Activitatea de secretariat in cadrul unei firme de asigurari - psihologia muncii

Universitatea Ecologica Bucuresti

Facultatea de Psihologie, Filiala Barlad

R E F E R A T

DISCIPLINA DE STUDIU:

PSIHOLOGIA MUNCII

CAP. 1 Prezentarea obiectului de activitate al companiei .

CAP. 2 Datele de identificare, email, numarul de telefon al companiei .

CAP. 3 Prezentarea sistemului de management al resurselor umane existent in

companie .

Numarul de salariați

Organigrama

Structura ierarhica / nivelurile ierarhice din companie

Modul de evaluare al competențelor profesionale

Sistemul de training / formare oferit salariaților

Descrierea job-ului și departamentele cu care se interacționeaza

CAP. 4   Prezentarea sistemului de management al performanței din companie .

Modul in care sunt stabilite obiectivele job-ului

Modul de evaluare al performanței / modalitatea de masurare a performanței

Sistemul de bonificații oferit pentru realizarea și depașirea obiectivelor

Sistemul de sancționare pentru neindeplinirea obiectivelor (neatingerea targetelor)

CAP. 5    Fișa postului .

CAP.1     Prezentarea obiectului de activitate al companiei.

EUROINS a fost fondata in 1994, funcționand pana in 2007 sub numele de ASITRANS.

Preluarea companiei in 2007 de catre Grupul EUROHOLD a conferit stabilitate financiara și a contribuit la dezvoltarea și oferirea unor produse competitive. Obiectul de activitate al companiei il constituie negocierea și incheierea de contracte de asigurare cu clienți, persoane fizice sau juridice, romane sau straine.

Un business cu o domensiune sociala și umana atat de puternica, trebuie sa aiba la baza o abordare personalizata pentru fiecare client. EUROINS ofera sprijin fiecarui client, in preluarea riscului și oferirea unor produse de asigurare cat mai complete. Misiunea companiei este de a asigura clienții asupra corectitudinii și promptitudinii in prestarea fiecarui serviciu.

Prin inovarea constanta a produselor și serviciilor, EUROINS iși asigura continua creștere și raspundere intotdeauna noilor cerințe ale clienților iar diferența este data de calitatea serviciilor, de relațiile corecte și transparente fața de clienți.

Astfel , EUROINS are :

Peste 550 de angajați

Peste 1.000.000 de clienți

Peste 5.000 de agenți colaboratori

CAP. 2 Datele de identificare, email, numarul de telefon al companiei.

Il scrii tu

CAP. 3     Prezentarea sistemului de management al resurselor umane existent in

companie .

Numarul de salariați:

23 angajați

Organigrama:

Referat: Parteneriatul public-public pentru integrarea persoanelor cu handicap intr-o societate fara discriminari Proiect: Prevenirea si combaterea discriminarii rromilor

3.3 Structura ierarhica / nivelurile ierarhice din companie:

Modul de evaluare al competențelor profesionale ( cine il realizeaza, cum se realizeaza evaluarea , frecvența evaluarii) .

Evaluarea competențelor profesionale se face anual și revine directorului de sucursala pentru intreg personalul din subordine, constand intr-un test scris și o metoda de demonstrare practica astfel incat sa se ajunga cu consecvența la demonstrarea competenței in ansamblul ei.Pentru economiști, inspectori de daune și juriști , evaluarea se face impreuna cu departamentele centrale .

Evaluarea se face in scopul de a verifica capacitatea angajatului de a utiliza cunoștințele teoretice, deprinderile practice și a atitudinilor specifice pentru a realiza activitațile cerute la locul de munca . Un alt motiv pentru care se face aceasta evaluare este și acela ca personalul angajat este prea numeros sau raspandit in teritoriu iar managerul nu mai are un punct de reper pentru a-și identifica subordonații de pe eșaloanele ierarhice inferioare și de a relaționa eficient cu aceștia. Odata efectuata, evaluarea se finalizeaza cu rezultatele : ,, nesatisfacator , satisfacator, bine și foarte bine ,, .

