate practicile manageriale, cum ar fi:  

cresterea productivitatii la punctele de vanzare;

eliminarea bonurilor si a erorilor de inregistrare;

scaderea timpului alocat operatiilor contabile.

Pentru consumator, folosirea codurilor cu bare conduce la:

8    disparitia erorilor de pret ce pot apare la casele de marcare;

8    reducerea timpului petrecut la casele de marcare;

8    eliminarea facturii si inlocuirea ei cu un bon pe care sunt trecute denumirea si pretul fiecarui articol achizitionat.

REFERAT: Functionarea societatilor comerciale REFERAT: ANALIZA RISCULUI - analiza riscului investitional

2 Elemente de baza ale codificarii cu bare

Aplicarea tehnologiei codului cu bare a debutat in 1952 (datorita lui Joe Woodland) si se bazeaza recunoasterea acestor combinatii de bare alb-negre cu ajutorul unor echipamente informatice specializate (scannere), insotite de software-ul adecvat. Dispozitivele modeme executa o citire optica, informatia cu continut comercial fiind preluata intr-o singura trecere si prelucrata cu ajutorul soft-ului specializat.  

In 1977 s-a constituit organismul european specializat, care din 1981 se numeste EAN International (Asociatia Europeana de Numerotare a Articolelor) - cu sediul la Bruxelles, iar sistemul armonizat de denumire si codificare a produselor cuprinde peste 80 de state membre; acest sistem a fost adoptat si de Romania in 1995, prin aderarea la Conventia internationala privind Sistemul armonizat de denumire si codificare a marfurilor, nomenclatorul continand 5018 grupe de marfuri identificate prin coduri de cate sase cifre. In plus, standardele SR 131163/1 si 2 din 1993 sunt compatibile si aliniate integral la standardele internationale privind codificarea cu bare.

Anii ’90 au adus consacrarea deplina a acestei tehnologii, fiind intalnita aproape in toate domeniile: industrie, comert, banci, cercetare, transporturi etc.; tehnologia bazata pe codurile cu bare nu are concurent in ceea ce priveste costurile de implementare, usurinta in utilizare si cresterea productivitatii muncii.

Printre caracteristicile reprezentative ale sistemului de codificare cu bare se numara:

8    simbolizarea (tipul codului);

8    metoda de imprimare;   

8    cititorul optic;

8    echipamentul de imprimare;

8    decodiflcatorul.

Informatia codificata prin aceste sisteme se prezinta sub doua forme:

8    codurile cu bare liniare, informatia fiind codificata de regula pe orizontala, intr-o singura directie;

8    codurile cu bare bidimensionale, in care informatia este codificata pe verticala si pe orizontala. Desi au o capacitate de cuprindere mai mare decat cele liniare, ele sunt mai putin folosite in practica economica[1].

Printre cele mai cunoscute coduri liniare folosite in practica internationala se numara Codul UPC, Codul EAN, Codul 39, Codul 93, Codul 128, Codul 2 din 5, Codul 2 din 5 inlantuit si Codabar, fiecare dintre acestea fiind standardizate la nivel european si preluate si ca standarde romanesti (Comitetul Tehnic CT 300 - Coduri cu bare). Ele se deosebesc prin particularitatile sirului de caractere folosit la codificare, astfel:

8    codurile numerice, care reprezinta doar cifre (codurile EAN si UPC);

8    coduri alfanumerice, care reprezinta atat cifre, cat si litere (codurile 128 si 39);

8    coduri cu lungime fixa, la care dimensiunea sirului de caractere este fixa (de exemplu, la codul EAN sirul are 13 elemente, iar in varianta scurta are 8 elemente);

8    coduri cu lungime variabila, unde sirul de caractere poate avea o lungime variabila (codurile 128 si 39).