Sistemul de training / formare oferit salariaților .

Sistemul de training este organizat la nivelul central al companiei pentru toate sucursalele județene , avand loc semestrial și finalizate cu certificat de participare, cu instructaj intern in vederea ridicarii nivelului profesional pe specialitați, compartimente, cu participarea directa a salariaților la sediul firmei sau alte locații. La nivelul sucursalelor județene se organizeaza pregatiri profesionale cu secretarii și agenții de asigurari. De asemenea , sistemul de training mai are loc și sub forma de seminarii, conferințe sau alte tipuri de evenimente similare in țara sau strainatate in domeniile care se regasesc in fișa postului. Participarea salariaților la aceste cursuri sau seminarii, este inițiata de conducerea firmei iar cheltuielile aferente sunt suportate de catre aceasta.

Descrierea job-ului și departamentele cu care se interacționeaza.

Funcția de secretara presupune omniprezența ei la diferite activitați organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective , preluarea, plasarea și arhivarea documentelor rezultate .

Secretara se ocupa de operarea tuturor contractelor de asigurare in programul de asigurari;

Inregistreaza cronologic și sistematic documentele justificative in care sunt consemnate operațiunile de daune și plați, cheltuielile administrative ;

Se ocupa de ținerea evidenței primare ;

Preia polițele si banii incasați zilnic de catre agenții de asigurari aflați in teren , pe baza borderourilor și intocmește procese verbale de predare – primire ale acestora, evidența lor ținandu-se pe calculator in fișierele specifice fiecarei operațiuni;

Se ocupa de corespondența, expedieri respectiv primiri ;

Organizeaza agenda șefului de Punct ;

In lipsa unui agent de asigurari in birou , are obligația și dreptul de a completa și emite polițe de asigurare (RCA, CASCO, LOCUINȚE, MEDICALE, etc)

Este subordonata șefului de Punct de lucru , colaboreaza cu ceilalți angajați ai firmei , cu serviciul financiar-contabil și coordonatorul departamentelor de marketing și secretariat .

CAP. 4   Prezentarea sistemului de management al performanței din companie.

Modul in care sunt stabilite obiectivele job-ului.

Managementul este procesul care, prin direcționarea activitaților altor persoane, duce la atingerea obiectivelor stabilite de o organizație . Un proces de management eficient implica indeplinirea mai multor funcții,care in cazul unei societați de asigurari, sunt:

Planificarea – stabilirea obiectivelor ce trebuie indeplinite și gasirea celor mai eficiente cai de realizare a acestora ;

Organizarea – divizarea muncii in sarcini executabile;

Gestionarea resurselor umane- localizarea și selectarea persoanelor calificate pentru a indeplini anumite sarcini;

Conducerea – armonizarea activitaților astfel incat sa se ajunga la rezultatele dorite;

Controlul – monitorizarea rezultatelor și revizuirea acestora pentru a atinge obiectivele planificate.

La baza funcțiilor managementului stau trei elemente de baza : ideile, lucrurile și oamenii.

Planificarea se ocupa de idei, organizarea de lucruri, iar gestionarea resurselor umane, conducerea și controlul se ocupa de oameni. Producția de asigurari este o afacere orientata catre oameni,in consecința ultimele trei activitați sunt foarte importante pentru managementul unei societați de asigurari .Totuși ,conducerea unei astfel de societați trebuie sa depuna eforturi in sensul menținerii unei balanțe echitabile intre cele cinci funcții ale managementului astfel incat sa se asigure succesul societații de piața .Activitatea de planificare desfașurata intr-o societate de asigurari implica de obicei , urmatoarele :

stabilirea misiunii și scopului societații;

stabilirea strategiei generale a societații;

stabilirea obiectivelor pe termen lung;

stabilirea obiectivelor pe termen scurt;

stabilirea bugetelor și a modului de alocare a resurselor;

stabilirea politicii de firma pe fiecare domeniu specific;

stabilirea procedurilor și intrucțiunilor de indeplinire a sarcinilor.

Mulți manageri sau agenți considera ca pentru a avea succes pe piața este suficienta capacitatea de a vinde produse de asigurari. Fara indoiala ca un talent innascut pentru vanzare este un punct caștigat, dar modul in care se folosește și canalizeaza acest talent trebuie planificat cu atenție. Pentru o expansiune continua și profitabila a societații de piața, trebuie sa fie luata in considerare planificarea și coordonarea eficienta a tuturor activitaților de asigurare. Planificarea efectiva presupune identificarea resurselor de care societatea dispune, precum și a relațiilor dintre societate și mediul in care acționeaza. In prezent, societațile de asigurari se confrunta cu problema schimbarii rapide a condițiilor de mediu.

Din acest punct de vedere, o planificare eficienta este esențiala pentru supraviețuire pe piața și constituie in același timp, o garanție a succesului viitor al societații.Uneori planurile devin perimate și trebuie actualizate in funcție de noile condiții, dar acest lucru nu inseamna ca planificarea nu este necesara. Deși planificarea nu are ca rezultat previzionarea exacta a viitorului sau prevenirea tuturor greșelilor, ea va minimiza numarul situațiilor in care societatea este luata prin surprindere și va ajuta la revizuirea obiectivelor de la o perioada la alta.

Modul de evaluare al performanței / modalitatea de masurare a performanței.

In legatura cu acest sistem de management integrat, se ține cont de urmatoarele obiective permanente : Menținerea Certificarii Sistemului Integrat Calitate, Mediu, Securitate și Sanatate Ocupaționala in conformitate cu cerințele ISO 9001: 2008, ISO 14001:2004 și OHSAS 18001: 2008 ;

Creșterea nivelului calitativ al serviciilor oferite clienților;

Instruirea permanenta și conștientizarea tuturor angajaților privind importanța respectarii normelor legale,de reglementare și standardelor aplicabile referitoare la SMI ;

Implementarea și menținerea unui sistem de monitorizare a satisfacției clienților;

Creșterea prestigiului societații și construirea unei imagini de excelența – prin seriozitate și competența in prestarea serviciilor;

Asigurarea increderii clienților privind capabilitatea identificarii, prevenirii și tratarii oricaror eventuale neconformitați ale serviciilor prestate;

Realizarea unei interfețe profesionale cu clienții și asigurarea unui feed-back eficient al informațiilor;

Asigurarea comunicarii , ințelegerii, analizei și aplicarii politicii in domeniul calitații și protecției mediului la toate nivelurile societații, precum și disponibilitatea pentru publicarea acesteia;

Intensificarea preocuparilor privind protecția mediului și stransa colaborare cu autoritațile și grupurile de interes public, pentru aplicarea unei politici solide in favoarea mediului ;

Reducerea consumurilor de resurse;

Minimizarea posibilitaților de producere a unor aspecte semnificative de mediu și aspecte cu risc ridicat privind sanatatea și securitatea muncii, pentru angajații proprii, contractori și vizitatori.

Poziția și renumele dobandite de societate in domeniul activitaților de asigurare reprezinta rezultatul derularii unor procese guvernate de principii cum ar fi:

Promovarea in cadrul societații a unei culturi organizaționale pro-calitate;

Imbunatațirea continua a calitații produselor livrate/ serviciilor prestate;

Identificarea și indeplinirea cerințelor clienților ;

Evaluarea calitații proceselor pe baza rezultatelor acestora, in permanenta corelație cu așteptarile și cerințele beneficiarilor serviciilor.

Valoarea cea mai de preț a companiei o constituie resursele sale umane, care alaturi de o infrastructura adecvata reprezinta premiza pentruasigurarea competitivitații. Misiunea asumata este aceea de a contribui la crearea unui climat de siguranța in viața fiecaruia.Obiectivul strategic propus este plasarea companiei in topul primelor trei companii de asigurari generale din Romania.

Sistemul de bonificații oferit pentru realizarea și depașirea obiectivelor.