Structura codurilor liniare cu bare este data de urmatoarele caracteristici:

8    dimensiunea reprezinta latimea barei sau a spatiului cel mai ingust. De aceasta caracteristica depinde lungimea codului si siguranta citirii (cu cat latimea barelor este mai mica, cu atat sporeste dificultatea citirii optice);

8    zona libera este o portiune libera, neimprimata, aflata atat la inceputul, cat si la sfarsitul codului, cu scopul de a asigura o citire corecta;

8    elementele de start si de stop reprezinta combinatii de bare si spatii care marcheaza inceputul, respectiv sfarsitul codului. Ele permit cititotului optic (scannner) sa identifice inceputul, sfarsitul si sensul citirii codului;

8    codul in clar, denumit si linia de interpretare, reprezinta corespondentul codului cu bare, dar format din caractere lizibile de catre om. Prezenta lui este obligatorie si serveste introducerii manuale in baza de date a codului produsului, daca sistemul de citire sau de prelucrare informatica este inutilizabil;

8    caracterul de control (cifra de control) are rolul de identificare a eventualelor erori, lucru posibil prin utilizarea unui algoritm specific fiecarui tip de cod; in unele cazuri este posibila chiar reconstituirea codului deteriorat.

Tehnica imprimarii codului cu bare este variata, fiind influentata de factori cum sunt conditiile de mediu in care se desfasoara transportul sau se pastreaza marfurile si suportul (tipul ambalajului) pe care se aplica. Standardele existente in acest moment pe plan european se refera la tehnologia de imprimare a codului, tipul si culoarea cernelii folosite, pozitia codului pe ambalaj, precum si la materialul din care este confectionat suportul codului. In ceea ce priveste aplicarea propriu-zisa a codului, acesta se poate imprima direct pe ambalaj sau se poate imprima pe o eticheta, care se aplica ulterior pe ambalajul produsului, fie la producator, fie la locul unde se executa ambalarea produsului[2].

Legat de suportul, respectiv eticheta pe care se imprima codul cu bare, aceasta trebuie sa indeplineasca o serie de cerinte:

8    aplicarea sa se poata face rapid si comod;

8    aplicarea etichetelor sa nu lase amprente, zgarieturi, coroziune etc.;

8    etichetele trebuie sa fie concepute in asa fel incat incercarea de dezlipire sa conduca la distrugerea lor, pentru a impiedica falsificarile;

8    materialul etichetelor si cerneala de imprimare trebuie sa reziste factorilor de mediu (temperatura si umiditatea aerului, radiatia luminoasa etc.);

8    adezivul etichetei trebuie sa permita aderenta la materiale diverse (metal, sticla, mase plastice, vopsea, lemn etc.).

Tehnica citirii codului cu bare se bazeaza pe utilizarea unui echipament specializat, functionand pe principiul citirii optice. Un dispozitiv de citire este conectat la terminalul punctului de vanzare, care la randul sau este legat de un fisier unde se inregistreaza pretul si caracteristicile produsului. Dispozitivul (scanner, creion, pistol) executa citirea fara a se atinge claviatura masinii de marcat.

3 Principalele coduri cu bare utilizate

in comertul international

Codul UPC (Universal Product Code) este folosit mai ales in economia S.U.A. (dupa unele surse se pare ca peste 95 % din produsele comercializate in S.U.A. sunt codificate in acest fel) si a aparut prin anii ’70 din necesitatea cresterii eficientei activitatilor din reteaua comerciala cu amanuntul de pe piata americana, dorindu-se automatizarea prelucrarii informatiilor legate de desfaceri. Acest cod este format dintr-o serie de 12 caractere numerice, fiecare cu semnificatie aparte:

8    primul caracter este de fapt o „cheie a clasificarii” (key number);

8    urmatoarele cinci identifica producatorul;

8    urmatoarele cinci identifica produsul;

8    ultimul caracter este o cifra de control, servind la inlesnirea citirii optice si se calculeaza in functie de caracterele precedente.