Comisioane - pentru fiecare polița incheiata, in funcție de tipul ei, se primește un anumit procent din comisioanele stabilite pe tipuri de polița prevazuta.

Dupa o anumita perioada de activitate, in cazul indeplinirii anumitor condiții, se pot primi noi tipuri de comisioane fiind intr-o permanenta evoluție financiara. Bonusuri de performanța: in funcție de marimea portofoliului sau, angajatul primește importante bonusuri financiare lunare, precum și anuale , in funcție de numarul de contracte proprii emise, primele aferente acestora și numarul de contracte reziliate din portofoliul sau. Premii speciale : sunt oferite cu ocazia evaluarilor speciale ale performanțelor acestora.

Sistemul de sancționare pentru neindeplinirea obiectivelor( neatingerea targetelor).

Angajatul va raspunde pentru neindeplinirea intocmai a obligațiilor asumate și pentru orice paguba cauzata clientului sau societații, prin activitatea sa pe toata durata derularii contractului incheiat cu societatea, precum și pe o perioada de trei ani de la data incheierii contractului, cu excepția cazurilor in care potrivit legii se aplica un termen de prescripție.

Astfel, pentru nedepunerea in contul casieriei, in condițiile prevazute de contract, a sumelor corespunzatoare primelor/ ratelor de prime de asigurare incasate, se va plati o penalizare de 1% pe zi din valoarea sumelor nedepuse. In cazul incasarii unei prime de asigurare inferioare primei corect calculate, angajatul, este obligat sa suporte diferența de suma, precum și penalizari de intarziere de 1% pe zi calculate de la data cand a fost incasata suma incorect calculata și pana la data achitarii diferenței de suma. Neraportarea in termen a asigurarilor și nepredarea sumelor reprezentand prime de asigurare, nerespectarea normelor metodologice, atrage rezilierea contractului incheiat și obliga pe cel raspunzator la repararea integrala a prejudiciului suferit de catre clientul societații.

CAP.5   Fișa postului .

DENUMIREA POSTULUI : Secretara

OBIECTIVUL POSTULUI : Participa la diferite activitați organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective, preluarea, plasarea și arhivarea documentelor rezultate, etc.

RESPONSABILITAȚILE POSTULUI :

se ocupa de operarea tuturor contractelor de asigurare in programul de asigurari;

se ocupa cu inregistrarea cronologica și sistematica a documentelor justificative in care sunt consemnate operașiunile de daune și plați, cheltuielile administrative;

intocmește polițe de asigurare (RCA, CASCO,MEDICALE etc..) daca este solicitata , (atunci cand are și statutul de agent de asigurari)și le și incaseaza pe baza actelor justificative ;

preia și trimite mesaje;

redacteaza corespondența simpla;

expediaza corespondența;

primește vizitatorii;

are cunoștințe de contabilitate primara;

participa la intalnirile de afaceri;

traduce din și in limbi straine( daca e cazul.

RELAȚIILE DE MUNCA: Este subordonata șefului punctului de lucru și colaboreaza cu ceilalți angajați ai societații; serviciul finaciar- contabil, coordonatorul departamentelor de marketing și secertariat.

CONDITIILE DE MUNCA:

Secretara iși desfașoara activitatea in biroul situat in sediul social, dotat cu calculator și echipamente periferice,avand acces la telefon,fax,internet.

SALARIUL ȘI CONDIȚIILE ASIGURATE:

Salariul realizat se compune din salariul de incadrare, plus sporuri, in funcție de indeplinirea obiectivelor;

- Programul de lucru al postului este de 8 ore pe zi,5 zile pe saptamana;

- Beneficiaza de un concediu de odihna anual platit , de zile lucratoare;

- Programarea concediului de odihna se face conform dispozițiilor legale;

- Poate beneficia , in funcție de rezultatele activitații de asistența medicala privata și de asigurare de viața cu acumulare de fonduri (pensia privata) instruire de specialitate prin pregatirea la programe de training;

CARIERA PROFESIONALA:

Secretara poate promova in funcția de asistent manager.