Codul EAN (European Article Numbering) este o replica europeana la codul UPC si a aparut din necesitatea uniformizarii sistemelor de clasificare si codificare a marfurilor in schimburile internationale. Franta (sistemul GENCOD) si Germania (sistemul BAN-L) au fost primele state europene care si-au dezvoltat propriile sisteme de clasificare si codificare folosind modelul american, iar in 1974 a aparut codul EAN, conceput din initiativa reprezentantilor a 12 state vest-europene. Codul astfel dezvoltat este compatibil cu UPC, incluzand sistemele franceze si germane amintite si este un cod cu bare continuu, bazat pe elemente de grosimi variabile si al carui set de caractere este exclusiv numeric. Caracterele auxiliare permit, in momentul lecturii, identificarea extremitatilor si a mijlocului codului.

Oricare ar fi tara unde este vandut produsul codificat in acest fel, codul sau este format din 13 cifre si ramane valabil, fiind independent de pret sau conditii de aprovizionare. El figureaza in cataloagele de referinte si pe documentele administrative (bonuri de comanda - livrare, facturi). Tot printr-un cod EAN se identifica produsele in documentele comerciale, in unitatile prestatoare, in consignatii etc., exceptie facand produsele cu greutate variabila.

Codul EAN (figura 2.6) este o serie de 13 caractere numerice, in cazul Romaniei structura fiind urmatoarea:

8    indicativul tarii primele trei cifre reprezinta prefixul tarii, atribuit de EAN si se aplica produselor fabricate si chiar comercializate in tara (pentru Romania este 594);

8    identificarea produsului se face prin noua cifre: CNP (Codul National al Producatorului), care este atribuit de EAN Romania in momentul aderarii si are patru cifre, urmat apoi de CIP (Codul interfata al Produsului) care are cinci cifre si serveste la identificarea produsului in cele mai mici amanunte[3] ;

8    cifra de control are acelasi rol ca si in cazul codului UPC;

Figura 2.6 Structura codului EAN

Trebuie precizat ca la producator se aplica numerotarea conform codului EAN numai pentru produsele care se distribuie in mod general si fara restrictii. Numerele nu au nici o semnificatie, numarul nu poarta informatii despre entitatea identificata (despre tara de origine, furnizorul, tipul sau pretul articolului) si nici nu constituie mijloc de clasificare; cu alte cuvinte, numarul este un simplu cod, cu rol de identificare unica a articolului respectiv. Pentru codificarea EAN la producator exista doua versiuni:

8    versiunea generala care rezerva noua pozitii numerice pentru „Identificarea produsului” (asa cum am aratat mai sus), astfel incat codul complet va avea 13 caractere numerice. Aceasta versiune se numeste EAN 13;

8    versiunea scurta care rezerva campului „Identificarea produsului” doar patru cifre, astfel incat codul complet va avea opt caractere numerice. Aceasta versiune se numeste EAN 8 si se foloseste in cazul in care ambalajul produsului nu are suficient spatiu pentru a permite tiparirea in conditiile impuse de standard a simbolului EAN 13, deci aceasta versiune este un caz exceptional.

Codificarea EAN pentru produsele din magazine (pentru produsele cu circulatie limitata) poate folosi una din cele doua versiuni, existand diferentierea intre articolele ce se vand la bucata si cele cu greutate variabila. Aceste coduri pot contine, dupa caz, un prefix, informatii despre pret, despre codul produsului, despre masa pachetului respectiv etc.

Tot un caz particular de codificare EAN este cel folosit pentru carti (ISBN) si publicatiile periodice (ISSN). Editorii au posibilitatea de a-si codifica articolele sau publicatiile lor intr-o maniera recunoscuta pe plan international.

Un sistem particular ce trebuie amintit aici este codul Calra, dezvoltat si folosit in Japonia care, desi nu este un cod cu bare in adevaratul sens al cuvantului, ofera o capacitate de cuprindere mult mai mare decat codul EAN. Calra foloseste siruri de patrate, fiecare fiind divizat in alte patru patrate, care sunt numerotate cu cifrele 1, 2, 4 sau 8. In plus, patratele astfel obtinute pot alterna, unele fiind vopsite in negru, iar altele lasate albe, conform unor scheme prestabilite si care permit obtinerea unui numar foarte mare de coduri numerice (de exemplu, un sir de zece patrate poate conduce la obtinerea a peste un trilion de combinatii numerice).